Nadmiar obowiązków i zadań do wykonania może wiązać się z brakiem czasu na realizację kluczowych firmowych celów. To dlatego tak wiele mniejszych firm decyduje się na outsourcing niektórych usług. Na czym polega to rozwiązanie i kiedy warto je rozważyć?
Czym właściwie jest outsourcing?
Outsourcing poleca na przekazaniu części firmowych obowiązków usługodawcom z zewnątrz, specjalizującym się w danej dziedzinie. Sama nazwa to skrót trzech angielskich słów – outside resource using, oznaczających wykorzystywanie źródeł zewnętrznych. Najczęściej dotyczy on takich dziedzin jak księgowość, HR, marketing czy audyt. Powierzenie części zadań zewnętrznej firmie znacznie ułatwia koncentrację na kluczowych celach przedsiębiorstwa.
Chęć redukcji kosztów
Jedną z największych zalet outsourcingu usług w niewielkiej firmie jest oszczędność kosztów – warto więc rozważyć go, jeżeli zależy nam na ich obniżeniu. Powierzając część obowiązków – np. dokumentacji księgowej, marketingu czy kwestii związanych z HR – specjalistom z zewnątrz, firma wydaje dużo mniej niż przy zatrudnieniu dodatkowego pracownika na etacie. Koszty takiej współpracy z biurem lub agencją marketingową to około kilkaset złotych miesięcznie (w zależności od zakresu usług), podczas gdy osobie zatrudnionej pracodawca musi zapewnić co najmniej wynagrodzenie minimalne.
Brak ludzkich zasobów i redukcja błędów
Na outsourcing usług warto zdecydować się również wówczas, gdy w firmie brakuje zasobów oraz pracowników z konkretnymi kwalifikacjami. Jeśli wśród zatrudnionych nie ma specjalisty od księgowości czy HR, oddanie kwestii związanych z tymi obszarami zewnętrznym specjalistom może się okazać bardzo korzystne.
Brak czasu na realizację pewnych zadań
W mniejszych organizacjach nierzadko brakuje czasu na realizację kluczowych celów firmy i jednoczesne zajmowanie się pobocznymi aspektami biznesu. Dzięki outsourcingowi można powierzyć mniej priorytetowe zadania zewnętrznemu usługodawcy, a tym samym – zaoszczędzić dużo czasu. Co więcej, większość firm oferujących usługi outsourcingu umożliwia dziś współpracę zdalną – np. przy użyciu poczty e-mail czy internetowych komunikatorów – a ta zapewnia jeszcze większą oszczędność cennego czasu.
Brak dostępu do zaawansowanych nowoczesnych technologii
Firmy outsourcingowe oferują zazwyczaj bardziej zaawansowane, nowoczesne narzędzia, których brakuje ich klientom – zwłaszcza w małych, początkujących firmach, które nie dysponują jeszcze dużym budżetem. Warto więc rozważyć oddanie części zadań dostawcom z zewnątrz właśnie po to, aby uzyskać dostęp do tego rodzaju technologii.
Początek prowadzenia działalności
Kolejnym przypadkiem, w którym warto wziąć pod uwagę outsourcing usług w mniejszej firmie, jest sam początek prowadzenia działalności. Organizacja poszczególnych działów – m.in. księgowego, finansowego czy HR – wymaga zarówno czasu, jak i większych nakładów finansowych. Początkowe powierzenie tych obowiązków specjalistom z zewnątrz może być dużym ułatwieniem.