Czym jest faktura pro-forma?
W obrocie gospodarczym faktura pro-forma jest jednym z najczęściej stosowanych dokumentów. Wystawiana jest zazwyczaj w celu udokumentowania zajścia transakcji, zawarcia umowy kupna-sprzedaży czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Na podstawie faktury pro-forma może być realizowana płatność na warunkach określonych przez strony transakcji.
Jakie informacje zawiera?
Formą i treścią faktura pro-forma przypomina zwykłą fakturę. Oprócz tego, że różni się nazwą typu dokumentu (najczęściej zostaje opatrzona nagłówkiem „pro-forma”), przeważnie zawiera ograniczony zakres danych w stosunku do faktury. Ustawa o VAT nie definiuje, jakie informacje powinny się na fakturze pro-forma znaleźć, ponieważ nie jest to dokument księgowy i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Powszechnie stosowaną praktyka jest pomijanie na fakturze pro-forma kwoty podatku VAT, daty dostawy towaru / wykonania usługi czy numeru NIP kupującego.
Wątpliwości przedsiębiorców dotyczące obowiązku podatkowego
Pomijanie niektórych elementów na fakturach pro-forma jest spowodowane przezornością przedsiębiorców w stosunku do kwalifikowania ich jako dokumentów księgowych. Od dnia 1 stycznia 2013 r. w wyniku nowelizacji rozporządzenia fakturowego został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Za fakturę jest zatem uznawany dokument zawierający dane wymagane na podstawie ww. rozporządzenia fakturowego, przy czym nie musi on już zawierać oznaczenia „Faktura VAT”. W kontekście tych zmian nie mogą zatem dziwić obawy przedsiębiorców, że faktury pro-forma, które zawierają wszystkie elementy co faktury, mogą zostać potraktowane jako dokumenty księgowe.
Stanowisko Ministra Finansów ws. faktur pro-forma
Aby rozwiać powyższe obawy, na stronie internetowej Ministerstwa Finansów zostało wydane wyjaśnienie w tej sprawie:
„Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. (…)
Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.”