Faktury w KSeF – proste rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. w ramach wdrożenia KSeF 2.0, obowiązkowe fakturowanie w KSeF obejmie dużych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich pozostałych przedsiębiorców (sektor MŚP i mikrofirmy), z wyłączeniem najmniejszych podatników – dla nich obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczyna się 1 stycznia 2027 r.

KSeF dotyczy zarówno czynnych podatników podatku VAT, jak i przedsiębiorców zwolnionych z VAT, posiadających siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń.

To rodzaj faktur elektronicznych w formacie XML, które muszą spełniać ściśle określoną strukturę logiczną FA narzuconą przez Ministerstwo Finansów. W przeciwieństwie do zwykłego PDF-a, taka faktura jest automatycznie odczytywana przez systemy księgowe.

Data wystawienia faktury to data jej przesłania za pośrednictwem KSeF. Samo wygenerowanie dokumentu w lokalnych systemach księgowych nie wystarczy – proces wystawienia faktury kończy się dopiero w chwili przydzielenia numeru KSeF i uzyskania urzędowego poświadczenia.

Tak. Krajowy System e-Faktur działa w dwie strony. Służy nie tylko do wystawiania faktur sprzedażowych, ale też umożliwia otrzymywanie faktur kosztowych (zakupowych). Jeśli Twój kontrahent wystawi Ci fakturę w KSeF, system uznaje ją za doręczoną w momencie nadania numeru. W SzybkiejFakturze.pl możesz pobierać i przeglądać te dokumenty bezpośrednio w panelu, co eliminuje problem przechowywania faktur w segregatorach czy szukania ich w e-mailach.

Tak. W SzybkiejFakturze.pl możesz wystawiać faktury zarówno dla firm, jak i dla osób fizycznych. Z punktu widzenia przepisów faktury konsumenckie (B2C) nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF, ale mogą być tam umieszczane dobrowolnie. Nasz system domyślnie rozpoznaje, że nabywca jest osobą prywatną i nie wysyła takiej faktury do KSeF, chyba że w przyszłości włączysz w ustawieniach opcję dobrowolnego wystawiania faktur B2C w KSeF.

Tak. Jeżeli jesteś podatnikiem VAT z siedzibą albo stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce i wystawiasz fakturę według polskich przepisów, faktura dla podmiotu zagranicznego również powinna trafić do KSeF. Z obowiązku wyłączone są natomiast m.in. faktury wystawiane przez podatników, którzy nie mają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności, faktury dokumentujące sprzedaż rozliczaną w procedurach OSS/IOSS oraz inne przypadki wymienione w ustawie – takich dokumentów nie trzeba wysyłać do KSeF, choć w części sytuacji można to robić dobrowolnie.

Nie musisz logować się na portale rządowe przy każdej wysyłce faktury, ale jest to konieczne jednorazowo przy konfiguracji. Aby połączyć SzybkąFakturę.pl z systemem KSeF, musisz zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF (na stronie Ministerstwa Finansów) w celu wygenerowania tokena autoryzacyjnego. Po wpisaniu tego tokena w ustawieniach SzybkiejFaktura.pl, nie musisz już odwiedzać stron Ministerstwa. Wystawiasz dokument u nas, a my wysyłamy go do systemu i dbamy o to, by data wystawienia była zgodna z momentem przyjęcia przez KSeF.

Częściowo. Faktury wysłane do KSeF sprawiają, że nie musisz już przesyłać pliku JPK_FA na żądanie urzędu. Pamiętaj jednak, że nadal obowiązuje składanie regularnej deklaracji JPK_V7 (rozliczenie VAT). W SzybkiejFakturze.pl wygenerujesz ją jednak automatycznie na podstawie danych, które już są w systemie.

W ramach KSeF nie ma możliwości anulowania faktury, która otrzymała już numer KSeF. Jeśli wystawiono fakturę z błędem (np. w wartości sprzedaży lub danych nabywcy), należy wystawić fakturę korygującą. W SzybkiejFakturze.pl zrobisz to kilkoma kliknięciami – korekta również zostanie natychmiast wysłana do systemu KSeF.

Tak. Nasz program do fakturowania jest w pełni gotowy na KSeF. Jako część grupy Symfonia, korzystamy ze sprawdzonego silnika Symfonia KSeF Plus. Umożliwia on bezpieczne wystawianie i odbieranie faktur online z systemu Ministerstwa Finansów bezpośrednio z poziomu Twojego panelu użytkownika.

W ramach standardowego abonamentu otrzymujesz darmowy pakiet 60 operacji rocznie (wysłanych lub odebranych dokumentów). To rozwiązanie idealne dla drobnych przedsiębiorców i freelancerów. Jeśli wystawiasz więcej faktur, możesz w każdej chwili dokupić rozszerzony dostęp do usługi Symfonia KSeF Plus.