Awaria KSeF i tryb offline – terminy i zasady działania

Awaria KSeF nie wstrzymuje sprzedaży ani wystawiania faktur. Przepisy przewidują tryb offline24, procedurę stosowaną podczas zaplanowanej niedostępności KSeF, tryb awaryjny oraz odrębne zasady na wypadek awarii całkowitej. Każdy z tych wariantów wiąże się z innymi terminami wysyłki i wymaganiami dotyczącymi kodów QR. To rozróżnienie jest istotne zarówno dla przedsiębiorców, jak i osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur czy obsługę biura rachunkowego. Od prawidłowego zakwalifikowania zdarzenia zależą data wystawienia, sposób przekazania dokumentu klientowi oraz termin dosłania faktury do systemu.

Najważniejsze informacje

Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę bez połączenia z KSeF. Fakturę trzeba przesłać najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia, chyba że przed wysyłką zostanie ogłoszona awaria lub awaria całkowita KSeF. Wtedy obowiązują odrębne zasady.
Oficjalna awaria KSeF oznacza, że faktury trzeba przesłać w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
W przypadku planowanej niedostępności KSeF fakturę trzeba przesłać najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu. Jeśli w tym terminie zostanie ogłoszona awaria lub awaria całkowita KSeF, obowiązują zasady właściwe dla danego zdarzenia.
Faktura offline przekazywana poza KSeF przed wysłaniem jej do systemu wymaga w ustawowych przypadkach oznaczenia dwoma kodami QR.
Podczas awarii całkowitej faktury wystawia się poza KSeF, bez kodów QR i obowiązku późniejszego przesłania do systemu.

Czym różnią się KSeF online, offline24, niedostępność i awaria KSeF?

Krajowy System e-Faktur przewiduje kilka procedur, które pozwalają podatnikowi zachować ciągłość wystawiania faktur. Podstawowym rozwiązaniem jest tryb online: dokument w formacie XML trafia do systemu w czasie rzeczywistym, przechodzi walidację, a po przyjęciu otrzymuje unikalny numer. Wystawianie faktur w tym trybie wymaga bieżącego połączenia z systemem. Zasady codziennej obsługi systemu e-faktur KSeF przedstawia także poradnik „Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku”.

Tryb offline nie jest jedną procedurą prawną. Obejmuje offline24, z którego podatnik korzysta z własnego wyboru, wystawianie faktur podczas zapowiedzianej niedostępności oraz tryb awaryjny KSeF uruchamiany po oficjalnym komunikacie. Od strony technicznej faktury powstają zgodnie ze strukturą FA(3), jednak różnią się terminy ich wysyłki i zasady przekazywania dokumentów klientom. Krajowy System e-Faktur rozdziela te sytuacje, ponieważ wystawienie faktury w trybie offline wywołuje inne skutki niż wystawienie jej online.

SytuacjaKto ją stwierdzaTermin przesłaniaSposób wystawienia

Tryb online

podatnik korzysta ze zwykłej ścieżki

wysyłka podczas wystawiania

faktura ustrukturyzowana FA(3)

Tryb offline24

wybór podatnika, np. z powodu braku internetu

najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia

elektroniczna faktura FA(3)

Niedostępność KSeF

Minister Finansów publikuje w BIP MF informację o okresie niedostępności KSeF; informacja może być również komunikowana w oprogramowaniu interfejsowym

Nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności; jeżeli w tym czasie zostanie ogłoszona awaria KSeF albo awaria całkowita, stosuje się zasady właściwe dla danego zdarzenia

Faktura w postaci elektronicznej zgodna z obowiązującą strukturą logiczną FA(3)

Tryb awaryjny

komunikat o awarii w BIP MF i interfejsie API

7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii

elektroniczna faktura FA(3)

Awaria całkowita

komunikat w środkach społecznego przekazu

brak obowiązku późniejszej wysyłki

faktura papierowa lub elektroniczna wystawiona poza KSeF

Przepisy podatkowe rozróżniają niedostępność systemu po stronie Ministerstwa Finansów od braku internetu lub problemu technicznego po stronie podatnika. Sam komunikat wyświetlony przez program księgowy nie przesądza o tym, że trwa awaria KSeF. Należy sprawdzić komunikaty Ministerstwa Finansów oraz status usługi.

Na czym polega tryb offline24 w KSeF i kiedy można z niego skorzystać?

Tryb offline24, uregulowany w art. 106nda ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, pozwala przygotować fakturę elektroniczną zgodną ze strukturą FA(3) bez bieżącego połączenia z systemem. Podatnik może skorzystać z niego z własnego wyboru, nie tylko w przypadku braku internetu. Nie musi przy tym udowadniać przyczyny zastosowania tej procedury.

Nazwa offline24 może być myląca. Fakturę wystawioną w tym trybie należy przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Nie jest to więc sztywny termin 24 godzin. Jeżeli po wystawieniu faktury, ale przed jej przesłaniem zostanie ogłoszona awaria KSeF, obowiązuje termin właściwy dla trybu awaryjnego, a w razie awarii całkowitej faktury nie przesyła się do KSeF. Fakturę wystawioną w piątek można zatem przesłać w poniedziałek, jeżeli poniedziałek jest następnym dniem roboczym. Tryb offline24 nie zmienia ogólnych terminów wystawiania faktur.

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 pliku XML. Dokument może zostać wysłany później, a po jego prawidłowym przyjęciu system nadaje numer KSeF. Rozwiązanie to ułatwia zachowanie ciągłości sprzedaży, ale wymaga pilnowania terminów oraz statusu przesłanych faktur.

Przykład 1. Brak internetu w biurze

W czwartek rano firma instalacyjna traci dostęp do internetu i chce tego dnia wystawić fakturę za zakończoną usługę na rzecz podatnika krajowego posiadającego NIP. Pracownik przygotowuje w systemie księgowym fakturę w postaci elektronicznej, zgodną ze strukturą FA(3), w trybie offline24. Przed nadaniem fakturze numeru KSeF może dobrowolnie wydać nabywcy potwierdzenie transakcji zawierające wymagane elementy, w tym dwa kody QR. Potwierdzenie to nie jest fakturą. Po przywróceniu połączenia faktura zostaje niezwłocznie przesłana do KSeF jeszcze tego samego dnia, a więc przed upływem podstawowego terminu właściwego dla trybu offline24.

Jak sprawdzić, czy KSeF jest niedostępny z powodu prac serwisowych?

Planowana przerwa techniczna to „tryb offline – niedostępność KSeF”, uregulowany w art. 106nh ustawy o VAT. Minister właściwy do spraw finansów publicznych publikuje w BIP Ministerstwa Finansów informację o okresie niedostępności KSeF. Komunikat może pojawić się również w oprogramowaniu interfejsowym.

Aby sprawdzić, czy KSeF jest niedostępny z powodu prac serwisowych, należy:

Sprawdzić komunikaty w BIP Ministerstwa Finansów.
Zweryfikować komunikat w oprogramowaniu interfejsowym.
Sprawdzić status KSeF i komunikaty techniczne.
Zweryfikować połączenie z internetem.
Sprawdzić uprawnienia użytkownika i konfigurację integracji API.
Sprawdzić komunikat walidacyjny zwrócony przez system.

Nie każda trudność z logowaniem oznacza niedostępność KSeF. Problemy mogą dotyczyć profilu zaufanego, uprawnień użytkownika, konfiguracji integracji API, zgodności pliku XML lub samego programu.

Co zrobić podczas planowanej niedostępności KSeF?

Podczas przerwy serwisowej można wystawiać faktury w postaci elektronicznej zgodnej z FA(3). Faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF należy przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF. Jeżeli w tym czasie zostanie ogłoszona awaria KSeF, zastosowanie ma dłuższy termin przewidziany dla trybu awaryjnego.

Zapowiedziane przerwy serwisowe warto wpisywać do kalendarza zespołu, a po ich zakończeniu od razu sprawdzać kolejkę dokumentów. Przerwy te nie zmieniają ogólnych terminów wystawiania faktur.

Przekazywanie papierowej faktury w biurze podczas awarii lub niedostępności systemu KSeF

Kiedy obowiązuje tryb awaryjny KSeF i co wtedy zrobić z fakturą?

Tryb awaryjny uruchamia dopiero awaria KSeF oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym. Podstawę prawną stanowi art. 106nf ustawy o VAT. Podatnik nie może sam uznać problemu za oficjalną awarię tylko dlatego, że KSeF nie odpowiada w jego programie.

W trybie awaryjnym faktury wystawia się w postaci elektronicznej zgodnie ze strukturą FA(3) i udostępnia nabywcom w uzgodniony sposób. Faktury należy przesłać do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Jeżeli w tym terminie zostanie ogłoszona kolejna awaria KSeF, termin liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii. Jeżeli awaria całkowita zostanie ogłoszona w czasie trwania awarii KSeF albo w terminie na późniejsze przesłanie faktur, faktur tych nie przesyła się do KSeF. Numer KSeF zostaje nadany po skutecznym przesłaniu faktury i jej przyjęciu przez system.

Jeżeli przed upływem tego terminu zostanie ogłoszona kolejna awaria, siedmiodniowy termin zaczyna biec od dnia zakończenia ostatniej z nich. W procedurze firmowej warto więc zapisywać źródło komunikatu, moment rozpoczęcia i zakończenia awarii, numery dokumentów wystawionych w tym czasie oraz wynik ich późniejszego przesłania.

Przykład 2. Oficjalny komunikat o awarii

Biuro rachunkowe obsługujące hurtownię widzi komunikat o awarii zarówno w BIP MF, jak i przez API. Sprzedaż trwa, dlatego księgowa wystawia faktury w trybie awaryjnym i przesyła kontrahentom ich wizualizacje. Po ogłoszeniu zakończenia awarii biuro planuje dosłanie dokumentów, kontroluje UPO i nie odkłada wysyłki do siódmego dnia roboczego.

Co zrobić podczas awarii całkowitej KSeF?

Awaria całkowita występuje, gdy nie można zamieścić komunikatów o awarii w BIP MF. Minister ogłasza wówczas jej wystąpienie i zakończenie za pośrednictwem środków społecznego przekazu. Zasady postępowania w takiej sytuacji określa art. 106ng ustawy o VAT.

Podczas awarii całkowitej podatnik wystawia faktury poza KSeF, w formie papierowej lub elektronicznej. Nie musi stosować struktury FA(3), umieszczać kodów QR ani później przesyłać dokumentów do systemu. Faktura trafia bezpośrednio do nabywcy, a datę jej wystawienia i otrzymania ustala się zgodnie z ogólnymi zasadami.

Tego wariantu nie należy mylić ze zwykłym trybem awaryjnym. W przypadku awarii całkowitej dokument nie otrzyma numeru KSeF, ponieważ nie jest przesyłany do systemu po usunięciu problemu. Faktura korygująca wystawiana w czasie takiej awarii również powstaje poza KSeF.

Jakie kody QR trzeba umieścić na fakturze wystawionej offline w KSeF?

Faktura offline udostępniana poza systemem przed wysłaniem jej do KSeF powinna w przypadkach przewidzianych ustawą zawierać dwa kody QR:

„OFFLINE” – umożliwia dostęp do dokumentu i weryfikację danych,
„CERTYFIKAT” – pozwala sprawdzić tożsamość wystawcy i wymaga aktywnego certyfikatu KSeF typu 2.

Wystawienie faktury w trybie offline oraz przekazanie jej klientowi powinno więc obejmować również kontrolę wizualizacji i umieszczonych na niej kodów.

Kiedy trzeba przygotować certyfikat?

Certyfikat offline należy pobrać wcześniej, gdy KSeF jest dostępny. Aby o niego wystąpić, należy uwierzytelnić się w systemie, na przykład za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego albo pieczęci kwalifikowanej. Certyfikat powinien być bezpiecznie dostępny w narzędziu służącym do wystawiania faktur.

Co dzieje się po nadaniu numeru KSeF?

Po przesłaniu faktury do KSeF wizualizację używaną poza systemem oznacza się jednym kodem QR, a numer KSeF zamieszcza się bezpośrednio pod tym kodem.

Błędy podczas generowania wizualizacji mogą sprawić, że dokument nie zostanie opatrzony wymaganymi kodami. Samo prawidłowe utworzenie pliku XML nie kończy zatem kontroli. Należy sprawdzić także PDF lub wydruk przekazywany klientowi.

