Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za poprzedni rok

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok należy przekazać do ZUS do 20 maja 2026 roku w dokumencie rozliczeniowym za kwiecień. Obowiązek ten obejmuje przedsiębiorców, którzy podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu i rozliczali działalność według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Dotyczy również przedsiębiorcy, który rozpoczął działalność w styczniu 2026 roku i rozlicza się na zasadach ogólnych. W wyniku rozliczenia może powstać dopłata albo nadpłata.

Zasady te są istotne także dla przedsiębiorców, którzy prowadzili firmę tylko przez część roku, zawiesili ją lub zmienili formę opodatkowania. Prawidłowe roczne rozliczenie składki pozwala uniknąć zaległości i odsetek, a w przypadku nadpłaty umożliwia odzyskanie pieniędzy. Trzeba przy tym odróżnić rozliczenie składki zdrowotnej w ZUS od podatkowego odliczenia składki zdrowotnej w PIT.

Najważniejsze informacje

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok wykazuje się w ZUS DRA albo ZUS RCA za kwiecień 2026 roku i przekazuje do 20 maja 2026 roku.
Obowiązek dotyczy przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem, którzy w 2025 roku podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu, a także przedsiębiorcy, który rozpoczął działalność w styczniu 2026 roku i stosuje zasady ogólne. Nie obejmuje więc automatycznie każdego przedsiębiorcy.
Dopłatę wynikającą z rocznego rozliczenia trzeba uregulować do 20 maja 2026 roku, natomiast wniosek RZS-R o zwrot nadpłaty należy wysłać do 1 czerwca 2026 roku.
ZUS ma czas na zwrot nadpłaty do 3 sierpnia 2026 roku, o ile płatnik nie ma zaległości składkowych ani nienależnie pobranych świadczeń.
Sposób obliczenia rocznej składki zdrowotnej oraz możliwość jej rozliczenia podatkowego zależą od formy opodatkowania działalności gospodarczej.

Kogo obejmuje roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, które w 2025 roku podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu i stosowały skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek ten ma również przedsiębiorca, który rozpoczął działalność w styczniu 2026 roku i rozlicza się na zasadach ogólnych. Podstawę prawną stanowi ustawa z 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Reguluje ona między innymi roczną podstawę oraz zasady rozliczania składki dla poszczególnych form opodatkowania.

Obowiązek rocznego rozliczenia powstaje również wtedy, gdy działalność gospodarcza była prowadzona tylko przez część 2025 roku. Wystarczy, że przedsiębiorca choćby przez jeden dzień prowadził działalność objętą ubezpieczeniem zdrowotnym i spełniał pozostałe warunki. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej składa więc także osoba, która w ciągu roku zakończyła lub zawiesiła działalność.

W praktyce podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu i obowiązek rocznego rozliczenia trzeba oceniać z uwzględnieniem konkretnego tytułu oraz okresu prowadzenia działalności. Dotyczy to zarówno osób fizycznych prowadzących firmę samodzielnie, jak i innych osób prowadzących działalność pozarolniczą, objętych ustawowymi zasadami. Sam wpis w rejestrze nie przesądza jeszcze o wszystkich elementach rozliczenia.

Nie oznacza to jednak, że roczne rozliczenie składki zdrowotnej musi złożyć każdy przedsiębiorca. Nie sporządzają go osoby opodatkowane wyłącznie w formie karty podatkowej. Obowiązek ten nie dotyczy również osoby, która przez cały 2025 rok miała zawieszoną działalność i nie podlegała z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wskazany przez ZUS wyjątek obejmuje osobę, która wznowiła działalność w styczniu 2026 roku i rozlicza się na zasadach ogólnych. W jej przypadku roczne rozliczenie jest potrzebne do ustalenia składki zdrowotnej za styczeń.

Osoby współpracujące nie sporządzają własnego rocznego rozliczenia składki według zasad dotyczących dochodu lub przychodu przedsiębiorcy. Płatnik wykazuje ich składki na bieżąco, a zapłacone kwoty mogą mieć znaczenie przy podatkowym odliczeniu składki zdrowotnej, zależnie od wybranej formy opodatkowania.

Do rocznej podstawy składki zdrowotnej przedsiębiorcy nie wchodzą osoby przez niego zatrudnione ani wykazywane za nie składki ZUS. Ubezpieczenia społeczne pracowników rozlicza się na zwykłych zasadach miesięcznych. W raporcie imiennym informacje o pracownikach oraz własne rozliczenie roczne płatnika znajdują się więc w odrębnych częściach.

Czy zawieszenie działalności zwalnia z rocznego rozliczenia?

