Digitalizacja dokumentów to sposób na skuteczne usprawnienie wielu firmowych procesów oraz oszczędność czasu i kosztów. W czym jeszcze może pomóc zamiana tradycyjnej dokumentacji na postać cyfrową?
Digitalizacja dokumentów – na czym polega?
Digitalizacją dokumentów nazywa się szereg procesów, których celem jest zastąpienie papierowej dokumentacji jej elektronicznym obiegiem. Tradycyjne dokumenty zostają zatem zamienione na postać cyfrową. Podstawowym etapem digitalizacji jest skanowanie papierowej dokumentacji. Istotne narzędzie w całym procesie stanowi zatem technologia OCR, dzięki której skany ulegają przekształceniu w edytowalne dokumenty tekstowe.
Główne cele digitalizacji dokumentów
Podstawowym celem digitalizacji dokumentów jest automatyzacja firmowych procesów oraz usprawnienie pracy całego przedsiębiorstwa. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów jest również w stanie poprawić jakość współpracy z klientami. Właściwie wdrożona digitalizacja stanowi często pierwszy krok do większych, istotnych zmian w organizacji – np. usprawnienia procesów księgowych czy produkcyjnych.
Digitalizacja dokumentów – kluczowe zalety
Digitalizacja dokumentów zapewnia firmie wiele korzyści – przede wszystkim poprawę wydajności i efektywności pracy. Dzięki eliminacji konieczności ręcznego wprowadzania danych, drukowania dokumentów czy wyszukiwania ich w fizycznych archiwach, pracownicy oszczędzają czas i mogą skupić się na innych kluczowych czynnościach. Spada również ryzyko zgubienia bądź uszkodzenia dokumentacji – jest ona bowiem przechowywana w elektronicznych systemach, najczęściej chmurowych. Dzięki temu dostęp do danych mają wyłącznie upoważnieni użytkownicy. Digitalizacja dokumentów pozwala również zaoszczędzić koszty oraz miejsce – nie ma potrzeby wynajmowania przestrzeni biurowych pod archiwa ani zakupu sprzętu i materiałów do drukowania. Firmy stawiające na elektroniczny obieg dokumentów są ponadto postrzegane jako te, dla których ma znaczenie zrównoważony rozwój i odpowiedzialność ekologiczna.
Jak wdrożyć digitalizację dokumentów w firmie?
Na digitalizację dokumentacji składa się wiele etapów. W pierwszej kolejności warto ocenić aktualną sytuację w firmie i określić, jaka jej część ma być przetwarzana oraz archiwizowana elektronicznie. Proces może bowiem objąć całą firmową dokumentację lub tylko jej część. Istotne jest również ustalenie konkretnych celów, w których realizacji może pomóc implementacja cyfrowych rozwiązań. Następnym ważnym krokiem jest wybór odpowiedniego oprogramowania, które umożliwi zarządzanie dokumentami. Przykładowo, Szybka Faktura jest w stanie znacznie usprawnić fakturowanie. Niezbędny może się okazać również wspomniany system OCR czy wielofunkcyjne oprogramowanie ERP. Porównując ze sobą różne programy, warto skupić się na tych, które najbardziej odpowiadają indywidualnym potrzebom przedsiębiorstwa. Po wyborze systemu należy także szczegółowo zaplanować implementację i odpowiednio się do niej przygotować. W całym procesie nie można ponadto zapomnieć o przeszkoleniu personelu, z kolei po wdrożeniu EOD – o bieżącym monitorowaniu efektów i doskonaleniu digitalizacji.