Oznaczenia KSeF w JPK: NrKSeF, OFF, BFK i DI

Od 1 lutego 2026 r. każdy wpis objęty nowym węzłem w JPK_VAT musi zawierać numer KSeF albo odpowiednie oznaczenie statusu. Wybór zależy od rodzaju dokumentu, sposobu jego wystawienia oraz statusu w systemie na dzień wysyłki danych. To istotna zmiana dla przedsiębiorców, księgowych i biur rachunkowych. Błędna kwalifikacja może wymagać korekty danych, a niewypełnienie węzła uniemożliwi skuteczne złożenie pliku.

Najważniejsze informacje

Nowe oznaczenia NrKSeF oraz trzy kody statusu stosuje się w strukturach V7M(3) i V7K(3) za okresy od 1 lutego 2026 r.
Numer KSeF wykazuje się, jeżeli został nadany do dnia przesłania ewidencji, przy czym podatnik kwartalny za pierwszy i drugi miesiąc kwartału przesyła samą ewidencję, bez części deklaracyjnej.
W ewidencji sprzedaży oznaczenie DI przy fakturze offline24 lub wystawionej podczas niedostępności, udostępnionej nabywcy poza KSeF, należy po nadaniu numeru KSeF zastąpić tym numerem. Późniejsze nadanie numeru fakturze oznaczonej OFF nie wymaga zmiany tego oznaczenia.
Kara 500 zł za każdy wskazany w wezwaniu błąd może zostać nałożona, jeżeli błąd uniemożliwia weryfikację prawidłowości transakcji, a podatnik w ciągu 14 dni nie skoryguje ewidencji ani nie wykaże w wyjaśnieniach, że ewidencja nie zawiera wskazanego błędu.

Dlaczego wdrożenie systemu zmieniło raportowanie VAT?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymusiło zmiany w raportowaniu VAT. Administracja skarbowa otrzymuje faktury ustrukturyzowane, a następnie porównuje je z zapisami w rejestrach sprzedaży i zakupów. Nowe oznaczenia pozwalają określić relację dokumentu z KSeF, przy czym samo oznaczenie BFK nie przesądza, że wystawienie faktury poza KSeF było zgodne z przepisami.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązują struktury JPK_V7M(3) dla rozliczeń miesięcznych oraz JPK_V7K(3) dla podatników rozliczających VAT kwartalnie. Część ewidencyjną podatnik nadal przesyła co miesiąc. Pierwszy plik wykorzystujący nowe oznaczenia, obejmujący luty 2026 r., należało złożyć do 25 marca 2026 r.

Zmiana dotyczy podatników rozliczających VAT w ramach VAT-7 lub VAT-7K, niezależnie od tego, czy w danym momencie byli już objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Etapowe wdrażanie obowiązkowego KSeF nie przesunęło terminu stosowania nowych struktur. Nie obejmują one natomiast rozliczeń dokonywanych m.in. w VAT-12, VAT-8, VAT-9M, VAT-10 ani VAT-14.

Oznacza to, że również dokumenty wystawione zgodnie z przepisami poza KSeF, jeżeli są wykazywane w ewidencji VAT objętej nową strukturą, wymagają odpowiedniego ujęcia w zakresie danych dotyczących KSeF. Jeżeli faktura nie ma numeru KSeF, należy zastosować właściwe oznaczenie przewidziane dla danego rodzaju dokumentu i sposobu jego wystawienia.

Jak działa nowy węzeł w strukturach V7M(3) i V7K(3)?

W części sprzedażowej i zakupowej nowej struktury pojawił się węzeł systemowy. Dla każdego zapisu należy w nim wskazać NrKSeF albo jeden z kodów: OFF, BFK lub DI. Nie jest to dodatkowy opis, który księgowy może wpisać w dowolny sposób, lecz element pliku XML zgodny ze schematem Ministerstwa Finansów.

