Faktura elektroniczna w 2026 roku – co warto wiedzieć?

lip 14, 2026 | Księgowość w firmie

Monitor z listą e-faktur w KSeF obok segregatora i stosu papierowych dokumentów księgowych

Faktura elektroniczna w 2026 roku to już nie tylko plik PDF wysłany e-mailem. Po uruchomieniu obowiązkowego KSeF dla wielu firm podstawowym dokumentem sprzedaży staje się e-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana wystawiana i odbierana w systemie państwowym.

Najważniejsze informacje

Faktura elektroniczna może mieć różne postacie, ale e-faktury w KSeF mają określony format XML i numer nadany przez system.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku większość pozostałych przedsiębiorców.
Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku dla podatników objętych tym mechanizmem, z wyłączeniem przypadków ustawowych.
Faktura elektroniczna musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.
Przejście na e-faktury wymaga uporządkowania sprzedaży, zakupów, obiegu dokumentów i współpracy z biurem rachunkowym.

Czym jest faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Może mieć na przykład postać pliku PDF przesłanego e-mailem, jeżeli w odniesieniu do danej faktury przepisy nie wymagają wystawienia jej jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF.

Od 1 lutego 2026 r. na gruncie ustawy o VAT wystawianie i otrzymywanie faktur elektronicznych nie wymaga odrębnej akceptacji odbiorcy. Nie oznacza to jednak dowolności w sposobie ich przekazywania. Faktury elektroniczne wystawiane poza KSeF podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła albo udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W przypadku faktur ustrukturyzowanych udostępnienie faktury w sposób uzgodniony z nabywcą jest wymagane w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Odrębne zasady mogą obowiązywać również przy wystawianiu faktur w szczególnych trybach związanych z niedostępnością lub awarią KSeF.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF w 2026 roku?

Obowiązek korzystania z KSeF został wprowadzony etapami.

Od 1 lutego 2026 roku obejmuje podatników, u których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 roku obejmuje co do zasady pozostałych podatników wystawiających faktury objęte obowiązkowym KSeF, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.
Do końca 2026 roku przewidziano jednak ułatwienie dla najmniejszych podatników. Do 31 grudnia 2026 r. faktury można wystawiać poza KSeF tylko do momentu pierwszego przekroczenia limitu 10 000 zł, ponieważ od faktury przekraczającej limit wszystkie kolejne faktury objęte obowiązkiem muszą być wystawiane w KSeF. Do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie faktury, które bez tego czasowego ułatwienia podlegałyby obowiązkowemu KSeF, natomiast faktury konsumenckie oraz inne faktury ustawowo wyłączone nie są uwzględniane w limicie. Do końca 2026 r. paragon z NIP nabywcy może być uznany za fakturę uproszczoną tylko wtedy, gdy jego wartość nie przekracza 450 zł albo 100 euro i zawiera wszystkie wymagane dane.

W praktyce przedsiębiorca powinien rozróżnić dwa procesy: wystawianie faktur sprzedażowych oraz odbieranie faktur zakupowych. Odroczenie dla najmniejszych podatników dotyczy wystawiania faktur, a nie ich odbierania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku.

Znaczenie może mieć również siedziba lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Obowiązkowe fakturowanie w KSeF dotyczy podatników, którzy mają siedzibę w Polsce albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jeżeli to miejsce uczestniczy w transakcji dokumentowanej fakturą. Dlatego dla typowej polskiej firmy najważniejsze jest ustalenie, od kiedy musi wystawiać faktury w KSeF, kto będzie odbierał dokumenty zakupowe oraz kto otrzyma uprawnienia do pracy w systemie.

Kiedy faktura elektroniczna nie musi być fakturą w KSeF?

Nie każda faktura elektroniczna musi być wystawiona w KSeF. Obowiązek korzystania z KSeF zależy między innymi od statusu podatnika, rodzaju transakcji, odbiorcy faktury oraz szczególnych zasad przewidzianych w przepisach.