Zawieszenie działalności nie znosi obowiązku rozliczenia, jeżeli przedsiębiorca w 2025 roku prowadził firmę i choćby przez część roku podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu. W rocznym rozliczeniu uwzględnia się odpowiednią liczbę miesięcy podlegania ubezpieczeniu oraz dane dotyczące działalności prowadzonej poza okresem zawieszenia.

Przy ustalaniu podstawy składki należy stosować zasady wyłączenia przychodów i kosztów z okresu zawieszenia właściwe dla danej formy opodatkowania, z uwzględnieniem szczególnych regulacji dotyczących metody kasowej. Ustawa przewiduje jednak szczegółowe wyjątki, dotyczące między innymi przychodów rozliczanych i kosztów potrącanych w okresie zawieszenia na zasadach określonych w przepisach podatkowych. Dlatego dane do rocznego rozliczenia warto uzgodnić z księgą podatkową, a nie opierać się wyłącznie na datach widocznych w CEIDG.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej – do kiedy?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok należy wykazać w dokumencie rozliczeniowym za kwiecień 2026 roku. Termin przekazania deklaracji ZUS i zapłaty bieżących składek za kwiecień upływa 20 maja 2026 roku. Tego samego dnia mija termin uregulowania dopłaty wynikającej z rocznego rozliczenia.

Wcześniejsze zakończenie działalności gospodarczej nie przesuwa terminu rozliczenia rocznego. Były przedsiębiorca objęty tym obowiązkiem nadal przekazuje dokument za kwiecień. Jeżeli rozlicza wyłącznie własne ubezpieczenie zdrowotne, właściwym dokumentem pozostaje ZUS DRA.

Przedsiębiorca opłacający składki wyłącznie za siebie składa ZUS DRA i wypełnia blok XII „Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”. Płatnik, który rozlicza także inne osoby, na przykład pracowników, wykazuje własne roczne rozliczenie składki zdrowotnej w bloku III.F raportu ZUS RCA. Nowe wzory formularzy ZUS DRA i ZUS RCA obowiązują od rozliczenia za kwiecień 2026 roku.

Dokument można przygotować w programie Płatnik albo za pomocą ePłatnika dostępnego na PUE ZUS, obecnie rozwijanym jako portal eZUS. Przed wysyłką warto sprawdzić profil płatnika, kompletność przekazanych dokumentów miesięcznych oraz dane widoczne na koncie w ZUS. Brak wcześniejszej deklaracji może utrudnić automatyczne przygotowanie rocznego rozliczenia.

W deklaracji ZUS DRA lub raporcie imiennym należy wykorzystać dane właściwe dla rozliczenia rocznego, a nie jedynie przepisać ostatnią miesięczną składkę. Roczną składkę oblicza się na podstawie rocznej podstawy. Zaległości składkowe lub nienależnie pobrane świadczenia mogą uniemożliwić wypłatę nadpłaty na rachunek bankowy, nie oznaczają jednak automatycznej utraty kwoty podlegającej rozliczeniu na koncie płatnika.

CzynnośćTermin za 2025 rokDokument lub sposób działania

Przekazanie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej

20 maja 2026 r.

ZUS DRA albo ZUS RCA za kwiecień 2026 r.

Zapłata ewentualnej niedopłaty

20 maja 2026 r.

Wpłata na indywidualny rachunek składkowy

Wysłanie wniosku o zwrot nadpłaty

1 czerwca 2026 r.

Elektroniczny wniosek RZS-R

Zwrot nadpłaty przez ZUS

Do 3 sierpnia 2026 r.

Przelew na wskazany rachunek

Korekta bez wniosku o zwrot

Do 1 lipca 2026 r.

Korekta dokumentów rozliczeniowych

Jak rozliczyć roczną składkę zdrowotną za 2025 rok?

Roczne rozliczenie składki polega na ustaleniu rocznej podstawy i obliczeniu należnej rocznej składki zdrowotnej. Jeżeli jest ona wyższa od sumy składek wynikających z dokumentów złożonych za miesiące objęte rozliczeniem, powstaje niedopłata. Kwotę dopłaty ustala się na podstawie składek wynikających ze złożonych dokumentów, natomiast kwotę zwrotu – na podstawie składek faktycznie wpłaconych za poszczególne miesiące. Składka wykazana w dokumencie, ale niezapłacona, nie zwiększa kwoty zwrotu.

Do przeprowadzenia rocznego rozliczenia potrzebne są informacje o okresach podlegania ubezpieczeniu, formie opodatkowania, przychodzie lub rocznym dochodzie oraz sumie miesięcznych składek na ubezpieczenie zdrowotne. W przypadku nieprawidłowych danych należy ustalić, czy przepisy wymagają korekty miesięcznych dokumentów rozliczeniowych, czy uwzględnienia zmiany w bieżących rozliczeniach lub rozliczeniu rocznym. Wynik rocznego rozliczenia zależy bowiem od prawidłowej historii rozliczeń.

