Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników?

Jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników. Właściciel JDG jest osobą fizyczną, która po zatrudnieniu pracownika staje się pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy i musi wykonywać wszystkie obowiązki wobec pracownika, ZUS i urzędu skarbowego. Jednoosobowa działalność gospodarcza bywa błędnie kojarzona z firmą, w której pracuje wyłącznie właściciel. Określenie jednoosobowa odnosi się do tego, kto jest właścicielem firmy, a nie do liczby osób, które mogą wykonywać pracę na jej rzecz.

Najważniejsze informacje

1.Jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników i nie wymaga to zmiany formy prawnej firmy.

2.Zatrudnienie pracownika wiąże się nie tylko z wypłatą pensji, ale też z obowiązkami wobec ZUS, podatku dochodowego, BHP i dokumentacji pracowniczej.

3.O tym, czy właściwa jest umowa o pracę, czy umowa cywilnoprawna, decydują rzeczywiste warunki wykonywania pracy, a nie sam rodzaj wykonywanych czynności.

4.Zgłoszenie pracownika do ZUS trzeba co do zasady zrobić w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.

5.Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników zatrudnionych na etacie oraz pełną dokumentację pracowniczą.

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników?

Kodeks pracy uznaje za pracodawcę nie tylko jednostkę organizacyjną, ale także osobę fizyczną, jeśli zatrudnia pracowników. To oznacza, że prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, możesz zatrudniać pracowników na podstawie umowy o pracę bez przekształcania firmy w spółkę i bez zmiany wpisu z JDG na inną formę działalności.

Nie ma też znaczenia sama forma opodatkowania działalności gospodarczej. Zatrudnienie pracownika jest dopuszczalne przy opodatkowaniu według skali podatkowej, podatku liniowego czy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. W wyjątkowych przypadkach dotyczy to także przedsiębiorców kontynuujących kartę podatkową. Wybór sposobu rozliczania podatku dochodowego może wpływać na opłacalność zatrudnienia, ale nie odbiera prawa do zatrudniania pracowników.

Warto jednak pamiętać o jednym praktycznym ograniczeniu: właściciel JDG nie może zatrudnić samego siebie na umowę o pracę we własnej firmie, bo działalność i przedsiębiorca to w tym przypadku ten sam podmiot. Może natomiast zatrudniać inne osoby.

Na jakiej podstawie można zatrudnić pracownika?

To, że firma jest mała albo prowadzona przez jedną osobę, nie oznacza pełnej dowolności w wyborze formy zatrudnienia. O tym, czy można zastosować umowę cywilnoprawną, decyduje rzeczywisty sposób wykonywania pracy.

Jeżeli praca ma cechy stosunku pracy, trzeba zawrzeć umowę o pracę. Chodzi przede wszystkim o sytuację, w której dana osoba wykonuje pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem. W takiej sytuacji zastępowanie etatu umową zlecenia tylko po to, by obniżyć koszty, jest ryzykowne.

Dla przedsiębiorcy najbezpieczniej jest patrzeć nie na nazwę umowy, ale na realia współpracy. Jeśli pracownik ma codziennie rozpoczynać pracę o 8:00, wykonywać polecenia przełożonego, pracować na stanowisku w firmie i pozostawać do dyspozycji pracodawcy, to zwykle mamy do czynienia ze stosunkiem pracy.

Przykład

Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzi salon optyczny i potrzebuje osoby do obsługi klientów od poniedziałku do piątku w godzinach otwarcia punktu. Taka osoba pracuje według ustalonego grafiku, korzysta z wyposażenia firmy i wykonuje polecenia dotyczące obsługi. To typowa sytuacja, w której właściwa będzie umowa o pracę.

Zatrudnienie pierwszego pracownika w JDG krok po kroku

Zatrudnienie pierwszego pracownika nie wymaga zmiany formy prawnej, ale uruchamia cały zestaw obowiązków przedsiębiorcy. Dla wielu właścicieli firm to moment, w którym jednoosobowa działalność przestaje być wyłącznie prostym modelem rozliczeń i zaczyna funkcjonować jak pełnoprawny pracodawca.

Najpierw trzeba ustalić, jaka forma zatrudnienia będzie właściwa, i przygotować warunki współpracy. Przy umowie o pracę znaczenie mają rodzaj pracy, wymiar etatu, miejsce wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia brutto pracownika, termin rozpoczęcia pracy i zasady czasu pracy.

Dalej pojawiają się obowiązki przed dopuszczeniem do pracy. Przed dopuszczeniem do pracy pracownik musi posiadać aktualne orzeczenie o braku przeciwwskazań, natomiast przeprowadzenie nowych badań wstępnych nie jest wymagane w przypadkach określonych w art. 229 § 1¹–1² Kodeksu pracy. Szkolenie wstępne nie jest wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę.

Kolejny etap to zgłoszenie pracownika do ZUS. Zgłoszenia dokonuje się co do zasady w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia. W praktyce przy etacie zwykle oznacza to zgłoszenie pracownika od dnia nawiązania stosunku pracy. Potem dochodzą bieżące rozliczenia składek ZUS oraz odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy.

