Jak przechowywać dokumentację księgową?

Wszystkie dokumenty księgowe powinny być przechowywane tak długo, jak wymagają tego przepisy – a dodatkowo muszą zostać odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem i dostępem nieuprawnionych osób. W jaki sposób i jak długo przechowywać dokumentację księgową w zależności do jej rodzaju?

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Do dokumentów księgowych, które powinny być przechowywane przez konkretny okres, należą przede wszystkim księgi podatkowe (księgi rachunkowe w przypadku pełnej księgowości i KPiR w przypadku księgowości uproszczonej). Oprócz nich wymienia się również ewidencje, sprawozdania finansowe, spisy z natury, dowody księgowe czy rejestry VAT. Wszystkie wymienione rodzaje dokumentów są bowiem głównym dowodem w razie ewentualnej kontroli, np. z urzędu skarbowego.

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Polscy przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez konkretny okres – zależy on jednak od rodzaju dokumentów:

• dokumenty podatkowe – 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• księgi rachunkowe – 5 lat;
• dokumenty ZUS – 5 lub 10 lat od momentu przekazania dokumentacji do oddziału ZUS;
• dokumentacja pracownicza – cały okres zatrudnienia kres pracy pracownika i 50 lub 10 lat od końca roku, w którym nastąpiło zakończenia stosunku pracy;
• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – minimum 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone;
• dokumenty dotyczące inwentaryzacji – 5 lat;
• karty wynagrodzeń pracowników – okres wymaganego dostępu do tych informacji, który wynika z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych (minimum 5 lat);
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób odpowiedzialnych;

• dowody księgowe dotyczące pożyczek, kredytów, środków trwałych w budowie, umów handlowych czy wierzytelności dochodzonych w postępowaniu cywilnym/objętych postępowaniem karnym bądź podatkowym – 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym wygasły lub zostały zakończone/spłacone/rozliczone.

Oznacza to zatem, że dokumenty finansowe należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, z kolei dokumentację pracowniczą – przez 10. W odniesieniu do dokumentów związanych z zatrudnieniem obowiązuje dodatkowo zasada, że:

• jeśli umowa została zawarta po 1 stycznia 2019 roku, dokumenty muszą być przechowywane przez 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy;
• jeśli umowę podpisano przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentów może sięgać nawet 50 lat.

To może Cię zainteresować: Składki ZUS pracownika w pigułce

Sposób przechowywania dokumentów księgowych

Przechowywanie dokumentacji księgowej w firmie wymaga przestrzegania konkretnych zasad. W przypadku dokumentów w postaci papierowej niezbędna jest ich ochrona przed uszkodzeniem, np. w wyniku zalania czy pożaru. Powinny być one ponumerowane zgodnie z KPiR i przechowywane w porządku chronologicznym w sposób, który umożliwia ich szybkie odszukanie i wygodną identyfikację, m.in. w razie kontroli. Pomieszczenia, w których są archiwizowane dokumenty, muszą być ponadto zabezpieczone przed dostępem nieupoważnionych osób. Nie bez powodu dokumentacja jest coraz częściej archiwizowana w postaci elektronicznej, co wiąże się z dużą oszczędnością miejsca, a tym samym – kosztów. Dokumenty przechowywane w taki sposób powinny być zapisane w formatach, które zapewniają trwałość informacji – np. w formie plików PDF. Co więcej, musi zostać zapewniona integralność danych oraz zgodność z przepisami RODO. Dokumenty księgowe mogą być przechowywane zarówno w siedzibie przedsiębiorstwa, jak i poza nią – np. w biurze rachunkowym, z którym firma współpracuje.

Sprawozdanie finansowe – kogo dotyczy? Dowiedz się więcej!

FAQ – najczęściej zadawane pytania o przechowywanie dokumentacji księgowej