KSeF: załączniki do faktur i struktura FA(3)

Od 1 lutego 2026 r. w KSeF można wystawiać i przesyłać faktury z załącznikiem, jeżeli dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości dostarczanych towarów lub wykonywanych usług albo cen jednostkowych netto. Korzystanie z tej funkcji wymaga wcześniejszego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym oraz otrzymania potwierdzenia możliwości wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem. Załącznik może zawierać dane wymagane dla faktury oraz informacje ściśle z nimi powiązane, co pozwala szczegółowo przedstawiać m.in. jednostki miary, ilości, ceny jednostkowe, okresy rozliczeniowe czy dane dotyczące punktów poboru. W artykule wyjaśniamy, jak działa załącznik do faktury KSeF, czym jest struktura FA(3), jak wygląda zgłoszenie oraz jakie informacje można umieszczać w załączniku, a jakie dokumenty należy przekazywać odbiorcy poza KSeF.

Najważniejsze informacje

Funkcja przesyłania faktur z załącznikiem działa od 1 lutego 2026 r., a moduł zgłoszeń uruchomiono 1 stycznia 2026 r.
Podatnik musi wcześniej złożyć formularz ZGL_ZAL w e-Urzędzie Skarbowym i poczekać na potwierdzenie realizacji zgłoszenia.
Załącznik jest opcjonalnym węzłem Zalacznik w FA(3), a nie osobnym plikiem dodawanym do e-faktury.
Maksymalny rozmiar pliku XML faktury z załącznikiem wynosi 3 MB. Faktury z załącznikiem przesyła się w sesji wsadowej. Wyjątek dotyczy korekty technicznej pliku XML faktury z załącznikiem wystawionej w trybie OFFLINE i odrzuconej przy próbie przesłania do KSeF -poprawiony plik przesyła się w sesji interaktywnej.
Umowy, cenniki, materiały reklamowe i protokoły odbioru należy przekazywać poza KSeF.

Czym jest załącznik do faktury w KSeF?

Załącznik w KSeF to fakultatywny element struktury logicznej FA(3). Jest przeznaczony dla faktur dokumentujących czynności wymagające podania wielu danych dotyczących jednostek miary, ilości dostarczanych towarów lub wykonywanych usług albo cen jednostkowych netto. W praktyce pozwala umieścić w jednej e-fakturze rozbudowane dane rozliczeniowe, które trudno czytelnie przedstawić w standardowych polach.

Rozwiązanie przygotowano m.in. z myślą o dostawcach mediów i paliw oraz podmiotach świadczących usługi telekomunikacyjne. Z faktury z załącznikiem można korzystać w przypadku czynności o złożonej liczbie danych dotyczących jednostek miary i ilości towarów lub usług albo cen jednostkowych netto. Załącznik może zawierać szczegółowe informacje o zużyciu, okresach rozliczeniowych czy punktach poboru, jeżeli należą one do podstawowych danych faktury określonych w ustawie o VAT albo są ściśle powiązane z tymi danymi. Nie wystarczy więc sam ogólny związek informacji z daną transakcją lub fakturą.

Nie oznacza to jednak, że do faktury można dołączyć dowolne dokumenty. W Krajowym Systemie e-Faktur nie ma mechanizmu przesyłania osobnych plików jako załączników. Użytkownik nie dodaje skanu, arkusza, pliku PDF ani grafiki. Załącznik jest częścią tego samego pliku XML co faktura, a struktura logiczna FA(3) określa sposób zapisu zawartych w nim danych.

Jeden węzeł XML zamiast osobnego pliku

Element Zalacznik może wystąpić w strukturze FA(3) tylko raz. Do jednej faktury można więc przypisać jeden załącznik, choć może on zawierać wiele bloków danych i tabel. Ponieważ załącznik jest integralną częścią faktury, cały dokument tworzy jeden spójny komunikat danych podlegający walidacji w systemie KSeF.

KSeF obsługuje załączniki do faktur jako dane ustrukturyzowane. Ich odczyt, prezentacja i dalsze księgowanie zależą więc także od właściwego przygotowania oprogramowania finansowo-księgowego. Samo uzyskanie dostępu do funkcji nie zastępuje wdrożenia technicznego.

FA(3) a załączniki: co zmieniło się 1 lutego 2026 r.?

Struktura logiczna FA(3) zastąpiła FA(2) 1 lutego 2026 r. Od tego dnia FA(3) jest właściwym standardem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF 2.0. Nowa wersja obejmuje nie tylko węzeł Zalacznik, lecz także inne zmiany potrzebne do obsługi docelowych procesów e-fakturowania.