Nie można też zapominać o dokumentacji. Już od pierwszego pracownika trzeba prowadzić akta osobowe, pozostałą dokumentację pracowniczą i ewidencję czasu pracy. To właśnie ten etap pokazuje, że zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności nie jest jednorazową formalnością, ale stałym procesem organizacyjnym.

Obowiązki pracodawcy w jednoosobowej działalności

Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, który zatrudnia pracowników, podlega takim samym podstawowym regułom jak większa firma. Podstawowe obowiązki wobec każdego pracownika są takie same, natomiast część obowiązków organizacyjnych pracodawcy zależy od liczby zatrudnionych osób.

Najważniejsze z nich to prawidłowe nawiązanie stosunku pracy albo zawarcie właściwej umowy cywilnoprawnej, terminowa wypłata wynagrodzenia, opłacanie składek ZUS, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, przestrzeganie zasad czasu pracy i udzielanie urlopu wypoczynkowego, jeśli pracownik jest zatrudniony na etacie.

Szczególnie ważne są trzy obszary, które przedsiębiorcy często niedoszacowują.

Dokumentacja pracownicza

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie ogranicza się do podpisania umowy. Trzeba gromadzić dokumenty związane z zatrudnieniem, przebiegiem pracy, badaniami, szkoleniami, urlopami, wynagrodzeniem i zakończeniem zatrudnienia. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się co do zasady przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Sama lista obecności nie wystarczy. Ewidencja obejmuje godziny pracy, nadgodziny, pracę nocną, dyżury, urlopy i nieobecności, jednak wobec pracowników wskazanych w art. 149 § 2 Kodeksu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy.

BHP i organizacja pracy

Przeszkolenie pracownika, skierowanie na badania lekarskie, ocena ryzyka zawodowego, instrukcje stanowiskowe czy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy to nie formalny dodatek, lecz obowiązek. Dotyczy to także małej działalności gospodarczej, nawet jeśli pracuje w niej tylko jedna osoba poza właścicielem.

Warto też pamiętać, że regulamin pracy nie zawsze jest obowiązkowy. Regulamin pracy jest obowiązkowy od 50 pracowników, a przy zatrudnieniu co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników także wtedy, gdy z wnioskiem o jego wprowadzenie wystąpi zakładowa organizacja związkowa, chyba że odpowiednie kwestie reguluje układ zbiorowy pracy.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Pytanie o koszt zatrudnienia pracownika prawie nigdy nie kończy się na samym wynagrodzeniu brutto. Zatrudnienie pracownika wiąże się z kosztami stałymi, składkami i wydatkami organizacyjnymi.

Przy etacie przedsiębiorca oblicza, pobiera i odprowadza zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika, a także rozlicza składki ZUS. Jako płatnik zatrudniający pracowników opłaca składki do ZUS co miesiąc jednym przelewem na swój numer rachunku składkowego, co do zasady do 20. dnia następnego miesiąca. Oprócz tego po zakończeniu roku przygotowuje dokumenty podatkowe, takie jak PIT-11 i odpowiednie deklaracje zbiorcze.

Dla właściciela JDG praktyczny wniosek jest prosty: przed zatrudnieniem pierwszej osoby warto policzyć nie tylko pensję „na rękę”, ale pełny koszt pracodawcy, zakres obowiązków administracyjnych i wpływ na płynność firmy.

Czy warto zatrudniać pracowników w JDG?

Dla wielu firm zatrudnienie pierwszej osoby jest momentem przejścia z samozatrudnienia do realnego rozwoju firmy. Pojawia się możliwość delegowania zadań, zwiększenia przychodów i obsługi większej liczby klientów. Jednocześnie rosną zobowiązania firmy, odpowiedzialność organizacyjna i potrzeba uporządkowania procesów.

Najrozsądniej nie zaczynać od pytania, czy JDG „wolno” zatrudniać, bo takie prawo istnieje. Lepiej zapytać, czy firma jest gotowa na regularne wynagrodzenie brutto pracownika, opłacanie składek ZUS, prowadzenie dokumentacji pracowniczej i przestrzeganie przepisów prawa pracy w codziennej praktyce.

Jeżeli odpowiedź brzmi tak, jednoosobowa działalność gospodarcza może być w pełni wystarczającą formą do budowania zespołu, bez potrzeby przechodzenia w spółkę tylko dlatego, że w firmie pojawiają się pracownicy.

Podsumowanie

Jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników, a właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej po prostu staje się pracodawcą ze wszystkimi konsekwencjami wynikającymi z Kodeksu pracy, przepisów o ubezpieczeniach społecznych i obowiązków podatkowych. Największe znaczenie ma nie sama możliwość zatrudnienia, ale prawidłowy dobór formy zatrudnienia, zgłoszenie pracownika do ZUS, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, ewidencji czasu pracy oraz terminowe rozliczanie składek i podatku dochodowego. Dobrze przygotowane zatrudnienie pierwszego pracownika może stać się ważnym krokiem w rozwoju firmy, ale tylko wtedy, gdy przedsiębiorca potraktuje je nie jako prostą formalność, lecz jako stały proces organizacyjny.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o to czy jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników