1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy dla podatników o najniższej sprzedaży i KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkami wynikającymi z przepisów. Przed tą datą Ministerstwo Finansów ogłosiło zmiany w sprawie kar i tokenów, a jednocześnie zbliża się termin wejścia w życie obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach. Część zapowiedzi wymaga jeszcze nowelizacji przepisów, dlatego do tego czasu obowiązują dotychczasowe terminy. Artykuł wyjaśnia, co już wynika z przepisów, co jest zapowiedzią i jak przygotować się do zmian.
Najważniejsze informacje
- MF zapowiedziało, że kary za błędy w stosowaniu KSeF będą nakładane dopiero od 1 stycznia 2028 r. Zmiana wymaga nowelizacji ustawy, a do tego czasu w przepisach obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r.
- MF zapowiedziało utrzymanie tokenów jako metody uwierzytelnienia w KSeF po 31 grudnia 2026 r. Zmiana wymaga nowelizacji rozporządzenia.
- Od 1 stycznia 2027 r. w przelewie za fakturę wystawioną w KSeF trzeba podawać numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy. Ten obowiązek wynika już z przepisów.
Zmiana
Data
Status
Numer KSeF lub identyfikator zbiorczy w przelewie
1.01.2027
Obowiązuje w przepisach
Nakładanie kar za błędy w stosowaniu KSeF od 2028 r.
1.01.2028
Zapowiedź MF, wymaga nowelizacji ustawy
Uwierzytelnianie tokenem po 31.12.2026 r.
po 31.12.2026
Zapowiedź MF, wymaga nowelizacji rozporządzenia
Zmiany w KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wprowadzano etapami. Jako pierwsi, od 1 lutego 2026 r. zostali objęci najwięksi podatnicy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. dołączyli pozostali przedsiębiorcy. Najmniejsi podatnicy, u których miesięczna sprzedaż brutto udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł dostali więcej czasu, do 1 stycznia 2026 roku.
Z końcem roku wygasa też przejściowa możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących przez podatników objętych KSeF.
Dla tej grupy przedsiębiorców 1 stycznia 2027 r. może oznaczać pierwsze faktury wystawiane w KSeF. Na nich przede wszystkim wpłyną zapowiedzi dotyczące kar i tokenów.
Żeby dowiedzieć się więcej, czytaj: KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza. Co musisz wiedzieć oraz KSeF: rejestracja krok po kroku. Jak uzyskać dostęp.
Odroczenie kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r.
Według obecnych przepisów kary pieniężne za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF, m.in. za wystawienie faktury poza systemem, mogą być nakładane od 1 stycznia 2027 r. Podstawą jest art. 106ni ustawy o VAT.
16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło wydłużenie okresu odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do 31 grudnia 2027 r. Według Ministerstwa Finansów zmiana ma dać dodatkowy czas przede wszystkim najmniejszym podatnikom, dla których system stanie się obowiązkowy od 1 stycznia 2027 r. Pozostali podatnicy zyskają czas na dopracowanie procesów związanych z korzystaniem z KSeF.
Szczegółowe zasady dotyczące KSeF dla najmniejszych firm, w tym przejściowego progu 10 000 zł, omawiamy w artykule KSeF dla mikrofirm i freelancerów. Wszystko o progu 10 000 zł i terminach w 2026 i 2027 roku.
Zapowiedź wymaga zmiany ustawy
W komunikacie Ministerstwa Finansów czytamy: "Proponowane wydłużenie okresu odroczenia kar wymaga zmian ustawowych." Ministerstwo rozpoczyna prace nad projektem ustawy. Do czasu uchwalenia i ogłoszenia nowelizacji w przepisach obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r.
Odroczenie kar nie zwalnia z obowiązku stosowania KSeF
Ministerstwa Finansów zaznacza, że w 2027 r. KAS ma w pierwszej kolejności wspierać podatników i przypominać o obowiązkach wynikających z ustawy o VAT. Organy KAS będą jednak reagować na faktury wystawiane poza KSeF, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie. Będą też badać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku.
Uwierzytelnianie tokenem po 31 grudnia 2026 r.
Token to ciąg znaków generowany w KSeF i przypisany do konkretnej osoby lub podmiotu oraz do ich uprawnień dla konkretnej firmy. Token wprowadza się w programie zintegrowanym z KSeF, który używa go do uwierzytelnienia bez każdorazowego użycia podpisu kwalifikowanego czy Węzła Krajowego. W Aplikacji Podatnika KSeF nie można uwierzytelnić się tokenem, a tylko go wygenerować.
Obecne przepisy: tokeny do końca 2026 r.
