W związku z przepisami prawa podatkowego przedsiębiorcy muszą dokumentować czynności dokonywane w ramach działalności za pomocą faktury, rachunku uproszczonego bądź paragonu. Sprawdź, co wyróżnia fakturę oraz rachunek i poznaj główną różnicę pomiędzy tymi dwoma rodzajami dokumentów.
Faktura – podstawowe informacje
Faktura jest dokumentem księgowym o charakterze rozliczeniowym wykorzystywanym w obrocie gospodarczym. Służy ona do potwierdzenia transakcji między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Do jej wystawiania zobowiązani są wszyscy przedsiębiorcy należący do czynnych podatników VAT, którzy świadczą usługę lub sprzedają towar innemu podatnikowi. Osoby prowadzące działalność zwolnioną z podatku od towarów i usług nie muszą wystawiać faktur. Taki obowiązek ma miejsce wyłącznie wówczas, gdy kontrahent zażąda wystawienia takiego dokumentu w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub zrealizowano usługę.
Podstawowe elementy faktury
Każda faktura powinna zawierać kilka konkretnych elementów, tj.:
- numer kolejny faktury;
- datę wystawienia;
- datę sprzedaży;
- dane sprzedawcy oraz nabywcy (imiona i nazwiska, nazwy skrócone, numer NIP, adresy);
- nazwę towaru lub usługi;
- cenę jednostkową;
- wartość netto oraz wartość brutto;
- kwoty ewentualnych obniżek, rabatów i upustów;
- stawkę i wartość podatku VAT;
- kwotę podatku;
- jednostkę miary oraz ilość sprzedawanego towaru bądź realizowanej usługi;
- termin płatności;
- formę zapłaty.
Rachunek – czym właściwie jest?
Rachunek to kolejny dokument potwierdzający sprzedaż lub realizację usługi. Można wystawić go wówczas, gdy transakcja nie musi być potwierdzona za pomocą faktury. Do jego wystawiania uprawnieni są przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT oraz osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, np. zatrudnione na podstawie umowy zlecenie.
Podstawowe elementy rachunku
Na rachunku nie może zabraknąć takich elementów jak:
- numer kolejny dokumentu;
- data wystawienia;
- imiona i nazwiska lub nazwa firmy obydwu stron transakcji;
- adresy kupującego oraz sprzedawcy/odbiorcy i wykonawcy usługi
- rodzaj, ilość oraz ceny jednostkowe towarów lub usług;
- ogólna wartość transakcji w formie liczbowej i słownej.
Różnice między fakturą a rachunkiem
Jeżeli osoba prowadząca działalność należy do czynnych podatników VAT, dokumentuje sprzedaż właśnie za pomocą faktury. Przedsiębiorcy, którzy nie opłacają podatku od towarów i usług, mogą natomiast wystawiać zarówno faktury, jak i rachunki – to nabywca decyduje o formie dokumentu. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w przypadku wystawienia faktury przez „nievatowca” dla „vatowca” dokument nie pozwala odbiorcy odliczyć VAT-u. Zarówno faktura, jak i rachunek, służy potwierdzeniu transakcji oraz rozliczeniom – różnica pomiędzy nimi widoczna jest głównie w ich treści. Odróżnia je m.in. to, że w fakturze musi znaleźć się informacja o wartości netto transakcji, wysokości podatku VAT, obowiązującej stawce podatku czy wartości brutto towaru/usługi, z kolei w rachunku widnieje jedynie cena jednostkowa i należność ogółem.