Prowadząc działalność gospodarczą, która dobrze prosperuje, rozbudowuje się również majątek swojej firmy. W jego skład wchodzą tak zwane środki trwałe. Są to różnego rodzaju maszyny, urządzenia, sprzęty, pojazdy, ale również budynki. Ich ewidencjonowanie pozwala na ujmowanie w kosztach prowadzanie działalności wydatków na ich amortyzację. Dla poprawnego księgowania amortyzacji ważna jest ich wartość początkowa. Środki trwałe można jednak modernizować, a w przypadku budynków, można je remontować. To powoduje, że ich wartość początkowa ulega zmianie, zazwyczaj podwyższeniu. Jak to księgować? W jaki sposób rozliczać wprowadzane unowocześnienia i czym różni się modernizacja środka trwałego od remontu budynku?

 

 

• Remont a modernizacja

 

Precyzyjne rozróżnienie między remontem a modernizacją środka trwałego ma istotne znaczenie podatkowe. To dwa zupełnie różne działania o odmiennych skutkach podatkowych. Ich prawidłowe rozróżnienie wpływa bowiem na sposób księgowania kosztów poniesionych na te działania. Różnica leży przede wszystkim w tym, czy dany koszt będzie można zaliczyć do bezpośrednich czy pośrednich wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Błędy w tym zakresie mogą skutkować poważnymi konsekwencjami i stratą czasu, który będzie trzeba przeznaczyć na złożenie stosownych wyjaśnień w tym zakresie.

 

 

• Remont środka trwałego

 

Przy potraktowaniu podjętego działania, jako remontu, pomocne jest prawo budowlane. Mówi ono bowiem, że remontem jest każde działanie, które służy przywróceniu stanu pierwotnego budynku, stanowiącego środek trwały w firmie. Oczywiście, można tutaj zastosować zupełnie inne materiały, można zmienić wygląd (np. kolorystykę) budynku, ale celem remontu jest odświeżenie zniszczonych elementów lub ich wymienienie, bez zmiany przeznaczenia budynku. Co więcej, nawet jeżeli zostaną zastosowane materiały droższe niż te, które wykorzystano wcześniej do wykończenia budynku, to nadal jest to forma przywrócenia budynku do jego stanu pierwotnego.

 

 

• Konserwacja środka trwałego

 

Analizując różnice między remontem a modernizacją nie można pominąć kwestii konserwacji środka trwałego. Auto czy drukarka nie podlega bowiem remontowi. Jest to pojęcie z zakresu prawa budowlanego, a drukarka czy samochód nie są przedmiotami, których to prawo dotyczy. I tak, w przypadku innych środków trwałych niż budynki, mówi się o konserwacji środków trwałych. Jej znaczenie jest takie samo, jak w przypadku remontu. To znaczy, konserwacja służy przywróceniu lub zachowaniu stanu pierwotnego środka trwałego, który jest używany w firmie. Konserwacja nie wpływa więc na podniesienie wartości początkowej, a jedynie na zachowanie sprawności sprzętu i utrzymanie go w takim stanie, który pozwala na jego normalne użytkowanie.

 

 

• Modernizacja środka trwałego

 

Nieco innym działaniem jest więc modernizacja środka trwałego. Modernizacja jest już ulepszeniem. Zgodnie z przepisami, modernizacją nazwać można przebudowę, rozbudowę, adaptację inne działania, których efektem będzie ulepszenie środka trwałego. Jednakże, na tym nie koniec. O modernizacji można mówić, zgodnie z przepisami, dopiero wówczas, gdy suma kosztów poniesionych na takie działanie przekroczy 10 000zł w danym roku podatkowym, w którym działanie miało miejsce. Co więcej, na skutek działań modernizacyjnych, wartość środka trwałego musi wzrosnąć.

 

 

• Różnice dotyczące rozliczenia

 

Znając już definicje i różnice między poszczególnymi działaniami, należy teraz zapoznać się z kwestiami związanymi z rozliczeniami wydatków na remont lub modernizację.

Zgodnie z przepisami, wydatki poniesione na remont, a co za tym idzie również na konserwację, podlegają odliczeniu bezpośredniemu, w momencie ich poniesienia. Księguje się je jako bieżące wydatki i rozlicza jak pozostałe inne koszty.

Natomiast, jeżeli mamy do czynienia z modernizacją, czyli podniesieniem wartości środka trwałego, to koszty na tę modernizację zostaną wliczone pośrednio, w prowadzonych kolejno odpisach amortyzacyjnych. Wyjątek stanowi tu modernizacja, która w kosztach nie przekroczy kwoty 10 000 zł, nawet jeżeli efektem będzie podniesienie wartości środka trwałego. Taka modernizacja rozliczana jest w momencie poniesienia kosztu, tak jak w przypadku remontu lub konserwacji.