Urlop wypoczynkowy to podstawowe prawo każdej osoby pozostającej w stosunku pracy. W razie niewykorzystania dni wolnych w ciągu roku kalendarzowego zaległy urlop należy odebrać w określonym terminie. Jak i kiedy skorzystać z dni urlopowych za poprzedni rok?
Urlop wypoczynkowy – podstawowe informacje
Płatny urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. W przypadku stażu pracy krótszego niż 10 lat jego wymiar wynosi 20 dni, z kolei w przypadku zatrudnienia na okres dłuższy niż 10 lat – 26 dni. Co więcej, liczbę dni wolnych pomniejsza się proporcjonalnie do wielkości etatu. Przy zatrudnieniu na pół etatu pracownikowi przysługuje zatem 10 bądź 13 dni wolnych (w zależności od stażu pracy). Jeżeli natomiast dana osoba zawarła swoją pierwszą umowę o pracę, uzyskuje prawo do urlopu za każdy miesiąc w 1/12 wymiaru przysługującego za cały rok. Do urlopu wypoczynkowego wliczany jest urlop na żądanie w wymiarze 4 dni na rok.
Zaległy urlop wypoczynkowy – jak i kiedy go wykorzystać?
Urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w tym roku kalendarzowym, na który przypada. W sytuacji, gdy z przyczyn losowych pracownik nie mógł odebrać dni wolnych przed końcem tego roku, można jednak wykorzystać zaległy urlop do ostatniego dnia września następnego roku. Pracownicy, którzy nie wykorzystali dni wolnych za rok 2025 powinni odebrać je do 30 września 2025. Oznacza to, że najpóźniej tego dnia urlop powinien się rozpocząć – może natomiast trwać np. do 10 października. Aby odebrać niewykorzystane dni wolne, pracownik powinien złożyć u pracodawcy wniosek o udzielenie zaległego urlopu. Takie ograniczenie czasowe ma zachęcać do systematycznego korzystania z zaległego urlopu wypoczynkowego, a tym samym – do zachowania work-life balance.
Konsekwencje dla pracodawcy, który nie udzieli zaległego urlopu
Jeżeli zatrudniony nie odebrał zaległego urlopu, a zbliża się termin jego wykorzystania, pracodawca może skierować go na urlop „przymusowy”, nie ustalając wcześniej konkretnego terminu. Kodeks pracy wskazuje ponadto, że urlop nieudzielony z winy pracodawcy jest traktowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Przełożony jest bowiem odpowiedzialny nie tylko za przestrzeganie terminów udzielania urlopów, ale również za kontrolowanie ich wykorzystania. Jeśli zatem pracownik nie wykorzysta zaległych dni wolnych z poprzedniego roku, a pracodawca sam nie wyznaczy mu terminu urlopu, na drugiego z nich może zostać nałożona kara grzywny w wysokości od tysiąca do 30 tysięcy złotych. Kara nie obowiązuje w sytuacji, w której zatrudniony nie mógł odebrać urlopu z przyczyn niezależnych od przełożonego bądź przebywał przez dłuższy czas na L4.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Pracownicy zastanawiają się niekiedy, czy mogą zrezygnować z urlopu wypoczynkowego na rzecz świadczenia finansowego, czyli tzw. ekwiwalentu pieniężnego. Zgodnie z przepisami osoba zatrudniona nie może jednak dobrowolnie zrzec się urlopu wypoczynkowego – stanowi on bowiem jej podstawowe prawo i jest elementem dbania o zdrowie oraz regenerację. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi wyłącznie w przypadku rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę, a więc w sytuacji, w której wymiar urlopu nie mógł zostać zrealizowany. Wówczas pracodawca wypłaca pracownikowi kwotę pieniężną w odpowiedniej wysokości – w zamian za niewykorzystane dni wolne.