Faktura zaliczkowa KSeF – zasady i faktura końcowa

Fakturę zaliczkową można wystawić przed otrzymaniem zapłaty, jednak nie wcześniej niż 60. dnia przed faktycznym otrzymaniem całości lub części zapłaty. Gdy istnieje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej po otrzymaniu zapłaty, należy ją wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania; odrębny termin obowiązuje w przypadku faktury wystawianej na żądanie nabywcy zgłoszone po zakończeniu tego miesiąca. Jeżeli faktura zaliczkowa jest wystawiana w KSeF, stosuje się strukturę FA(3) z oznaczeniem RodzajFaktury = ZAL. Po dostawie towaru lub wykonaniu usługi fakturę rozliczeniową wystawia się, gdy wcześniejsze faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty i dla danej sprzedaży istnieje obowiązek wystawienia faktury.

Najważniejsze informacje

Fakturę zaliczkową można wystawić przed otrzymaniem zapłaty, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed jej otrzymaniem. Po otrzymaniu zaliczki należy zachować właściwy termin wystawienia faktury i uwzględnić przewidziane wyjątki.
Otrzymanie zaliczki powoduje rozliczenie VAT w zakresie otrzymanej kwoty, chyba że dla danej transakcji obowiązują inne zasady.
Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane w KSeF wystawia się w strukturze FA(3). Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzono etapami.
Po częściowych zaliczkach fakturę rozliczeniową wystawia się po realizacji świadczenia, jeżeli dla danej sprzedaży istnieje obowiązek wystawienia faktury. W KSeF ma ona oznaczenie ROZ.
Gdy faktury zaliczkowe obejmują łącznie całą zapłatę, nie ma obowiązku wystawienia faktury końcowej. Przy kilku zaliczkach ostatnia faktura zawiera wymagane identyfikatory wcześniejszych faktur.

Kiedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej zależy przede wszystkim od momentu otrzymania zapłaty oraz tego, czy wpłatę można powiązać z konkretnym zamówieniem lub umową. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których odrębna faktura zaliczkowa nie jest wymagana.

Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej?

Samo otrzymanie całości lub części zapłaty przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi nie oznacza jeszcze, że w każdym przypadku trzeba wystawić fakturę zaliczkową. Obowiązek jej wystawienia powstaje wtedy, gdy otrzymana przedpłata dotyczy transakcji, dla której przepisy przewidują obowiązek udokumentowania takiej wpłaty fakturą. Co do zasady dotyczy to przede wszystkim przedpłat związanych ze sprzedażą dokonywaną na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń.

Faktury zaliczkowej nie wystawia się na podstawie ogólnej zasady dotyczącej przedpłat m.in. w przypadku zaliczek na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz niektórych czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje na szczególnych zasadach.

Jeżeli całość lub część zapłaty zostanie otrzymana w tym samym miesiącu, w którym nastąpi dostawa towaru lub wykonanie usługi, podatnik nie ma obowiązku wystawiania odrębnej faktury zaliczkowej. Wyłączenie to nie ma jednak zastosowania do czynności, dla których przepisy przewidują szczególne terminy wystawiania faktur.

W przypadku sprzedaży na rzecz konsumenta samo otrzymanie zaliczki nie powoduje co do zasady obowiązku wystawienia faktury. Jeżeli obowiązek jej wystawienia nie wynika z innych przepisów, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymaną przedpłatę na żądanie nabywcy zgłoszone w ustawowym terminie, o ile dana transakcja nie należy do przypadków wyłączonych z takiego obowiązku.

Kiedy faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać?

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej nie dotyczy każdej przedpłaty. Ustawa wyłącza między innymi:

zapłatę na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
czynności, dla których obowiązek podatkowy jest związany ze szczególnymi terminami płatności, takie jak określone usługi telekomunikacyjne, najem czy stała obsługa prawna.

Zaliczka i sprzedaż w tym samym miesiącu

Otrzymanie zaliczki w tym samym miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi, pozwala zrezygnować z wystawienia odrębnej faktury zaliczkowej, z wyjątkiem transakcji objętych szczególnymi terminami wystawiania faktur przewidzianymi w ustawie.

Przy obowiązku udokumentowania dokonanej sprzedaży wystawia się jeden dokument po dostawie towaru lub wykonaniu usługi, uwzględniający również otrzymaną wcześniej zapłatę. W KSeF taką fakturę oznacza się w strukturze FA(3) jako RodzajFaktury = ROZ, a dane dotyczące zaliczki wykazuje się w elemencie ZaliczkaCzesciowa. Rozwiązanie to pozwala uniknąć wystawiania najpierw odrębnej faktury zaliczkowej, a następnie faktury dokumentującej sprzedaż.