Resort finansów opracował strukturę logiczną FA(3) na podstawie opinii zebranych podczas konsultacji podatkowych. Uwzględniono również postulaty zgłoszone w trakcie spotkań z organizacjami przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów oraz przedstawicielami sektora IT. Konsultacje pozwoliły dopracować zakres danych i techniczny model przesyłania faktur.

Jak konsultacje wpłynęły na strukturę FA(3)?

Wprowadzenie docelowej wersji poprzedziły konsultacje podatkowe i rozmowy z przedstawicielami rynku. Opinie organizacji przedsiębiorców, środowiska księgowych i biegłych rewidentów pomogły wskazać praktyczne wątpliwości. Zgłaszane postulaty obejmowały także potrzeby sektora IT odpowiedzialnego za przygotowanie integracji.

Choć konsultacje miały istotne znaczenie dla projektu, po ich zakończeniu punktem odniesienia stały się materiały ostateczne. W praktyce oznacza to, że:

o treści struktury przesądza opublikowany wzór, a nie wcześniejsze dokumenty robocze,
nowy element odpowiada przede wszystkim na potrzeby branż, w których liczba danych o ilościach, jednostkach oraz cenach towarów lub usług prowadzi do powstania rozbudowanych rozliczeń,
przy przygotowaniu firmy do wdrożenia należy korzystać z aktualnej dokumentacji,
struktura logiczna FA(3) obowiązująca od 1 lutego 2026 r. może różnić się od wcześniejszej wersji konsultacyjnej,
samych konsultacji nie należy traktować jako podstawy technicznej. Wiążące znaczenie mają przepisy, finalna struktura i specyfikacje systemu.

Warto też odróżnić uruchomienie funkcji faktur z załącznikiem od harmonogramu obowiązkowego KSeF:

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, z uwzględnieniem przypadków wyłączonych z obowiązkowego KSeF.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek został rozszerzony na pozostałych podatników objętych obowiązkowym KSeF. Do 31 grudnia 2026 r. podatnik objęty tym obowiązkiem może jednak korzystać z rozwiązania przejściowego, jeżeli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży wraz z VAT udokumentowanej fakturami podlegającymi obowiązkowi wystawienia w KSeF nie przekracza 10 tys. zł. Po przekroczeniu tego limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury powodującej przekroczenie limitu i pozostaje obowiązujący w kolejnych miesiącach 2026 r., nawet jeśli później miesięczna wartość tej sprzedaży spadnie poniżej 10 tys. zł.
Od 1 lutego 2026 r. dostępna jest również możliwość wystawiania i przesyłania w KSeF faktur z załącznikiem. Z funkcji tej może korzystać podatnik spełniający warunki przewidziane dla faktur z załącznikiem, który wcześniej złożył wymagane zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym i otrzymał potwierdzenie jego realizacji.

Zespół pracowników analizuje dane i dokumenty związane z obsługą faktur z załącznikami w KSeF

Dlaczego struktura logiczna FA(3) ma znaczenie dla firmy?

Struktura logiczna FA(3) określa format dokumentu, nazwy i kolejność pól oraz reguły techniczne. Faktury ustrukturyzowane muszą być zgodne z tym wzorem, aby system mógł je przyjąć. Aktualizacji nie należy więc traktować jak kosmetycznej zmiany wyglądu wydruku. Wdrożenie wpływa na sposób tworzenia, walidowania i przesyłania danych.

FA(3) jest opublikowanym wzorem e-faktury, a obowiązek jej stosowania wynika z ustawy o VAT i aktów wykonawczych. Na podstawie tej struktury aplikacja tworzy dokument o wymaganej składni. FA(3) pełni zatem funkcję wspólnego standardu dla podmiotów wystawiających i odbierających dane.

Struktura logiczna FA(3) porządkuje format e-faktury oraz sposób zapisu danych faktur ustrukturyzowanych. Przed rozpoczęciem produkcyjnego wystawiania dokumentów należy więc sprawdzić mapowanie pól. Odrębna struktura prezentacyjna może ułatwiać odczyt faktury, ale nie zastępuje schemy wymaganej przez przepisy.

Co należy uwzględnić przy wdrożeniu FA(3)?