Poza KSeF mogą funkcjonować między innymi:

faktury wystawiane na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
faktury wystawiane przez podatników, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
faktury wystawiane przez podatników bez siedziby w Polsce, którzy mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji,
faktury dotyczące niektórych procedur szczególnych, na przykład OSS nieunijnej, IOSS albo procedury międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
wybrane dokumenty objęte szczególnymi zasadami, na przykład niektóre bilety za przejazd lub dokumenty dotyczące usług zwolnionych od VAT, jeżeli spełniają warunki określone w przepisach,
faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne z NIP nabywcy uznawane za faktury uproszczone – do końca 2026 roku,
faktury wystawiane poza KSeF przez najmniejszych podatników, jeżeli korzystają z odroczenia związanego z limitem 10 000 zł miesięcznie.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ Księgowość online - czemu warto się na nią zdecydować?

Nie należy jednak traktować tego jako swobodnego wyboru między KSeF a fakturą poza systemem. Jeżeli dana faktura jest objęta obowiązkowym KSeF, samo wystawienie jej jako pliku PDF, wysłanie e-mailem albo przekazanie w formie papierowej nie zastępuje wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie.

Co powinna zawierać faktura elektroniczna?

Zależnie od rodzaju transakcji i przewidzianych w przepisach wyjątków faktura powinna zawierać w szczególności:

datę wystawienia,
kolejny numer nadany w ramach jednej lub kilku serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,
imiona i nazwiska albo nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, jeżeli ich podanie jest wymagane,
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury,
nazwę, czyli rodzaj, towaru lub usługi,
miarę i ilość dostarczonych towarów albo zakres wykonanych usług,
cenę jednostkową netto,
kwoty opustów lub obniżek cen, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
wartość sprzedaży netto,
stawkę podatku,
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki,
kwotę należności ogółem.

Faktury przesyłane do KSeF mają postać plików XML zgodnych z właściwą strukturą logiczną, natomiast faktura elektroniczna wystawiana poza KSeF może mieć dowolny format elektroniczny. System e-faktur KSeF weryfikuje dokument technicznie, a po przyjęciu nadaje mu numer identyfikujący.

Szczególne znaczenie ma data wystawienia faktury. W trybie online fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, pod warunkiem że ta sama data została wskazana w polu P_1. Jeżeli faktura zostanie przesłana do KSeF później niż data wskazana w tym polu, uznaje się ją za wystawioną w trybie offline24. Datą wystawienia pozostaje wówczas data z pola P_1, a fakturę należy przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. W przypadku ogłoszonej niedostępności lub awarii KSeF obowiązują odrębne terminy przesłania faktury do systemu. W polu P_1 nie można wskazać daty późniejszej niż dzień przesłania faktury do KSeF, ponieważ taki plik zostanie odrzucony. Datę wystawienia należy odróżnić od daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi albo otrzymania zapłaty, jeżeli jej wskazanie jest wymagane zgodnie z ustawą o VAT.

Jak działa wystawianie e-faktur w praktyce?

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej polega na przygotowaniu jej zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną, przesłaniu do KSeF oraz uzyskaniu numeru identyfikującego fakturę w systemie. Podatnik może korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów albo z komercyjnego programu finansowo-księgowego zintegrowanego z API KSeF. Faktury zakupowe można odbierać za pomocą tych narzędzi, innego odpowiednio zintegrowanego oprogramowania albo za pośrednictwem osoby lub podmiotu posiadającego właściwe uprawnienia, na przykład biura rachunkowego. Przepisy nie wymagają, aby własny system informatyczny przedsiębiorcy obsługiwał zarówno wystawianie, jak i pobieranie faktur z KSeF.

Wystawianie faktur w KSeF może odbywać się bezpośrednio przez podatnika albo przez osobę lub podmiot działający w jego imieniu. Faktury mogą być przesyłane przez podatnika albo uprawnioną osobę lub podmiot korzystających z własnego lub zewnętrznego oprogramowania, przy czym uprawnienia nadaje się osobie lub podmiotowi, a nie programowi informatycznemu.

SzybkaFaktura.pl naturalnie wpisuje się w codzienne fakturowanie firm, bo przedsiębiorca potrzebuje narzędzia, które ułatwia wystawianie, kontrolę danych i porządkowanie dokumentów. Przy przejściu na e-faktury ważne jest, aby proces był zrozumiały dla właściciela firmy, księgowości i osób odpowiedzialnych za kontakt z kontrahentami.

Jak zapewnić autentyczność, integralność i czytelność faktury elektronicznej?

Faktura elektroniczna powinna być wiarygodna przez cały wymagany okres jej przechowywania. Oznacza to konieczność zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.

