Podatnicy, inkasenci i płatnicy są zobowiązani do terminowego wywiązywania się z obowiązków podatkowych zgodnie z przepisami – a organy podatkowe mają prawo przeprowadzić kontrolę podatkową. O czym warto pamiętać przed taką kontrolą i jak się do niej przygotować jako przedsiębiorca?
Kontrola podatkowa – na czym polega?
Kontrola podatkowa to proces mający na celu sprawdzenie, czy kontrolowany podmiot wywiązuje się z obowiązków podatkowych narzuconych mu przez prawo. W tym przypadku organ podatkowy wyznacza i powiadamia kontrolowanego o planowanej kontroli – musi zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem (z pewnymi wyjątkami). Może ona odbyć się na wniosek podatnika lub z inicjatywy organu podatkowego.
Etapy kontroli podatkowej
Pierwszy etap kontroli podatkowej to zawiadomienie kontrolowanego o planowanej kontroli. Można rozpocząć ją po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia, lecz przed upływem 30 dni od daty doręczenia. Kontrola podatkowa odbywa się w godzinach prowadzenia działalności bądź przez 8 godzin dziennie, gdy czas ten uległ skróceniu, w:
- siedzibie kontrolowanego podmiotu;
- miejscach prowadzenia działalności;
- innym miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja.
Jeżeli kontrolowany wyrazi zgodę, może być ona prowadzona również w siedzibie organu podatkowego. Będąc już na miejscu, organ ma obowiązek przedstawić legitymację służbową i doręczyć upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (wraz z terminem jej zakończenia), wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego, prezydenta miasta, burmistrza, wójta lub szefa KAS. Kontrolowany musi z kolei udostępnić kontrolującemu księgi dodatkowe. Kontrola podatkowa powinna zakończyć się bez zwłoki – w niektórych przypadkach można przedłużyć termin zakończenia z podaniem przyczyny. Zazwyczaj zostaje on wydłużony o trzy miesiące.
Kompletowanie dokumentów przed kontrolą
W zawiadomieniu o kontroli podatkowej powinny znaleźć się informacje o zakresie i typie podatków mających podlegać weryfikacji. W okresie od otrzymania zawiadomienia do rozpoczęcia kontroli przedsiębiorca może dzięki temu zgromadzić niezbędną dokumentację, a w razie potrzeby – dokonać w niej poprawek, np. korekty faktur kosztowych czy błędów w deklaracjach podatkowych. Weryfikacji podczas kontroli podlegają m.in.:
- faktury wystawiane klientom;
- faktury i rachunki potwierdzające zakupy;
- deklaracje podatkowe;
- wydruki z kas fiskalnych;
- ewidencje zatrudnienia i ewidencje przebiegu pojazdów;
- wydruki z KPiR.
Tłumaczenie dokumentacji w języku obcym
W przypadku dokumentacji sporządzonej w obcym języku niezbędna jest jej translacja dokonana przez biegłego tłumacza. Organ przeprowadzający kontrolę może bowiem poprosić o przedstawienie dokumentów przetłumaczonych na język polski.
Informacja o stosowanych oprogramowaniach
W przypadku firm, które korzystają z elektronicznego systemu finansowo-księgowego, może odbyć się tzw. e-kontrola podatkowa. Polega ona na pobraniu danych z użytkowanego systemu – następnie zostają one sprawdzone przez specjalistyczne aplikacje. Przedsiębiorstwo powinno wówczas poinformować kontrolerów o:
- rodzaju wykorzystywanego w firmie oprogramowania;
- obsługiwanych formatach plików.
Istotne jest też sprawdzenie konfiguracji systemu i sposobu oraz źródła wprowadzania danych – dzięki temu możliwe jest wykrycie i naprawienie ewentualnych błędów.
Poinformowanie pracowników o kontroli
Każda firma powinna wyznaczyć osoby uprawnione do jej reprezentowania w razie kontroli podatkowej. Warto wziąć także pod uwagę udzielenia pełnomocnictwa – jednemu z pracowników lub osobie spoza firmy, np. doradcy podatkowemu lub księgowemu. Po otrzymaniu zawiadomienia o planowanej kontroli należy też poinformować o niej pracowników, zwłaszcza tych odpowiedzialnych za rozliczenia. Dzięki temu zyskają oni szansę na odpowiednie przygotowanie się do kontroli, podczas której mogą padać pytania także bezpośrednio do nich. To z kolei pozwoli zachować spójność w udzielanych odpowiedziach.