W praktyce należy uwzględnić kilka obszarów:

w zespole finansowym – należy zapewnić, aby dane przewidziane w zdefiniowanych polach FA(3) były wykazywane w tych polach. Węzeł Zalacznik może służyć do szczegółowego rozwinięcia danych faktury oraz zamieszczania danych ściśle powiązanych z ustawowymi elementami faktury, ale nie może zastępować wymaganych pól podstawowej części faktury. Dokumentów takich jak umowy, protokoły odbioru czy inne dokumenty niebędące częścią faktury nie umieszcza się w załączniku; jeżeli mają zostać przekazane kontrahentowi, należy przekazać je poza KSeF,
w sektorze IT – należy uwzględnić aktualną strukturę FA(3), specyfikacje API KSeF, walidację dokumentów oraz wymagania i limity dotyczące przesyłania faktur z załącznikiem,
przy przygotowaniu procedury – warto zapewnić współpracę osób odpowiedzialnych za kwestie księgowe, podatkowe i techniczne, tak aby sposób przygotowania i wysyłki faktur był zgodny z wymaganiami KSeF.

Przygotowując proces, warto połączyć wiedzę techniczną z zasadami prawidłowego wystawiania dokumentów. Pomocnym uzupełnieniem jest materiał SzybkaFaktura.pl „Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku”, który omawia cały proces, a nie tylko obsługę załącznika.

Takie wprowadzenie ułatwia zrozumienie, jak KSeF przyjmuje faktury, nadaje im numery i udostępnia je odbiorcom.

Jakie dane można umieścić w załączniku FA(3)?

Załącznik do faktury w KSeF może zawierać wyłącznie dane stanowiące podstawowe ustawowe elementy faktury albo dane ściśle powiązane z tymi elementami. Funkcja ta jest przeznaczona dla faktur dotyczących czynności, w przypadku których występuje złożona liczba danych w zakresie jednostek miary, ilości dostarczanych towarów lub wykonywanych usług albo cen jednostkowych netto. Załącznik służy więc do przedstawiania rozbudowanych danych fakturowych, a nie do przechowywania dowolnych dokumentów związanych z transakcją.

W załączniku można prezentować szczegółowe dane dotyczące m.in. jednostek miary, ilości towarów lub usług oraz cen jednostkowych netto. W przypadku dostaw energii elektrycznej mogą to być przykładowo szczegółowe dane związane z rozliczeniem zużycia, a w przypadku usług telekomunikacyjnych – rozbudowane dane dotyczące rozliczanych świadczeń. Informacje zamieszczone w załączniku muszą należeć do podstawowych ustawowych elementów faktury albo być ściśle powiązane właśnie z tymi elementami.

Załącznik nie służy natomiast do przekazywania treści o charakterze typowo handlowym, marketingowym, reklamowym lub biznesowym. Nie należy umieszczać w nim m.in.:

cenników,
warunków gwarancji,
instrukcji obsługi,
zamówień,
umów,
aneksów do umów,
protokołów odbioru,
informacji o promocjach,
materiałów reklamowych,
ofert indywidualnych,
newsletterów.

Jeżeli umowy, aneksy, zamówienia, protokoły odbioru lub inne tego rodzaju dokumenty mają zostać przekazane kontrahentowi, należy przekazać je poza KSeF.

Przykład 1. Rozliczenie punktów poboru energii

Spółka zarządzająca kilkunastoma sklepami otrzymuje jedną fakturę za dostawy energii elektrycznej do wielu punktów poboru. Sprzedawca ujmuje w załączniku FA(3) dane o okresach rozliczeniowych, ilości energii i cenach jednostkowych składających się na należność. Umowę sprzedaży energii i protokoły techniczne przekazuje osobnym kanałem, ponieważ nie stanowią one podatkowej treści faktury.

Przykład 2. Faktura za usługi telekomunikacyjne

Operator wystawia firmie fakturę obejmującą kilkadziesiąt numerów i różne usługi. Węzeł Zalacznik porządkuje dane rozliczeniowe powiązane z cenami usług i liczbą świadczeń, natomiast oferta promocyjna nie trafia do struktury. Dzięki temu nabywca otrzymuje szczegółowe dane dotyczące faktury bez łączenia ich z materiałami handlowymi.

Jak zgłosić zamiar wystawiania faktur z załącznikiem?

