Coraz więcej księgowych oraz biur rachunkowych korzysta na co dzień z nowoczesnych technologii, m.in. zaawansowanych systemów do księgowości czy narzędzi opartych o AI. Jaki mają one wpływ na codzienną pracę księgowych i z jakimi wiążą się korzyściami?
Optymalizacja i usprawnienie pracy
Nowe technologie w biurze rachunkowym są w stanie zoptymalizować wiele procesów i znacznie przyspieszyć pracę. Wykorzystuje się je głównie do wykonywania powtarzalnych, cyklicznych czynności, np.:
- fakturowania;
- opracowywania zestawień finansowych;
- rozliczania wynagrodzeń.
W tym celu księgowi korzystają np. z systemów RPA. Nowoczesne narzędzia oraz oprogramowania mogą usprawnić wprowadzanie danych i ułatwić generowanie raportów finansowych czy analizowanie dokumentów.
Wzrost efektywności personelu
Księgowi korzystający z nowych technologii, np. do fakturowania, mogą zauważyć wzrost wydajności oraz efektywności. Zamiast poświęcać długie godziny na realizację żmudnych, czasochłonnych zadań, mogą oni bowiem wykorzystać w tym celu nowoczesne narzędzia i skupić się na tych czynnościach, których nie da się wykonać przy ich użyciu. Wydajniejszy personel to z kolei lepsze efekty pracy oraz większe zadowolenie klientów.
Redukcja błędów
Korzystanie z nowoczesnych technologii w codziennej pracy w biurze rachunkowym wpływa także na liczbę popełnianych błędów. Zaawansowane systemy znacznie zmniejszają ryzyko ich wystąpienia. To z kolei wiąże się z redukcją kosztów związanych z ich naprawą czy koniecznością odzyskiwania danych.
Wzrost poziomu bezpieczeństwa
Dzięki wykorzystaniu technologii w księgowości można poprawić także poziom bezpieczeństwa dokumentacji oraz przechowywanych i udostępnianych danych. Przykładowo, systemy EOD (elektronicznego obiegu dokumentów) pozwalają nie tylko na szybszą, ale przede wszystkim na bezpieczniejszą wymianę danych. Zapobiegają one również uszkodzeniom oraz utracie ważnej dokumentacji.
Zgodność z aktualnymi przepisami prawa
Biura rachunkowe korzystające z nowych technologii w codziennej pracy zyskują pewność, że ich działania są zgodne z aktualnymi przepisami – a to wiąże się także z większym spokojem ich klientów. Oprogramowania księgowe są bowiem regularnie aktualizowane m.in. o najnowsze zmiany w prawie.
Większe zadowolenie klientów
Biura rachunkowe, które korzystają z nowoczesnych programów do księgowości, najczęściej oferują swoim klientom współpracę zdalną. To z kolei wiąże się z wyższym poziomem ich zadowolenia oraz satysfakcji – nie ma bowiem potrzeby dojazdów do księgowego, osobistych wizyt w biurze i stania w korkach. Dokumentację można z łatwością przesłać elektronicznie – np. drogą mailową – a w razie pytań skontaktować się ze specjalistą telefonicznie lub poprzez internetowy komunikator. Wykorzystanie nowych technologii w biurze może zatem poprawić jego wizerunek na tle konkurencji i przyciągnąć kolejnych klientów.