Początkowo technologię OCR wykorzystywano wyłącznie do rozpoznawania tekstu w dokumentach drukowanych. Z czasem jednak znalazła ona wiele innych zastosowań – a obecnie stanowi podstawowe narzędzie w procesach digitalizacji dokumentów. Sprawdź, czym jest to oprogramowanie, w jaki sposób działa i jakie są jego kluczowe zalety.
OCR – co to takiego?
OCR to skrót od wyrażenia optical character recognition, które oznacza optyczne rozpoznawanie znaków (optyczne odczytywanie dokumentów). Oprogramowanie pozwala na elektroniczne rozpoznawanie, opis, digitalizację oraz kategoryzację dokumentów. Wykorzystuje się je przede wszystkim do skanowania i odczytywania faktur księgowych. OCR obsługuje różne formaty, w tym pliki PDF, obrazy (np. PNG, JPEG, BMP), dokumenty (np. DOC, DOCX, RTF) czy pliki tekstowe (np. TXT).
Jak działa OCR?
Do rozpoznawania znaków ze zdigitalizowanego pliku oprogramowanie OCR wykorzystuje zaawansowane algorytmy, sztuczną inteligencję oraz uczenie maszynowe. Technologia:
- skanuje/fotografuje dokument, przekształcając go w obraz, który da się dalej przetwarzać;
- przetwarza obraz w celu identyfikacji tekstu;
- odczytuje tekst za pomocą wspomnianych algorytmów, które rozpoznają słowa oraz znaki;
- zmienia dane w formę cyfrową i importuje je do systemu na urządzeniu – np. do programu księgowego czy bezpośrednio do dokumentu tekstowego.
Fotografie bądź skany w postaci plików PDF zostają zatem przekształcone w dokument tekstowy, który można edytować, przeszukiwać i kopiować.
Zastosowanie systemów OCR
Oprogramowania OCR znajdują zastosowanie w wielu różnych dziedzinach i branżach. Służą one m.in. do rozpoznawania tekstu na obrazach i w dokumentach oraz przekształcania plików PDF w edytowalny tekst. Używa się ich ponadto do szybszej identyfikacji i edytowania tekstu w dokumentach, a także do wprowadzania faktur oraz innych dokumentów (np. formularzy) do systemów informatycznych. Technologia OCR jest wykorzystywana m.in. w branżach związanych z:
- księgowością;
- finansami i bankowością;
- ubezpieczeniami;
- handlem;
- edukacją;
- prawem;
- medycyną;
- nauką i badaniami;
- logistyką.
Ze względu na to, że systemy OCR umożliwiają konwersję tekstu w wielu językach, mogą być z powodzeniem używane w wielojęzycznych i wielonarodowych środowiskach, np. w dużych międzynarodowych korporacjach.
Zalety oprogramowania OCR
Technologia OCR jest w stanie usprawnić pracę wielu firmowych działów – szczególnie księgowości, finansów czy działu HR. Oprogramowanie zapewnia pracownikom znaczną oszczędność czasu, m.in. dzięki eliminacji manualnego wprowadzania danych czy szybszemu wprowadzaniu faktur do systemu. Wszystko to umożliwia automatyzację obiegu dokumentów w organizacji i pomaga obniżyć koszty związane z wykorzystaniem sprzętu. Systemy OCR pozwalają ponadto zmniejszyć liczbę błędów w dokumentacji i wpływają na jej bezpieczeństwo – jest ona bowiem przechowywana w chmurach lub na dyskach.