KSeF dla mikrofirm i freelancerów. Wszystko o progu 10 000 zł i terminach w 2026 i 2027 roku

Mikrofirmy i freelancerzy, którzy w 2026 r. korzystają z przejściowego limitu 10 000 zł, od 1 stycznia 2027 r. tracą możliwość tego odroczenia. Od tego dnia powinni wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, jeśli dana sprzedaż podlega obowiązkowemu e-fakturowaniu. Do końca 2026 r. o możliwości wystawiania faktur poza systemem decyduje miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej tymi fakturami. Materiał jest przeznaczony dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, samozatrudnionych i osób wykonujących zlecenia na własny rachunek. Prawidłowe ustalenie momentu objęcia obowiązkiem ma praktyczne znaczenie, ponieważ wpływa na codzienne wystawianie i odbieranie faktur.

Najważniejsze informacje

1. O obowiązku korzystania z KSeF decydują status podatnika i rodzaj faktury, a nie samo określenie firmy jako mikroprzedsiębiorstwa lub freelancera.
2. Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. faktury można wystawiać poza KSeF, jeśli objęta limitem miesięczna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekracza 10 000 zł.
3. Po przekroczeniu limitu obowiązek obejmuje już fakturę, której wystawienie spowodowało przekroczenie progu, oraz kolejne faktury podlegające KSeF.
4. Odroczenie obowiązku wystawiania nie przesuwa terminu odbioru: faktury zakupowe w KSeF są odbierane w systemie od 1 lutego 2026 r.
5. Od 1 stycznia 2027 r. przejściowy limit 10 000 zł przestaje obowiązywać. Nadal jednak mają zastosowanie ustawowe i wykonawcze wyłączenia z KSeF.

Czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący do wystawiania, otrzymywania, udostępniania i analizowania faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem wystawionym przy użyciu KSeF, któremu system nadał numer identyfikujący. Taką definicję zawiera art. 2 pkt 32a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Plik PDF jest jedynie wizualizacją dokumentu. Właściwą fakturą ustrukturyzowaną pozostaje dokument elektroniczny zgodny z wymaganym wzorem i zarejestrowany w KSeF. Zasady wystawiania i otrzymywania takich faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego określa art. 106gb ust. 1 tej ustawy. Można korzystać zarówno z bezpłatnych aplikacji Ministerstwa Finansów, jak i z komercyjnego programu zintegrowanego z systemem.

Kogo obejmuje obowiązkowy KSeF?

Punktem wyjścia jest art. 106ga ust. 1 ustawy, zgodnie z którym podatnicy mają obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Zasada ta obejmuje również podatników korzystających ze zwolnienia z VAT, jeśli są zobowiązani do wystawienia faktury objętej systemem. Sam brak rejestracji jako podatnik VAT czynny nie rozstrzyga więc o obowiązku korzystania z KSeF.

Ustawowe wyłączenia zależą m.in. od statusu wystawcy i nabywcy, udziału stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w transakcji, zastosowanej procedury szczególnej oraz rodzaju udokumentowanej czynności. Dodatkowe przypadki określa rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. Przed wystawieniem dokumentu poza systemem trzeba więc sprawdzić oba akty prawne.

Jak działa próg 10 000 zł w 2026 roku?

Art. 145m ust. 1 ustawy wprowadza czasowe ułatwienie na okres od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. W tym czasie podatnik może wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku, udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu, nie przekracza 10 000 zł.

Do limitu wlicza się wartość faktur, które bez tego przepisu należałoby wystawić w KSeF. Faktur konsumenckich oraz dokumentów objętych innym wyłączeniem nie uwzględnia się w tym obliczeniu. Jeżeli łączna wartość sprzedaży przekroczy próg, ust. 2 tego przepisu wiąże utratę prawa do wystawiania faktur papierowych i elektronicznych poza systemem już z fakturą, która spowodowała przekroczenie limitu. Niższa sprzedaż w kolejnym miesiącu nie przywraca tego ułatwienia.