Przy prowadzeniu kilku działalności gospodarczych roczną podstawę składki zdrowotnej ustala się z uwzględnieniem wszystkich działalności objętych daną formą opodatkowania, zgodnie z zasadami właściwymi dla tej formy. Składek zdrowotnych należnych za zatrudnione osoby nie uwzględnia się jako własnych składek przedsiębiorcy w rozliczeniu rocznym, natomiast składki społeczne finansowane przez pracodawcę mogą wpływać na dochód stanowiący podstawę jego składki zdrowotnej, jeżeli zostały prawidłowo zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Liczbę miesięcy uwzględnianych w rocznej podstawie należy ustalać według zasad właściwych dla formy opodatkowania i okresów podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu, z zastosowaniem ustawowych zwolnień.

Sposób ustalenia rocznej podstawy zależy od formy opodatkowania. Przy skali podatkowej i podatku liniowym roczny dochód dla celów składki zdrowotnej ustala się jako różnicę między przychodami a kosztami ich uzyskania, z uwzględnieniem szczególnych zasad wskazanych w art. 81 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Przy ustalaniu dochodu na potrzeby składki zdrowotnej należy uwzględnić art. 14c, art. 22 ust. 4a i 4b oraz art. 24 ust. 1 i ust. 2 zdanie pierwsze ustawy o PIT, w tym zasady dotyczące różnic remanentowych. Tak ustalony dochód pomniejsza się o zapłacone składki społeczne, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Na ryczałcie podstawą jest roczny przychód po ustawowych pomniejszeniach.

Jeżeli przedsiębiorca stosował w ciągu roku kilka form opodatkowania, rozliczenie składki wykazuje odrębnie dla każdej z nich, ale w tym samym dokumencie. Zmiana formy opodatkowania może więc wymagać uzupełnienia kilku części formularza. Roczne rozliczenie obejmuje wszystkie formy opodatkowania podlegające temu obowiązkowi, jednak nie polega na prostym zsumowaniu ich podstaw.

W dokumencie dane dotyczące poszczególnych form opodatkowania wykazuje się oddzielnie. Dzięki temu roczne rozliczenie składki nie łączy dochodu właściwego dla skali lub podatku liniowego z podstawą opartą na przychodach ewidencjonowanych.

Roczna składka przy skali podatkowej

Osoba spełniająca warunki określone w art. 82 ust. 10 ustawy zdrowotnej może ograniczyć roczną składkę zdrowotną do wysokości należnego podatku dochodowego za dany rok, jeżeli przez co najmniej jeden miesiąc tego roku miała umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności. Roczny dochód ustala się według szczególnych zasad wynikających z ustawy o PIT, w tym reguł dotyczących ksiąg rachunkowych oraz różnicy między remanentem końcowym i początkowym u przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Następnie dochód pomniejsza się o zapłacone składki społeczne, których nie zaliczono do kosztów uzyskania przychodów.

Przy skali podatkowej wysokość podatku dochodowego zależy od dochodu ustalonego podatkowo, ale przepisy składkowe przewidują własne minimum. Przy skali podatkowej obowiązuje co do zasady minimalna składka zdrowotna także w przypadku straty, z zastrzeżeniem ustawowych zwolnień oraz prawa do obniżenia składki na podstawie art. 82 ust. 10 ustawy zdrowotnej. Składka pozostaje należna na zasadach ubezpieczeniowych niezależnie od tego, czy w PIT wystąpi podatek dochodowy do zapłaty.

Minimalną roczną podstawę przy skali podatkowej ustala się z uwzględnieniem 75% minimalnego wynagrodzenia i liczby właściwych miesięcy ubezpieczenia, z wyłączeniem miesięcy objętych zwolnieniem na podstawie art. 82 ust. 8–9a. Dla pełnych 12 miesięcy roczna podstawa wynosi 41 994 zł, a minimalna roczna składka, obliczona jako 9% tej podstawy, to 3779,46 zł.

Kwota 314,96 zł jest minimalną składką miesięczną obowiązującą od lutego 2025 roku do stycznia 2026 roku. Dwanaście zaokrąglonych składek miesięcznych daje 3779,52 zł, podczas gdy roczna składka od łącznej podstawy wynosi 3779,46 zł. Sześć groszy różnicy wynika z zasad zaokrąglania. Nie należy więc automatycznie przyjmować, że minimalna roczna składka zdrowotna zawsze odpowiada sumie zaokrąglonych kwot miesięcznych.

Przedsiębiorca podlegający ubezpieczeniu przez krótszy okres ustala minimum proporcjonalnie do liczby miesięcy uwzględnianych w rocznej podstawie. Nie musi zatem płacić minimalnej składki zdrowotnej za pełne 12 miesięcy, jeżeli zgodnie z ustawą należy przyjąć mniejszą liczbę miesięcy.

Roczna składka przy podatku liniowym

Przy podatku liniowym składka wynosi 4,9% rocznego dochodu, jednak nie może być niższa niż minimalna składka ustalona według reguły 9% minimalnej podstawy. Roczny dochód oblicza się z uwzględnieniem szczególnych zasad wynikających z ustawy o PIT, w tym reguł dotyczących ksiąg rachunkowych oraz różnicy między remanentem końcowym i początkowym u przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Dochód pomniejsza się następnie o zapłacone składki społeczne, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Roczna składka przy podatku liniowym może więc wynikać z 4,9% dochodu albo z minimalnej rocznej podstawy, zależnie od tego, która wartość jest wyższa. Porównanie tych kwot stanowi jeden z najważniejszych etapów rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Przy podatku liniowym należy stosować właściwe zwolnienia z art. 82 ust. 8–9a, natomiast przy ryczałcie trzeba dodatkowo uwzględnić zwolnienie przewidziane w art. 82 ust. 9b ustawy zdrowotnej. Podatek liniowy nie pozwala obniżyć składki poniżej ustawowego minimum tylko dlatego, że roczny dochód był niewielki. Ostateczną wysokość składki zdrowotnej trzeba ustalić w rozliczeniu rocznym, nawet jeśli wszystkie składki miesięczne były opłacane terminowo.

Kontrola rocznej składki zdrowotnej obejmuje zatem dochód ustalony według właściwych zasad podatkowych, minimum oparte na odpowiedniej części minimalnego wynagrodzenia oraz liczbę miesięcy ubezpieczenia. Nie wystarczy pomnożyć ostatniej wpłaty przez 12.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej a ryczałt

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie opiera się na przychodzie, a nie na dochodzie. Przychód wyznaczający roczny próg składki zdrowotnej na ryczałcie ustala się po ustawowych wyłączeniach i pomniejszeniach, z uwzględnieniem zasad dotyczących miesięcy zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej. Przychód służący do ustalenia progu składki zdrowotnej na ryczałcie pomniejsza się o kwalifikujące się zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, natomiast podatkowe odliczenie 50% składek zdrowotnych nie obniża tego przychodu. Podstawy odpowiadają 60%, 100% albo 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale poprzedniego roku, wraz z wypłatami z zysku.

W 2025 r. składka miesięczna ryczałtowca wynosiła 461,66 zł, 769,43 zł albo 1384,97 zł, zależnie od właściwego progu ustalanego według zasad rozliczeń miesięcznych, natomiast w rozliczeniu rocznym stosuje się próg wynikający z rocznego przychodu po ustawowych pomniejszeniach. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie uwzględnia właściwy roczny próg przychodowy oraz liczbę miesięcy podlegających rozliczeniu, z pominięciem miesięcy objętych ustawowym zwolnieniem z opłacania składki. Przekroczenie progu pod koniec roku może więc spowodować dopłatę również za wcześniejsze miesiące.

W tym systemie przychodowi odpowiada określony próg, a nie indywidualny procent zysku. Roczną składkę ryczałtowca oblicza się na podstawie właściwego progu przychodowego i liczby miesięcy uwzględnianych w rozliczeniu po wyłączeniu miesięcy objętych ustawowymi zwolnieniami.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie pozwala pomniejszać podstawy o koszty uzyskania przychodów. Wynika to z konstrukcji opodatkowania określonego w ustawie z 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Roczny przychód na ryczałcie ustala się z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń przychodów oraz pomniejsza o kwalifikujące się zapłacone składki społeczne, z wyłączeniem składek opłaconych w miesiącach, w których ubezpieczony spełniał warunki zwolnienia na podstawie art. 82 ust. 8–9a ustawy zdrowotnej.

Sprzedaż środka trwałego w rozliczeniu za 2025 rok

Od 1 stycznia 2025 roku przy ustalaniu dochodu lub przychodu na potrzeby składki zdrowotnej nie uwzględnia się przychodów określonych w art. 14 ust. 2 pkt 1 i 19 ustawy o PIT ani kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. Wyłączenie obejmuje wyłącznie kategorie przychodów i kosztów wymienione w tych przepisach, w tym związane z odpłatnym zbyciem określonych składników majątku. Nie dotyczy więc sprzedaży wszystkich składników majątku przedsiębiorstwa. Zasada ta ma zastosowanie przy skali podatkowej, podatku liniowym oraz ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.

Przedsiębiorca rozliczający się według skali albo podatkiem liniowym może jednak zdecydować, że uwzględni przychody i koszty objęte ustawowym wyłączeniem w rocznej podstawie. W tym celu zaznacza odpowiednie oświadczenie w ZUS DRA lub ZUS RCA. Przy wyborze uwzględnienia sprzedaży środka trwałego w rocznej podstawie należy zastosować również szczególną zasadę dotyczącą odpisów amortyzacyjnych zaliczonych do kosztów podatkowych przed 1 stycznia 2022 r.

Korekty danych o podstawie i składce zdrowotnej za poszczególne miesiące 2025 r. należy przekazać najpóźniej w dniu złożenia RZS-R, a jeżeli wniosek nie jest składany – do 1 lipca 2026 r.; odrębnie należy uwzględnić zasady korygowania rozliczenia rocznego. Po zwrocie nadpłaty możliwość zmiany rocznego rozliczenia podlega szczególnym zasadom, przy czym późniejsza korekta może wymagać weryfikacji przez ZUS we współpracy z KAS.

Nadpłata i niedopłata rocznej składki zdrowotnej

W rocznym rozliczeniu kwotę do dopłaty ustala się na podstawie składek wynikających ze złożonych dokumentów, a kwotę do zwrotu oblicza się na podstawie składek faktycznie wpłaconych za poszczególne miesiące. Wynik należy analizować razem z saldem konta w ZUS, ponieważ zaległości składkowe lub nienależnie pobrane świadczenia wpływają na sposób rozliczenia zwrotu.

Wynik rocznego rozliczenia nie zawsze odpowiada różnicy widocznej na rachunku bankowym. Znaczenie mają także korekty, wcześniejsze wpłaty oraz sposób rozliczenia środków przez ZUS. Dlatego przed zakończeniem rozliczenia warto porównać dokumenty z aktualnym saldem konta.

Jak otrzymać zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Jeżeli roczne rozliczenie składki zdrowotnej wykaże nadpłatę, ZUS przygotuje wniosek RZS-R i udostępni go na profilu płatnika w portalu eZUS dzień po złożeniu dokumentów. Przedsiębiorca powinien sprawdzić dane, wskazać rachunek bankowy, podpisać wniosek i go wysłać. Aby otrzymać przelew, należy zrobić to do 1 czerwca 2026 roku.

Samo pojawienie się formularza na profilu płatnika nie wystarcza. Wniosek z prawidłowymi danymi trzeba złożyć elektronicznie. Przed wysyłką warto również sprawdzić sumę zapłaconych składek oraz ewentualne korekty wpływające na wynik rocznego rozliczenia.

Wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej składa się wyłącznie elektronicznie. ZUS zwróci pieniądze do 3 sierpnia 2026 roku, jeżeli na koncie płatnika nie ma wskazanych zaległości. Termin 1 sierpnia nie jest prawidłowy dla rozliczenia za 2025 rok. Oficjalnie wskazaną datą jest 3 sierpnia 2026 roku.

Przedsiębiorca, który nie wyśle RZS-R, nie traci kwoty nadpłaty. ZUS rozliczy ją na koncie płatnika do końca 2026 roku, zgodnie z zasadami dotyczącymi salda składkowego. Automatyczne rozliczenie nadpłaty do końca roku nie jest jednak tym samym co przelew na rachunek bankowy.

Jak zapłacić niedopłatę rocznej składki zdrowotnej?

Niedopłatę należy uregulować razem ze składkami za kwiecień, najpóźniej 20 maja 2026 roku. Płatnik wpłaca łączną kwotę na swój indywidualny rachunek składkowy. Nie wykonuje osobnego przelewu oznaczonego wyłącznie jako dopłata rocznej składki zdrowotnej.

Po upływie terminu nieopłacona kwota staje się zaległością. Od dopłaty uregulowanej z opóźnieniem mogą być należne odsetki za zwłokę. Nie nalicza się ich jednak, jeżeli ich wyliczona wysokość nie przekraczałaby 1% minimalnego wynagrodzenia. Przed wykonaniem przelewu warto więc zestawić wynik rocznego rozliczenia, bieżące składki ZUS oraz aktualne saldo konta.

Przykład 1. Dopłata po przekroczeniu progu na ryczałcie

Pan Michał prowadzi niewielkie studio i rozlicza się ryczałtem. W grudniu 2025 roku duże zlecenie podniosło jego roczny przychód powyżej 60 000 zł, choć przez większość roku opłacał składkę według najniższego progu. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej według właściwego, wyższego progu wykaże dopłatę, którą powinien uregulować do 20 maja 2026 roku.

Przykład 2. Działalność zawieszona w trakcie roku

Pani Marta rozliczała się według skali podatkowej i zawiesiła firmę w sierpniu 2025 roku, aby podjąć pracę na etacie. Ponieważ przed zawieszeniem prowadziła działalność i podlegała ubezpieczeniu zdrowotnemu, musi złożyć roczne rozliczenie składki za okres faktycznego podlegania. Samo zawieszenie działalności nie znosi obowiązku dotyczącego wcześniejszej części roku.

Odliczenie składki zdrowotnej w PIT za 2025 rok

Na pytanie „czy składkę zdrowotną odlicza się od podatku” nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla wszystkich form opodatkowania. Skala podatkowa nie daje prawa do odliczenia składki zdrowotnej od dochodu ani podatku i nie pozwala zaliczyć jej do kosztów uzyskania przychodów. Przy podatku liniowym, ryczałcie i karcie podatkowej obowiązują inne mechanizmy.

Podatkowe rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy składek faktycznie zapłaconych, związanych z działalnością opodatkowaną daną formą i niezwróconych podatnikowi, z uwzględnieniem pozostałych ustawowych warunków odliczenia lub zaliczenia do kosztów. Dowodem zapłaty może być między innymi potwierdzenie przelewu, wyciąg bankowy albo zaświadczenie ZUS. Składki trzeba przyporządkować do formy opodatkowania, z którą są związane.

Forma opodatkowaniaSposób podatkowego rozliczenia składki za 2025 rok

Skala podatkowa

Brak odliczenia od dochodu i podatku oraz brak możliwości zaliczenia do kosztów

Podatek liniowy

Odliczenie od dochodu albo zaliczenie do kosztów, łącznie do 12 900 zł

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Odliczenie od przychodu 50% zapłaconych składek

Karta podatkowa

Obniżenie podatku o 19% zapłaconych składek

Odliczenie składki zdrowotnej a podatek liniowy

Przy podatku liniowym odliczenie składki zdrowotnej można zastosować na dwa sposoby: pomniejszyć dochód albo zaliczyć zapłaconą składkę do kosztów uzyskania przychodów. Możliwe jest również podzielenie kwoty między oba mechanizmy. Łączna wysokość składek zaliczonych do kosztów i odliczonych od dochodu za 2025 rok nie może przekroczyć 12 900 zł.

Limit obejmuje sumę składek na własne ubezpieczenie zdrowotne, zapłaconych w związku z działalnością opodatkowaną liniowo, oraz składek za osoby współpracujące z podatnikiem rozliczającym się w tej formie. Odliczyć można wyłącznie składkę opłaconą i prawidłowo udokumentowaną. Ostateczne rozliczenie następuje w PIT-36L składanym do urzędu skarbowego.

Niezależnie od wybranego sposobu tę samą kwotę składki można uwzględnić tylko raz. Wartość składek ujętych w kosztach oraz odliczonych od dochodu podlega wspólnemu limitowi.

Odliczenie składki zdrowotnej a ryczałt

Odliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie pozwala pomniejszyć przychód o 50% zapłaconych składek dotyczących własnego ubezpieczenia zdrowotnego oraz osób współpracujących. Jeżeli przedsiębiorca uzyskuje przychody objęte różnymi stawkami ryczałtu, odliczenie rozdziela proporcjonalnie między te przychody. Końcowe rozliczenie wykazuje w PIT-28.

Podstawą odliczenia jest połowa składki na ubezpieczenie zdrowotne faktycznie opłaconej w roku podatkowym. Ewidencja powinna pozwalać ustalić datę i wysokość każdej wpłaty oraz jej związek z działalnością opodatkowaną ryczałtem.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie w ZUS oraz odliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie w PIT to dwa odrębne procesy. Pierwszy służy ustaleniu należnej składki według rocznego przychodu, natomiast drugi pozwala zmniejszyć podstawę opodatkowania o część zapłaconej składki. Korekta lub zwrot składki może więc wymagać sprawdzenia skutków podatkowych.

Odliczenie przy karcie podatkowej

Przedsiębiorca rozliczający się w formie karty podatkowej nie składa do ZUS rocznego rozliczenia składki zdrowotnej na zasadach obowiązujących przy skali, podatku liniowym i ryczałcie. Może jednak obniżyć podatek wynikający z decyzji naczelnika urzędu skarbowego o 19% zapłaconej składki. Dane te wykazuje w PIT-16A.

