Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko ułatwia dostęp do firmowej dokumentacji i pozwala oszczędzić czas, ale również wpływa na samo bezpieczeństwo przechowywanych danych. Co sprawia, że dokumenty w EOD są tak dobrze chronione?
Elektroniczny obieg dokumentów – podstawowe informacje
Elektroniczny obieg dokumentów, będący wynikiem digitalizacji, pozwala na tworzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji w formie elektronicznej. Tradycyjne, papierowe dokumenty są dziś zastępowane przez pliki w formacie PDF czy XML, a EOD wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorstwa. To nie tylko oszczędność czasu i kosztów, automatyzacja wielu procesów czy poprawa efektywności pracy, ale również znacznie skuteczniejsza ochrona danych. Dokumenty są przechowywane w chmurze, co znacząco ułatwia ich dalsze przekazywanie i ogólną obsługę.
Niemal zerowe ryzyko zniszczenia lub utraty dokumentów
Dokumentacja w elektronicznej postaci jest znacznie mniej narażona na uszkodzenie lub zagubienie niż ta w formie papierowej. W tym przypadku nie mamy już bowiem do czynienia z fizycznym przekazywaniem dokumentów z rąk do rąk czy ich pocztową wysyłką – wszystkie ważne dane są więc dużo lepiej zabezpieczone przed utratą lub zniszczeniem. Wszystko dlatego, że dokumenty docierają do odbiorców niemal natychmiast po wysłaniu.
Dostęp wyłącznie uprawnionych osób
Oprogramowania chmurowe znacząco minimalizują ryzyko utraty dokumentacji. Do konkretnych dokumentów mają dostęp jedynie uprawieni użytkownicy, dzięki czemu nie mogą one wpaść w niepowołane ręce. Standardowe fizyczne archiwa pełne segregatorów i teczek zwiększają szansę na dostęp nieuprawnionych osób trzecich. Co więcej, w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów istnieje możliwość sprawdzenia, kto dokonał edycji w treści danego dokumentu i na jakim etapie znajduje się jego obsługa – z dokumentacją papierową nie jest to już takie proste.
Kopia zapasowa danych
Kolejną kwestią, która wpływa na bezpieczeństwo dokumentów w obiegu elektronicznym, jest tzw. backup danych, czyli kopia zapasowa. Skutecznie chroni ona przed utratą dokumentacji – lub jej skutkami – w wyniku awarii sprzętu, jego kradzieży czy ataku hakerów. Systematycznie wykonywana kopia zapasowa gwarantuje dostęp nawet do dokumentów, które zostały niechcący usunięte. Co więcej, dzięki niej możliwe jest przywrócenie poprzedniej wersji konkretnego pliku. Backup pozwala ograniczyć do minimum sytuacje, w których okazuje się, że na komputerze brakuje ważnego dokumentu.
Zarządzanie dokumentami zgodnie z prawem
Prawo co jakiś czas ulega aktualizacjom, a firmy mają obowiązek stosować się do zmieniających się przepisów. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia dostosowanie konkretnych procedur do obowiązkowych standardów i obowiązującego w danym momencie prawa – np. RODO lub UODO. Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje pewność, że gromadzi i przekazuje dane zgodnie z prawem. Co więcej, EOD w znacznym stopniu ułatwia wykazywanie niezbędnych dokumentów w przypadku ewentualnego audytu bądź kontroli.