Składki ZUS w KPiR można ujmować jako koszty albo rozliczać poza księgą, odliczając je od dochodu. Wybór metody zależy od rodzaju składki i formy opodatkowania. Własne zapłacone składki społeczne przedsiębiorca opodatkowany według skali lub podatkiem liniowym może zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu, natomiast przy ryczałcie może je odliczyć od przychodu na zasadach ustawowych.
Sposób rozliczenia składek wpływa bezpośrednio na podstawę opodatkowania, wysokość zaliczek na podatek dochodowy oraz zeznanie roczne. Ma to znaczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, osób samodzielnie prowadzących KPiR i pracowników biur rachunkowych.
Najważniejsze informacje
- Zapłacone składki społeczne przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu. Tej samej kwoty nie wolno jednak rozliczyć dwukrotnie.
- Przy skali podatkowej i podatku liniowym zapłacone składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Przy ryczałcie nie pomniejszają przychodu.
- W 2025 roku składki zdrowotne przy podatku liniowym można było rozliczyć do łącznego limitu 12 900 zł.
- Ryczałt pozwala odliczyć od przychodu składki społeczne oraz 50% zapłaconych składek zdrowotnych.
- Składki finansowane przez płatnika od należności wymienionych w art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT stanowią koszt miesiąca, za który należności te są należne, pod warunkiem terminowej zapłaty składek.
Jakie składki ZUS płaci przedsiębiorca?
Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą podlega ubezpieczeniom na zasadach określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Składki społeczne ZUS obejmują ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe, a także dobrowolne dla przedsiębiorcy ubezpieczenie chorobowe.
Zakres obowiązku może wyglądać inaczej w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń lub korzystania z ulg. Nie każdy przedsiębiorca musi więc co miesiąc opłacać pełny zestaw składek na ubezpieczenia społeczne.
Oprócz składek społecznych przedsiębiorca rozlicza ubezpieczenie zdrowotne. Może też opłacać składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Przy preferencyjnej podstawie wymiaru składek społecznych obowiązek wpłat na te fundusze zazwyczaj nie występuje, jeśli działalność jest jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.
W 2025 roku składka na Fundusz Pracy wynosiła 1% podstawy wymiaru, a składka na Fundusz Solidarnościowy – 1,45%. ZUS wykazywał je w deklaracji łącznie jako 2,45% podstawy. Popularne stwierdzenie, że składka na Fundusz Pracy wynosi 2,45%, jest więc uproszczeniem, ponieważ wartość ta obejmuje oba fundusze.
Składki ZUS w kosztach jednoosobowej działalności gospodarczej
Sposób rozliczania składek ZUS zależy zarówno od ich rodzaju, jak i od wybranej formy opodatkowania. Inne zasady obowiązują w przypadku własnych składek społecznych przedsiębiorcy, inne dotyczą ubezpieczenia zdrowotnego, a jeszcze inne składek finansowanych przez pracodawcę za zatrudnionych pracowników.
Składki społeczne przedsiębiorcy
Przedsiębiorca rozliczający podatek dochodowy według skali podatkowej albo podatkiem liniowym może rozliczyć własne zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne na jeden z dwóch sposobów: zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu lub odliczyć od dochodu.
Podstawę obu rozwiązań określa ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Od dochodu można odliczyć zapłacone w roku podatkowym składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, dotyczące własnych ubezpieczeń przedsiębiorcy lub ubezpieczeń osoby współpracującej.
Warunkiem rozliczenia jest faktyczna zapłata. Składki ZUS można ująć dopiero w roku, w którym zostały opłacone. Zaległe składki zapłacone w kolejnym roku rozlicza się więc zgodnie z datą zapłaty, a nie okresem, którego dotyczyły.
Nie można odliczyć składek ZUS, które zostały już zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, zwrócone przedsiębiorcy albo wcześniej rozliczone w innym zeznaniu. Ograniczenia odliczania składek społecznych związanych z przychodami zwolnionymi z podatku należy stosować z uwzględnieniem szczególnych zasad dotyczących składek opłacanych w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej.
Przepisy nie wymagają nieodwołalnego wyboru jednej metody na cały rok. Konsekwentne rozliczanie składek społecznych ułatwia jednak prowadzenie dokumentacji i ogranicza ryzyko ujęcia tej samej wpłaty zarówno w KPiR, jak i w odliczeniach od dochodu.
Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy
Składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy nie są składkami na ubezpieczenia społeczne. Nie można więc odliczyć ich od dochodu na zasadach przewidzianych dla składek społecznych. U przedsiębiorcy opodatkowanego według skali podatkowej albo podatkiem liniowym mogą natomiast stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i przedsiębiorca spełnia warunki ich opłacania.
W praktyce całą zapłaconą kwotę przypadającą na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy można ująć w KPiR jako pozostały wydatek. Dotyczy to przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej oraz podatkiem liniowym.
Ryczałt nie uwzględnia kosztów uzyskania przychodu. Katalog odliczeń dostępnych dla ryczałtowców obejmuje składki na ubezpieczenia społeczne, ale nie własne składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Przy ryczałcie wpłaty na te fundusze nie pomniejszają zatem przychodu stanowiącego podstawę opodatkowania.
Jak księgować składki ZUS w KPiR?
Własne składki przedsiębiorcy należy rozliczać na podstawie faktycznie opłaconych kwot, uwzględniając sposób zaliczenia wpłaty przez ZUS, szczególnie w przypadku występowania zaległości. Może to być potwierdzenie przelewu, wyciąg bankowy albo zaświadczenie z ZUS.
W KPiR za 2025 r. składki zaliczane do kosztów ujmuje się w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”, natomiast w księdze prowadzonej według wzoru obowiązującego od 2026 r. – w kolumnie 15. Datą księgowania jest dzień faktycznej zapłaty, a nie miesiąc wskazany w deklaracji ZUS DRA. Jeśli składki zostaną opłacone 20 lutego, mogą zwiększyć koszty uzyskania przychodów w lutym, nawet gdy dotyczą rozliczenia za styczeń.
Ta sama zasada kasowa dotyczy własnych składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy u przedsiębiorców rozliczających koszty podatkowe. Składki opłacone w terminie lub po jego upływie stają się kosztem w dniu rzeczywistej zapłaty. Opóźnienie może mieć konsekwencje wobec ZUS, ale nie powoduje przypisania kosztu do okresu, którego dotyczy deklaracja.
Rodzaj obciążenia przedsiębiorcyMożliwe rozliczenie za 2025 rokUjęcie w KPiR
Własne składki społeczne
Koszt albo odliczenie od dochodu
Kolumna 13, jeżeli wybrano koszt
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy
Koszt przy skali podatkowej lub podatku liniowym; brak odliczenia przy ryczałcie
Kolumna 13 przy skali podatkowej lub podatku liniowym
Składka zdrowotna przy skali podatkowej
Brak odliczenia i brak możliwości ujęcia w kosztach
Nie ujmuje się
Składka zdrowotna przy podatku liniowym
Koszt albo odliczenie od dochodu, łącznie do 12 900 zł
Kolumna 13 w części zaliczonej do kosztów
Składka zdrowotna przy ryczałcie
Odliczenie od przychodu 50% zapłaconej kwoty
Brak KPiR
Składka zdrowotna przy karcie podatkowej
Obniżenie podatku o 19% zapłaconej kwoty
Brak KPiR
Prowadzenie dokumentacji w SzybkiejFakturze.pl ułatwia porządkowanie dowodów zapłaty i kontrolowanie, które opłacone składki zostały ujęte w kosztach podatkowych. Nadal trzeba jednak prawidłowo oznaczyć rodzaj składki i dopilnować, aby tej samej wpłaty nie rozliczyć ponownie przy obliczaniu podatku.
Odliczenie składek ZUS od dochodu w 2025 roku
Odliczenie składek ZUS od dochodu jest dostępne dla przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. Zamiast ujmować wydatek w KPiR, można pomniejszyć dochód o zapłacone składki społeczne przy obliczaniu zaliczki, a następnie wykazać odliczenie w zeznaniu rocznym.
Efekt ekonomiczny obu metod może być podobny, ponieważ zarówno koszt, jak i odliczenie zmniejszają podstawę opodatkowania. Różnica pojawia się między innymi przy ustalaniu dochodu z działalności i analizie wyniku wykazanego w księdze. Składki zapisane w KPiR obniżają dochód już na poziomie kosztów uzyskania przychodu, natomiast odliczenie działa poza księgą.
Prawo do odliczenia powstaje dopiero po zapłacie składek. Nie wystarczy samo złożenie deklaracji ZUS DRA ani powstanie zobowiązania wobec ZUS. Dokumentacja powinna umożliwiać ustalenie daty i kwoty wpłaty.
Przykład 1. Odliczenie składek społecznych od dochodu
Pani Iwona prowadziła w 2025 roku studio projektowe opodatkowane według skali podatkowej. W ciągu roku zapłaciła 11 907,60 zł składek ZUS na własne ubezpieczenia społeczne i nie zaliczała ich do kosztów uzyskania przychodu. Pani Iwona mogła odliczyć zapłacone składki społeczne w wysokości 11 907,60 zł, pod warunkiem spełnienia ustawowych przesłanek i posiadania dochodu pozwalającego na wykorzystanie odliczenia w tej wysokości.
Gdyby pani Iwona ujęła te same składki społeczne ZUS w kolumnie 13 KPiR, nie mogłaby ponownie odliczyć ich od podstawy opodatkowania. Chodzi o wybór jednego sposobu rozliczenia tej samej kwoty, a nie o dwie niezależne preferencje.
Rozliczanie składek ZUS a forma opodatkowania
Możliwość odliczenia składek ZUS zależy od formy opodatkowania. Skala podatkowa i podatek liniowy pozwalają rozliczać koszty. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych opiera się natomiast na przychodzie i nie daje prawa do potrącania kosztów uzyskania przychodu. Wysokość karty podatkowej ustala naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji, dlatego nie występuje w niej dochód, od którego można byłoby odjąć składki społeczne.
Forma opodatkowaniaSkładki społeczneSkładki zdrowotne w 2025 roku
Skala podatkowa
Koszt albo odliczenie od dochodu
Bez odliczenia i bez możliwości ujęcia w kosztach
Podatek liniowy
Koszt albo odliczenie od dochodu
Koszt albo odliczenie od dochodu do łącznego limitu 12 900 zł
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Odliczenie od przychodu
Odliczenie od przychodu 50% zapłaconych składek zdrowotnych
Karta podatkowa
Brak odliczenia od dochodu z działalności
Obniżenie karty o 19% zapłaconej składki zdrowotnej
Skala podatkowa
Przedsiębiorca rozliczający się na zasadach ogólnych może odliczyć składki ZUS na ubezpieczenia społeczne od dochodu albo zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu. Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy można rozliczyć wyłącznie jako koszt, jeśli spełniają ogólne warunki uznania wydatku za koszt podatkowy.
Składki zdrowotne przedsiębiorcy opodatkowanego według skali podatkowej nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Nie podlegają też odliczeniu od dochodu ani podatku. Ich zapłata pozostaje więc neutralna przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy.
Podatek liniowy
W przypadku podatku liniowego składki społeczne ZUS można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu albo odliczyć od dochodu. Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy rozlicza się w kosztach, jeśli spełniają ogólne przesłanki kosztowe.
Podatnik liniowy może zaliczyć kwalifikujące się składki zdrowotne do kosztów lub odliczyć je od dochodu, a przy stosowaniu uproszczonych zaliczek na PIT może również pomniejszać te zaliczki o 19% zapłaconych składek, z uwzględnieniem ustawowego limitu. Łączna kwota obu rozliczeń za 2025 rok nie mogła przekroczyć 12 900 zł. Limit obejmował zarówno część ujętą w KPiR, jak i kwotę odjętą bezpośrednio od dochodu.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Przedsiębiorca na ryczałcie nie rozlicza kosztów uzyskania przychodu, może jednak odliczyć zapłacone składki społeczne od przychodu. Stwierdzenie, że ryczałt nie pozwala odliczyć składek ZUS, jest więc nieprawidłowe.
Odliczenie składek społecznych nie obejmuje własnych wpłat na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Przy ryczałcie składki na te fundusze nie są kosztami i nie pomniejszają przychodu na podstawie przepisów dotyczących odliczania składek społecznych.
Podatnik opodatkowany ryczałtem może odliczyć od przychodu 50% kwalifikujących się zapłaconych składek zdrowotnych za siebie oraz osoby współpracujące przy działalności opodatkowanej ryczałtem. Jeśli stosuje różne stawki ryczałtu, odliczenie rozdziela proporcjonalnie między przychody objęte poszczególnymi stawkami.
Karta podatkowa
Działalność opodatkowana w formie karty podatkowej nie generuje dochodu stanowiącego podstawę odliczenia składek społecznych. Własnych składek społecznych nie można więc odjąć od kwoty karty ani rozliczyć jako kosztów.
W 2025 roku podatnik mógł jednak obniżyć podatek ustalony w decyzji naczelnika urzędu skarbowego o 19% zapłaconych składek zdrowotnych dotyczących własnego ubezpieczenia z tytułu prowadzonej działalności. Rozliczenie wykazywał następnie w deklaracji PIT-16A. Karta podatkowa nie wykluczała zatem wszystkich preferencji związanych ze składkami ZUS, ale nie pozwalała rozliczyć składek społecznych.
Składki ZUS za pracowników w kosztach firmy
Składki finansowane przez pracodawcę mogą stanowić koszty podatkowe z uwzględnieniem art. 22 ust. 6bb oraz wyłączeń przewidzianych w art. 23 ust. 1 pkt 37 i 55a ustawy o PIT. Dotyczy to części składek na ubezpieczenia społeczne finansowanej ze środków pracodawcy, a także składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Zasady te określa ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Składki finansowane przez płatnika są kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który należne są wynagrodzenia lub inne należności pracownicze stanowiące podstawę tych składek, pod warunkiem że zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. Jeśli termin nie zostanie dotrzymany, wydatek staje się kosztem dopiero w momencie zapłaty.
O przypisaniu kosztu nie decyduje zatem miesiąc rozliczeniowy ZUS ani miesiąc, w którym składki stały się wymagalne. Znaczenie ma miesiąc, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie lub inna należność będąca podstawą składek. Jest to szczególnie istotne na przełomie roku, na przykład w przypadku wynagrodzenia należnego za grudzień, a wypłacanego zgodnie z umową w styczniu.
Składki potrącane z wynagrodzeń pracowników i finansowane przez ubezpieczonych są częścią wynagrodzenia brutto. Nie należy ujmować ich ponownie jako osobnego kosztu. Oddzielnie księguje się część finansowaną przez płatnika składek.
Przykład 2. Terminowa zapłata składek pracowniczych
Firma wypłaciła 28 lutego 2025 roku wynagrodzenie należne za luty i terminowo przekazała do ZUS składki finansowane przez pracodawcę. Składki stanowią koszty uzyskania przychodów w lutym, ponieważ za ten miesiąc należne było wynagrodzenie będące ich podstawą, a wpłata do ZUS została dokonana w ustawowym terminie.
Gdyby firma spóźniła się z przelewem, nie mogłaby pozostawić kosztu w lutym. W takim przypadku składki zwiększyłyby koszty podatkowe dopiero w dniu zapłaty.
Terminy zapłaty składek ZUS
Termin przesłania dokumentów rozliczeniowych i zapłaty składek zależy od rodzaju płatnika. Jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe muszą dopełnić tych obowiązków do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym. Dla płatników posiadających osobowość prawną termin upływa 15. dnia następnego miesiąca.
Pozostali płatnicy składek, w tym przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, mają czas do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym. Jeśli ostatni dzień terminu przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Termin zapłaty składek ma szczególne znaczenie przy rozliczaniu części finansowanej przez pracodawcę. Rozliczenie składek w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, na podstawie art. 22 ust. 6bb dotyczy składek od należności wymienionych w art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT, pod warunkiem ich terminowego opłacenia. W razie opóźnienia stają się kosztem dopiero w dniu zapłaty.
Jak uniknąć błędów przy rozliczaniu składek ZUS?
Najczęstszym błędem jest podwójne rozliczenie własnych składek społecznych – najpierw w kosztach uzyskania przychodu, a później jako odliczenia od dochodu. Aby tego uniknąć, warto prowadzić zestawienie zawierające datę zapłaty, okres rozliczeniowy, rodzaj składki i wybraną metodę rozliczenia podatkowego.
Należy też rozdzielić składki społeczne, składki zdrowotne oraz wpłaty na Fundusz Pracy. Każda z tych kategorii ma inną podstawę prawną i może w odmienny sposób wpływać na podatek dochodowy. To, że wszystkie należności są regulowane jednym przelewem na indywidualny rachunek składkowy, nie oznacza, że całą wpłatę można zaksięgować tak samo.
Szczególnej uwagi wymaga rozliczenie ryczałtowe. Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem może odliczyć od przychodu 50% zapłaconych składek zdrowotnych związanych z działalnością opodatkowaną tą formą, jeżeli składki nie zostały mu zwrócone w jakiejkolwiek formie.
Przedsiębiorca powinien również kontrolować wysokość obowiązujących limitów, zwłaszcza przy rozliczaniu składek zdrowotnych w podatku liniowym, oraz przechowywać dokumenty potwierdzające zapłatę. Sam zapis w deklaracji ZUS DRA nie jest dowodem wykonania zobowiązania.
Podsumowanie
Rozliczając składki ZUS w kosztach jednoosobowej działalności gospodarczej, trzeba rozdzielić składki społeczne, zdrowotne oraz wpłaty na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Przy skali podatkowej i podatku liniowym własne składki społeczne można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu albo odliczyć od dochodu. Zapłacone składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy mogą przy tych formach opodatkowania stanowić koszty podatkowe, jeśli spełniają ogólne przesłanki kosztowe. Przy ryczałcie wpłaty na te fundusze nie pomniejszają przychodu. Zasady rozliczania składek zdrowotnych również zależą od formy opodatkowania.
Własne składki ZUS w KPiR ujmuje się zasadniczo według daty zapłaty. Inna reguła dotyczy składek finansowanych przez pracodawcę: mogą być one kosztem miesiąca, za który należne były wynagrodzenia lub inne należności stanowiące podstawę składek, o ile zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. Prawidłowe rozdzielenie wpłaty i dokumentowanie daty jej dokonania pozwalają poprawnie ustalać zaliczki na podatek dochodowy oraz uniknąć podwójnego odliczenia.
FAQ - najczęściej zadawane pytania o składki ZUS w KPiR
Czy składki ZUS można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Własne składki społeczne ZUS można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu przy skali podatkowej i podatku liniowym. Alternatywą jest odliczenie ich od dochodu. Tej samej składki nie można rozliczyć jednocześnie obiema metodami.
W którym miesiącu księguje się własne składki ZUS w KPiR?
Własne składki ZUS wybrane do rozliczenia w kosztach księguje się w KPiR w dniu faktycznej zapłaty. Miesiąc, którego dotyczy deklaracja, nie przesądza o dacie ujęcia kosztu.
Czy można odliczyć składki ZUS na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych?
Przedsiębiorca na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych może odliczyć od przychodu zapłacone składki społeczne. Może również odliczyć 50% zapłaconych składek zdrowotnych związanych z działalnością opodatkowaną ryczałtem. Odliczenie nie obejmuje własnych składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
Czy składki na Fundusz Pracy można odliczyć od dochodu?
Składek na Fundusz Pracy nie odlicza się od dochodu na zasadach właściwych dla składek społecznych. Przy skali podatkowej albo podatku liniowym mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów związane z działalnością gospodarczą. Przy ryczałcie nie pomniejszają przychodu.
Czy składki zdrowotne stanowią koszt uzyskania przychodu?
W 2025 roku składki zdrowotne mogły stanowić koszt uzyskania przychodu wyłącznie u przedsiębiorcy opodatkowanego podatkiem liniowym, z uwzględnieniem łącznego limitu 12 900 zł. Przy skali podatkowej nie stanowiły kosztu, natomiast przy ryczałcie odliczeniu od przychodu podlegało 50% zapłaconej kwoty.
Czy składki ZUS za pracowników są kosztem pracodawcy?
Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę są kosztem uzyskania przychodów płatnika. Jeśli zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów, koszt przypisuje się do miesiąca, za który należne są wynagrodzenia lub inne należności pracownicze stanowiące podstawę składek. Po przekroczeniu terminu składki stają się kosztem dopiero po zapłacie.
Źródła
- https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/163/text.html
- https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/776/text.html
- https://podatki.gov.pl/ulgi-i-odliczenia/odliczenie-skladek-na-ubezpieczenie-spoleczne-pit
- https://podatki.gov.pl/ulgi-i-odliczenia/odliczenie-skladek-na-ubezpieczenie-zdrowotne-pit
- https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/63/text/O/D20250063.pdf
- https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2019/2544/text/I/D20192544.pdf
- https://biznes.gov.pl/pl/portal/00274
- https://biznes.gov.pl/pl/portal/00277
#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:
