Sytuacja, w której przedsiębiorca nieumyślnie nie ujął faktury za zakupy w ewidencji, może zdarzyć się każdemu. Niekiedy jednak podatnik celowo nie rozlicza dokumentu. Czy takie zachowanie wiąże się z jakimiś konsekwencjami dla właściciela firmy?
Możliwość odliczenia podatku VAT z faktur zakupu
Według przepisów przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury zakupowej w okresie jej otrzymania lub w formie rozliczeń kwartalnych bądź miesięcznych. Zakupione towary i usługi muszą jednak służyć do wykonywania czynności, które są opodatkowane podatkiem VAT. Jeśli przedsiębiorca nie dokona odliczenia podatku w terminie, może dokonać tego za miesiąc lub kwartał, w którym miał takie prawo, dokonując korekty pliku JPK_V7 – wiąże się to z wprowadzeniem SLIM VAT 2.
Nierozliczona faktura za zakup towarów i materiałów lub koszty robocizny
W Księdze Przychodów i Rozchodów należy księgować faktury:
- na zakup towarów lub materiałów handlowych;
- dokumentujące koszty robocizny.
Co więcej, wydatki te powinny zostać ujęte w ewidencji z datą ich otrzymania, a na pewno przed przekazaniem do magazynu czy sprzedaży. Jeżeli faktury za ww. zakupy nie zostaną zaksięgowane, KPiR może zostać uznana za nierzetelną – a rzetelność to podstawowa zasada jej prowadzenia. Zapisy w księdze powinny bowiem przedstawiać rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Jeżeli przedsiębiorca nie stosuje się do tej zasady, może zostać na niego nałożona kara grzywny za nieprawidłowe prowadzenie księgi – to czyn zabroniony. Organ podatkowy nie może traktować ksiąg podatkowych prowadzonych nierzetelnie lub wadliwy sposób jako dowód. Zgodnie z art. 61 Kodeksu karnego skarbowego przedsiębiorca, który prowadzi księgę w nierzetelny sposób, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Jeżeli waga czynu zabronionego jest mniejsza, kara grzywny nakładana jest za wykroczenie skarbowe.
Nierozliczona faktura na inne towary
Jeśli faktura, której nie ujęto w ewidencji, dokumentowała wydatki na produkty inne niż towary i materiały handlowe, KPiR nie jest uznawana za nierzetelną. Rozliczenie innych wydatków nie jest bowiem obowiązkiem przedsiębiorcy – może on ujmować takie faktury w księdze całkowicie dobrowolnie. Niezaksięgowanie dokumentu zakupu może wpłynąć na wysokość podatku dochodowego – koszty uzyskania przychodów będą bowiem niższe – jednak właściciel firmy nie musi obawiać się w takiej sytuacji żadnych konsekwencji.
Zaginiona faktura
Jeśli faktura nie została zaksięgowana z powodu zagubienia, w momencie jej odnalezienia po upływie ponad dwóch miesięcy wciąż może ona zostać zaksięgowana. W takiej sytuacji w chwili jej zaksięgowania możliwe jest odliczenie kosztów.
Przedsiębiorca jest zobowiązany do księgowania wyłącznie faktur kosztowych, które dokumentują zakup towarów oraz materiałów podlegających odsprzedaży. Ujmowanie w ewidencji wszystkich pozostałych faktur zakupu to prawo, a nie obowiązek właściciela firmy. Do obowiązków przedsiębiorcy należy natomiast księgowanie każdej faktury sprzedaży.