Najważniejsze zasady są następujące:

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dostawcy towarów, usługodawcy albo wystawcy faktury.
Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.
Czytelność faktury oznacza możliwość odczytania jej treści od momentu wystawienia do końca okresu przechowywania.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność zapewnia Krajowy System e-Faktur.
W przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane sposób zapewnienia tych cech określa podatnik.
Dla faktur wystawianych poza KSeF można stosować kontrole biznesowe, które tworzą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej nie należy utożsamiać ze zwykłym wysłaniem pliku e-mailem. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest rodzajem pieczęci elektronicznej, natomiast usługą zaufania może być m.in. jej tworzenie, weryfikacja lub walidacja. W przypadku faktur wystawianych w KSeF podstawowe znaczenie ma jednak przyjęcie faktury przez system i nadanie jej numeru KSeF, a nie samo zastosowanie pieczęci elektronicznej.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ Dokumenty magazynowe przychodowe - rodzaje

Kiedy w 2026 roku można jeszcze stosować faktury papierowe i dokumenty poza KSeF?

Faktury papierowe w 2026 roku nie znikają całkowicie, ale ich rola w obrocie między przedsiębiorcami wyraźnie maleje. W tradycyjnej formie dokument mógł zostać przekazany na papierze, a druga strona mogła przechowywać go w postaci papierowej lub elektronicznej, jeśli spełnione były warunki archiwizacji. Przy obowiązkowych e-fakturach główny ciężar przechodzi jednak na formę cyfrową.

Faktury papierowe mogą nadal występować w przypadkach, w których przepisy nie wymagają wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF. Jeżeli jednak dana faktura podlega obowiązkowi KSeF, nie można zastąpić jej fakturą wystawioną wyłącznie na papierze ani plikiem PDF wystawionym poza systemem. Takie działanie stanowi naruszenie obowiązku wystawienia faktury w KSeF. Za naruszenia popełnione w 2026 roku nie nakłada się jeszcze kar pieniężnych przewidzianych za niewystawienie faktury w KSeF. Sankcje te mają zastosowanie do naruszeń popełnionych od 1 stycznia 2027 roku.

Faktury papierowe pozostają też ważne w archiwach historycznych. Firmy powinny ustalić, jak długo przechowują dokumenty z poprzednich lat, jak odróżniają faktury z KSeF od dokumentów poza systemem oraz jak księgowość opisuje inne dokumenty związane z transakcją.

Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF?

Fakturę korygującą do faktury ustrukturyzowanej wystawia się co do zasady jako fakturę ustrukturyzowaną, z możliwością zastosowania offline24 oraz trybów przewidzianych na niedostępność lub awarię KSeF.
Po przyjęciu faktury przez system nie można jej edytować ani usunąć, dlatego stwierdzony błąd należy poprawić przez wystawienie faktury korygującej.
Fakturę wystawioną w trybie offline24 należy przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, z uwzględnieniem szczególnych zasad na wypadek awarii.
Podczas niedostępności KSeF korektę przesyła się najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.
Podczas awarii KSeF korektę przesyła się w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Numer KSeF należy uzyskać przed korektą wtedy, gdy faktura pierwotna została wystawiona w danym trybie offline i podlega późniejszemu przesłaniu do KSeF, natomiast prawidłowo wystawiona faktura pierwotna spoza KSeF może zostać skorygowana bez takiego numeru.
Podczas awarii całkowitej korektę wystawia się poza KSeF w formie papierowej albo elektronicznej i nie przesyła się jej później do systemu.

Przykład 1. Właściciel firmy usługowej wystawił fakturę ustrukturyzowaną za miesięczną obsługę informatyczną, ale po dwóch dniach klient zgłosił, że jedna usługa została omyłkowo ujęta podwójnie. Księgowość przygotowała fakturę korygującą, wskazując dane faktury pierwotnej oraz prawidłową wartość po korekcie, a następnie przesłała dokument do KSeF. Po przyjęciu przez system faktura korygująca otrzymała numer KSeF. Samo przyjęcie dokumentu przez KSeF nie przesądza jednak o merytorycznej poprawności korekty, dlatego podatnik powinien sprawdzić, czy korekta prawidłowo odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji i spełnia wymagania ustawy o VAT.

Jak przygotować firmę na e-faktury?