Według obowiązującego rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF tokeny mogą służyć do uwierzytelnienia tylko do 31 grudnia 2026 r. Bez nowelizacji od 1 stycznia 2027 r. programy zintegrowane z KSeF będą musiały korzystać z innej metody, np. z certyfikatów KSeF.
Zapowiedź MF: utrzymanie tokenów jako metody uwierzytelnienia
Podczas konsultacji 9 czerwca 2026 r. Ministerstwo Finansów zaproponowało, "aby tokeny były dostępne również po 31 grudnia 2026 r." Jako uzasadnienie MF wskazało zainteresowanie tym narzędziem, bezpieczeństwo jego użytkowania i wygodę w codziennej pracy. Utrzymanie tokenów wymaga nowelizacji rozporządzenia.
Przygotowanie do zmian przed nowelizacją rozporządzenia
Mimo że tokeny nadal pozostają w użyciu, dobrym krokiem jest przygotowanie systemu do obsługi certyfikatów KSeF. Certyfikat KSeF (z okresem ważności do 2 lat) jest niezbędny m.in. do wystawiania faktur w trybie offline, co czyni go wartościową metodą uwierzytelnienia niezależnie od ewentualnych przyszłych zmian w przepisach dotyczących tokenów.
Numer KSeF w przelewie od 1 stycznia 2027 r.
Numer KSeF to unikalny numer, który system nadaje fakturze ustrukturyzowanej po jej przyjęciu i zarejestrowaniu w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie zastępuje numeru faktury nadanego przez sprzedawcę. Każda faktura wystawiona w KSeF ma więc dwa numery: nadany przez sprzedawcę i nadany przez system KSeF.
Zgodnie z harmonogramem zawartym w Podręczniku KSeF 2.0, 1 stycznia 2027 r. wchodzi w życie obowiązek podawania numeru KSeF lub zbiorczego identyfikatora w tytule przelewu przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, w tym realizowanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
Identyfikator zbiorczy
Identyfikator zbiorczy to numer generowany w KSeF dla zestawu co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez tego samego sprzedawcę. Pozwala on na opłacenie wielu faktur jednym przelewem — w tym również przy płatnościach w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) dokonywanych między czynnymi podatnikami VAT.
Przelewy MPP przed 2027 r.
Do końca 2026 r. w komunikacie przelewu MPP należy wskazywać numer faktury nadany przez sprzedawcę. Numer KSeF zastąpi go w płatnościach dokonywanych od 1 stycznia 2027 r.
Przygotowanie do obowiązku podawania numeru KSeF
Numer KSeF jest długim ciągiem znaków, dlatego przy większej liczbie płatności ręczne przepisywanie zwiększa ryzyko pomyłki. Przed 1 stycznia 2027 r. warto sprawdzić, czy program do fakturowania i księgowości przechowuje numer KSeF faktur zakupowych. Warto też sprawdzić, czy umożliwia przygotowanie przelewu z numerem KSeF albo z identyfikatorem zbiorczym.
Żeby dowiedzieć się więcej, czytaj: Faktura elektroniczna w 2026 roku. Co warto wiedzieć.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Czy kary za błędy w KSeF będą nakładane od 2027 r.?
Według obecnych przepisów tak, od 1 stycznia 2027 r. MF zapowiedziało przesunięcie tego terminu na 1 stycznia 2028 r., ale wymaga to nowelizacji ustawy, nad którą resort rozpoczyna prace.
Czy odroczenie kar oznacza, że w 2027 r. można wystawiać faktury poza KSeF?
Nie. Według MF odroczenie kar nie zwalnia z obowiązku stosowania KSeF, a organy KAS będą reagować na faktury wystawiane poza systemem, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie.
Czy token KSeF przestanie działać 1 stycznia 2027 r.?
Według obowiązujących przepisów tokeny mogą służyć do uwierzytelnienia do 31 grudnia 2026 r. MF zapowiedziało ich utrzymanie, ale wymaga to nowelizacji rozporządzenia. Do tego czasu warto przygotować inną metodę uwierzytelnienia.
Czy numer KSeF to to samo co numer faktury?
Nie. Numer faktury nadaje sprzedawca, a numer KSeF nadaje system po przyjęciu faktury. Faktura wystawiona w KSeF ma oba numery.
Od kiedy w przelewie MPP podaje się numer KSeF?
Od płatności dokonywanych 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. w komunikacie przelewu MPP wskazuje się numer faktury nadany przez sprzedawcę.
Źródła:
- Ministerstwo Finansów, Przedłużenie odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r., 16.09.2026
- Krajowa Informacja Skarbowa, Pierwsze konsultacje po częściowym wdrożeniu KSeF: podsumowanie, 10.06.2026
- Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0, cz. I
- Portal KSeF, Numer KSeF i zbiorczy identyfikator
#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:
