Koszty uzyskania przychodu – co można a czego nie wolno wliczać?

Podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania o koszty uzyskania przychodów. Nie oznacza to jednak, że każdy firmowy wydatek automatycznie staje się kosztem podatkowym. Przepisy jasno określają, które wydatki można ująć w kosztach, a które są z tej możliwości wyłączone.

Z tego artykułu dowiesz się:

• jak brzmi ustawowa definicja kosztów uzyskania przychodów,
• które wydatki nigdy nie będą kosztem z uwagi na art. 23 ustawy,
• dlaczego zaliczki i przedpłaty co do zasady nie stanowią kosztu,
• jak prawidłowo dokumentować koszty w KPiR,
• kiedy można posłużyć się dowodem wewnętrznym,
• jakie wydatki najczęściej trafiają do kosztów.

Czym są koszty uzyskania przychodu w świetle ustawy?

Podstawową definicję znajdziemy w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Jednocześnie przepis odsyła do art. 23, który wprowadza zamknięty katalog wydatków, które kosztem być nie mogą.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, powinien spełniać kilka warunków jednocześnie:

• zostać faktycznie poniesiony przez podatnika,
• mieć charakter definitywny, czyli co do zasady bezzwrotny,
• pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• służyć osiągnięciu przychodu albo zabezpieczeniu jego źródła,
• nie być wymieniony w katalogu z art. 23 ustawy,
• być prawidłowo udokumentowany.

To na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania związku wydatku z działalnością. Jeżeli związek jest słaby lub sporny, w razie kontroli organ podatkowy może zakwestionować koszt i domagać się dopłaty podatku wraz z odsetkami.

Wydatki, które nigdy nie są kosztem podatkowym

Art. 23 ustawy o PIT wymienia grupę wydatków, które z założenia nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli pośrednio wiążą się z działalnością. W praktyce oznacza to, że nie zaliczysz do kosztów między innymi:

• wydatków na reprezentację,
• odsetek od nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych,
• spłaty rat pożyczek i kredytów, z wyjątkiem części odsetkowej, jeżeli została faktycznie zapłacona,
• odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodu osobowego powyżej 150 000 zł lub 225 000 zł w przypadku samochodu elektrycznego,
• składki na ubezpieczenie AC samochodu osobowego w części, która odpowiada wartości pojazdu powyżej równowartości 150 000 zł.

To tylko wybrane przykłady. Wątpliwości co do kwalifikacji określonego wydatku warto w takich sytuacjach konfrontować z literalnym brzmieniem art. 23 oraz aktualnymi interpretacjami organów podatkowych.

Zaliczka, zadatek, przedpłata a koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorcy bardzo często dokonują przedpłat na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług. Z perspektywy podatku dochodowego taki wydatek co do zasady nie jest kosztem uzyskania przychodu w momencie wpłaty.

Zaliczka nie ma charakteru ostatecznego. Jest kwotą przekazaną na poczet przyszłego świadczenia, która w razie odstąpienia od umowy może zostać zwrócona lub rozliczona w inny sposób. Tymczasem koszt podatkowy powinien mieć charakter definitywny i ostateczny. Z tego powodu same zaliczki, zadatki i przedpłaty nie są ujmowane w kosztach uzyskania przychodu. Kosztem staje się dopiero wydatek udokumentowany fakturą lub innym dowodem księgowym po wykonaniu świadczenia.

Jak dokumentować koszty w KPiR?

Spełnienie definicji kosztu to jedno. Drugim, równie ważnym warunkiem jest prawidłowe udokumentowanie wydatku. Zasady dokumentowania określa rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Za podstawowe dowody księgowe uznaje się:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
• dokumenty korygujące zmniejszające koszty lub zwiększające przychody,
• inne dowody, które potwierdzają rzeczywiste dokonanie operacji gospodarczej i zawierają wszystkie wymagane elementy, takie jak strony transakcji, daty, przedmiot operacji, wartość i podpisy.

Dowody księgowe powinny być sporządzone w sposób jasny i zrozumiały, najlepiej w języku polskim. Dokument wystawiony w walucie obcej wymaga przeliczenia na złote według zasad wynikających z ustawy o podatku dochodowym. Każdy dokument musi być oznaczony numerem lub innym oznaczeniem, które pozwala powiązać go z zapisami w księdze.

Dowód wewnętrzny – kiedy można go zastosować?

Nie każdy wydatek musi być udokumentowany fakturą od kontrahenta. W wybranych sytuacjach dopuszczalne jest sporządzenie dowodu wewnętrznego przez samego przedsiębiorcę. Taki dokument również musi spełniać określone wymogi. Powinien zawierać między innymi datę, podpis osoby sporządzającej, opis operacji gospodarczej, jej wartość oraz ewentualnie ilość i cenę jednostkową.

Rozporządzenie wskazuje zamknięty katalog sytuacji, w których można posłużyć się dowodem wewnętrznym. Należą do nich między innymi:

• zakup produktów roślinnych i zwierzęcych bezpośrednio od producenta lub hodowcy w określonym zakresie,
• zakup niektórych surowców od ludności, na przykład ziół czy owoców leśnych,
• rozliczenie wartości produktów pochodzących z własnej uprawy lub hodowli,
• rozliczenie diet i innych należności za podróże służbowe,
• zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego,
• opłaty eksploatacyjne związane z lokalem, takie jak czynsz czy media, w części przypadającej na działalność,
• niektóre opłaty sądowe i notarialne,
• opłaty za parkowanie samochodu, jeżeli do dyspozycji jest jedynie bilet z parkometru lub inny bilet jednorazowy.

W każdym z tych przypadków dowód wewnętrzny powinien wiernie odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej i zachować pełną formalną poprawność.

Najpopularniejsze koszty uzyskania przychodów w praktyce

W działalności gospodarczej najczęściej spotykane koszty podatkowe to takie, których związek z przychodem jest oczywisty i łatwy do udokumentowania. Do tej grupy należą między innymi:

• zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
• czynsz za lokal oraz opłaty za media i usługi telekomunikacyjne,
• zakup sprzętu komputerowego, telefonów, wyposażenia biura oraz odpisy amortyzacyjne od środków trwałych,
• domena internetowa i utrzymanie strony www,
• usługi księgowe i doradcze związane z prowadzeniem działalności,
• opłaty bankowe związane z rachunkiem firmowym,
• wydatki na samochód wykorzystywany w działalności oraz paliwo i eksploatacja.

W każdym przypadku istotny jest realny związek z prowadzoną działalnością oraz brak cech wydatku osobistego.

Jak podejść do kosztów uzyskania przychodów w praktyce?

Przedsiębiorca, który chce bezpiecznie rozliczać koszty, powinien za każdym razem odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• czy wydatek ma realny związek z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodu,
• czy ma charakter definitywny i nie podlega zwrotowi,
• czy nie został wymieniony w art. 23 jako wydatek wyłączony z kosztów,
• czy posiadam dowód księgowy spełniający wymogi rozporządzenia,
• czy w razie kontroli potrafiłbym przekonująco uzasadnić celowość wydatku.

Im bardziej systematyczne i świadome jest podejście do kosztów, tym mniejsze ryzyko sporów z organami podatkowymi. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doświadczoną księgową lub doradcą podatkowym, a w bardziej spornych przypadkach zabezpieczyć się interpretacją indywidualną. Dzięki temu koszty uzyskania przychodów spełnią swoją podstawową rolę, czyli obniżą podatek w sposób zgodny z przepisami i bezpieczny dla przedsiębiorcy.