Wartość w węźleKiedy ją stosować?Czy może być potrzebna późniejsza korekta?

NrKSeF

Faktura ma nadany numer KSeF na dzień wysyłki pliku

Nie z powodu samego statusu w systemie

OFF

Faktura została wystawiona podczas ogłoszonej awarii KSeF i nie ma numeru na dzień złożenia pliku

Nie po późniejszym nadaniu identyfikatora

BFK

Faktura elektroniczna lub papierowa wystawiona poza KSeF, jeżeli dla danego dokumentu nie stosuje się innego oznaczenia. W ewidencji zakupów fakturę VAT RR, w tym VAT RR KOREKTA, wystawioną poza KSeF oznacza się jako DI, a rodzaj dowodu jako VAT_RR. Jeżeli ma ona NrKSeF do dnia przesłania ewidencji, wykazuje się NrKSeF zamiast DI, zachowując oznaczenie VAT_RR

Ewentualną korektę ocenia się według ogólnych zasad dotyczących korekty ewidencji. Samo zastosowanie BFK nie przesądza o obowiązku późniejszej korekty

Dowód inny niż faktura, a także faktura offline24 lub wystawiona podczas niedostępności KSeF, jeżeli na dzień przesłania ewidencji nie ma numeru KSeF

Tak – w ewidencji sprzedaży, gdy taka faktura została udostępniona nabywcy poza KSeF. Po nadaniu numeru KSeF oznaczenie DI należy zastąpić tym numerem

Niewypełnienie węzła nie jest neutralnym pominięciem. Schemat XML wymaga wyboru jednej z wartości, dlatego plik niezgodny ze strukturą nie przejdzie walidacji i zostanie odrzucony. System księgowy powinien więc wymuszać właściwy wybór jeszcze przed wygenerowaniem raportu, a nie dopiero podczas jego wysyłki.

Numer KSeF jest numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Jest nadawany przez KSeF po skutecznym przyjęciu faktury do systemu i nie jest numerem faktury nadawanym przez sprzedawcę. W ewidencji sprzedaży i zakupów wykazuje się numer KSeF, jeżeli został on nadany do dnia przesłania ewidencji.

Kiedy wpisać NrKSeF?

Pole NrKSeF uzupełnia się, jeżeli do dnia przesłania ewidencji faktura ma już nadany numer KSeF. Dotyczy to również faktur pierwotnie wystawionych w trybie offline24, podczas awarii albo niedostępności KSeF, jeżeli przed przesłaniem ewidencji zostały przesłane do KSeF i otrzymały numer identyfikujący je w systemie.

W przypadku podatników rozliczających VAT kwartalnie, którzy są zobowiązani do przesłania JPK_VAT za dany okres, za pierwszy i drugi miesiąc kwartału przesyła się wyłącznie część ewidencyjną, a za trzeci miesiąc część ewidencyjną wraz z częścią deklaracyjną za cały kwartał.

W praktyce firma powinna sprawdzać status dokumentów możliwie blisko momentu przygotowania i przesłania ewidencji VAT. Numer KSeF nie znajduje się w pliku XML samej faktury FA(3). Jest nadawany przez KSeF po przyjęciu faktury do systemu i zwracany między innymi w UPO. Integracja programu księgowego z KSeF może ograniczyć konieczność ręcznego przepisywania numeru i zmniejszyć ryzyko pomyłki.

Jeśli chcesz uporządkować wcześniejszy etap procesu, pomocnym uzupełnieniem będzie materiał „Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku”. SzybkaFaktura.pl wspiera wystawianie i organizację dokumentów w systemie, co ułatwia późniejsze przygotowanie prawidłowego rejestru.

Co oznacza kod awaryjny w rozliczeniu?

Znacznik OFF stosuje się wyłącznie do faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Chodzi o zdarzenie oficjalnie ogłoszone komunikatem właściwego ministra. Dodatkowo na dzień składania pliku faktura nie może mieć jeszcze nadanego numeru KSeF.