Zaliczka i sprzedaż w różnych miesiącach

Jeżeli przedpłatę otrzymano w jednym miesiącu, a dostawę towaru lub wykonanie usługi zrealizowano w kolejnym, wyłączenie dotyczące zapłaty i sprzedaży w tym samym miesiącu nie ma zastosowania. Fakturę zaliczkową wystawia się jednak tylko wtedy, gdy dla danej przedpłaty istnieje obowiązek jej udokumentowania fakturą, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń oraz zasad dotyczących sprzedaży na rzecz konsumentów.

Kiedy zaliczka powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT?

W typowej transakcji obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, ale tylko w zakresie otrzymanej kwoty. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Samo wystawienie faktury zaliczkowej przed wpływem pieniędzy nie przyspiesza tego momentu na zasadach ogólnych.

W praktyce oznacza to, że:

przy wpłacie 30% ceny VAT rozlicza się od tej części zapłaty, a nie od wartości całego zamówienia,
gdy przed realizacją świadczenia wpłynie cała cena, obowiązek podatkowy obejmuje pełną kwotę,
reguła ta nie dotyczy między innymi WDT oraz czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Dlatego przed wystawieniem faktury zaliczkowej trzeba ustalić charakter transakcji i zasady powstania obowiązku podatkowego, a nie kierować się wyłącznie tytułem przelewu. W typowej krajowej transakcji otrzymanie zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi powoduje obowiązek rozliczenia VAT w zakresie otrzymanej kwoty, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach.

Inne zasady dotyczą między innymi:

wpłat na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – otrzymanie przedpłaty na poczet WDT nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT i nie dokumentuje się jej fakturą zaliczkową,
ściśle określonych w przepisach dostaw towarów i usług, dla których otrzymanie przedpłaty nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na zasadach właściwych dla typowej zaliczki.

Nie można jednak przyjąć, że każda czynność, dla której obowiązek podatkowy po wykonaniu świadczenia jest związany z wystawieniem faktury, jest automatycznie wyłączona z rozliczenia VAT od zaliczki. W przypadku części takich czynności otrzymanie zapłaty przed wykonaniem świadczenia nadal powoduje powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Samo ustalenie następujących po sobie okresów płatności lub rozliczeń nie oznacza również, że otrzymana przedpłata podlega szczególnym zasadom. Jeżeli wpłata stanowi zapłatę na poczet skonkretyzowanego przyszłego świadczenia, jej skutki w VAT należy ustalić według zasad właściwych dla danego rodzaju transakcji, z uwzględnieniem przewidzianych dla niej wyjątków.

Dokumenty KSeF z oznaczeniami ZAL i ROZ przedstawiające fakturę zaliczkową i fakturę rozliczeniową

Czy zaliczka i zadatek są tak samo rozliczane w VAT?

Zaliczka i zadatek pełnią odmienne funkcje cywilnoprawne, ale ich otrzymanie przed realizacją świadczenia może wywołać podobne skutki w VAT. Zadatek stanowiący część zapłaty na poczet konkretnej dostawy towarów lub wykonania usługi może powodować powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych dla określonych transakcji. Fakturę dokumentującą taką wpłatę wystawia się wtedy, gdy przepisy nakładają obowiązek jej wystawienia.

Różnice między zaliczką a zadatkiem mają szczególne znaczenie w przypadku niewykonania umowy. Sama zaliczka nie daje podstawy do jej zatrzymania wyłącznie z tego powodu. W braku odmiennych postanowień umowy lub zwyczaju strona może po niewykonaniu umowy przez kontrahenta odstąpić od niej i zachować otrzymany zadatek, a gdy sama go wpłaciła – żądać sumy dwukrotnie wyższej.

Gdy po otrzymaniu wpłaty transakcja nie dochodzi do skutku, sposób rozliczenia VAT zależy m.in. od tego, czy kwota jest zwracana, czy zostaje zatrzymana, oraz od charakteru zatrzymanej należności. Zwrot wcześniej zafakturowanej wpłaty wymaga odpowiedniego skorygowania faktury i rozliczenia VAT.

Jaki jest termin wystawienia faktury zaliczkowej?

Fakturę zaliczkową objętą obowiązkiem wystawienia sporządza się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania całości lub części zapłaty. Przykładowo, gdy zaliczka wpłynęła 7 maja, termin upływa 15 czerwca. Inny termin obowiązuje, gdy żądanie wystawienia faktury zostanie zgłoszone po zakończeniu miesiąca otrzymania zapłaty, ale w ustawowym trzymiesięcznym terminie. Wówczas fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia od zgłoszenia żądania.

Termin ten wynika z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT. Nie należy liczyć go jako 15 dni od wpłaty. Sformułowanie „do 15. dnia miesiąca następującego” oznacza ten sam termin zarówno dla zaliczki otrzymanej pierwszego, jak i ostatniego dnia danego miesiąca.

Czy fakturę zaliczkową można wystawić przed wpłatą?

Fakturę zaliczkową można wystawić przed otrzymaniem zapłaty, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem całości lub części zapłaty. Gdy sprzedawca chce wcześniej przekazać klientowi dane potrzebne do dokonania płatności, może posłużyć się dokumentem niebędącym fakturą, na przykład pro formą.

Datę otrzymania zapłaty wykazuje się na fakturze, jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia. W strukturze FA(3) przy pojedynczej zaliczce datę otrzymania zapłaty wykazuje się w polu P_6. Gdy jedna faktura dokumentuje kilka zaliczek, każdą z nich wykazuje się odrębnie w elemencie ZaliczkaCzesciowa, wskazując datę otrzymania zapłaty w polu P_6Z oraz jej kwotę w polu P_15Z. Element ZaliczkaCzesciowa może wystąpić w strukturze FA(3) maksymalnie 31 razy.

Co musi zawierać faktura zaliczkowa?

Zakres wymaganych danych określa art. 106f ust. 1 ustawy o VAT wraz z przepisami, do których odsyła. Ustawa nie zawiera zamkniętego katalogu nazwanego „9 kluczowych elementów”, ale praktyczną kontrolę faktury można podzielić na dziewięć grup. Dokument należy sprawdzić pod kątem identyfikacji, danych stron i dat, przedmiotu oraz wartości zamówienia, kwoty wpłaty, podstawy opodatkowania, kwoty VAT i łącznej należności.

Grupa danychCo należy sprawdzić na fakturze

Identyfikacja

kolejny numer faktury oraz data jej wystawienia

Strony

dane sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej w zakresie wymaganym dla danej transakcji; numeru identyfikacji podatkowej nabywcy nie podaje się, gdy nie jest on wymagany, np. w przypadku konsumenta.

Data wpłaty

data otrzymania zapłaty, jeżeli jest określona i różni się od daty sporządzenia dokumentu

Przedmiot

nazwa towaru lub usługi oraz dane dotyczące zamówienia

Zakres umowy

ilość towarów, wartość zamówienia lub umowy bez podatku i z podatkiem

Przedpłata

kwota otrzymanej albo w przypadku faktury wystawionej przed wpłatą planowanej do otrzymania zapłaty. Przy dokumentowaniu kilku otrzymanych zaliczek także kwoty poszczególnych wpłat

Podatek

podstawa opodatkowania, właściwa stawka VAT i kwoty VAT

Razem

kwota należności ogółem. W fakturze zaliczkowej jest to kwota otrzymanej lub planowanej do otrzymania zapłaty dokumentowana fakturą

KSeF

rodzaj dokumentu ZAL oraz prawidłowo wypełnione pola struktury FA(3)

Faktura zaliczkowa musi zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy, w szczególności nazwę towaru albo usługi, ilość zamówionych towarów, wartość netto zamówienia, stawki i kwoty podatku oraz wartość brutto. Sam ogólny opis „zaliczka” może nie wystarczyć do identyfikacji konkretnego zamówienia. Przepisy nie wymagają jednak, aby na wizualizacji dokumentu znajdowało się słowo „zaliczka”. Charakter faktury wynika z jej treści, a w KSeF również z pola określającego jej rodzaj.

Kwotę brutto i podatek VAT oblicza się zgodnie z regułą wskazaną w art. 106f ustawy o VAT. Stawka VAT musi odpowiadać towarowi lub usłudze będącym przedmiotem przyszłego świadczenia. Jej błędne przypisanie może prowadzić do nieprawidłowego wykazania podstawy opodatkowania i podatku, a w konsekwencji do konieczności skorygowania faktury, ewidencji oraz deklaracji VAT.

Jak wystawić fakturę zaliczkową w KSeF w strukturze FA(3)?

Faktury ustrukturyzowane mają postać elektronicznego pliku XML zgodnego z opublikowanym wzorem. Od 1 lutego 2026 r. każdą fakturę ustrukturyzowaną typu FA przygotowuje się w strukturze FA(3), również gdy jest to faktura zaliczkowa albo rozliczeniowa. Nie oznacza to jednak, że od tej daty każdy przedsiębiorca miał obowiązek wystawiać faktury zaliczkowe w systemie.

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wprowadzono etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych podatników, z uwzględnieniem przewidzianych wyłączeń i rozwiązań przejściowych.

Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem KSeF mogą korzystać z rozwiązania pozwalającego wystawiać określone faktury poza systemem, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży brutto uwzględniana przy obliczaniu limitu nie przekracza 10 000 zł. Do limitu wlicza się kwoty brutto z faktur, które bez tego ułatwienia podlegałyby obowiązkowi wystawienia w KSeF.

Po przekroczeniu limitu 10 000 zł obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury, która spowodowała przekroczenie tego progu, i obejmuje kolejne faktury podlegające temu obowiązkowi. Spadek wartości sprzedaży poniżej 10 000 zł w następnych miesiącach nie przywraca prawa do korzystania z tego rozwiązania.

Fakturę zaliczkową w KSeF przygotowuje się w następujący sposób:

Przygotowuje się fakturę w strukturze FA(3).
Dokument ma postać elektronicznego pliku XML zgodnego z opublikowanym wzorem.
Wskazuje się właściwy rodzaj faktury.
Fakturę zaliczkową oznacza się wartością ZAL w polu RodzajFaktury. Typ ZAL wskazuje, że dokument dotyczy otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności albo jest ostatnią fakturą zaliczkową, która dopełnia płatność do 100%.Faktura końcowa rozliczająca pozostałą należność po realizacji świadczenia otrzymuje oznaczenie ROZ.
Wysyła się plik XML do Krajowego Systemu e-Faktur.
Fakturę zaliczkową przygotowaną w programie przesyła się do KSeF, gdzie sprawdzana jest jej zgodność techniczna.
Po przyjęciu dokumentu otrzymuje się numer KSeF.
Po przyjęciu faktury system nadaje jej unikalny numer KSeF. Numeru tego nie wpisuje się do wysyłanej faktury, ponieważ jest on nadawany dopiero po jej przyjęciu przez system.
Zachowuje się numer własny faktury.
Odrębnym identyfikatorem pozostaje numer faktury zaliczkowej nadany przez podatnika we własnej serii.

W dokumentacji technicznej warto również zachować status i termin przesłania faktury.

Jak wystawić fakturę zaliczkową w FA(3) krok po kroku?

Wystawienie faktury zaliczkowej w strukturze FA(3) można uporządkować w kilku krokach.

1. Ustalenie momentu otrzymania wpłaty

Najpierw ustala się, czy zapłata została już otrzymana przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, czy faktura ma zostać wystawiona przed jej otrzymaniem oraz czy nie zachodzi wyjątek od obowiązku fakturowania zaliczki. Faktura zaliczkowa może dokumentować otrzymaną albo planowaną do otrzymania zapłatę, jeżeli została wystawiona przed jej otrzymaniem z zachowaniem właściwego terminu. Wpłata otrzymana przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi może powodować obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Po realizacji świadczenia fakturę dokumentującą sprzedaż wystawia się, jeżeli dla danej sprzedaży istnieje obowiązek jej wystawienia albo obowiązek ten powstaje na żądanie nabywcy.

2. Przygotowanie faktury zaliczkowej

Następnie tworzy się fakturę zaliczkową oraz uzupełnia dane sprzedawcy i nabywcy, wymagane daty i informacje dotyczące zamówienia. W części kwotowej wykazuje się kwotę objętą fakturą, podstawę opodatkowania, właściwą stawkę i kwotę VAT oraz wartość brutto. Dane wykazane na fakturze powinny odpowiadać dokumentowanej przedpłacie oraz warunkom transakcji.

3. Oznaczenie i wysłanie dokumentu do KSeF

Jeżeli faktura jest wystawiana w KSeF, nadaje się jej oznaczenie ZAL, generuje plik zgodny ze strukturą FA(3) i przesyła go do systemu.

4. Powiązanie faktury z późniejszym rozliczeniem

Po przyjęciu faktury przez KSeF otrzymuje ona numer KSeF. Jeżeli po realizacji świadczenia będzie wystawiana faktura rozliczeniowa, numer KSeF faktury zaliczkowej wykorzystuje się do prawidłowego powiązania dokumentów. Status przesłania faktury można również kontrolować w ramach obsługi dokumentu w KSeF.

Co sprawdzić na fakturze zaliczkowej przed wysłaniem jej do KSeF?

Przed wysłaniem faktury warto porównać jej dane z umową, potwierdzeniem przelewu i kartą zamówienia. Staranna kontrola ogranicza ryzyko późniejszej korekty.

Co należy sprawdzić przed wysyłką?

Podczas weryfikacji należy sprawdzić:

numer i datę faktury;
datę wpłaty;
oznaczenie rodzaju dokumentu;
wykazane kwoty;
podstawę opodatkowania i VAT w odniesieniu do wartości otrzymanej zapłaty.

Jeżeli program pozwala wystawić fakturę zaliczkową z kilkoma stawkami, każda z nich powinna odpowiadać części zamówienia objętej wpłatą.

Dokument należy zatrzymać do poprawy, jeżeli:

kwota wpłaty nie zgadza się z kwotą faktury;
dane sprzedawcy są niepełne;
opis nie pozwala ustalić, jakiej dostawy towarów lub usługi dotyczy płatność.

Powiązanie faktury z zamówieniem

W strukturze faktury nie może zabraknąć danych zamówienia. Dokument trzeba przypisać do konkretnej dostawy towarów albo określonej usługi, ponieważ zbyt ogólny opis utrudni późniejsze przygotowanie faktury rozliczeniowej.

Przy kilku wpłatach każdą fakturę zaliczkową należy też powiązać w ewidencji z tym samym zamówieniem. Suma pierwszej, kolejnych i ostatniej faktury nie może przekroczyć ceny uzgodnionej z klientem.

Co należy sprawdzić po wysyłce?

Po wysyłce trzeba potwierdzić, że faktura została przyjęta, a nie tylko przekazana z programu. Dokument wystawiony w KSeF otrzymuje identyfikator dopiero po przyjęciu przez system.

W procesie obsługi warto więc przechowywać:

status,
numer KSeF faktury,
urzędowe poświadczenie odbioru.

Data otrzymania faktury przez nabywcę wpływa na moment, od którego może on realizować prawo do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z właściwymi zasadami VAT.

Faktura zaliczkowa przy sprzedaży na rzecz konsumenta

Przy sprzedaży na rzecz konsumenta obowiązek wystawienia dokumentu może zależeć od tego, czy nabywca zgłosił takie żądanie i czy zachował ustawowy termin.

Nie należy automatycznie utożsamiać tego z obowiązkiem wystawienia faktury w KSeF, ponieważ faktury B2C nie są objęte obowiązkowym systemem. Jeśli dobrowolnie wystawi się taką fakturę w KSeF, trzeba zapewnić konsumentowi uzgodniony sposób dostępu do dokumentu.

SzybkaFaktura.pl umożliwia przygotowywanie faktur i wysyłanie ich do KSeF bezpośrednio z programu. Opis integracji znajduje się na stronie „KSeF w SzybkaFaktura.pl”, a cały proces szerzej omawia materiał „Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku”.

Kiedy wystawić fakturę końcową po zaliczce?

Jeżeli wystawione wcześniej faktury zaliczkowe nie obejmują łącznie całej zapłaty, po dokonaniu dostawy towaru lub wykonaniu usługi wystawia się fakturę rozliczeniową wtedy, gdy dla danej sprzedaży istnieje obowiązek wystawienia faktury. Na zasadach ogólnych termin jej wystawienia upływa 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Dla niektórych czynności obowiązują szczególne terminy wystawiania faktur.

Na fakturze wystawianej po realizacji świadczenia należy:

pomniejszyć sumę wartości towarów lub usług o wartość otrzymanych części zapłaty,
obniżyć kwotę podatku o sumę VAT wykazanego na wcześniejszych fakturach dokumentujących przedpłaty.

W fakturze ROZ pola podsumowujące podstawę opodatkowania i VAT oraz P_15 odnoszą się do kwoty pozostałej do rozliczenia, natomiast w elemencie FaWiersz wykazuje się pełne wartości dotyczące przedmiotu transakcji. W strukturze FA(3) należy również pamiętać o odpowiednim oznaczeniu i powiązaniu z wcześniejszymi dokumentami:

faktura końcowa ma oznaczenie RodzajFaktury = ROZ,
należy wskazać numer KSeF każdej faktury zaliczkowej wystawionej w systemie,
w przypadku dokumentów innych niż faktury ustrukturyzowane należy podać numery nadane im przez podatnika,
dane wcześniejszych faktur zaliczkowych wykazuje się w elemencie FakturaZaliczkowa.

Przed utworzeniem faktury rozliczeniowej trzeba porównać wartość zamówienia z sumą wszystkich faktur i wpłat. W części kwotowej wykazuje się nierozliczoną wartość sprzedaży, natomiast w części dotyczącej powiązań podaje się identyfikatory wcześniejszych faktur zaliczkowych. Brak tych danych przerywa czytelną ścieżkę między wpłatami a realizacją zamówienia.

Jeżeli faktura zaliczkowa wymagała korekty, przed przygotowaniem faktury końcowej należy uwzględnić wartości obowiązujące po jej skorygowaniu. Nie wolno obliczać faktury rozliczeniowej wyłącznie na podstawie pierwotnej kwoty błędnego dokumentu. W przeciwnym razie podstawa opodatkowania i VAT na fakturze końcowej nie będą odpowiadały rzeczywistemu rozliczeniu.

Czy po zaliczce 100% trzeba wystawić fakturę końcową?

Gdy jedna faktura zaliczkowa obejmuje całą zapłatę, nie trzeba wystawiać faktury końcowej. Jeżeli wystawiono kilka faktur zaliczkowych, które łącznie pokrywają pełną cenę, dokumentację transakcji domyka ostatnia z nich. Powinna zawierać numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych, a w przypadku dokumentów wystawionych poza systemem – ich numery nadane przez podatnika.

W praktyce spotyka się faktury końcowe o wartości zero wystawiane po zaliczce obejmującej 100% ceny, jednak ustawa o VAT nie nakłada obowiązku sporządzania takiego dokumentu. Podstawowym rozwiązaniem przewidzianym w art. 106f ust. 4 jest prawidłowe powiązanie ostatniej faktury zaliczkowej z wcześniejszymi dokumentami. Sama możliwość wystawienia przez program faktury końcowej „na zero” nie tworzy takiego obowiązku ani nie zastępuje wymaganych odwołań.

Jeżeli przedsiębiorca mimo wszystko przygotuje zerową fakturę końcową do celów informacyjnych, powinien dopilnować, aby dokument nie dublował wartości poprzednich faktur. Taka praktyka nie zwalnia z prawidłowego wystawienia ostatniej faktury zaliczkowej. To właśnie w niej należy wykazać numery wcześniejszych dokumentów, gdy kilka wpłat pokryło całą cenę.

Jak wystawić kilka faktur zaliczkowych do jednego zamówienia?

Do jednej transakcji można wystawić kilka faktur zaliczkowych. Każda z nich może dokumentować otrzymaną część zapłaty albo zostać wystawiona przed jej otrzymaniem, nie wcześniej jednak niż 60. dnia przed otrzymaniem zapłaty.

Jeżeli wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z nich powinna zawierać wymagane identyfikatory wcześniejszych faktur zaliczkowych.

Można również wystawić jedną fakturę zaliczkową obejmującą kilka wpłat, pod warunkiem zachowania właściwego terminu wystawienia oraz prawidłowego udokumentowania poszczególnych kwot. W wielu przypadkach wygodniejsze jest jednak wystawianie faktury po każdej wpłacie, ponieważ data i wartość dokumentu odpowiadają wówczas pojedynczemu zdarzeniu.

Jeżeli wcześniejsze faktury zaliczkowe wystawiono częściowo w KSeF, a częściowo poza nim, na fakturze rozliczającej albo w przypadku kilku faktur zaliczkowych obejmujących łącznie całą zapłatę na ostatniej z nich wskazuje się odpowiednio numery KSeF oraz numery faktur nadane przez podatnika. Własnego numeru faktury nie należy wpisywać w miejsce numeru KSeF, ponieważ są to dwa różne identyfikatory.

Jak rozliczyć zaliczkę i fakturę końcową w praktyce?

Prawidłowe rozliczenie zaliczki i faktury końcowej można podzielić na kilka etapów:

1. Ustalenie, czy wpłata jest zaliczką

Najpierw należy sprawdzić, czy pieniądze wpłynęły przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi oraz czy wpłatę można przypisać do konkretnego zamówienia lub umowy.

2. Ustalenie obowiązku podatkowego i obliczenie VAT

Należy ustalić, czy obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych, a następnie obliczyć VAT od wartości otrzymanej wpłaty.

3. Wystawienie faktury zaliczkowej

Należy sprawdzić, czy istnieje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej w Krajowym Systemie e-Faktur i dopilnować terminu jej wystawienia. Po wystawieniu faktury należy zapisać jej numer KSeF. W przypadku dokumentu sporządzanego poza systemem z powodu ustawowego wyjątku zachowuje się jego numer własny. Zasada ta ma znaczenie także przy pozostałych fakturach wystawianych poza KSeF.

4. Sprawdzenie, czy potrzebna jest faktura rozliczeniowa

Po realizacji dostawy towaru lub wykonaniu usługi należy sprawdzić, czy konieczne jest wystawienie faktury rozliczeniowej.

5. Rozliczenie wcześniej otrzymanych zaliczek

Przy rozliczeniu końcowym nie można ponownie opodatkować kwot wykazanych wcześniej. Wartość sprzedaży pomniejsza się o otrzymane zaliczki, a VAT – o podatek już wykazany. Fakturę końcową należy prawidłowo powiązać z dokumentami zaliczkowymi, aby ograniczyć ryzyko podwójnego ujęcia sprzedaży.

6. Kontrola wpłat i wcześniejszych faktur

W firmach realizujących seryjne dostawy towarów przydatne jest uzgadnianie rejestru wpłat z rejestrem faktur sprzedażowych. Należy również ustalić, czy fakturę zaliczkową wystawiono do jednej dostawy, kilku dostaw czy zamówienia mieszanego, obejmującego również świadczenie usług. Pozwala to poprawnie przygotować fakturę rozliczeniową i uniknąć pominięcia wcześniejszego dokumentu.

Praktyczne przykłady

Sposób rozliczenia zaliczki zależy od wysokości otrzymanej przedpłaty oraz od tego, czy przed wykonaniem dostawy lub usługi wpłacono część, czy całość należności.

Przykład 1. Zaliczka 30% na maszynę

Producent sprzedał maszynę innemu podatnikowi i 8 maja otrzymał 30% ceny przed jej dostawą. Jeżeli transakcja podlega obowiązkowi fakturowania i nie zachodzi ustawowy wyjątek, fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej 15 czerwca. Przyjmując, że jest to krajowa dostawa opodatkowana VAT na zasadach ogólnych, VAT rozlicza się od otrzymanej zaliczki. Jeżeli faktury są wystawiane w KSeF, po dostawie producent wystawia fakturę rozliczeniową ROZ, uwzględnia wcześniejszą zaliczkę i VAT oraz wskazuje numer KSeF faktury zaliczkowej. Do rozliczenia pozostaje 70% ceny.

Przykład 2. Dwie wpłaty pokrywające całą cenę usługi

Agencja otrzymała dwie przedpłaty za projekt strony internetowej: 40% w czerwcu i 60% w sierpniu, obie przed wykonaniem usługi. Na każdą część zapłaty wystawiła fakturę zaliczkową. Drugi dokument był ostatnią fakturą zaliczkową i dopełnił płatność do pełnej ceny. Ponieważ faktury łącznie obejmują całą zapłatę, po oddaniu strony agencja nie musi sporządzać faktury końcowej. W ostatniej fakturze zaliczkowej podaje natomiast numer KSeF pierwszego dokumentu.

Gdy przed wykonaniem usługi cała cena wpłynęła w dwóch przelewach, obowiązek podatkowy powstaje kolejno od każdej wpłaty. Agencja może wystawić jedną fakturę zaliczkową tylko wtedy, gdy przyjęty sposób pozwala zachować właściwy termin i prawidłowo udokumentować płatności. W opisanym przypadku wystawiła dwa dokumenty, a ostatni z nich tworzy powiązanie z pierwszą fakturą.

Jakie są najczęstsze błędy przy fakturach zaliczkowych i końcowych?

Do błędów, których należy unikać, należą:

Wystawienie faktury zaliczkowej wcześniej niż 60 dni przed faktycznym otrzymaniem całości lub części zapłaty. Samo wystawienie faktury przed otrzymaniem zapłaty nie jest błędem, jeżeli zostanie zachowany limit 60 dni.
Brak wymaganych danych dotyczących zamówienia lub umowy, w szczególności danych pozwalających określić towar lub usługę oraz wartość zamówienia.
Zastosowanie niewłaściwej stawki VAT albo wskazanie błędnej podstawy opodatkowania lub kwoty podatku.
Błędne wypełnienie danych zamówienia lub części kwotowej faktury, w szczególności wykazanie nieprawidłowej wartości całego zamówienia albo nieprawidłowej wartości dokumentowanej zaliczki.
Pominięcie na fakturze rozliczeniowej numerów KSeF wcześniejszych faktur zaliczkowych wystawionych w KSeF lub numerów nadanych przez podatnika wcześniejszym fakturom zaliczkowym wystawionym poza KSeF, odpowiednio do każdego z tych dokumentów.
Niepomniejszenie na fakturze rozliczeniowej wartości towarów lub usług o otrzymane wcześniej części zapłaty oraz kwoty podatku o VAT wykazany na fakturach zaliczkowych.
Błędne wskazanie daty wystawienia faktury, daty otrzymania zapłaty albo daty dokonania dostawy lub wykonania usługi, jeżeli dana data jest wymagana na fakturze.
Traktowanie numeru faktury nadanego przez podatnika jako numeru KSeF. Numer własny faktury i numer KSeF są odrębnymi identyfikatorami.
Założenie, że nadanie numeru KSeF oznacza potwierdzenie poprawności merytorycznej faktury. Przyjęcie dokumentu przez system nie usuwa błędów dotyczących danych transakcji, stawki VAT ani wykazanych kwot.
Nieprawidłowe ustalenie kwoty pozostającej do rozliczenia po uwzględnieniu wcześniej udokumentowanych zaliczek.
Brak prawidłowego wskazania numerów wcześniejszych faktur zaliczkowych wystawionych poza KSeF, gdy numery te są wymagane na fakturze rozliczeniowej albo na ostatniej fakturze zaliczkowej obejmującej wraz z wcześniejszymi fakturami całą zapłatę.

Podsumowanie

Faktura zaliczkowa powinna dotyczyć konkretnego świadczenia i prawidłowo dokumentować otrzymaną lub przewidywaną zapłatę. Może zostać wystawiona przed otrzymaniem środków, z zachowaniem obowiązującego limitu 60 dni. Gdy dana faktura podlega obowiązkowi wystawienia przy użyciu KSeF, sporządza się ją w strukturze FA(3) z oznaczeniem RodzajFaktury = ZAL, a po przyjęciu dokumentu system nadaje mu numer KSeF.