Przygotowanie do e-faktur nie polega wyłącznie na założeniu dostępu do aplikacji. Firma powinna przejrzeć cały obieg dokumentów:

kto wystawia faktury,
kto odbiera faktury kosztowe,
kto nadaje uprawnienia,
kto sprawdza kontrahenta,
kto odpowiada za błędy,
kto komunikuje się z biurem rachunkowym.

Dla małych firm ważne jest, aby osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą nie odkładały wdrożenia na ostatni moment. Osoby fizyczne często łączą sprzedaż, kontakt z klientem i podstawową administrację w jednej osobie, dlatego wystawianie e-faktur powinno być możliwie proste. Biura rachunkowe mogą pomóc w ustawieniu procedur, ale przedsiębiorca nadal powinien wiedzieć, jak pobrać dokument, jak sprawdzić jego status i co zrobić, gdy kontrahent pyta o numer KSeF.

Praktyczne przygotowanie obejmuje też ustalenie, czy firma wystawia faktury w imieniu podatnika przez pracownika, pełnomocnika albo system zewnętrzny. Jeśli faktury zostały wystawione przez osobę bez odpowiednich uprawnień albo poza właściwym kanałem, może powstać problem organizacyjny i podatkowy.

Przykład 2. Osoba prowadząca działalność gospodarczą w branży projektowej otrzymuje kilka faktur kosztowych miesięcznie: za oprogramowanie, telefon i wynajem biurka w coworkingu. Do tej pory wszystko trafiało do skrzynki e-mail, a raz w miesiącu dokumenty były przesyłane do księgowej. Po wejściu KSeF przedsiębiorca ustalił z biurem rachunkowym, kto pobiera e-faktury z systemu i jak oznacza dokumenty, które nadal przychodzą poza KSeF.

Jakie korzyści i ryzyka niesie KSeF dla przedsiębiorcy?

Faktura elektroniczna i e-faktury w KSeF mogą usprawnić codzienną pracę, ale wymagają uporządkowania obiegu dokumentów oraz nadania odpowiednich uprawnień.

Najważniejsze korzyści to:

oszczędność czasu przy wystawianiu i odbieraniu dokumentów,
niższe koszty drukowania, wysyłki i archiwizacji faktur,
łatwiejszy dostęp do dokumentów w systemie,
mniejsze ryzyko zgubienia faktury,
szybsze pobieranie danych przez księgowość,
ograniczenie ręcznego przepisywania informacji z faktur.

Zmiana wiąże się jednak także z ryzykami organizacyjnymi. W szczególności należy zadbać o to, aby:

ustalić, kto odbiera faktury zakupowe z KSeF,
nadać odpowiednie uprawnienia osobom wystawiającym lub pobierającym faktury,
sprawdzić, czy używany program poprawnie obsługuje dane wymagane przez KSeF,
określić zasady postępowania z fakturami, które nadal mogą trafiać poza KSeF,
zapewnić kontakt między osobami wystawiającymi faktury a księgowością.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ RODO w małej firmie

Pracownicy omawiają na laptopie sposób wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w firmie

Jak faktura elektroniczna w 2026 roku wpływa na codzienną księgowość?

W codziennej księgowości największa zmiana dotyczy sposobu obiegu dokumentów. Wcześniej faktury elektroniczne trafiały zwykle jako załączniki do wiadomości e-mail. Faktura ustrukturyzowana jest co do zasady otrzymywana w dniu nadania numeru KSeF, faktury wystawione podczas zwykłej awarii podlegają szczególnym zasadom ustalania daty otrzymania, natomiast podczas awarii całkowitej wystawia się faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, których nie przesyła się później do systemu. Pobranie faktury do programu księgowego lub lokalnego archiwum jest czynnością techniczną, a firmy muszą obsługiwać zarówno faktury dostępne w KSeF, jak i dokumenty, które zgodnie z przepisami są przekazywane poza systemem.