Kod OFF nie służy do oznaczania każdej przerwy w dostępie do KSeF ani problemów technicznych występujących po stronie podatnika. Przepisy rozróżniają awarię KSeF, całkowitą awarię KSeF, niedostępność systemu oraz tryb offline24. Tryb offline24 może być stosowany niezależnie od wystąpienia problemów technicznych lub problemów z dostępem do Internetu i nie wymaga wykazania przyczyny uniemożliwiającej wystawienie faktury online. W JPK_VAT oznaczenie OFF stosuje się do faktur wystawionych w trybie awaryjnym, które na dzień przesłania ewidencji nie mają jeszcze numeru KSeF. Faktury wystawione w trybie offline24 lub podczas niedostępności KSeF, które na ten dzień nie mają numeru KSeF, oznacza się natomiast jako DI. Prawidłowe rozróżnienie tych sytuacji jest konieczne do właściwego oznaczenia dokumentów w ewidencji VAT.

Po zakończeniu awarii faktury należy przesłać do systemu w terminie przewidzianym w art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT, czyli zasadniczo w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia zdarzenia wskazanego w komunikacie. Jeśli identyfikator zostanie nadany dopiero po złożeniu pliku, oznaczenie w pierwotnym rejestrze pozostaje prawidłowe. Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazuje, że samo późniejsze uzyskanie numeru KSeF nie powoduje obowiązku korekty.

Przykład 1. Faktura z okresu ogłoszonej awarii

Spółka wystawiła fakturę 10 marca podczas oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF. Do dnia wysłania rozliczenia za marzec dokument nie otrzymał jeszcze numeru, dlatego księgowa zastosowała kod awaryjny. Identyfikator został nadany później. Firma przesłała fakturę do systemu w ustawowym terminie, ale nie korygowała z tego powodu wcześniej złożonych danych.

Faktura z oznaczeniami OFF, BFK i DI stosowanymi w ewidencji JPK_VAT w związku z KSeF

Kiedy stosuje się BFK?

BFK stosuje się do faktury elektronicznej lub papierowej wystawionej poza KSeF, jeżeli dla danego dokumentu nie przewidziano innego właściwego oznaczenia w węźle dotyczącym KSeF. W ewidencji zakupów BFK stosuje się również do faktury otrzymanej poza KSeF od dostawcy, który był zobowiązany do wystawienia jej w systemie, lecz tego obowiązku nie wykonał.

Szczególną zasadę stosuje się do dokumentów VAT RR wystawionych poza KSeF. W ewidencji zakupów w węźle dotyczącym KSeF oznacza się je jako DI, a jednocześnie stosuje się właściwe oznaczenie dowodu zakupu VAT_RR. Jeżeli natomiast dokument VAT RR ma już nadany numer KSeF do dnia przesłania ewidencji, w węźle dotyczącym KSeF wykazuje się ten numer zamiast oznaczenia DI.

BFK stosuje się między innymi w przypadku:

Faktur konsumenckichOznaczenie obejmuje faktury konsumenckie wystawione poza platformą.
Dokumentów wystawionych przed wejściem w życie obowiązku korzystania z systemuBFK stosuje się do dokumentów wystawionych przed wejściem w życie obowiązku korzystania z systemu, lecz ujętych w późniejszym rejestrze.
Faktur wystawianych poza platformą na podstawie ustawowego wyłączenia lub przepisu przejściowegoW 2026 r. mogło to również dotyczyć dokumentów wystawionych w lutym i marcu przez podatników, których obowiązkowy KSeF objął od 1 kwietnia, a także określonych faktur z kas rejestrujących i paragonów uznanych za faktury.
Faktur wystawionych podczas awarii całkowitejBFK stosuje się również do faktur wystawionych podczas awarii całkowitej, o której mowa w art. 106ng ustawy o VAT. W takim przypadku nie używa się znacznika przewidzianego dla zwykłej awarii.