Jak wystawić korektę do faktury wystawionej offline w KSeF?

Korekta musi być powiązana z dokumentem pierwotnym. Jeżeli faktura pierwotna została wystawiona w trybie offline24, podczas niedostępności lub w trybie awaryjnym, należy postępować w następującej kolejności:

Przesłać fakturę pierwotną do KSeF.
Sprawdzić, czy faktura została przyjęta przez system.
Zapisać numer KSeF nadany fakturze pierwotnej.
Dopiero po uzyskaniu numeru KSeF wystawić korektę odwołującą się do faktury pierwotnej.

W odniesieniu do faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, w okresie niedostępności KSeF albo w trybie awaryjnym, która została następnie przesłana do KSeF, fakturę korygującą wystawia się po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF. W czasie awarii całkowitej faktury korygujące wystawia się poza KSeF, w postaci papierowej albo elektronicznej. Faktur wystawionych podczas awarii całkowitej nie przesyła się po jej zakończeniu do KSeF.

Jeżeli faktura pierwotna została wystawiona podczas awarii całkowitej, nie przesyła się jej później do KSeF, natomiast korektę wystawianą po zakończeniu awarii wystawia się zgodnie z zasadami właściwymi w chwili jej wystawienia, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń z obowiązku KSeF.

Dlaczego KSeF odrzuca fakturę wystawioną offline i co wtedy zrobić?

Faktura wystawiana w trybie offline powinna być przygotowana w postaci elektronicznej zgodnej z obowiązującą strukturą FA(3). Przy późniejszym przesyłaniu dokumentu do KSeF system weryfikuje między innymi zgodność techniczną pliku z obowiązującym wzorem oraz uprawnienia osoby dokonującej wysyłki.

Jeżeli faktura została wystawiona w trybie offline, a przy późniejszej próbie przesłania jej do KSeF zostanie odrzucona z powodu błędu technicznego, na przykład niezgodności ze strukturą logiczną, nie oznacza to, że faktura nie została wcześniej wystawiona.

W takiej sytuacji można zastosować korektę techniczną. Polega ona na usunięciu technicznej przyczyny odrzucenia i ponownym wygenerowaniu pliku faktury przy zachowaniu tej samej treści dokumentu. W ramach korekty technicznej nie wolno zmieniać merytorycznej treści faktury.

Poprawiony technicznie plik przesyła się do KSeF w sesji interaktywnej, wskazując skrót pierwotnego pliku faktury offline, który został odrzucony przez system. Po prawidłowym przyjęciu dokumentu KSeF nadaje mu numer KSeF.

Przy ponownej wysyłce poprawionego pliku trzeba zadeklarować hash, czyli skrót błędnego pliku XML, który został wcześniej odrzucony. Korekta techniczna jest przeznaczona dla faktur wystawionych w trybie offline, których plik został odrzucony podczas późniejszego przesyłania do KSeF, i jest realizowana w ramach wysyłki interaktywnej, a nie sesji wsadowej.

Jeżeli przyczyną odrzucenia nie jest błąd wymagający korekty technicznej pliku, lecz na przykład brak odpowiednich uprawnień do wysyłki, należy usunąć przyczynę odrzucenia i ponowić przesłanie faktury zgodnie z zasadami właściwymi dla danego trybu offline.

Po pracy offline warto kontrolować kolejkę dokumentów, status wysyłki, komunikaty błędów, UPO oraz nadanie numeru KSeF. Samo przygotowanie pliku nie oznacza, że późniejsze przesłanie dokumentu do systemu zakończyło się prawidłowo. Każdą odrzuconą wysyłkę należy zweryfikować i odpowiednio obsłużyć z zachowaniem terminu przewidzianego dla danego trybu offline.

Integracja SzybkaFaktura.pl z KSeF pomaga obsługiwać wystawianie, wysyłkę i sprawdzanie statusu faktury w jednym środowisku.

Jak sprawdzić, czy wszystkie faktury offline zostały poprawnie wysłane do KSeF?

Aby sprawdzić, czy wszystkie faktury offline zostały poprawnie wysłane do KSeF, warto przeprowadzić kontrolę według kilku kolejnych kroków.

