Wzór faktur VAT – czy w ogóle jest potrzebny
Na podstawie przepisów regulujących działalność wszystkich podmiotów gospodarczych, każda transakcja powinna zostać potwierdzona odpowiednim dokumentem finansowym. Czy jest to zakup towarów czy usług, czy jest to ich sprzedaż, każde takie działanie, jeżeli jest wykonywane przez firmę, powinno zostać przez tę firmę również potwierdzone. Jednocześnie, przepisy te bardzo jednoznacznie precyzują też co powinno zostać na fakturze ujęte, jak powinna wyglądać i co zawierać. Zdefiniowane zostały także jej różne rodzaje. Pojawia się zatem pytanie, czy istnieje jednolity wzór faktur VAT, czy wytyczne są tylko ogólne? Jak należy się tymi wskazaniami kierować?
Co to jest faktura VAT?
Przede wszystkim, należałoby odpowiedzieć na pytanie, czym w ogóle jest faktura VAT. Jakiego typu jest to dokument i czemu służy? Faktura jest dokumentem finansowym, który obowiązuje w polskiej dokumentacji księgowej. Jest potwierdzeniem transakcji, ale nie tylko. Zawiera również dość szczegółową specyfikację dokonanej sprzedaży lub zakupu określając kontrahentów, przedmiot zainteresowania oraz jednostkę miary tego przedmiotu, przy czym, w przypadku usług jest to nieco inaczej określane, mówi się o zakresie usług. Faktura określa również sposób rozliczenia stron i obowiązujące terminy. W przypadku faktur wystawianych przed sprzedażą, co również jest dopuszczalne przepisami, faktura może zawierać też wskazanie terminu wykonania usługi lub wydania towaru. Zaczynając pracę z fakturami warto dokładnie przestudiować wzór faktur VAT. Będzie on z pewnością ogromną pomocą przy wypisywaniu pierwszej i każdej kolejnej. Ważne jest bowiem, żeby nie pomylić nic nie tylko w treści dokumentu, ale również by wybrać jego odpowiednią do sytuacji wersję.
Rodzaje faktur
Wzór faktur VAT zależny jest przede wszystkim od ich rodzaju. Są bowiem pewne okoliczności, w których nie wystawia się standardowego dokumentu tylko inny i on również podlega precyzyjnym regulacjom. Obecnie, w polskim obrocie prawnym występują również faktury pro forma – one nie są dokumentami księgowymi, muszą mieć w tym celu adnotację, że są to dokumenty „pro forma” oraz faktury korygujące, które wystawiane są przez sprzedającego kupującemu. Faktury korygujące mogą być wystawiane z wielu różnorodnych powodów, jak na przykład naliczenie rabatu za szybkie opłacenie należności, naliczenie rabatu za duży obrót w roku, zwrot towaru od klienta czy korekta cen nieprawidłowo wprowadzonych w pierwszym dokumencie. Wymienione rodzaje różnią się od siebie, dlatego też dla każdego z nich funkcjonuje innych wzór faktur VAT. Najważniejsza jednak i najczęściej stosowana jest podstawowa faktura i to jej konstrukcję należy znać przede wszystkim.
Jak powinna wyglądać faktura VAT
Wzór faktur VAT dostępny jest na wielu stronach internetowych, które zajmują się różnego rodzaju usługami księgowymi. Warto więc go przeanalizować, żeby zapamiętać, co i gdzie powinno znaleźć się w takim dokumencie. Prowadząc działalność trzeba bowiem nie tylko wystawiać, ale również kontrolować dokumenty, które przychodzą do firmy, a mogą być błędnie wypełnione. Bez własnej wiedzy nie da się tego sprawdzić. Faktura powinna więc posiadać:
- Datę wystawienia
- Kolejny numer księgowy, zgodny z prowadzonym rejestrem księgowym
- Imiona, nazwiska, nazwy, NIPy stron transakcji czyli nabywcy i sprzedawcy
- Rodzaj i nazwę usługi lub towaru, który był przedmiotem transakcji
- Miarę i ilość dostarczonego towaru, a w przypadku usługi jej zakres
- Cenę jednostkową netto (bez uwzględnienia podatku)
- Cenę dostarczonego towaru lub usługi, które były przedmiotem transakcji w całości, również netto
- Stawkę podatku VAT
- Sumę sprzedaży z podziałem na stawki podatku VAT
- Wartość ogółem
- W niektórych przypadkach należy również podać daty realizacji transakcji, jeżeli faktura jest wystawiana z góry albo gdy data wystawienia dokumentu nie jest tożsama z datą przeprowadzenia transakcji.
Warto zadbać o wszystkie elementy dokumentu i starannie go przygotować ponieważ stanowi on podstawę do rozliczeń z urzędem skarbowym w razie ewentualnej kontroli.