Nie każda faktura wystawiona poza KSeF jest oznaczana BFK. Przed wyborem oznaczenia należy ustalić rodzaj dokumentu, tryb jego wystawienia oraz jego status na dzień złożenia ewidencji. W ewidencji zakupów samo późniejsze wystawienie i udostępnienie w KSeF faktury ustrukturyzowanej dotyczącej tej samej transakcji nie oznacza, że wcześniejsze zastosowanie BFK było błędne.

Przejściowe zwolnienie z obowiązku korzystania z platformy albo wyłączenie określonego rodzaju faktury nie zwalnia czynnego podatnika VAT z prawidłowego oznaczenia zapisu. Ma to szczególne znaczenie w okresie wdrożenia, gdy w jednej firmie mogą jednocześnie występować dokumenty z identyfikatorem oraz faktury oznaczone BFK.

Kiedy należy użyć DI?

DI oznacza co do zasady dowód inny niż faktura, przy czym w szczególnych przypadkach stosuje się je także do faktur offline24 i wystawionych podczas niedostępności KSeF, które na dzień przesłania ewidencji nie mają numeru KSeF. W przypadku faktur offline24 i faktur wystawionych podczas niedostępności KSeF oznaczenie DI stosuje się, jeżeli na dzień przesłania ewidencji faktura nie ma numeru KSeF. Wcześniejsze przesłanie jej do KSeF nie zostało wskazane jako przesłanka wyłączająca zastosowanie DI. Ministerstwo Finansów wymienia wśród nich między innymi dowody wewnętrzne, wybrane zapisy dotyczące WNT, importu usług i towarów oraz dostaw, w przypadku których podatnikiem jest nabywca.

DI ma również zastosowanie do faktur wystawionych w trybie offline24 oraz podczas niedostępności KSeF, jeżeli na dzień przesłania ewidencji nie mają jeszcze numeru KSeF. W ewidencji sprzedaży, jeżeli taka faktura została udostępniona nabywcy poza KSeF i oznaczona DI, po uzyskaniu numeru KSeF należy skorygować ewidencję i zastąpić DI nadanym numerem.

Ta zasada odróżnia DI od oznaczenia OFF. Późniejsze nadanie numeru KSeF fakturze prawidłowo oznaczonej OFF nie wymaga zmiany tego oznaczenia. W ewidencji sprzedaży, jeżeli faktura offline24 lub wystawiona podczas niedostępności została udostępniona nabywcy poza KSeF i wykazana jako DI z powodu braku numeru KSeF, po jego uzyskaniu należy zastąpić DI numerem KSeF. Sam brak numeru KSeF nie przesądza o wyborze oznaczenia – znaczenie mają rodzaj dokumentu, tryb jego wystawienia oraz status na dzień złożenia ewidencji.

Przykład 2. Offline24 przed zamknięciem miesiąca

Firma wystawiła pod koniec miesiąca fakturę w trybie offline24 i udostępniła ją nabywcy poza KSeF. Na dzień przesłania ewidencji faktura nadal nie miała numeru KSeF, dlatego w ewidencji sprzedaży została oznaczona jako DI. Po nadaniu numeru KSeF firma skorygowała ewidencję, zastępując oznaczenie DI nadanym numerem KSeF.

Jak wybrać właściwy kod i uniknąć pomyłki?

Przy wyborze właściwego oznaczenia najważniejsze jest sprawdzenie statusu dokumentu na dzień złożenia pliku.