Także w tym przypadku liczy się składka na ubezpieczenie zdrowotne faktycznie opłacona. Jej kwotę wykazuje się za poszczególne miesiące, a odliczeniu podlega 19% tej wartości.

Karta podatkowa dobrze pokazuje, dlaczego obowiązki wobec ZUS trzeba oddzielać od rozliczenia podatku dochodowego. Możliwość odliczenia składki zdrowotnej przy tej formie opodatkowania nie oznacza obowiązku składania rocznego rozliczenia składki w ZUS.

Jak przygotować dane do rocznego rozliczenia?

Najpierw należy uzgodnić miesięczne deklaracje ZUS z ewidencją księgową i sprawdzić okresy podlegania ubezpieczeniu. Następnie ustala się przychód albo dochód odpowiedni dla danej formy opodatkowania, roczną podstawę składki zdrowotnej oraz należną składkę. Ostatnim etapem jest porównanie wyniku z sumą rozliczonych składek i sprawdzenie salda na PUE ZUS lub eZUS.

Rzetelne przygotowanie rozliczenia wymaga sprawdzenia sumy opłaconych składek, liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz dokumentów dotyczących własnej działalności gospodarczej. Okres podlegania ubezpieczeniu jest czymś innym niż terminowe opłacanie składki. Jeżeli roczna składka wynika z minimalnej podstawy, trzeba uwzględnić liczbę miesięcy oraz właściwy procent minimalnego wynagrodzenia. Taka kontrola pozwala potwierdzić zarówno należną kwotę rocznej składki zdrowotnej, jak i ewentualną różnicę do zapłaty lub zwrotu.

Jeżeli po sporządzeniu rozliczenia rocznego zostaną złożone korekty, trzeba ponownie porównać kwotę zapłaconej składki z należnością. Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy zmieniła się liczba miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu albo dane dotyczące dochodu. Dokument powinien odzwierciedlać aktualne, skorygowane wartości.

Przed wysłaniem rozliczenia warto również upewnić się, że system prawidłowo wyznaczył minimalną składkę zdrowotną i zaksięgował wszystkie wpłaty. Kwota składki wykazana w części rocznej powinna odpowiadać przyjętej podstawie oraz formie opodatkowania.

Szczególnej uwagi wymagają zmiana formy opodatkowania, sprzedaż środka trwałego, różnice remanentowe, zapłacone składki społeczne, okresy zawieszenia działalności oraz rozliczenia za osoby współpracujące. Dokumenty potwierdzające przychody, koszty, remanent, ubezpieczenia społeczne i zapłatę składek powinny być zgodne z danymi zawartymi w dokumentach ZUS oraz zeznaniu PIT.

SzybkaFaktura.pl pomaga porządkować faktury sprzedażowe i kosztowe, dzięki czemu łatwiej przekazać księgowości kompletne dane o przychodach i kosztach. Samo roczne rozliczenie składki zdrowotnej należy jednak przygotować na podstawie pełnej dokumentacji księgowej i ubezpieczeniowej, z uwzględnieniem właściwej formy opodatkowania.

Podsumowanie

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok trzeba wykazać do 20 maja 2026 roku w ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień. Obowiązek dotyczy przedsiębiorców podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu, którzy stosowali skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, również wtedy, gdy prowadzili działalność tylko przez część roku. Obejmuje także przedsiębiorcę, który rozpoczął działalność w styczniu 2026 roku i rozlicza się na zasadach ogólnych.

Roczna składka zależy od dochodu lub przychodu, a jej rozliczenie może prowadzić do dopłaty albo zwrotu. Przy ustalaniu dochodu na skali podatkowej i podatku liniowym trzeba uwzględnić szczególne zasady wynikające z ustawy o PIT, w tym różnicę remanentową u przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Dopłatę należy uregulować do 20 maja 2026 roku. W przypadku nadpłaty trzeba sprawdzić i wysłać wniosek RZS-R do 1 czerwca 2026 roku, a ZUS ma czas na zwrot do 3 sierpnia. Osobno należy przeanalizować odliczenie składki zdrowotnej w PIT. Nie jest ono dostępne przy skali podatkowej, natomiast podatek liniowy, ryczałt i karta podatkowa pozwalają rozliczać zapłacone składki na różnych zasadach.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o roczne rozliczenie składki zdrowotnej

Kogo obejmuje roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok obejmuje osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, które podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu i rozliczały działalność według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek może dotyczyć także działalności prowadzonej tylko przez część roku oraz przedsiębiorcy, który rozpoczął działalność w styczniu 2026 roku i rozlicza się na zasadach ogólnych.

