Wystawianie faktur to jeden z kluczowych procesów w każdej firmie — zarówno jednoosobowej działalności, jak i większych organizacjach obsługujących setki klientów. Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z nowoczesnych programów do fakturowania, które automatyzują powtarzalne zadania, eliminują błędy i przyspieszają przygotowywanie dokumentów.
Dodatkowego znaczenia nabiera również Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania wciąż budzi wiele pytań, jedno jest pewne: wybór odpowiedniego narzędzia znacznie ułatwi przedsiębiorcom przejście na cyfrową dokumentację sprzedażową.
W zestawieniu uwzględniliśmy zarówno proste rozwiązania dla freelancerów i małych firm, jak i bardziej zaawansowane narzędzia przygotowane do pełnej obsługi KSeF.
Do kogo kierowane są programy do wystawiania faktur?
Dzisiejsze systemy fakturowania są na tyle zróżnicowane, że można je idealnie dopasować do specyfiki działalności:
- małe firmy i freelancerzy – stawiają przede wszystkim na szybkość i intuicyjną obsługę. Idealny program powinien umożliwić wystawienie dokumentu w kilka sekund — także z telefonu,
- sklepy internetowe i firmy handlowe – dla nich kluczowe są integracje: z magazynem, platformami e-commerce, płatnościami czy systemami wysyłkowymi,
- firmy usługowe ze stałymi klientami – docenią automatyzację, m.in. faktury cykliczne, powiadomienia o płatnościach, integrację z bankiem i wygodne archiwum dokumentów,
- przedsiębiorstwa przygotowujące się na KSeF – potrzebują systemu zapewniającego pełną zgodność z przepisami, obsługę wysyłki i odbioru e-faktur, integrację z księgowością oraz narzędzia kontroli poprawności.
Ranking 5 najlepszych programów do wystawiania faktur:
- SzybkaFaktura.pl
- Symfonia eBiuro dla firm
- FakturaXL.pl
- Fakturownia
- IFIRMA
1. SzybkaFaktura.pl – najlepszy wybór dla firm, którym zależy na szybkości i prostocie obsługi
SzybkaFaktura.pl to intuicyjny program działający w chmurze, który pozwala szybko wystawiać dokumenty sprzedażowe. Po wpisaniu NIP-u system automatycznie pobiera dane kontrahentów z bazy GUS. Program obsługuje m.in. faktury VAT, proformy, korekty oraz noty.
Dużym atutem są faktury cykliczne — idealne dla abonamentów i zleceń stałych. System generuje dokument automatycznie we wskazanym terminie. Całość działa szybko i płynnie, również na urządzeniach mobilnych.
Najważniejsze funkcje i zalety:
- automatyczne pobieranie danych kontrahentów na podstawie NIP,
- bardzo szybkie wystawianie faktur,
- obsługa wielu typów dokumentów sprzedażowych,
- faktury cykliczne,
- OCR dokumentów kosztowych,
- prosta obsługa i intuicyjny interfejs.
2. Symfonia eBiuro dla firm – program do wystawiania faktur integrujący się z e-commerce
Symfonia eBiuro to prosty system finansowo-księgowy dostępny online. Oferuje moduł fakturowania z obsługą faktur VAT, proform, zaliczkowych oraz cyklicznych. Dla firm obsługujących większą liczbę klientów szczególnie przydatne będzie masowe generowanie dokumentów.
Wyróżnia się również OCR dokumentów kosztowych, który automatycznie odczytuje dane ze skanów. Dla e-commerce dostępne są integracje z najpopularniejszymi platformami.
System jest również dobrze przygotowany do obsługi KSeF — producent oferuje funkcje odbioru faktur, podglądu statusów, numerów KSeF oraz historii dokumentów, przy czym ich zakres może zależeć od konfiguracji.
Najważniejsze funkcje i zalety:
- czytelne fakturowanie online,
- automatyczne uzupełnianie danych kontrahentów,
- OCR dokumentów kosztowych,
- wystawianie faktur cyklicznych i seryjnych,
- odbiór faktur z KSeF i monitorowanie statusu,
- integracja z e-commerce,
- obsługa uproszczonej księgowości i magazynu.
3. FakturaXL.pl – przystępne narzędzie dla małych firm i freelancerów
FakturaXL to przejrzysty program online dla małych firm. W dostępnych materiałach producent podaje, że system umożliwia wystawianie różnych rodzajów faktur, pobieranie danych z GUS oraz obsługę dokumentów w wielu walutach. Program oferuje również integrację z KSeF oraz – zgodnie z informacjami producenta – w wybranych planach integrację z bankami.
Najważniejsze funkcje i zalety:
- obsługa KSeF (wysyłka/pobieranie faktur),
- baza kontrahentów i produktów,
- pobieranie danych firm z GUS,
- prosty interfejs,
- integracja z bankiem.
4. IFIRMA – rozwiązanie łączące fakturowanie i księgowość w jednym
iFirma to popularna platforma umożliwiająca zarówno wystawianie faktur, jak i prowadzenie księgowości online. Obsługuje faktury VAT, proformy, korekty oraz dokumenty walutowe, co czyni ją dobrym wyborem dla firm działających również za granicą.
Narzędzie jest przygotowane do obsługi KSeF — według producenta faktury mogą być wysyłane bezpośrednio do systemu, a użytkownicy mają dostęp do nadanych numerów KSeF.
Najważniejsze funkcje i zalety:
- pełna obsługa faktur,
- fakturowanie w wielu walutach,
- integracja z KSeF,
- aplikacja mobilna,
- możliwość samofakturowania i nadawania ról użytkownikom.
5. Fakturownia – elastyczny system z zaawansowaną obsługą KSeF
Fakturownia to rozbudowany system fakturowania, w którym według informacji producenta pełna integracja z KSeF jest dostępna we wszystkich planach, jednak zakres funkcji (np. eksport XML czy weryfikacja dokumentów) może różnić się w zależności od wybranego pakietu. Program umożliwia wysyłkę i odbieranie faktur, monitorowanie statusów oraz eksport danych w formacie XML, a także oferuje narzędzia do kontroli poprawności dokumentów.
Najważniejsze funkcje i zalety:
- integracja z KSeF ,
- weryfikacja dokumentów przed wysyłką do KSeF,
- powiadomienia o fakturach kosztowych,
- eksport KSeF XML,
- zarządzanie rolami użytkowników związanych z KSeF,
- darmowa integracja KSeF we wszystkich planach.
Jak wybrać najlepszy program do wystawiania faktur?
Wybierając narzędzie, warto zacząć od określenia potrzeb firmy. Jeśli liczy się szybkie i wygodne wystawianie dokumentów, najlepiej sprawdzi się prosty system online działający również na telefonie np. SzybkaFaktura.pl
Firmy handlowe i sklepy internetowe powinny zwrócić uwagę na integracje z platformami sprzedażowymi, systemami płatności oraz magazynem – funkcje takie ma np. Symfonia eBiuro dla firm. Dla przedsiębiorstw przygotowujących się do obsługi KSeF kluczowe będzie pełne dostosowanie programu do obowiązujących przepisów oraz integracja z księgowością. Warto także zwrócić uwagę na bezpieczeństwo danych — przechowywanie dokumentów w chmurze, automatyczne kopie zapasowe i szyfrowanie.
Równie ważna jest wygoda użytkowania: przejrzysty interfejs, szybka konfiguracja oraz wsparcie techniczne, które reaguje na zgłoszenia bez opóźnień.
Podsumowanie
Nowoczesne programy do fakturowania znacznie usprawniają pracę przedsiębiorców — pozwalają wystawiać dokumenty szybciej, automatycznie i bezbłędnie, a w dobie KSeF stają się niezbędnym elementem prowadzenia firmy.
W naszym zestawieniu najwyżej oceniliśmy Szybkafaktura.pl oraz Symfonia eBiuro, które wyróżniają się intuicyjnością, stabilnością i bardzo dobrą gotowością do obsługi KSeF. To narzędzia, które świetnie pokazują, jak wygodne może być nowoczesne fakturowanie.