Sprawdzić, czy faktura ma numer KSeF - jeśli faktura ma numer KSeF, należy wykazać właśnie ten identyfikator.
Ustalić przyczynę braku numeru KSeF - jeśli faktura nie ma numeru KSeF, należy ustalić przyczynę jego braku oraz właściwe dla dokumentu oznaczenie OFF, BFK albo DI.
Dobrać oznaczenie zgodnie z relacją dokumentu z systemem – OFF, BFK i DI wskazują sposób ujęcia dokumentu w związku z KSeF. OFF stosuje się do faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, która do dnia przesłania ewidencji nie ma numeru KSeF; jego późniejsze nadanie nie wymaga zmiany prawidłowo zastosowanego OFF. BFK stosuje się do faktury elektronicznej lub papierowej wystawionej poza KSeF, jeżeli dla danego dokumentu nie przewidziano innego oznaczenia. DI obejmuje m.in. dowody inne niż faktury oraz faktury offline24 i wystawione podczas niedostępności KSeF, które do dnia przesłania ewidencji nie mają numeru KSeF. W ewidencji zakupów fakturę VAT RR, w tym VAT RR KOREKTA, wystawioną poza KSeF oznacza się jako DI, a jako rodzaj dowodu stosuje się VAT_RR. Jeżeli do dnia przesłania ewidencji ma ona numer KSeF, wykazuje się ten numer zamiast DI, zachowując oznaczenie VAT_RR.
Uwzględnić trzy podstawowe informacje w procedurze - w firmach i biurach rachunkowych procedura powinna uwzględniać trzy informacje: rodzaj dokumentu, podstawę wystawienia poza trybem online oraz jego aktualny status systemowy.
Zapewnić kontrolę statusu w programie księgowym – warto zapewnić w programie księgowym kontrolę statusu faktur i sygnalizowanie tych przypadków DI w ewidencji sprzedaży, które po nadaniu numeru KSeF wymagają aktualizacji.

Pozwoli to ograniczyć ryzyko, że brak zmiany statusu spowoduje błąd w ewidencji.

Kiedy potrzebna jest korekta oznaczenia?

Korekta oznaczenia DI jest wymagana w ewidencji sprzedaży, gdy faktura offline24 lub wystawiona podczas niedostępności KSeF została udostępniona nabywcy poza KSeF, a na dzień przesłania ewidencji nie miała jeszcze numeru KSeF. Po nadaniu numeru KSeF należy zastąpić oznaczenie DI tym numerem.

Faktura offline24 wykazana jako DIW ewidencji sprzedaży faktura offline24 udostępniona nabywcy poza KSeF i wykazana jako DI z powodu braku numeru KSeF na dzień przesłania ewidencji wymaga po jego nadaniu korekty. W skorygowanej ewidencji oznaczenie DI zastępuje się nadanym numerem KSeF.
Faktura wystawiona podczas niedostępności KSeF i wykazana jako DIW ewidencji sprzedaży, jeżeli faktura wystawiona podczas niedostępności KSeF została udostępniona nabywcy poza KSeF i na dzień przesłania ewidencji nie miała numeru KSeF, wykazuje się ją jako DI. Po nadaniu numeru KSeF należy skorygować ewidencję i zastąpić oznaczenie DI tym numerem.

Wynika to z oficjalnych objaśnień Ministerstwa Finansów do nowych struktur. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku kodu awaryjnego oraz oznaczenia BFK.

Ustawa o VAT wymaga przesłania korekty ewidencji w ciągu 14 dni od stwierdzenia błędu, niezgodności ze stanem faktycznym albo zmiany danych. Warto więc wprowadzić w firmie cykliczną weryfikację statusów, zwłaszcza po korzystaniu z trybu offline24 lub w okresie niedostępności systemu.

Czy błędne oznaczenie może skutkować karą 500 zł?

Błędne oznaczenia w JPK_VAT mogą skutkować karą w wysokości 500 zł za każdy błąd, ale sankcja nie jest nakładana automatycznie. Jeśli uchybienie uniemożliwia weryfikację prawidłowości transakcji, naczelnik urzędu skarbowego najpierw wzywa podatnika do poprawienia ewidencji. Podatnik ma 14 dni od doręczenia wezwania na przesłanie korekty albo złożenie odpowiedzi i wyjaśnień, że plik nie zawiera wskazanego błędu.

