Obowiązek prowadzenia akt osobowych każdego pracownika nakłada na pracodawców, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, Kodeks pracy, a konkretnie art. 94, pkt 9a. Znajdują się w nich wszystkie informacje dotyczące stosunku pracy, a gromadzone w aktach informacje są szczególnie istotne w sytuacji, kiedy na linii pracodawca – pracownik dochodzi do sporów i roszczeń.
Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników
Prowadzenie akt osobowych pracowników ma sformalizowany charakter, a szczegóły dotyczące konkretnych zasad sporządzania tych dokumentów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. W świetle obowiązującego prawa, akta osobowe pracownika powinny być podzielone na 4 części:
- w pierwszej z nich – części A – należy gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli np. CV, świadectwa ukończenia szkół czy certyfikaty potwierdzające zdobycie przez kandydata jakichś konkretnych umiejętności;
- w części B powinny znaleźć się dokumenty potwierdzające fakt nawiązania stosunku pracy oraz te dotyczące przebiegu zatrudnienia;
- część C przeznaczona jest na dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy w przypadku danej osoby;
- w ostatniej części – części C – przechowuje się dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innego rodzaju odpowiedzialności sprecyzowanej w przepisach.
Taki podział akt osobowych pracownika obowiązuje od 2019 roku.
Wygodny system prowadzenia e-akt osobowych
Akta osobowe pracownika to bardzo obszerna dokumentacja, a na dodatek bardzo szczegółowa. Dużym ułatwieniem dla osób zajmujących się ich sporządzaniem i przechowywaniem jest możliwość prowadzenia takiego rejestru w trybie online. Klienci serwisu szybkafaktura.pl mogą korzystać ze specjalnego modułu przeznaczonego do tworzenia tego rodzaju dokumentacji, którego obsługa jest bardzo łatwa i intuicyjna. Wprowadzane do systemu dane są oczywiście zabezpieczone i przechowywane w sposób zgodny z obowiązującą literą prawa. Oprócz rejestru pracowników i wszystkich danych dotyczących przebiegu zatrudnienia, można go wykorzystać m.in. Do tworzenia bazy umów, ewidencji czasu pracy, delegacji, wypłat i list płacowych.
Jak długo należy przechowywać zgromadzone w aktach osobowych dane?
Według najnowszych rozporządzeń, wprowadzonych w 2019 roku, dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat (dotyczy to tych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku). W przypadku osób, które zostały zatrudnione przed tą datą, okres ten jest o wiele dłuższy i wynosi 50 lat, choć i od tego przepisu są wyjątki. Ustawodawca ma możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, ale tylko w przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 r. Konieczne jest także przesłanie do ZUS-u oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.