Po dostawie towaru lub wykonaniu usługi fakturę rozliczeniową wystawia się wtedy, gdy dla danej sprzedaży istnieje obowiązek wystawienia faktury, a wcześniejsze faktury zaliczkowe nie obejmują łącznie całej zapłaty. Faktura oznaczona w KSeF jako ROZ uwzględnia wcześniej rozliczone zaliczki i zawiera wymagane identyfikatory wcześniejszych faktur zaliczkowych.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o fakturę zaliczkową KSeF

Do kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

Fakturę zaliczkową objętą obowiązkiem wystawienia sporządza się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty. Można ją wystawić wcześniej, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Gdy faktura jest wystawiana na żądanie nabywcy zgłoszone po zakończeniu miesiąca otrzymania zapłaty, ale w ustawowym trzymiesięcznym terminie, należy ją wystawić nie później niż 15. dnia od zgłoszenia żądania.

Czy faktura zaliczkowa musi być wystawiona w KSeF?

Fakturę zaliczkową należy wystawić w KSeF, jeżeli dokument i jego wystawca są objęci obowiązkowym systemem oraz nie zachodzi ustawowe wyłączenie lub rozwiązanie przejściowe. Obowiązek wprowadzano etapami od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., dlatego sama data 1 lutego nie oznaczała obowiązku dla wszystkich firm.

Jakie oznaczenie ma faktura zaliczkowa w strukturze FA(3)?

Faktura zaliczkowa ma w strukturze FA(3) oznaczenie RodzajFaktury = ZAL. Fakturę rozliczeniową wystawianą po dostawie towaru lub wykonaniu usługi oznacza się jako RodzajFaktury = ROZ.

Czy faktura zaliczkowa musi zawierać datę otrzymania zapłaty?

Faktura zaliczkowa zawiera datę otrzymania zapłaty, jeżeli jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury. W strukturze FA(3) przy pojedynczej zaliczce datę tę wykazuje się w polu P_6. Gdy jedna faktura dokumentuje kilka zaliczek, każdą z nich wykazuje się odrębnie w elemencie ZaliczkaCzesciowa, podając datę otrzymania zapłaty w polu P_6Z i jej kwotę w polu P_15Z, przy czym element ZaliczkaCzesciowa może wystąpić maksymalnie 31 razy.

Czy po zaliczce 100% trzeba wystawić fakturę końcową?

Jeżeli cała zapłata została udokumentowana fakturą zaliczkową, nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej po dostawie towaru lub wykonaniu usługi. Tak samo jest wtedy, gdy kilka faktur zaliczkowych łącznie obejmuje 100% zapłaty. W takim przypadku ostatnia faktura zaliczkowa musi zawierać wymagane identyfikatory wcześniejszych faktur – numery KSeF faktur wystawionych w systemie oraz numery nadane przez podatnika fakturom wystawionym poza KSeF. Inaczej jest wtedy, gdy przy zaliczce i sprzedaży w tym samym miesiącu nie wystawiono faktury zaliczkowej. Gdy dla takiej sprzedaży istnieje obowiązek wystawienia faktury, po dokonaniu dostawy lub wykonaniu usługi należy ją wystawić; w KSeF dokument ten oznacza się jako RodzajFaktury = ROZ.

Czy w KSeF można wystawić kilka faktur zaliczkowych do jednej transakcji?

Tak, w KSeF można wystawić kilka faktur zaliczkowych do jednej transakcji. Każda faktura zaliczkowa może dokumentować otrzymaną część zapłaty albo zostać wystawiona przed jej otrzymaniem, z zachowaniem ustawowego limitu 60 dni. Jeżeli faktury zaliczkowe łącznie obejmują całą zapłatę, ostatnia z nich musi zawierać wymagane identyfikatory wcześniejszych faktur zaliczkowych. Gdy zaliczki nie pokrywają całej zapłaty i po realizacji świadczenia wystawiana jest faktura rozliczeniowa, to na niej wskazuje się wymagane identyfikatory wcześniejszych faktur zaliczkowych.

Czy otrzymanie zadatku powoduje obowiązek podatkowy w VAT?

Otrzymanie zadatku na poczet konkretnej dostawy towaru lub wykonania usługi powoduje obowiązek podatkowy w VAT w zakresie otrzymanej kwoty, podobnie jak otrzymanie zaliczki, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek. Cywilnoprawne skutki niewykonania umowy są natomiast inne w przypadku zadatku i zaliczki.

Czy faktura zaliczkowa musi zawierać własny numer KSeF?

Sprzedawca nie wpisuje numeru KSeF do pliku XML wysyłanej faktury zaliczkowej. Po skutecznym przesłaniu dokumentu unikalny numer nadaje system. Później wykazuje się go na fakturze rozliczeniowej albo ostatniej fakturze zaliczkowej, jeśli przepisy wymagają powiązania dokumentów.