Kary można uniknąć, reagując prawidłowo i w terminie. Dopiero brak korekty lub wyjaśnień, przekroczenie terminu albo niewykazanie, że ewidencja była poprawna, pozwala organowi nałożyć 500 zł za każdy wskazany błąd. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność tej kary pieniężnej nie stosuje się, jeśli za ten sam czyn ponosi ona odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo przestępstwo skarbowe.

Brak całego wymaganego węzła wywołuje wcześniejszy skutek techniczny. Plik nie spełnia wówczas wymagań schematu JPK_V7M(3) albo JPK_V7K(3), dlatego zostanie odrzucony podczas walidacji. To inna sytuacja niż przyjęcie pliku zawierającego nieprawidłowe oznaczenie merytoryczne.

Jak przygotować firmę do prawidłowych oznaczeń?

Przygotowania nie powinny ograniczać się do aktualizacji programu. W firmie należy uporządkować procedury i jasno określić odpowiedzialność za poszczególne działania.

Rozdzielić procedury dotyczące różnych trybów i sytuacjiNależy rozdzielić procedury dotyczące awarii KSeF, awarii całkowitej, trybu offline24, niedostępności systemu oraz dokumentów pozostających poza obowiązkiem KSeF.
Określić sposób kontroli statusu dokumentówNależy ustalić, kto potwierdza status dokumentu przed zamknięciem miesiąca oraz kto monitoruje późniejsze nadanie numeru.
Przypisać odpowiedzialność za prowadzenie rejestrówPotrzebny jest jasny podział odpowiedzialności za prowadzenie rejestrów, a w przypadku korzystania z zewnętrznej księgowości – sprawny obieg informacji.
Przetestować mapowanie oznaczeń OFF, BFK i DIWarto sprawdzić mapowanie oznaczeń OFF, BFK i DI na przykładowych zapisach sprzedaży i zakupów. Test powinien objąć fakturę z numerem, fakturę wystawioną podczas awarii, dokument BFK oraz przypadek DI wymagający późniejszej korekty.Pozwala to wychwycić błędy przed wysłaniem pliku z deklaracją i ograniczyć liczbę ręcznych poprawek. Test jest szczególnie przydatny ze względu na podobieństwo niektórych scenariuszy biznesowych.

Od 1 lutego 2026 r. nowe oznaczenia są stałym elementem ewidencji VAT w Polsce. Ich znaczenie wykracza poza samo wdrożenie techniczne. Umożliwiają administracji automatyczne powiązanie raportowanych dokumentów z danymi znajdującymi się na centralnej platformie.

Dla podatników oznacza to konieczność zachowania większej spójności między obiegiem faktur, rejestrem VAT a raportem elektronicznym. Kontrola statusu dokumentów powinna więc stać się częścią comiesięcznej procedury zamknięcia, a odpowiedzialność za aktualizację danych należy przypisać konkretnej osobie.

Podsumowanie

Oznaczenia NrKSeF, OFF, BFK i DI służą do prawidłowego wykazywania dokumentów w JPK_VAT w związku z KSeF. Numer KSeF wykazuje się, jeżeli został nadany fakturze do dnia przesłania ewidencji. OFF stosuje się do faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, która do tego dnia nie ma jeszcze numeru KSeF; późniejsze nadanie numeru nie wymaga korekty prawidłowo zastosowanego oznaczenia OFF.

BFK stosuje się do faktury elektronicznej lub papierowej wystawionej poza KSeF, jeżeli dla danego dokumentu nie przewidziano innego właściwego oznaczenia. W ewidencji zakupów fakturę VAT RR, w tym VAT RR KOREKTA, wystawioną poza KSeF oznacza się jako DI, a jako rodzaj dowodu stosuje się VAT_RR. Jeżeli do dnia przesłania ewidencji dokument ten ma już numer KSeF, wykazuje się ten numer zamiast DI, zachowując oznaczenie VAT_RR.

DI stosuje się również do dowodów innych niż faktura oraz do wskazanych szczególnych przypadków, w tym faktur wystawionych w trybie offline24 lub podczas niedostępności KSeF, które do dnia przesłania ewidencji nie mają numeru KSeF. W ewidencji sprzedaży, jeżeli taka faktura została udostępniona nabywcy poza KSeF i wykazana z oznaczeniem DI, po nadaniu jej numeru KSeF należy skorygować ewidencję i zastąpić DI nadanym numerem KSeF. Kontrola statusu dokumentów przed przesłaniem ewidencji pomaga ograniczyć ryzyko błędnych oznaczeń w JPK_VAT i konieczności późniejszych korekt.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o oznaczenia KSeF w JPK

Jakie nowe oznaczenia stosuje się w pliku od 1 lutego 2026 r.?

W JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) stosuje się NrKSeF, OFF, BFK albo DI. Dla każdego wpisu objętego węzłem należy wskazać numer KSeF lub właściwe oznaczenie wyjaśniające jego brak.

Kiedy numer KSeF należy wpisać w JPK_VAT?

Numer KSeF należy wykazać, jeżeli faktura ma już nadany ten numer do dnia przesłania ewidencji JPK_VAT. Zasada ta dotyczy zarówno ewidencji sprzedaży, jak i ewidencji zakupów. Jeżeli faktura została pierwotnie wystawiona w trybie offline24, podczas awarii albo niedostępności KSeF, ale do dnia przesłania ewidencji została przesłana do KSeF i otrzymała numer KSeF, w ewidencji należy wykazać ten numer.

Czy kod awaryjny stosuje się przy każdej niedostępności KSeF?

Oznaczenie OFF stosuje się do faktury wystawionej podczas awarii oficjalnie ogłoszonej na podstawie art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT, jeśli w dniu złożenia ewidencji dokument nie ma numeru KSeF. Niedostępność systemu z art. 106nh ust. 1 jest innym trybem. Fakturę bez numeru wykazuje się wówczas jako DI.

Czy oznaczenie DI trzeba poprawić po uzyskaniu numeru KSeF?

Tak, w określonych przypadkach. W ewidencji sprzedaży, jeżeli faktura wystawiona w trybie offline24 albo podczas niedostępności KSeF została udostępniona nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF i z powodu braku numeru KSeF została wykazana z oznaczeniem DI, po uzyskaniu numeru KSeF należy skorygować ewidencję i zastąpić oznaczenie DI tym numerem. Korektę ewidencji należy przesłać w terminie 14 dni od zmiany danych zawartych w przesłanej ewidencji.

Czy późniejsze nadanie numeru KSeF wymaga korekty kodu awaryjnego?

Późniejsze nadanie numeru KSeF nie wymaga korekty prawidłowo zastosowanego kodu awaryjnego. Ministerstwo Finansów potwierdza, że ewidencji nie trzeba zmieniać wyłącznie dlatego, że numer KSeF został nadany po jej złożeniu.

Co się stanie, gdy wymagany węzeł w pliku pozostanie pusty?

Plik bez wymaganego wyboru nie jest zgodny ze strukturą JPK_V7M(3) lub JPK_V7K(3), dlatego nie przejdzie walidacji i zostanie odrzucony. Każdy właściwy zapis musi zawierać NrKSeF, OFF, BFK albo DI.

Czy za błędny kod w ewidencji zawsze grozi 500 zł kary?

Kara w wysokości 500 zł za każdy błąd nie jest nakładana automatycznie. Organ może ją zastosować, jeśli błąd uniemożliwia weryfikację transakcji, podatnik otrzyma wezwanie i w ciągu 14 dni nie prześle korekty ani skutecznych wyjaśnień.