W ostatnich latach polscy przedsiębiorcy mierzą się z dynamicznymi zmianami w przepisach podatkowych i obowiązkach związanych z prowadzeniem firmy. Jedną z największych reform jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur, który całkowicie zmienia sposób wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedażowych. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oznacza to nie tylko nowe obowiązki, ale też szereg ułatwień w codziennej pracy. Warto więc już teraz dowiedzieć się, jak wygląda relacja KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza, jakie korzyści może przynieść korzystanie z systemu i w jaki sposób przygotować się do nadchodzących zmian.
Kluczowe informacje
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
- Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców (czynnych i zwolnionych z VAT); dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo” od 1 stycznia 2027r.
- System ułatwia kontrolę przepływu dokumentów, skraca czas zwrotu VAT i eliminuje ryzyko zagubienia faktur.
- Wdrożenie KSeF wymaga przygotowania – od wyboru narzędzia do fakturowania po zapoznanie się z zasadami autoryzacji i nadawania uprawnień.
- Dla JDG KSeF oznacza zarówno obowiązki, jak i szanse na uproszczenie procesów księgowych.
Spis treści
- Czym jest KSeF i dlaczego dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych?
- KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza – nowe obowiązki przedsiębiorcy
- Korzyści z korzystania z KSeF dla właścicieli JDG
- Jak przygotować się do wprowadzenia KSeF w jednoosobowej działalności?
Czym jest KSeF i dlaczego dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych?
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to narzędzie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów w celu usystematyzowania i zdigitalizowania procesu fakturowania w Polsce. System działa na zasadzie centralnej bazy danych, do której trafiają wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawiane przez przedsiębiorców. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych oznacza to zmianę w codziennej pracy – faktury nie będą już tworzone i przesyłane w dowolnym formacie, ale w określonym schemacie XML, zgodnym ze standardem narzuconym przez KSeF.
Dlaczego jest to istotne? Po pierwsze, KSeF pozwala administracji skarbowej na bieżąco monitorować transakcje, co zmniejsza ryzyko nadużyć podatkowych. Po drugie, przedsiębiorcy zyskują gwarancję, że każda faktura zostanie dostarczona i zachowana w systemie. Dla wielu osób prowadzących JDG to nowe wyzwanie, ale też szansa na uproszczenie obiegu dokumentów i uniknięcie bałaganu w papierach. Warto wiedzieć, że już teraz można dobrowolnie korzystać z KSeF, a od 2026 roku stanie się on rozwiązaniem obowiązkowym.
KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza – nowe obowiązki przedsiębiorcy
Relacja KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza nabiera szczególnego znaczenia, gdy spojrzymy na zakres obowiązków, jakie spoczną na właścicielach JDG. bowiązek dotyczy podatników VAT – z określonymi wyjątkami wskazanymi w ustawie i rozporządzeniach. Oznacza to, że nie każda działalność i nie każdy przypadek będzie objęty obowiązkowym KSeF. Co do zasady faktury będą musiały być wystawiane w KSeF, a nie w Wordzie, Excelu czy na papierze. Istnieją jednak wyjątki – np. w trybie awaryjnym, gdy system jest niedostępny, można wystawić fakturę poza KSeF i przesłać ją do systemu po ustaniu niedostępności, w określonych terminach. Część transakcji również jest wyłączona z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Korzystanie z systemu wymaga posiadania podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub tokenu autoryzacyjnego. Warto jednak pamiętać, że tokeny będą wspierane tylko do 31 grudnia 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. dostępna będzie nowa metoda – certyfikaty KSeF, które docelowo zastąpią tokeny od 2027 r. Przedsiębiorca musi także samodzielnie zarządzać uprawnieniami w systemie – może przydzielać dostęp księgowej lub pracownikom biura rachunkowego.
Nowym obowiązkiem będzie również przechowywanie i ewidencja dokumentów w zgodzie z zasadami KSeF. System archiwizuje faktury przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono dokument. Właściciel JDG odpowiada za ich prawidłowe zaksięgowanie. Z perspektywy codziennego prowadzenia działalności oznacza to konieczność korzystania z kompatybilnego programu do fakturowania, który automatycznie integruje się z KSeF.
Korzyści z korzystania z KSeF dla właścicieli JDG
Choć na pierwszy rzut oka KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza może kojarzyć się z dodatkowymi trudnościami, w praktyce system niesie ze sobą szereg korzyści. Najważniejszą z nich jest przyspieszony zwrot podatku VAT. System może skrócić czas zwrotu VAT z 60 do 40 dni, ale tylko przy spełnieniu określonych warunków (m.in. wystawianie faktur w KSeF, brak zaległości podatkowych, spełnienie formalnych wymogów ustawowych).
Dzięki KSeF przedsiębiorca zyskuje także pewność, że faktura dotarła do kontrahenta i nie zaginie w obiegu. Wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia kontrolę nad księgowością i eliminuje problem duplikatów czy błędów w numeracji.
Dla jednoosobowych działalności, które często prowadzą księgowość samodzielnie lub przy wsparciu biura rachunkowego, KSeF oznacza mniej obowiązków związanych z archiwizacją. System sam przechowuje faktury, a dostęp do nich można uzyskać z każdego miejsca. To także mniejsze ryzyko popełnienia błędów formalnych – faktura, zanim zostanie zatwierdzona w KSeF, musi przejść walidację techniczną.
To może Cię zainteresować: KseF w pytaniach i odpowiedziach
Jak przygotować się do wprowadzenia KSeF w jednoosobowej działalności?
Właściciele JDG powinni już teraz podjąć działania, aby sprawnie wejść w obowiązek korzystania z KSeF. Pierwszym krokiem jest zapoznanie się z podstawami obsługi systemu i wyrobienie środków autoryzacji – profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. To narzędzia niezbędne do logowania i nadawania uprawnień.
Kolejnym etapem jest wybór odpowiedniego oprogramowania do fakturowania. Na rynku dostępne są programy, które automatycznie integrują się z KSeF, pozwalając wystawiać faktury zgodne z nowym schematem bez konieczności znajomości technicznych szczegółów XML. Warto wybrać rozwiązanie, które oprócz wystawiania dokumentów oferuje także inne funkcje – np. generowanie raportów, integrację z bankiem czy obsługę magazynu.
Nie mniej istotne jest przeszkolenie się lub swojej księgowej w zakresie działania systemu. Dzięki temu w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy, przedsiębiorca nie będzie zaskoczony i uniknie chaosu. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie korzystania z systemu dobrowolnie jeszcze przed obowiązkowym terminem. Pozwoli to na spokojne przetestowanie rozwiązań i wdrożenie ich w praktyce.