Wizualizacja faktury KSeF i kod QR – zasady

Wizualizacja faktury KSeF to czytelna dla człowieka prezentacja danych zapisanych w ustrukturyzowanym pliku XML. Może mieć formę pliku PDF, strony HTML albo wydruku. Faktura ustrukturyzowana udostępniana lub używana poza KSeF musi być oznaczona właściwym kodem weryfikującym, zgodnie z zasadami przewidzianymi dla danego sposobu wystawienia i statusu faktury. Odrębne zasady dotyczą faktur wystawianych w szczególnych trybach związanych z niedostępnością lub awarią systemu. Faktur wystawionych podczas awarii całkowitej KSeF nie oznacza się kodami QR i nie przesyła się ich do KSeF po ustaniu awarii. Prawidłowe oznaczenie dokumentu oraz zgodność jego wizualizacji z danymi zawartymi w pliku XML są istotne dla jego prawidłowej identyfikacji i weryfikacji.

Najważniejsze informacje

Wizualizacja faktury jest prezentacją danych z pliku XML, a nie odrębną fakturą wystawioną poza KSeF.
Faktura online używana poza systemem ma jeden kod QR z numerem KSeF.
Faktura wystawiona w trybie offline24, podczas niedostępności KSeF lub w trybie awaryjnym, przekazywana poza KSeF przed przesłaniem do systemu w przypadkach przewidzianych przepisami, jest oznaczana kodami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
Drugi kod wymaga ważnego certyfikatu KSeF typu 2 i umożliwia sprawdzenie wystawcy.
Treść wizualizacji musi być merytorycznie zgodna z danymi zapisanymi w pliku XML.

Czym jest wizualizacja faktury KSeF i czym różni się od faktury XML?

Faktura ustrukturyzowana to, co do zasady, faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której w tym systemie nadano numer identyfikujący. Jest ona sporządzana w postaci elektronicznej, a od 1 lutego 2026 r. standardowym formatem takich faktur jest plik XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3), umożliwiający automatyczne przetwarzanie danych przez systemy informatyczne i programy księgowe.

Szczególny przypadek dotyczy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych objętych przepisami o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, przesyłanych do KSeF za pośrednictwem właściwej platformy lub systemu obsługiwanego przez OpenPEPPOL. Faktury te muszą spełniać wymagania właściwej normy europejskiej i po przesłaniu do KSeF oraz nadaniu numeru KSeF są uznawane za faktury ustrukturyzowane; w tym przypadku nie stosuje się struktury logicznej FA(3).

Sam plik XML nie jest jednak wygodny do czytania. Dlatego zapisane w nim dane można przedstawić jako wizualizację faktury w formacie PDF lub HTML albo jako wydruk. Taki dokument prezentuje w czytelnej formie między innymi dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje sprzedaży, kwoty netto, stawki i kwoty VAT oraz sumę należności.

W procesie KSeF wizualizacja pełni funkcję użytkową. Pozwala szybko odczytać dokument, ale nie zmienia faktu, że fakturą znajdującą się w systemie pozostaje faktura ustrukturyzowana w formacie XML. Pliku PDF nie należy więc traktować jako drugiej, niezależnej faktury.

Wizualizację może utworzyć aplikacja Ministerstwa Finansów lub system komercyjny. Obsługa KSeF w programie do fakturowania może ułatwić generowanie czytelnych dokumentów, przekazywanie ich kontrahentom oraz organizację procesu wystawiania i odbierania faktur.

Jak powinna wyglądać wizualizacja faktury KSeF?

Ministerstwo Finansów nie narzuca jednego wzoru graficznego wizualizacji faktury. Program może stosować własny układ i typografię, umieszczać logo przedsiębiorcy czy dowolnie rozmieszczać dane. Warunkiem jest zachowanie merytorycznej zgodności z plikiem XML przesłanym do systemu.

Wizualizacja faktury nie może więc zmieniać stron transakcji, pozycji sprzedaży, cen, stawek podatku, kwot VAT ani warunków wynikających z pliku XML. Powinna wiernie odzwierciedlać dane dokumentu i nie może wprowadzać odbiorcy w błąd. Dopuszczalne są natomiast inne rozmieszczenie pól, zastosowanie firmowej kolorystyki czy przygotowanie wersji dwujęzycznej.

Ostrożności wymaga prezentowanie dodatkowych danych, które nie są częścią faktury ustrukturyzowanej. Jeśli program umieszcza na wydruku informacje pomocnicze, nie mogą one sugerować, że należą do urzędowej treści dokumentu, gdy nie zostały zapisane w pliku XML.

Wizualizacja jest dla KSeF jedynie sposobem prezentacji danych. O tym, jakie informacje rzeczywiście przesłano do Krajowego Systemu e-Faktur, rozstrzyga przyjęty przez system plik XML.

Kiedy kod QR na fakturze KSeF jest obowiązkowy?

Obowiązek stosowania kodu weryfikującego wynika z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kod weryfikujący stosuje się w szczególności:

gdy faktura ustrukturyzowana jest udostępniana poza KSeF nabywcy, któremu należy ją przekazać w sposób z nim uzgodniony,
gdy faktura ustrukturyzowana jest używana poza KSeF,
gdy faktura ustrukturyzowana jest otrzymywana przy użyciu KSeF przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej albo przez innego nabywcę należącego do kategorii, dla której przepisy wymagają zapewnienia dostępu do faktury za pomocą kodu i danych umożliwiających jej zidentyfikowanie w systemie.

W tym ostatnim przypadku podatnik przekazuje nabywcy kod weryfikujący oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie faktury w KSeF. Kod weryfikujący może mieć postać bezpośredniego linku do faktury albo znaku graficznego w formie kodu QR, zgodnie z zasadami właściwymi dla danego sposobu udostępnienia faktury.

Zasady oznaczania kodami QR obejmują również odpowiednie faktury wystawione:

w trybie offline24,
podczas niedostępności KSeF,
w trybie awaryjnym.

W zależności od statusu faktury stosuje się jeden albo dwa kody QR. Faktur wystawionych podczas awarii całkowitej KSeF nie oznacza się kodami QR. Kod może zostać naniesiony m.in. na wydruk, plik PDF lub wizualizację HTML.

Oznaczenie faktury kodem polega na utworzeniu bezpośredniego linku lub znaku graficznego i naniesieniu go na dokument przed przekazaniem go odbiorcy. Jeżeli faktura jest przesyłana w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiającym naniesienie wymaganego kodu bezpośrednio na fakturę, odbiorcy należy przesłać razem z fakturą odrębny link do faktury albo znak graficzny z odpowiednim numerem lub napisem.

Znak ma postać dwuwymiarowego, kwadratowego kodu QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2024. Wskazana w briefie wersja ISO/IEC 18004:2015 nie jest normą wymienioną w aktualnym rozporządzeniu.

Kod umożliwia weryfikację danych widocznych na dokumencie oraz sprawdzenie, czy faktura znajduje się w systemie. Po jego zeskanowaniu wyświetlają się podstawowe informacje identyfikujące dokument. Podanie dodatkowych danych dostępowych pozwala natomiast pobrać całą fakturę.

Kiedy faktura KSeF powinna mieć jeden kod QR?

Faktura wystawiona online jest przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym. Po jej przyjęciu system nadaje jej numer KSeF, czyli unikalny identyfikator dokumentu.

Jeśli taka faktura jest udostępniana poza systemem, na przykład jako wydruk lub plik PDF, jej wizualizacja powinna zawierać jeden kod QR. Bezpośrednio pod nim umieszcza się numer identyfikujący fakturę w KSeF.

Kod I dla faktury online zawiera adres zasobu oprogramowania interfejsowego, datę wystawienia, NIP sprzedawcy oraz wyróżnik faktury. Wyróżnik jest unikalnym ciągiem znaków obliczonym na podstawie skrótu kryptograficznego pliku XML.

Po zeskanowaniu kodu odbiorca może sprawdzić, czy dokument znajduje się w KSeF, a następnie zweryfikować jego podstawowe dane. Kod QR pozwala więc ustalić, czy otrzymana wizualizacja odnosi się do faktury zapisanej w systemie.

Przykład 1. Faktura online przekazana jako PDF

Firma projektowa wystawiła fakturę online i otrzymała jej numer KSeF. Klient poprosił dodatkowo o czytelny dokument na potrzeby wewnętrznego obiegu kosztów. Sprzedawca przesłał mu wizualizację w formie pliku PDF z jednym kodem QR oraz numerem nadanym przez KSeF.

Wizualizacja faktury KSeF z numerem KSeF i kodem QR wyświetlona na monitorze komputera

Kiedy faktura KSeF offline musi mieć dwa kody QR?

Inne zasady obowiązują, gdy faktura została wystawiona w trybie offline i nie została jeszcze przesłana do KSeF. Dotyczy to trybu offline24, niedostępności KSeF oraz trybu awaryjnego.

W trybie offline24 i podczas niedostępności KSeF fakturę udostępnianą przed przesłaniem do systemu poza KSeF nabywcy, któremu zgodnie z przepisami należy ją przekazać w sposób z nim uzgodniony, oznacza się dwoma oznaczeniami: pierwszym z napisem „OFFLINE” i drugim z napisem „CERTYFIKAT”. Oznaczenia mogą mieć formę bezpośrednich linków albo znaków graficznych QR, a jeżeli format ustrukturyzowanych danych uniemożliwia naniesienie ich bezpośrednio na fakturę, odpowiednie linki lub znaki graficzne przekazuje się odbiorcy razem z fakturą. Takie same zasady oznaczania stosuje się do faktury wystawionej w trybie awaryjnym, jeżeli przed przesłaniem jej do KSeF jest ona udostępniana nabywcy w sposób inny niż za pośrednictwem systemu.

Dwa kody stosuje się również do faktury wystawionej w trybie awaryjnym, jeżeli przed przesłaniem jej do KSeF jest ona udostępniana nabywcy w sposób inny niż za pośrednictwem systemu.

Jeżeli faktura wystawiona w trybie offline24 lub podczas niedostępności KSeF ma trafić do krajowego nabywcy posiadającego NIP za pośrednictwem KSeF, przed nadaniem jej numeru KSeF sprzedawca może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji. Potwierdzenie transakcji nie jest fakturą. Jeżeli natomiast dany nabywca należy do kategorii, dla której przepisy przewidują udostępnienie faktury poza KSeF w sposób uzgodniony, fakturę przekazuje się mu w ten sposób również wtedy, gdy jest podmiotem krajowym i posiada NIP.

Kod I z oznaczeniem „OFFLINE” służy do weryfikacji danych faktury i zapewnia dostęp do mechanizmu jej weryfikacji w KSeF.
Kod II z oznaczeniem „CERTYFIKAT” umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy oraz weryfikację autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Pozwala także sprawdzić ważność certyfikatu oraz uprawnienia jego właściciela do wystawienia faktury w imieniu podatnika.

SytuacjaLiczba kodówOznaczenie

Faktura online używana poza KSeF

Numer KSeF

Faktura udostępniana poza KSeF przed przesłaniem do systemu – w przypadkach przewidzianych dla trybu offline24, niedostępności KSeF lub trybu awaryjnego

„OFFLINE” i „CERTYFIKAT”

Faktura wystawiona w trybie offline, po przesłaniu do KSeF i nadaniu numeru KSeF, udostępniana poza KSeF w przypadkach przewidzianych przepisami albo używana poza KSeF

Numer KSeF

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym, udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF przed jej przesłaniem do KSeF

„OFFLINE” i „CERTYFIKAT”

Nie każda faktura offline będzie więc zawsze prezentowana z dwoma kodami. Po skutecznym przesłaniu jej do systemu i nadaniu numeru KSeF wizualizacja używana poza systemem zawiera już jeden kod z tym numerem.

Przykład 2. Sprzedaż podczas niedostępności KSeF

Hurtownia wystawiła dokument w trybie offline, ponieważ połączenie z KSeF było czasowo niedostępne. Zagraniczny nabywca potrzebował faktury od razu, dlatego otrzymał uzgodnioną wizualizację z kodami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Po przesłaniu pliku XML do systemu sprzedawca mógł wygenerować wersję z jednym kodem oraz numerem nadanym przez KSeF.

Co oznaczają kod I i kod II na fakturze KSeF?

Oba kody mają inne zastosowanie, dlatego nie można używać ich zamiennie.

Kod I – weryfikacja faktury

Kod I służy do sprawdzania dokumentu. Umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych przedstawionych na wizualizacji. Na fakturze online pod kodem znajduje się numer KSeF, natomiast na fakturze offline, która nie została jeszcze przesłana do systemu, umieszcza się napis „OFFLINE”.

Po zeskanowaniu kodu użytkownik otrzymuje podstawowe dane identyfikacyjne oraz informację, czy dokument został już przyjęty przez KSeF. Pobranie jego pełnej treści może wymagać podania dodatkowych danych.

Kod II – weryfikacja wystawcy

Kod II stosuje się do faktur wystawionych w trybie offline24, podczas niedostępności KSeF albo w trybie awaryjnym, jeżeli przed przesłaniem faktury do KSeF są one udostępniane nabywcy poza systemem w przypadkach przewidzianych dla danego trybu. W trybie offline24 i podczas niedostępności KSeF dotyczy to faktur udostępnianych poza KSeF nabywcom, którym fakturę przekazuje się w sposób z nimi uzgodniony. W trybie awaryjnym dotyczy to faktury udostępnianej nabywcy poza KSeF. Pod kodem II umieszcza się napis „CERTYFIKAT”.

Do wygenerowania kodu II niezbędny jest certyfikat KSeF typu 2. Kod zawiera między innymi adres odpowiedniego zasobu systemu, typ identyfikatora kontekstu i jego wartość, NIP sprzedawcy, identyfikator certyfikatu KSeF oraz wyróżnik faktury. Elementy kodu są opatrywane certyfikatem KSeF.

Kod II umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy oraz zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Po jego użyciu można zweryfikować, czy certyfikat jest aktywny oraz czy jego właściciel posiada uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika.

Kod II nie zastępuje kodu służącego do weryfikacji samej faktury. W sytuacji, w której przed przesłaniem faktury do KSeF wymagane są dwa kody, kodowi II „CERTYFIKAT” towarzyszy kod I z oznaczeniem „OFFLINE”. Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru KSeF przy udostępnianiu lub używaniu jej poza systemem stosuje się kod weryfikujący z numerem KSeF, bez kodu „CERTYFIKAT”.

Czy do wystawiania faktur KSeF offline potrzebny jest certyfikat?

Certyfikat KSeF typu 2 jest wymagany do oznaczenia faktury kodem „CERTYFIKAT”, przy czym w trybie awaryjnym obowiązek ten dotyczy przypadku udostępnienia faktury nabywcy poza KSeF. To właśnie ten certyfikat pozwala wygenerować drugi kod i potwierdzić tożsamość wystawcy.

Certyfikat może uzyskać podatnik posiadający NIP, a także osoba lub podmiot uprawniony przez podatnika. Wniosek składa się po zalogowaniu do systemu. Przedsiębiorca powinien kontrolować okres ważności certyfikatu, zakres uprawnień oraz możliwość korzystania z niego przez osoby wystawiające dokumenty.

Sam dostęp do programu księgowego nie wystarczy. Oprogramowanie musi korzystać z ważnego certyfikatu i prawidłowo utworzyć kod II. Błędy w tym procesie mogą sprawić, że nabywca nie będzie w stanie potwierdzić tożsamości wystawcy.

Do pracy offline należy przygotować się z wyprzedzeniem. Gdy system przestanie odpowiadać, może być już za późno na uzyskanie potrzebnego certyfikatu lub uporządkowanie uprawnień.

Czym różnią się offline24, niedostępność KSeF i tryb awaryjny?

Określenie „offline” obejmuje kilka różnych procedur wystawiania faktur. Z trybu offline24 może z własnego wyboru skorzystać podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wystawiając fakturę elektroniczną zgodnie ze wzorem właściwym dla KSeF. Fakturę należy przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Jeżeli po jej wystawieniu, ale przed przesłaniem do KSeF, zostanie ogłoszona awaria KSeF, fakturę przesyła się do systemu w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Jeżeli w tym okresie zostanie ogłoszona awaria całkowita KSeF, faktury nie przesyła się do systemu.

Niedostępność KSeF oznacza czasową przerwę w działaniu systemu, ogłoszoną zgodnie z zasadami przewidzianymi dla KSeF. Tryb awaryjny stosuje się natomiast w przypadku awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym.
Faktury wystawione podczas awarii KSeF należy przesłać do systemu nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej zakończenia. Jeżeli w tym terminie zostanie ogłoszona kolejna awaria KSeF, termin 7 dni roboczych liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii wskazanego w komunikacie o jej zakończeniu. Faktur nie przesyła się do KSeF, jeżeli awaria całkowita zostanie ogłoszona podczas trwania awarii albo w biegnącym po niej terminie przewidzianym na przesłanie faktur.

Od strony technicznej faktury w tych trybach powstają poza bieżącą sesją online, ale nadal zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Jeśli faktura ma trafić do nabywcy poza systemem przed wysłaniem jej do KSeF, musi zawierać dwa kody.

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym jest przekazywana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Jeżeli przed przesłaniem faktury do KSeF jest ona udostępniana nabywcy poza systemem, należy oznaczyć ją dwoma kodami QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy poza KSeF dopiero po przesłaniu jej do systemu i nadaniu numeru KSeF, oznacza się ją jednym kodem QR z numerem KSeF.

Komu trzeba przekazać fakturę poza KSeF?

Krajowy podatnik posiadający NIP otrzymuje za pośrednictwem KSeF faktury wystawione w tym systemie, z uwzględnieniem przypadków, w których przepisy przewidują wystawienie faktury poza KSeF albo jej udostępnienie nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Jednym z takich przypadków jest sytuacja, gdy miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa trzeciego. Odrębne zasady obowiązują podczas awarii KSeF: faktura jest wtedy przekazywana nabywcy w uzgodniony sposób i po zakończeniu awarii przesyłana do KSeF w wymaganym terminie. Nie przesyła się jej do KSeF, jeżeli podczas trwania tej awarii albo w terminie przewidzianym na jej przesłanie zostanie ogłoszona awaria całkowita. Faktury wystawione podczas awarii całkowitej są przekazywane nabywcom poza KSeF i nie są później przesyłane do systemu.

Ustawa o VAT przewiduje sytuacje, w których fakturę należy udostępnić nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Dotyczy to między innymi:

nabywcy, gdy miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego UE albo państwa trzeciego,
podmiotu, który nie ma w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
podmiotu, który nie ma w Polsce siedziby działalności gospodarczej, lecz posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi objętych fakturą,
podatnika korzystającego w Polsce ze zwolnienia przewidzianego w ramach procedury SME,
podmiotu, który nie posługuje się ani numerem identyfikującym go na potrzeby podatku, ani NIP, o ile nie należy do odrębnie wskazanych kategorii dotyczących miejsca świadczenia, określonych podmiotów zagranicznych lub osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej,
osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Jeżeli nabywca należący do jednej z dwóch ostatnich kategorii ma otrzymać fakturę przy użyciu KSeF, sprzedawca musi zapewnić mu dostęp do faktury poprzez przekazanie odpowiedniego kodu oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie jej w systemie.

Kogo obowiązuje KSeF w 2026 roku?

Harmonogramu nie należy upraszczać do stwierdzenia, że od 1 lutego 2026 r. każda faktura wystawiana przez każdego czynnego podatnika VAT musi powstać w KSeF.

Obowiązek KSeF wprowadzono etapami

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. zaczął obowiązywać pozostałych podatników zobowiązanych do korzystania z systemu, przy czym dla najmniejszych wystawców przewidziano rozwiązanie przejściowe.

Rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych wystawców

Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem KSeF mogą wystawiać faktury poza systemem, jeżeli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami podlegającymi obowiązkowi wystawienia w KSeF nie przekracza 10 000 zł.

Po przekroczeniu tego limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury, którą przekroczono limit, i obejmuje kolejne faktury podlegające obowiązkowi wystawienia w KSeF. W kolejnych miesiącach nie można ponownie skorzystać z tego rozwiązania, nawet jeżeli wartość sprzedaży spadnie poniżej 10 000 zł. Rozwiązanie przejściowe obowiązuje do końca 2026 r.

KSeF nie dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT

Zakres obowiązku nie ogranicza się do czynnych podatników VAT. Może obejmować również podatników zwolnionych, jeśli mają obowiązek wystawienia faktury i nie korzystają z określonego wyłączenia.

Ustawa przewiduje jednocześnie wyjątki, między innymi dla:

faktur konsumenckich,
części podatników zagranicznych,
niektórych rodzajów czynności.

Otrzymywanie faktur w KSeF

Od 1 lutego 2026 r. otrzymywanie e-faktur w KSeF nie wymaga akceptacji odbiorcy. Przekazana w briefie informacja, zgodnie z którą KSeF wymaga akceptacji nabywcy dla faktur elektronicznych, nie odpowiada aktualnym zasadom.

Jak sprawdzić fakturę KSeF za pomocą kodu QR?

Najważniejszym elementem kontroli jest kod QR lub odpowiadający mu link. Po jego użyciu system odczytuje zapisane dane i wyświetla podstawowe informacje o dokumencie. Weryfikację można przeprowadzić dwuetapowo:

sprawdzić, czy faktura znajduje się w KSeF,
po podaniu wymaganych danych dostępowych pobrać dokument i porównać otrzymaną wizualizację z treścią zapisaną w systemie.

Dwuetapowy dostęp chroni dane podatnika i nabywcy. Samo posiadanie kodu nie zawsze pozwala pobrać wszystkie informacje znajdujące się na fakturze. Zakres dodatkowych danych dostępowych wynika z rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF.

W przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 albo podczas niedostępności KSeF, udostępnianej przed przesłaniem do KSeF nabywcy, któremu fakturę przekazuje się poza KSeF w sposób z nim uzgodniony, stosuje się dwa kody QR:

„OFFLINE” – kod służący do weryfikacji faktury,
„CERTYFIKAT” – kod umożliwiający weryfikację tożsamości wystawcy, ważności certyfikatu oraz jego uprawnień do wystawienia faktury w imieniu podatnika.

Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru, przy jej udostępnianiu lub używaniu poza KSeF w przypadkach przewidzianych przepisami stosuje się jeden kod QR, pod którym umieszcza się numer KSeF faktury.

Jak wygenerować wizualizację faktury KSeF z prawidłowym kodem QR?

Wizualizację można wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w programie komercyjnym zintegrowanym z API. Bezpłatne programy udostępniane przez resort finansów pozwalają przygotować czytelną wersję dokumentu oraz jego wydruk.

Aby wygenerować prawidłową wizualizację, należy:

Rozpoznać, czy dokument ma już numer KSeF, w jakim trybie został wystawiony oraz komu i kiedy jest przekazywany.
Na tej podstawie wygenerować jeden albo dwa kody i dodać odpowiednie oznaczenia.
Zapewnić zgodność wizualizacji z plikiem XML.
Ustalić, kto może wystawiać faktury, zarządzać certyfikatami i nadawać uprawnienia.

Dobrze zaprojektowany proces zmniejsza ryzyko przesłania nabywcy dokumentu z nieaktualnym kodem lub niewłaściwym oznaczeniem.

Cały proces szerzej opisuje artykuł główny „Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku”. W praktyce przygotowanie faktury, wysłanie pliku XML, odebranie numeru i utworzenie wizualizacji powinny stanowić elementy jednego, spójnego procesu.

Podsumowanie

Wizualizacja faktury KSeF przedstawia w czytelnej formie dane zawarte w pliku XML i może mieć formę PDF, HTML albo wydruku. Jej treść powinna odpowiadać danym zapisanym w pliku XML. Faktura z nadanym numerem KSeF, udostępniana lub używana poza systemem, jest oznaczana jednym kodem QR. W przypadkach przewidzianych dla trybu offline24, niedostępności KSeF lub trybu awaryjnego faktura przekazywana poza KSeF przed przesłaniem jej do systemu jest oznaczana dwoma kodami: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Faktur wystawionych podczas awarii całkowitej KSeF nie oznacza się kodami QR i nie przesyła się ich później do systemu.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o wizualizację faktury KSeF

Czy wizualizacja faktury KSeF jest odrębną fakturą?

Wizualizacja nie jest drugą, niezależną fakturą. To czytelna prezentacja danych z pliku XML. Właściwą fakturą ustrukturyzowaną pozostaje dokument zapisany i identyfikowany w KSeF.

Ile kodów QR ma faktura online z KSeF?

Faktura online przekazywana lub używana poza KSeF ma jeden kod QR. Pod kodem umieszcza się numer KSeF nadany dokumentowi przez system.

Czy kod QR jest potrzebny na każdej fakturze z KSeF?

Nie. Kod weryfikujący jest wymagany m.in. wtedy, gdy faktura jest udostępniana poza KSeF nabywcy, któremu zgodnie z przepisami należy ją przekazać w sposób z nim uzgodniony, albo gdy faktura jest używana poza KSeF. Kod wraz z danymi umożliwiającymi identyfikację faktury przekazuje się również określonym nabywcom, którzy otrzymują fakturę przy użyciu KSeF, jeżeli przepisy wymagają zapewnienia im w ten sposób dostępu do faktury. Jeżeli faktura pozostaje wyłącznie w KSeF i nie zachodzi taki przypadek, nie trzeba tworzyć dodatkowej wizualizacji tylko po to, aby umieścić na niej kod QR.

Czy wizualizacja faktury może mieć własny układ graficzny?

Program może zastosować własny wygląd wizualizacji. Dokument musi jednak odzwierciedlać dane zapisane w pliku XML i nie może wprowadzać odbiorcy w błąd co do stron, przedmiotu ani wartości transakcji.

Czy fakturę z KSeF można pobrać jako PDF lub HTML?

W produkcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 fakturę można pobrać w formacie XML lub PDF. Fakturę można również wydrukować. Jeżeli faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy poza KSeF w przypadkach przewidzianych przepisami albo jest używana poza KSeF, należy oznaczyć ją właściwym kodem weryfikującym.