Podróże służbowe są dziś powszechnym zjawiskiem w wielu firmach. Nie wszyscy pracodawcy i pracownicy mają jednak świadomość na temat zasad ich rozliczania. Co zatem szczególnie warto wiedzieć o rozliczaniu delegacji?
Dieta krajowa i dieta zagraniczna – co to takiego?
Pracownikowi, który odbywa podróż służbową, przysługują pewne należności związane z pokryciem jej kosztów, nazywane dietą pracowniczą. Wyróżniamy jej dwa rodzaje:
- dietę krajową – jeżeli jest to podróż na terenie kraju;
- dietę zagraniczną – jeśli jest to podróż do innego kraju niż Polska.
Pracownik może liczyć na zwrot kosztów poniesionych na transport, nocleg, wyżywienie, przejazdy autostradą czy postoje na parkingach. W sytuacji, gdy pracodawca zapewnia zatrudnionemu wyżywienie, pracownik otrzymuje tzw. dietę niepełną. W przypadku podróży służbowej poza granice Polski wysokość diety zależy m.in. on samego kraju.
Wysokość diet krajowych i zagranicznych
Od stycznia 2023 roku dieta krajowa w pełnej wysokości wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej. Jeżeli delegacja trwa od 8 do 12 godzin, pracownik otrzymuje 50% diety (22,5 zł), z kolei w przypadku podróży krótszych niż 8 godzin dieta nie obowiązuje. Zdarzają się jednak także podróże trwające dłużej niż jedna doba – wówczas za każdą kolejną bądź niepełną, ale rozpoczętą dobę trwającą więcej niż 8 godzin pracownikowi przysługuje 100% diety krajowej.
Jeśli jednak rozpoczęta doba trwa krócej, zatrudniony otrzymuje połowę diety, a gdy pracodawca zapewnił mu posiłki, dieta zostaje ponadto obniżona o:
- 50% w przypadku bezpłatnego obiadu;
- 25% w przypadku darmowego śniadania lub kolacji.
Wysokość diety zagranicznej zależy od tego, gdzie udaje się pracownik. Stawki w 2024 roku wyglądają następująco:
- 49€ w Niemczech;
- 57€ w Austrii;
- 41€ w Czechach;
- 45€ na Litwie;
- 41€ w Ukrainie;
- 53€ we Włoszech;
- 50€ w Hiszpanii;
- 55€ we Francji;
- 45£ w Wielkiej Brytanii;
- 59$ w Stanach Zjednoczonych;
- 55€ w Chinach.
Jeżeli zagraniczna podróż służbowa trwa 8-12 godzin, pracownikowi przysługuje pół diety. Jeśli natomiast delegacja zajmuje mniej niż 8 godzin, otrzymuje on od swojego pracodawcy 1/3 pełnej diety.
Ryczałt za nocleg lub dojazd komunikacją
W przypadku, gdy pracownik nie miał zapewnionego noclegu, może uzyskać zwrot części poniesionych kosztów, czyli ryczałt za nocleg. Obecnie wynosi on 67,50 zł, a więc 150% pełnej krajowej diety. W przypadku wyjazdu zagranicznego wysokość ryczałtu jest zależna od limitu hotelowego dla konkretnego państwa. Pracownicy mogą ubiegać się również o zwrot wydatków na dojazdy komunikacją miejską – ryczałt wynosi 9 zł, czyli 20% pełnej dobowej diety.
Rozliczenie podróży służbowej – co powinien zawierać dokument?
Dokument rozliczający podróż służbową powinien zawierać kilka kluczowych elementów, m.in.:
- imię i nazwisko osoby, która odbywa podróż służbową;
- stanowisko pracownika;
- cel podróży służbowej;
- datę oraz godzinę wyjazdu i powrotu;
- miejsce wyjazdu (nazwa docelowej miejscowości);
- liczbę dni oraz godzin przebywania w delegacji;
- stawkę i wartość diet krajowych/zagranicznych przysługujących danej osobie;
- informację na temat środków transportu wykorzystywanych w trakcie podróży;
- sumę wszystkich kosztów wyjazdu (koszty przejazdu, koszty noclegów itp.).
Do rozliczenia należy dołączyć wszelkiego rodzaju dokumenty, które potwierdzają dokonane wydatki – rachunki bądź faktury za noclegi czy przejazdy. Pracownik powinien zatem pamiętać o tym, aby podczas podróży dokumentować wszystkie ponoszone koszty. Jeśli natomiast nie mógł on pozyskać odpowiedniego dokumentu, powinien złożyć oświadczenie o poniesionych kosztach, w którym zostanie określona przyczyna braku faktur/rachunków.