Do kiedy trzeba złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok trzeba przekazać do 20 maja 2026 roku w ZUS DRA albo ZUS RCA za kwiecień 2026 roku. W tym samym terminie należy zapłacić ewentualną niedopłatę.

Czy zawieszenie działalności zwalnia z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej?

Zawieszenie działalności w trakcie 2025 roku nie zwalnia z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, jeżeli wcześniej przedsiębiorca podlegał temu ubezpieczeniu. Osoba, która miała zawieszoną działalność przez cały 2025 rok, zwykle nie składa rozliczenia. Wyjątek może dotyczyć wznowienia działalności w styczniu 2026 roku przy rozliczeniu na zasadach ogólnych.

Ile wynosi minimalna roczna składka zdrowotna za 2025 rok?

Minimalna roczna składka zdrowotna przy skali podatkowej i podatku liniowym za pełny rok składkowy od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r. wynosi 3779,46 zł, z uwzględnieniem ustawowych zwolnień i szczególnych zasad ustalania składki. Suma dwunastu miesięcznych składek po 314,96 zł to 3779,52 zł. Różnica sześciu groszy wynika z zaokrąglania składek miesięcznych.

Jak wygląda roczne rozliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie polega na ustaleniu progu na podstawie rocznego przychodu po dopuszczalnych pomniejszeniach. Dopłatę oblicza się przez porównanie rocznej składki z sumą składek wykazanych w dokumentach rozliczeniowych. Kwotę dopłaty ustala się przez porównanie składki rocznej ze składkami wynikającymi z dokumentów miesięcznych, natomiast kwotę zwrotu oblicza się z uwzględnieniem składek faktycznie opłaconych oraz zasad rozliczenia salda w ZUS.

Czy składkę zdrowotną odlicza się od podatku na skali podatkowej?

Składki zdrowotnej związanej z działalnością opodatkowaną według skali podatkowej nie można odliczyć od podatku ani dochodu, ani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Inne zasady obowiązują przy podatku liniowym, ryczałcie i karcie podatkowej.

Jak działa odliczenie składki zdrowotnej przy podatku liniowym?

Przy podatku liniowym zapłacone składki zdrowotne można odliczyć od dochodu albo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Łączny limit obu sposobów za 2025 rok wynosi 12 900 zł i obejmuje również kwalifikujące się składki zapłacone za osoby współpracujące.

Jak działa odliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie?

Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych może odliczyć od przychodu 50% zapłaconych składek na własne ubezpieczenie zdrowotne oraz za osoby współpracujące. Odliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie wykazuje ostatecznie w PIT-28.

Do kiedy trzeba złożyć wniosek o zwrot nadpłaty za 2025 rok?

Wniosek RZS-R o zwrot nadpłaty za 2025 rok trzeba podpisać i wysłać elektronicznie do 1 czerwca 2026 roku. ZUS udostępnia przygotowany wniosek na koncie płatnika dzień po złożeniu rocznego rozliczenia.

Kiedy ZUS zwróci nadpłatę wynikającą z rozliczenia za 2025 rok?

ZUS ma czas na zwrot nadpłaty składki zdrowotnej za 2025 rok do 3 sierpnia 2026 roku, jeżeli płatnik nie ma zaległości składkowych ani nienależnie pobranych świadczeń. Bez wysłanego wniosku RZS-R nadpłata zostanie rozliczona na koncie płatnika do końca 2026 roku.

Co grozi za niezapłacenie dopłaty rocznej składki zdrowotnej w terminie?

Niezapłacona w terminie dopłata rocznej składki zdrowotnej staje się zaległością, od której mogą być naliczane odsetki za zwłokę. Odsetek nie nalicza się jednak, jeżeli ich wyliczona wysokość nie przekraczałaby 1% minimalnego wynagrodzenia. Dopłatę za 2025 rok należy uregulować do 20 maja 2026 roku razem ze składkami za kwiecień.

Czy trzeba składać roczne rozliczenie składki zdrowotnej po zakończeniu firmy?

Zakończenie działalności gospodarczej w 2025 roku nie znosi obowiązku rozliczenia, jeżeli przedsiębiorca wcześniej podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu i stosował jedną z objętych nim form opodatkowania. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej składa wtedy w dokumencie za kwiecień 2026 roku.

Czy podatek dochodowy i składka zdrowotna są rozliczane w tym samym formularzu?

Podatek dochodowy rozlicza się w zeznaniu składanym do urzędu skarbowego, natomiast roczne rozliczenie składki zdrowotnej przekazuje się w ZUS DRA albo ZUS RCA. Są to odrębne obowiązki, choć częściowo wykorzystują te same dane dotyczące przychodów, kosztów i formy opodatkowania.