Próg 10 000 zł nie jest stałym zwolnieniem z KSeF, lecz rozwiązaniem przejściowym obowiązującym wyłącznie do końca 2026 r. Szczegółowe zasady obliczania wartości i harmonogram wdrożenia wyjaśnia praktyczne omówienie limitu oraz terminów dla najmniejszych firm.

Co zmienia się 1 stycznia 2027 roku?

Z początkiem 2027 r. wygasają ułatwienia dotyczące wystawiania faktur poza KSeF. Najważniejsze zmiany od 1 stycznia 2027 roku:

• Koniec ułatwienia dla mikroprzedsiębiorców i freelancerów – wygasa ułatwienie przewidziane w art. 145m ustawy. Mikroprzedsiębiorca lub freelancer, który wcześniej korzystał z limitu, powinien od tego dnia wystawiać faktury w KSeF, jeśli dokumentują one sprzedaż objętą ogólnym obowiązkiem. Nadal trzeba jednak uwzględniać wyłączenia związane z wystawcą, nabywcą i rodzajem transakcji.
• Koniec przejściowej możliwości wystawiania faktur poza KSeF przy użyciu kas rejestrujących – wygasa możliwość przewidziana w art. 145n ustawy.
• Koniec uznawania paragonów z NIP za faktury uproszczone – wygasa również przejściowe rozwiązanie na zasadach określonych w art. 145n ustawy.

Oznacza to zmianę całego procesu sprzedaży, a nie tylko formatu dokumentu.

Jak przygotować firmę do zmian?

Należy z wyprzedzeniem:

1. Wybrać narzędzie do obsługi KSeF.
2. Skonfigurować dostęp i uprawnienia.
3. Ustalić sposób przekazywania danych do księgowości.

Odbieranie faktur zaczęło się wcześniej niż wystawianie

Odroczenie wynikające z progu 10 000 zł dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Nabywca objęty zasadami KSeF odbiera faktury zakupowe w systemie od 1 lutego 2026 r., nawet jeśli własne faktury sprzedażowe może jeszcze wystawiać poza KSeF. Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF.

Dokument można odczytać w aplikacji Ministerstwa Finansów albo w zintegrowanym programie. Warto ustalić, kto będzie regularnie sprawdzać otrzymane faktury, przekazywać je do rozliczenia i kontrolować terminy płatności. Samo oczekiwanie na wiadomość e-mail od sprzedawcy nie wystarczy do sprawnej obsługi dokumentów odbieranych z systemu.

Czy działalność nierejestrowana podlega KSeF?

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może być podatnikiem VAT, jeśli wykonywane przez nią czynności spełniają definicję działalności gospodarczej z art. 15 ust. 2 ustawy. Brak wpisu do CEIDG nie stanowi więc samodzielnego wyłączenia z KSeF. Znaczenie mają również obowiązek wystawienia faktury, status nabywcy oraz dostępne wyłączenia.

Do wystawiania faktur w KSeF potrzebny jest NIP. Osoba, która dotychczas posługiwała się numerem PESEL, powinna ustalić swoje obowiązki identyfikacyjne przed wystawieniem pierwszej faktury objętej systemem. Zasady KSeF przy działalności prowadzonej bez rejestracji w CEIDG pomagają rozdzielić obowiązki związane z VAT, fakturowaniem i identyfikacją podatkową.

Jak wybrać program do KSeF dla małej firmy?

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, w tym Aplikację Podatnika KSeF, aplikację mobilną oraz usługę e-mikrofirma. Można również korzystać z komercyjnego programu zintegrowanego z KSeF 2.0. Wybór narzędzia nie zmienia zakresu obowiązku prawnego, ale ma duży wpływ na organizację wystawiania, odbierania i przekazywania faktur.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do KSeF?

• Prostota obsługi – przy niewielkiej liczbie dokumentów najważniejsza jest łatwość korzystania z programu.
• Dostęp do faktur zakupowych – przy niewielkiej liczbie dokumentów istotny jest łatwy dostęp do faktur zakupowych.
• Integracja z innymi systemami – przy regularnej, powtarzalnej sprzedaży warto sprawdzić integrację z używanym systemem fakturowania, bazą kontrahentów, płatnościami oraz księgowością.
• Dopasowanie do sposobu pracy – porównanie sposobów obsługi KSeF w mikrofirmie ułatwia dopasowanie narzędzia do liczby dokumentów i codziennego sposobu pracy.

SzybkaFaktura.pl umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur w KSeF bezpośrednio z aplikacji do fakturowania. Dzięki temu dokumenty sprzedażowe i zakupowe można obsługiwać w ramach jednego, codziennego procesu.

Jak przygotować mikrofirmę do obowiązku?

Przygotowania warto oprzeć na rzeczywistym obiegu dokumentów, a nie wyłącznie na dacie wejścia obowiązku w życie.

• Ustal, które faktury sprzedażowe podlegają KSeF, a które są objęte wyłączeniem.
• Sprawdź, czy firma nadal korzysta z limitu 10 000 zł, a jeśli go przekroczyła, od której faktury utraciła prawo do ułatwienia.
• Wybierz narzędzie do wystawiania i odbierania dokumentów.
• Skonfiguruj dostęp, metody uwierzytelniania oraz uprawnienia dla osób obsługujących faktury.
• Przetestuj wystawianie i odbieranie faktur, wystawianie korekt oraz przekazywanie dokumentów do księgowości.
• Przygotuj procedurę działania w trybie offline, podczas niedostępności KSeF lub awarii systemu.

Osoba prowadząca JDG może uwierzytelnić się za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. W przypadku innych form organizacyjnych sposób uzyskania pierwszego dostępu zależy m.in. od posiadania pieczęci kwalifikowanej i zasad właściwych dla danej formy. W określonych sytuacjach konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA. Szczegółowe reguły dotyczące dostępu i uprawnień wynikają z przepisów wykonawczych regulujących korzystanie z KSeF.

Kary za błędy w KSeF: obowiązujące przepisy i projekt zmian

Art. 106ni ustawy przewiduje stosowanie administracyjnych kar pieniężnych za naruszenia obowiązków związanych z KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Sankcje dotyczą:

• określonych przypadków wystawienia faktury poza systemem,
• niezgodności dokumentu z wymaganym wzorem,
• niedotrzymania terminu przesłania faktury wystawionej w odpowiednim trybie.

W Sejmie znajduje się jednak rządowy projekt z druku nr 3245, który zakłada przesunięcie stosowania tych kar na 1 stycznia 2028 r.

Po pierwszym czytaniu projekt został skierowany do Komisji Finansów Publicznych, dlatego nie zmienia jeszcze obowiązującego stanu prawnego.

Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić aktualny etap prac legislacyjnych i obowiązujące zasady odpowiedzialności za naruszenia związane z KSeF.

Podsumowanie

KSeF dla mikroprzedsiębiorców nie przewiduje osobnego, stałego zwolnienia wynikającego wyłącznie z wielkości firmy. W 2026 r. najmniejsi podatnicy mogą korzystać z czasowego limitu 10 000 zł miesięcznie, ale odroczenie kończy się 31 grudnia. Jednocześnie obowiązek odbierania faktur w systemie obowiązuje już od 1 lutego 2026 r. Przed rozpoczęciem wystawiania dokumentów w KSeF należy ustalić, które faktury podlegają systemowi, wybrać odpowiednie narzędzie, skonfigurować dostęp i przetestować cały proces.

SzybkaFaktura.pl łączy codzienne wystawianie dokumentów z obsługą KSeF. Warto sprawdzić to rozwiązanie przed terminem objęcia obowiązkiem i przygotować proces fakturowania na rzeczywistych dokumentach firmy.

Źródła:

1. https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1263/ogl/pol
2. https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/1740/ogl/pol
3. https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/
4. https://ksef.podatki.gov.pl/ponizej-10-000-zl/
5. https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/wystawianie-i-otrzymywanie-faktur/
6. https://ksef.podatki.gov.pl/krok-po-kroku-jdg-i-msp/
7. https://podatki.gov.pl/poradniki-i-informatory/dzialalnosc-nierejestrowana
8. https://www.sejm.gov.pl/Sejm10.nsf/PrzebiegProc.xsp?id=2746FF8CCA6BFBAFC1258E9600530BAA