Korzystanie z możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem wymaga wcześniejszego zgłoszenia. Podatnik, który chce korzystać z tej funkcji, musi złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej formularz ZGL_ZAL za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Formularz jest dostępny w e-Urzędzie Skarbowym od 1 stycznia 2026 r. Zgłoszenia nie należy przesyłać w ramach pisma ogólnego. Faktury z załącznikiem można wystawiać i przesyłać do KSeF dopiero po otrzymaniu na wskazany adres e-mail potwierdzenia realizacji zgłoszenia.

Proces zgłoszenia obejmuje kilka podstawowych kroków:

Złożenie formularza ZGL_ZAL przed rozpoczęciem wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem.
Ocena, czy wystawiane dokumenty spełniają warunki ustawowe. Samo posiadanie wielu dokumentów towarzyszących nie uzasadnia użycia tego węzła.
Sprawdzenie treści formularza, planowanej daty rozpoczęcia korzystania z funkcji oraz adresu e-mail przed jego wysłaniem.
Oczekiwanie na informacje o statusie i realizacji zgłoszenia, które zostaną przesłane na wskazaną skrzynkę.

Jakie informacje należy podać w formularzu?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zgłoszenie powinno zawierać:

dane identyfikujące podatnika,
adres e-mail,
wymagane oświadczenia,
opis planowanego sposobu korzystania z funkcji,
rodzaj dokumentowanych czynności,
przewidywaną datę rozpoczęcia wystawiania faktur z załącznikiem,
średnią miesięczną liczbę takich faktur,
przewidywany średni rozmiar faktur wyrażony w kB.

W formularzu można wskazać m.in. świadczenie usług telekomunikacyjnych, dostawy mediów i paliw albo inne czynności.

Zgłaszający oświadcza, że faktury z załącznikiem dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto. Zgłoszenie warto więc przygotować wspólnie z osobą odpowiedzialną za rozliczenia i wdrożenie systemu.

Kopię formularza i UPO warto zachować w dokumentacji firmowej, aby osoby odpowiedzialne za proces znały moment aktywacji możliwości wystawiania faktur z załącznikiem.

Kiedy można rozpocząć przesyłanie faktur z załącznikiem?

Samo wysłanie formularza ZGL_ZAL nie umożliwia jeszcze przesłania faktury z załącznikiem. E-Urząd Skarbowy potwierdza złożenie dokumentu urzędowym poświadczeniem odbioru, a informacja o statusie i realizacji zgłoszenia trafia na adres e-mail wskazany przez podatnika. Potwierdzenie możliwości korzystania z funkcji jest przekazywane w terminie trzech dni roboczych od otrzymania UPO.

Wystawianie i przesyłanie faktur z załącznikiem można rozpocząć dopiero po otrzymaniu wiadomości potwierdzającej realizację zgłoszenia. Przedsiębiorca powinien uwzględnić ten termin w harmonogramie wdrożenia i nie planować pierwszej wysyłki na dzień złożenia formularza. Odpowiednio wczesne zgłoszenie zmniejsza ryzyko problemów w dniu planowanego przesłania pierwszej e-faktury z rozbudowanymi danymi.

Jak zgłosić zaprzestanie korzystania z załącznika?

Podatnik, który chce zakończyć wystawianie i przesyłanie faktur z załącznikiem, powinien przed planowanym terminem złożyć w e-Urzędzie Skarbowym formularz ZGL_ZAP. Po realizacji zgłoszenia nadal może wystawiać faktury w KSeF bez węzła Zalacznik, ale traci możliwość wystawiania korekt zawierających ten element.

Jeżeli firma przewiduje jeszcze faktury korygujące z załącznikiem, warto odłożyć złożenie formularza ZGL_ZAP do czasu ich rozliczenia. Jeśli po pewnym czasie podatnik zechce ponownie korzystać z tej funkcji, będzie musiał złożyć nowe zgłoszenie ZGL_ZAL i poczekać na jego realizację.

Jakie wymagania techniczne ma faktura z załącznikiem?

Faktura z załącznikiem jest tworzona jako jeden plik XML, w którym załącznik stanowi integralny element faktury. Przy jej obsłudze należy uwzględnić następujące wymagania techniczne:

Maksymalny rozmiar pliku XML faktury z załącznikiem wynosi 3 MB, natomiast w przypadku faktury bez załącznika przesyłanej w sesji wsadowej limit wynosi 1 MB.
Faktury z załącznikiem przesyła się w sesji wsadowej. Wyjątek dotyczy korekty technicznej pliku XML faktury z załącznikiem wystawionej w trybie OFFLINE i odrzuconej przy próbie przesłania do KSeF - poprawiony plik przesyła się w sesji interaktywnej.
Zasadę przesyłania faktur z załącznikiem w sesji wsadowej oraz wyjątek dotyczący korekty technicznej należy uwzględnić w architekturze integracji i zasadach przesyłania danych.

Struktura logiczna FA(3) przewiduje jeden opcjonalny węzeł, w którym mogą znaleźć się bloki danych, metadane, tekst i tabele. Samo korzystanie z funkcji jest dobrowolne, ale po jej zastosowaniu struktura musi spełniać reguły schemy.

Liczby bloków danych nie należy utożsamiać z liczbą osobnych plików. Załącznik nadal pozostaje pojedynczą częścią konkretnej faktury w formacie ustrukturyzowanym.

Co sprawdzić w oprogramowaniu przed pierwszą wysyłką?

Program powinien generować aktualną strukturę logiczną FA(3), prawidłowo wypełniać węzeł Zalacznik, pilnować dopuszczalnego zakresu danych i kontrolować limit 3 MB. Ważne są również obsługa sesji wsadowej, walidacja dokumentu i potwierdzenie przyjęcia faktury przez KSeF.

Dokument przechodzi walidację po stronie systemu KSeF, dlatego reguły biznesowe w oprogramowaniu firmy powinny wychwytywać błędy jeszcze przed wysyłką.

Aktualna struktura FA(3) i obsługa dokumentów

Należy wdrożyć dokładnie tę wersję struktury logicznej FA(3), którą wskazuje aktualna dokumentacja. W przeciwnym razie wysyłka może zakończyć się błędem walidacji. Należy również sprawdzić, czy system umożliwia sprawne przesyłanie korekt oraz czytelne prezentowanie e-faktury po stronie nabywcy.

Testy przed uruchomieniem produkcyjnym

Należy przetestować nie tylko techniczną wysyłkę, lecz także czytelność danych po stronie odbiorcy. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie reprezentatywnych scenariuszy obejmujących:

wiele pozycji,
korekty,
różne jednostki miary,
dużą ilość danych.

Takie testy pozwalają wychwycić wątpliwości przed uruchomieniem produkcyjnym.

Obsługa KSeF w używanym oprogramowaniu

Informacje o obsłudze Krajowego Systemu e-Faktur w SzybkaFaktura.pl są dostępne na stronie poświęconej funkcji KSeF.

Równocześnie należy sprawdzić, czy używana wersja oprogramowania obsługuje FA(3) i proces przekazywania dodatkowych danych. Poszczególne aplikacje mogą udostępniać tę funkcję w różny sposób. KSeF waliduje faktury według schemy, dlatego sam poprawny podgląd dokumentu w lokalnym programie nie przesądza jeszcze o przyjęciu pliku.

Rozdzielenie kanałów obiegu dokumentów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga także rozdzielenia kanałów obiegu dokumentów. E-faktury trafiają do systemu zgodnie z ustawą, natomiast pozostałe materiały handlowe są przekazywane poza nim. Zasady te powinny zostać opisane w procedurze wewnętrznej, aby było wiadomo, kiedy obowiązkowe jest użycie KSeF, a kiedy należy skorzystać z innego rozwiązania.

Kontrola przed wysyłką i obsługa błędów

Wewnętrzna procedura powinna również określać, kto kontroluje e-faktury przed wysłaniem i kto reaguje na błędy podczas przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której dokumenty trafiają do kolejki bez wcześniejszego sprawdzenia danych źródłowych.

Najczęstsze błędy przy załącznikach w KSeF

W przypadku korzystania z faktur z załącznikiem w KSeF należy zwrócić szczególną uwagę na kilka najczęściej występujących błędów:

Traktowanie funkcji załączników jako miejsca na dowolne dokumenty.
Załącznik do faktury w KSeF nie może służyć do przekazywania dowolnych dokumentów, takich jak umowy, protokoły odbioru czy materiały reklamowe. Może zawierać wyłącznie dopuszczalne dane fakturowe albo dane ściśle z nimi powiązane oraz musi być wykorzystywany zgodnie z warunkami przewidzianymi dla faktur z załącznikiem. Jeżeli zostanie zidentyfikowane wystawianie i przesyłanie faktur z załącznikiem zawierających niedopuszczalne dane albo niespełniających wymaganych warunków, możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem zostaje podatnikowi odebrana automatycznie.
Rozpoczęcie wysyłki przed potwierdzeniem realizacji zgłoszenia ZGL_ZAL.
UPO potwierdza jedynie złożenie formularza. Dopiero późniejsza wiadomość oznacza aktywowanie funkcji.
Pominięcie limitu 3 MB albo próba użycia niewłaściwego rodzaju sesji.
Obowiązujące reguły wynikają z ustawy, rozporządzenia i dokumentacji technicznej, dlatego instrukcja wewnętrzna powinna opierać się na ich aktualnych wersjach.