Porównać rejestr sprzedaży z UPO i listą numerów KSeF.
W ten sposób można sprawdzić, czy wszystkie faktury opuściły kolejkę. W trybie offline24 należy skontrolować datę wystawienia faktury, termin wysyłki oraz wynik walidacji. W przypadku niedostępności trzeba dodatkowo ustalić moment zakończenia prac, a w trybie awaryjnym – moment zakończenia awarii ogłoszony przez Ministerstwo Finansów.
Oddzielić datę wystawienia od momentu przyjęcia dokumentu przez KSeF.
Data wystawienia wynika z pola P_1, natomiast moment przyjęcia dokumentu potwierdza UPO. Żaden z trybów offline nie zwalnia z przestrzegania ustawowego terminu wystawienia faktury.
Sprawdzić status każdej wysłanej faktury.
Wystawienie faktury i jej wysyłka to dwa osobne zdarzenia. Dokument powstaje zgodnie z zasadami właściwymi dla wybranego trybu, ale do KSeF może trafić później. Tryb offline24 pozwala korzystać z automatycznej kolejki, jednak odrzucone faktury wymagają reakcji człowieka. Wystawienie kolejnego dokumentu nie usuwa błędu dotyczącego wcześniejszej faktury.
Zweryfikować strukturę FA(3) oraz prawidłowe oznaczenie dokumentów kodami QR.
Podczas zaplanowanej niedostępności systemu faktury nadal muszą odpowiadać strukturze FA(3). Wystawianie ich w tym trybie nie zwalnia też z użycia certyfikatu potrzebnego do utworzenia drugiego kodu QR. W trybie awaryjnym dokumenty mogą być przekazywane poza systemem każdemu nabywcy. Osoba otrzymująca fakturę poza KSeF powinna dostać wizualizację oznaczoną właściwymi kodami QR. Certyfikat trzeba więc przygotować jeszcze przed wystąpieniem problemu technicznego.
Oddzielnie kontrolować faktury oczekujące na wysyłkę i pliki XML odrzucone przez KSeF. Tryb offline pozwala zachować ciągłość wystawiania faktur. Plik XML faktury wystawionej w trybie offline, który jest niezgodny z obowiązującą strukturą FA(3), zostanie odrzucony przy próbie przesłania do KSeF. W takim przypadku należy usunąć przyczynę odrzucenia, doprowadzić plik do zgodności z obowiązującą strukturą i ponowić wysyłkę w ramach korekty technicznej pliku XML. Przy przesyłaniu poprawionego pliku deklaruje się hash odrzuconego pliku XML. Korekta techniczna jest dostępna wyłącznie w ramach wysyłki interaktywnej i nie może być realizowana w sesji wsadowej. Po ponownej wysyłce warto sprawdzić status dokumentu i potwierdzić jego przyjęcie przez KSeF oraz nadanie numeru KSeF. W praktyce warto oddzielnie kontrolować faktury oczekujące na przesłanie do KSeF oraz pliki odrzucone przez system.

Zasady wystawiania faktur w trybie offline warto opisać w instrukcji wewnętrznej. Faktury sprzedażowe, zaliczkowe i korygujące mogą mieć różne znaczenie biznesowe, ale sposób kontrolowania terminów wysyłki pozostaje taki sam. Odpowiedzialność za wystawienie dokumentu, weryfikację kodów i przekazanie go klientowi powinna zostać przypisana konkretnym osobom.

Tryb offline nie zmienia również podstawowych zasad ustalania terminu wystawienia faktury dla danej sprzedaży.

Krajowego Systemu e-Faktur nie należy traktować jak poczty elektronicznej. Proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej kończy się zgodnie z regułami właściwymi dla danego trybu. Przyjęte dokumenty otrzymują identyfikator, natomiast odrzucone faktury trzeba poprawić i przesłać ponownie z zachowaniem obowiązujących terminów.

Jak przygotować firmę na awarię KSeF?

Aby przygotować firmę na awarię KSeF, warto opracować jasną procedurę działania i przypisać odpowiedzialność za poszczególne etapy.

Rozróżnić poszczególne sytuacje związane z niedostępnością KSeF.
Procedura powinna jasno rozróżniać brak internetu, prace serwisowe, oficjalną awarię i awarię całkowitą.
Przypisać odpowiedzialność za poszczególne działania.
Należy określić, kto sprawdza komunikaty Ministerstwa Finansów, kto decyduje o zastosowaniu odpowiedniego trybu, kto odpowiada za kody QR, a kto nadzoruje terminy i późniejsze przesłanie faktur. Czytelny podział obowiązków ogranicza ryzyko przekroczenia terminów.
Prowadzić rejestr operacyjny dokumentów.
W rejestrze warto zapisywać datę wystawienia, wybrany tryb, przyczynę jego zastosowania, dane nabywcy, termin wysyłki, status dokumentu oraz numer KSeF nadany po przyjęciu faktury. Dzięki temu można szybko ustalić, które dokumenty czekają na dosłanie, które zostały odrzucone, a które otrzymały już numer.
Wykorzystać automatyzację do obsługi kolejki dokumentów.
Procedura nie powinna opierać się wyłącznie na pamięci pracownika. Program może utrzymywać kolejkę dokumentów, ponawiać przesyłanie faktur po odzyskaniu połączenia i ostrzegać o zbliżającym się terminie.

Niezależnie od stopnia automatyzacji to podatnik odpowiada jednak za prawidłowe wystawienie dokumentów i ich terminową wysyłkę.

Jaka kara grozi za spóźnione wysłanie faktury offline do KSeF?

Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje administracyjne kary pieniężne między innymi za nieprzesłanie w wymaganym terminie faktury wystawionej w trybie offline24 lub awaryjnym. Według stanu prawnego na 8 października 2026 r. przepisy dotyczące tych kar mają zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027 r. Trwają jednak prace legislacyjne nad projektem przesuwającym ich stosowanie na 1 stycznia 2028 r. Dopóki zmiana nie zostanie uchwalona i opublikowana, obowiązująca data pozostaje bez zmian.

Brak kar w 2026 r. nie znosi obowiązku przestrzegania terminów. Opóźnione dosłanie faktur może powodować problemy z obiegiem dokumentów, rozliczeniami nabywcy oraz ustaleniem, kiedy faktura została skutecznie przyjęta. Firma powinna więc kontrolować zarówno termin ustawowy, jak i techniczny wynik wysyłki.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla przedsiębiorców?

Stwierdzenie, że KSeF obowiązuje wszystkie firmy od 1 lutego 2026 r., jest nieprecyzyjne. Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął podatników podlegających obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń z obowiązkowego KSeF.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął co do zasady pozostałych podatników zobowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, z uwzględnieniem przewidzianych przepisami wyłączeń i rozwiązań przejściowych.

Do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje rozwiązanie przejściowe pozwalające określonym podatnikom wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z VAT, udokumentowana w danym miesiącu fakturami podlegającymi co do zasady obowiązkowi wystawienia w KSeF, nie przekracza 10 000 zł.

Do tego limitu nie wlicza się sprzedaży udokumentowanej fakturami, które z innych przyczyn nie podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF albo mogą być zgodnie z przepisami wystawiane poza tym systemem.

Jeżeli w danym miesiącu limit 10 000 zł zostanie przekroczony, obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje począwszy od faktury, którą przekroczono ten limit. Od tego momentu podatnik nie może ponownie korzystać z tego rozwiązania przejściowego, nawet jeżeli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami będzie niższa niż 10 000 zł.

Jeżeli limit nie zostanie przekroczony, możliwość korzystania z tego rozwiązania przejściowego obowiązuje najpóźniej do 31 grudnia 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane są co do zasady otrzymywane przy użyciu KSeF. W przypadkach przewidzianych dla określonych kategorii nabywców fakturę udostępnia się w sposób z nimi uzgodniony. Może ona zostać otrzymana przy użyciu KSeF albo udostępniona poza systemem, zgodnie z obowiązującymi zasadami. Rozróżnienie zasad dotyczących wystawiania i otrzymywania faktur ma znaczenie przy planowaniu uprawnień, dostępu dla biura rachunkowego oraz procedur związanych z KSeF.

Podsumowanie

Tryb offline24, planowana niedostępność KSeF, tryb awaryjny i awaria całkowita dotyczą różnych sytuacji. W trybie offline24 fakturę przesyła się niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, a po planowanej niedostępności KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu. Jeżeli po wystawieniu faktury offline24, ale przed jej przesłaniem zostanie ogłoszona awaria KSeF, stosuje się termin przewidziany dla awarii. W przypadku faktury wystawionej podczas niedostępności KSeF, jeżeli w terminie na jej przesłanie zostanie ogłoszona awaria KSeF, termin późniejszego przesłania ustala się według zasad przewidzianych dla awarii. Po awarii KSeF termin wynosi 7 dni roboczych od dnia jej zakończenia. Jeżeli w tym terminie zostanie ogłoszona kolejna awaria, termin liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii. Awaria całkowita znosi obowiązek późniejszego przesłania faktury w przypadkach przewidzianych dla danego trybu, a faktury wystawione podczas awarii całkowitej pozostają poza KSeF. Jeżeli zgodnie z zasadami danego trybu faktura offline jest udostępniana nabywcy poza KSeF przed przesłaniem jej do systemu, należy oznaczyć ją dwoma kodami QR. Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2. W praktyce należy również śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów oraz kontrolować status przesłania faktur i nadanie numerów KSeF.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o awarię KSeF

Czy tryb offline24 oznacza dokładnie 24 godziny na wysłanie faktury do KSeF?

Nie. Tryb offline24 nie oznacza sztywnego terminu 24 godzin. Fakturę trzeba przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Jeżeli po jej wystawieniu, ale przed przesłaniem do KSeF zostanie ogłoszona awaria KSeF, obowiązują zasady właściwe dla tej awarii; w razie awarii całkowitej faktury nie przesyła się do KSeF.

Czy trzeba udowodnić brak internetu, aby skorzystać z trybu offline24?

Nie. Podatnik może wybrać tryb offline24 także wtedy, gdy ma dostęp do internetu. Ustawa o VAT nie wymaga udowodnienia awarii połączenia. Trzeba jednak zachować właściwy format dokumentu, wymagane kody QR oraz termin przesłania faktury.

Ile czasu jest na przesłanie faktury po awarii KSeF?

Po zakończeniu awarii KSeF fakturę przesyła się do systemu w terminie 7 dni roboczych, chyba że w tym terminie wystąpi kolejna awaria, od której zakończenia termin liczy się na nowo, albo zostanie ogłoszona awaria całkowita wyłączająca obowiązek przesłania faktury do KSeF.

Czy faktura wystawiona offline musi zawierać kod QR?

Jeżeli faktura wystawiona w trybie offline24, podczas niedostępności KSeF albo w trybie awaryjnym jest zgodnie z przepisami przekazywana nabywcy poza KSeF przed przesłaniem jej do systemu, należy oznaczyć jej wizualizację dwoma kodami QR: pierwszym z oznaczeniem „OFFLINE” oraz drugim z oznaczeniem „CERTYFIKAT”. Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru wizualizacja używana lub przekazywana poza systemem zawiera jeden kod QR, a numer KSeF umieszcza się bezpośrednio pod tym kodem. Drugi kod „CERTYFIKAT” nie jest już wówczas wymagany.

Czy podczas awarii całkowitej trzeba później dosłać faktury do KSeF?

Podczas awarii całkowitej faktury wystawia się w postaci papierowej albo elektronicznej bez obowiązku stosowania wzoru FA(3), nie opatruje się ich kodami QR i nie przesyła się ich później do KSeF.

Czy utrudnienia w logowaniu 2 lutego 2026 r. były awarią KSeF?

Nie. Utrudnienia z 2 lutego 2026 r. dotyczyły osób korzystających z Profilu Zaufanego. Ministerstwo Finansów poinformowało, że sam KSeF działał bez zakłóceń, a liczba faktur trafiających do systemu nie została ograniczona. Nie była to więc oficjalna awaria KSeF.

Czy można wystawić korektę, zanim faktura pierwotna otrzyma numer KSeF?

Fakturę korygującą do faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, podczas niedostępności KSeF albo w trybie awaryjnym wystawia się po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF, z wyjątkiem przypadków, w których wskutek awarii całkowitej obowiązek przesłania faktury pierwotnej do KSeF został wyłączony. Korektę wystawia się wtedy zgodnie z zasadami właściwymi w chwili jej wystawienia, a podczas awarii całkowitej – poza KSeF.