Dla działów finansowych i biur rachunkowych wdrożenie KSeF oznacza w praktyce potrzebę uporządkowania obiegu dokumentów oraz rozróżniania faktur obsługiwanych w KSeF od dokumentów, które zgodnie z przepisami są przekazywane poza systemem. Przepisy o KSeF nie nakładają odrębnego obowiązku prowadzenia wewnętrznych statusów każdej faktury. Firma może jednak pomocniczo rejestrować jej status techniczny lub operacyjny, na przykład: przygotowana, przesłana do KSeF, przyjęta przez KSeF i oznaczona numerem KSeF, odrzucona przez system albo wymagająca wyjaśnienia. Przyjęcie faktury przez KSeF potwierdza nadanie jej numeru KSeF oraz możliwość pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru, nie powinno być jednak utożsamiane z potwierdzeniem, że nabywca faktycznie zapoznał się z treścią dokumentu. W przypadku faktury otrzymywanej przy użyciu KSeF za datę jej otrzymania uznaje się dzień nadania jej numeru KSeF. Jeżeli natomiast faktura jest przekazywana poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, za datę jej otrzymania uznaje się dzień faktycznego otrzymania faktury przez tego nabywcę.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na faktury wystawiane w okresach przejściowych. Jeżeli faktura została wystawiona przed objęciem podatnika obowiązkiem KSeF, może podlegać innym zasadom niż dokument po tej dacie. Jeżeli faktury zostały wystawione poza systemem mimo obowiązku, firma powinna skonsultować sposób korekty z księgowością.

Podsumowanie

Faktura elektroniczna w 2026 roku to pojęcie szersze niż sam PDF wysłany do klienta. Dla większości przedsiębiorców najważniejsze stają się e-faktury w KSeF, czyli faktury ustrukturyzowane wystawiane w formacie XML i odbierane przez krajowy system e-faktur. Obowiązek korzystania z systemu wprowadzono etapami, a otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku dla podatników objętych tym mechanizmem, z wyłączeniem przypadków ustawowych, w których fakturę przekazuje się poza KSeF w sposób uzgodniony. Przedsiębiorcy powinni uporządkować wystawianie faktur, uprawnienia, współpracę z księgowością i obieg dokumentów, bo prawidłowa faktura elektroniczna to dziś nie tylko dokument, lecz także część cyfrowego procesu rozliczeń.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę elektroniczną

Czy faktura elektroniczna i e-faktura w KSeF oznaczają to samo?

Faktura elektroniczna i e-faktura w KSeF nie zawsze oznaczają to samo. Faktura elektroniczna może być dokumentem w formie PDF albo innym plikiem elektronicznym, natomiast e-faktura w KSeF jest fakturą ustrukturyzowaną w formacie XML, przyjętą przez system i oznaczoną numerem KSeF.

Od kiedy obowiązuje wystawianie e-faktur w KSeF?

Wystawianie e-faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku dla podatników, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla większości pozostałych przedsiębiorców. Do końca 2026 roku podatnicy mogą jeszcze korzystać z odroczenia, jeśli miesięczna wartość brutto sprzedaży z faktur, które podlegałyby obowiązkowemu KSeF, nie przekracza 10 tys. zł. Po przekroczeniu limitu fakturę przekraczającą limit i kolejne faktury trzeba wystawiać w KSeF.

Czy osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą muszą korzystać z KSeF?

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą muszą korzystać z KSeF, jeżeli są objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Osoby fizyczne korzystające z odroczenia dla najmniejszych podatników nadal powinny przygotować się do odbierania faktur w systemie, jeśli są podatnikami objętymi mechanizmem KSeF i nie zachodzi ustawowe wyłączenie.

Czy faktura elektroniczna musi mieć kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

Faktura elektroniczna nie zawsze musi mieć kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Podatnik musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, a kwalifikowanej pieczęci elektronicznej można użyć jako jednego ze sposobów zabezpieczenia dokumentu poza KSeF.

Czy można dalej wysyłać faktury e-mailem?

Wysyłanie faktur e-mailem nadal może być możliwe w przypadkach, które nie są objęte obowiązkowym KSeF albo gdy przepisy przewidują przekazanie faktury poza KSeF w sposób uzgodniony. Jeżeli jednak dana transakcja wymaga wystawienia faktury ustrukturyzowanej, samo przesłanie pliku e-mailem nie zastępuje wystawienia dokumentu w systemie KSeF.

Czy faktura korygująca także trafia do KSeF?

Fakturę korygującą do faktury ustrukturyzowanej wystawia się zasadniczo w KSeF, ale przepisy dopuszczają szczególne tryby wystawienia, w tym tryb offline24 oraz tryby związane z awarią albo niedostępnością KSeF. W praktyce sposób wystawienia korekty trzeba ocenić według rodzaju faktury pierwotnej i sytuacji, w której działa podatnik.