Ryzykowne jest również przenoszenie do załącznika całych raportów tylko dlatego, że system źródłowy potrafi je wygenerować. Struktura logiczna FA(3) nie zwalnia z obowiązku selekcji informacji. Każda informacja zamieszczona w załączniku powinna stanowić daną, o której mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, albo być ściśle powiązana z taką daną. Na tej podstawie powinny być odrzucane dane służące wyłącznie sprzedaży lub promocji.

Podsumowanie

Załącznik do faktury KSeF jest ustrukturyzowanym elementem FA(3), stosowanym w przypadku faktur dotyczących czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości towarów lub usług albo cen jednostkowych netto, i może zawierać dane wymagane dla faktury lub dane ściśle z nimi powiązane. Funkcja działa od 1 lutego 2026 r. i wymaga wcześniejszego złożenia formularza ZGL_ZAL w e-Urzędzie Skarbowym, otrzymania potwierdzenia możliwości korzystania z niej oraz technicznej obsługi sesji wsadowej. Firma powinna zweryfikować zakres przekazywanych danych, limit 3 MB dla całego pliku XML faktury z załącznikiem, gotowość oprogramowania i sposób dostarczania pozostałych dokumentów nabywcy. Dobrze przygotowane wdrożenie ogranicza ryzyko błędów i pozwala wykorzystywać strukturę logiczną FA(3) zgodnie z jej przeznaczeniem. Prawidłowo zaprojektowany obieg łączy e-faktury z procesami księgowymi, nie naruszając zasad systemu e-faktur.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Od kiedy można wystawiać faktury z załącznikiem w KSeF?

Faktury z załącznikiem można wystawiać i przesyłać w KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. Warunkiem jest wcześniejsze złożenie formularza ZGL_ZAL w e-Urzędzie Skarbowym i otrzymanie e-mailowego potwierdzenia realizacji zgłoszenia.

Czy załącznik do faktury KSeF może być plikiem PDF?

Załącznik do faktury KSeF nie jest osobnym plikiem PDF. To fakultatywny węzeł Zalacznik, który stanowi integralną część pliku XML faktury zgodnego ze strukturą FA(3).

Ile załączników można dodać do jednej faktury w KSeF?

Do jednej faktury w KSeF można dodać jeden załącznik, ponieważ węzeł Zalacznik może wystąpić w strukturze FA(3) maksymalnie jeden raz. W jego obrębie można jednak zapisać wiele uporządkowanych bloków danych.

Jaki jest limit rozmiaru faktury z załącznikiem w KSeF?

Maksymalny rozmiar pliku XML faktury z załącznikiem wynosi 3 MB. Faktury z załącznikiem przesyła się w sesji wsadowej. Wyjątek dotyczy korekty technicznej pliku XML faktury z załącznikiem wystawionej w trybie OFFLINE i odrzuconej przy próbie przesłania do KSeF - poprawiony plik przesyła się w sesji interaktywnej.

Czy umowę lub protokół odbioru można umieścić w załączniku KSeF?

Umowy, aneksy, zamówienia i protokoły odbioru nie powinny być umieszczane w załączniku KSeF, ponieważ mają charakter handlowy lub biznesowy. Dokumenty te należy przekazywać kontrahentowi poza systemem.

Czy zgłoszenie ZGL_ZAL wystarczy wysłać tuż przed pierwszą fakturą?

ZGL_ZAL trzeba złożyć przed rozpoczęciem wystawiania faktur z załącznikiem, ale funkcja nie jest aktywowana natychmiast po wysłaniu formularza. Realizacja zgłoszenia może potrwać do trzech dni roboczych od otrzymania UPO. Podatnik powinien zaczekać na potwierdzenie przesłane e-mailem.

Co musi zrobić podatnik po zaprzestaniu wystawiania faktur z załącznikiem?

Podatnik, który planuje zakończyć wystawianie i przesyłanie faktur z załącznikiem, składa formularz ZGL_ZAP w e-Urzędzie Skarbowym. Po jego realizacji nie będzie mógł wystawiać również faktur korygujących zawierających załącznik.