Prowadzenie działalności bardzo często wiąże się z różnorodnymi podróżami, wyjazdami i koniecznością przemieszczania się z miejsca na miejsce. Najlepiej do tego celu służy samochód, który nie tylko pozwala dotrzeć wszędzie, ale również daje ogromną swobodę i niezależność podróżowania. Nie trzeba bowiem liczyć się z żadnym rozkładem, a dzień można planować według własnych potrzeb i zadań. Korzystanie z auta wiąże się jednak z dużymi wydatkami, które wpływają na obniżenie poziomu dochodów. Skoro tak, warto byłoby uwzględnić to w swoich rozliczeniach, ponieważ wpłynie to na podstawę opodatkowania, a co za tym idzie, również na wysokość podatku. Rozliczaniem i księgowaniem samochodu na firmę rządzą pewne reguły. Wiele zależy też od tego, jak jest on użytkowany.
Sposoby użytkowania auta
Samochód może być wykorzystywany przez firmę zasadniczo na trzy sposoby i warto je sobie sprecyzować i zdefiniować, zanim przejdziemy do rozliczeń. Od tego bowiem zależy, jak i co będzie można wliczyć w koszty, na jakich zasadach, pod jakimi warunkami i w jakiej wysokości.
Auto może być całkowicie przeznaczone do użytkowania przez firmę. W takiej sytuacji należy zarejestrować pojazd w Urzędzie Skarbowym na formularzu VAT – 26. Należy założyć dla auta ewidencję przebiegu dla VAT, jest to tak zwana kilometrówka VAT oraz stworzyć regulamin użytkowania pojazdu. W takiej sytuacji auto może być użytkowane jedynie dla celów służbowych, związanych z działalnością firmy, które mają za zadanie generować przychód lub go zabezpieczyć. Takie auto nie może być użytkowane w celach prywatnych.
Auto użytkowane w celach mieszanych. Jest to auto, które jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych firmy, ale użytkowane jest przez przedsiębiorcę zarówno do pracy, jak i prywatnie. To auto, z którego korzystanie czasem się nawet przenika i miesza. Jego rozliczanie wymaga jedynie wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych firmy. Nie trzeba go rejestrować w Urzędzie Skarbowym ani tworzyć dla niego żadnych specjalnych dokumentów.
Jest jeszcze trzecia opcja. To auto prywatne przedsiębiorcy, które wykorzystywane jest od czasu do czasu w celach firmowych. Takie auto, a właściwie jego użytkowanie również można rozliczyć i przewidziane są tutaj szczegółowe zasady. Należy założyć dla pojazdu ewidencję przebiegu pojazdu dla PIT, czyli, potocznie zwaną „kilometrówkę” dla PIT. Uwaga, nie należy jej mylić z kilometrówką VAT prowadzoną, gdy auto jest tylko na firmę. Do ewidencji wprowadza się każdą trasę, która została pokonana w celach służbowych. Na koniec miesiąca pokonane kilometry mnoży się przez specjalny wskaźnik. Uzyskany wynik to koszt, jaki można zaksięgować w Księdze Przychodów i Rozchodów (uwzględniając poniesione wydatki, i ich limit) .
Wartość początkowa i amortyzacja
Rozliczanie auta, które wprowadzone jest do ewidencji środków trwałych firmy (należy wprowadzić każde auto, którego wartość przekracza 3,500zł) wymaga ustalenia jego wartości początkowej i określenia sposobu amortyzacji. Wartość początkową pojazdu stanowi nie tylko koszt jego zakupu. To również różnorodne wydatki, które zostały poniesione na to auto przed wprowadzeniem go do ewidencji, a które są udokumentowane. To również koszt załadunku, wyładunku i przeładunku oraz wprowadzenia do obrotu. Na wartość początkową składa się również koszt transportu i ubezpieczenia w drodze, opłaty rejestracyjne oraz dodatkowe wyposażenie i jego montaż. Uzyskana w ten sposób kwota podlega amortyzacji.
Amortyzację zaś można przeprowadzić na dwa sposoby, zależnie od tego, czy auto jest nowe, czy używane. W przypadku auta nowego jest to amortyzacja liniowa, która trwa 5 lat i liczona jest przy stawce 20% zgodnie z wykresem stawek. W przypadku auta używanego stawka jest indywidualna, z tym że rocznie musi osiągać 40%. Okres amortyzacji to 2,5 roku. Warunek jest taki, że auto musi być w użyciu minimum pół roku przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych.
Wydatki na auto jako koszty działalności
Użytkowanie samochodu wiąże się z koniecznością ponoszenia wydatków. Trzeba zakupić paliwo, części, przeprowadzić naprawy i przeglądy, wykupić ubezpieczenie. Te wydatki zmniejszają uzyskane dochody, można więc potraktować je jako koszty uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności. Koszty zmniejszają podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym, a tym samym zmieniają nominalną wartość podatku. Ważne jednak by wszystkie te wydatki były odpowiednio udokumentowane i zaksięgowane. Tylko takie stanowią rzeczywistą podstawę do odliczeń. Żeby wydatek poniesiony na auto można było uwzględnić w rozliczeniach, musi:
- Być udokumentowany
- Musi być poniesiony w celu osiągnięcia dochodu
- Nie może być wykluczony z katalogu wydatków.
Warto wiedzieć, że podatek VAT również podlega odliczeniu w związku z użytkowaniem samochodu. W przypadku aut użytkowanych w sposób mieszany odliczyć można 50% podatku VAT od poniesionych wydatków. W przypadku auta, które jest wyłącznie firmowe odliczeniu, podlega 100% podatku VAT.
Księgowanie samochodu na firmę może w ciągu miesiąca wymagać wielu operacji i zapisów księgowych, ale jest to sposób na obniżenie podstawy opodatkowania i urealnienie w dokumentach rzeczywiście uzyskiwanych dochodów.