Krajowy System e-Faktur już w 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich osób prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Czas, jaki pozostał do wdrożenia systemu, to dobry moment na przygotowania. Warto dowiedzieć się między innymi, z jakimi problemami można spotkać się w trakcie korzystania z platformy.
KSeF – podstawowe informacje
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, czyli platformy służącej do wystawiania, udostępniania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek korzystania z tego systemu miał wejść w życie 1 lipca 2024 i 1 stycznia 2025 roku, jednak terminy te uległy przesunięciu. Obecnie wdrożenie obligatoryjnego systemu dla dużych przedsiębiorstw planowane jest na 1 stycznia 2026 roku, z kolei dla pozostałych podatników – na 1 kwietnia 2026 roku. Platforma powstała z inicjatywy Ministerstwa Finansów w celu usprawnienia obiegu dokumentów oraz digitalizacji. MF udostępniło też programy i aplikacje do wystawiania faktur elektronicznych w formacie XML – Aplikację Podatnika oraz aplikację e-mikrofirma. Integracja z KSeF wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorców – m.in. optymalizacją wielu firmowych procesów, oszczędnością kosztów, czasu i miejsca czy krótszym oczekiwaniem na zwrot podatku.
Potencjalne problemy związane z wdrożeniem KSeF
Tak jak każdy inny nowy system, Krajowy System e-Faktur może wiązać się na początku z pewnymi błędami oraz problemami technicznymi.
Awarie po stronie KSeF
Przed wdrożeniem obowiązku integracji z KSeF warto przygotować się na możliwość wystąpienia pewnych awarii po stronie systemu. Te mogą powodować m.in. trudności z wysyłaniem faktur – a właściwie całkowicie je uniemożliwić. Trzeba jednak wiedzieć, że procedury związane z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur zakładają konkretne metody postępowania w razie takich awarii. Przykładowo, w okresie trwania awarii KSeF podatnicy będą wystawiali faktury w postaci elektronicznej według wzoru udostępnionego na podstawie art. 106gb ust. 8 u.p.t.u. Takie dokumenty będą musiały zostać oznaczone specjalnym kodem:
- pozwalającym na dostęp do tej faktury w KSeF;
- umożliwiającym weryfikację zawartych na niej danych;
- gwarantującym autentyczność pochodzenia i integralności treści faktury, w przypadku udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF.
Co więcej, w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów będzie pojawiała się informacja o początkowej i końcowej dacie awarii. Wszelkie przestoje w systemie KSeF będą miały ponadto incydentalny, krótkotrwały charakter, w związku z czym nie będą znacząco wpływać na możliwość korzystania z systemu.
Brak możliwości integracji aktualnych systemów z KSeF
Większość oprogramowań księgowych umożliwia integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Może się jednak okazać, że system wykorzystywany w danej firmie nie posiada takiej funkcji – a korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. W takiej sytuacji konieczna będzie inwestycja w nowy program do księgowości, a to wygeneruje dodatkowe, nieplanowane wcześniej koszty.