Data sprzedaży a data wystawienia faktury – jak je ustalić?

W codziennej praktyce przedsiębiorcy często zastanawiają się, czym właściwie różni się data sprzedaży od daty wystawienia faktury i dlaczego są one tak ważne. Chociaż oba pojęcia opisują jeden proces gospodarczy, ich rola w rozliczeniach podatkowych jest odmienna. Poprawne ustalenie obu terminów wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego, terminy rozliczeń z kontrahentami i odpowiedzialność za ewentualne błędy.

Najważniejsze informacje

1. Data sprzedaży to data wykonania usługi albo dzień dokonania dostawy towarów – moment faktycznej realizacji świadczenia.
2. Faktura VAT powinna zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, a przy zaliczkach – do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu płatności. W niektórych branżach obowiązują dłuższe terminy.
3. Ustawodawca wymaga umieszczenia na fakturze daty sprzedaży, jeżeli różni się ona od daty wystawienia, a gdy terminy są takie same, pole „data sprzedaży” można pominąć.
4. Data wystawienia faktury dokumentuje transakcję, ale co do zasady nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego w VAT – liczy się data sprzedaży lub otrzymanej zaliczki.
5. Niewłaściwe ustalenie terminów może prowadzić do błędów w ewidencjach, odsetek za zwłokę i problemów przy kontroli.

Jaka jest różnica pomiędzy datą sprzedaży, a datą wystawienia faktury?

Data sprzedaży (często na fakturach nazywana „datą dostawy” lub „datą wykonania usługi”) wyznacza moment faktycznej realizacji świadczenia. To dzień, w którym towar został przekazany nabywcy lub usługa została wykonana. W ustawie o VAT co do zasady obowiązek podatkowy powstaje w dniu zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi. Ten dzień decyduje, w jakim okresie rozliczeniowym trzeba wykazać sprzedaż. W części przypadków przepisy wiążą jednak powstanie obowiązku podatkowego z datą wystawienia faktury albo z upływem terminu płatności (np. przy usługach ciągłych). Jeżeli podatnik otrzyma przed tą dostawą całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy co do zasady powstaje w dniu jej otrzymania, dlatego tak ważne jest prawidłowe ustalenie daty otrzymania zapłaty, z wyjątkiem m. in. mediów, najmu czy leasingu.

Data wystawienia faktury jest natomiast datą formalnego udokumentowania transakcji. Co do zasady fakturę VAT można wystawić nie wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki. Nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę. Ograniczenie 60 dni nie dotyczy jednak dostaw i usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych, o których mowa w art. 19a ust. 3–4 i ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, jeżeli na fakturze wskazano okres rozliczeniowy. Faktura VAT dokumentuje zdarzenie gospodarcze i stanowi podstawę do odliczenia VAT przez nabywcę. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy z tytułu nabycia, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę (w przypadku faktur w KSeF – w dniu nadania fakturze numeru w systemie), dlatego sama data jej wystawienia nie jest co do zasady decydująca dla momentu odliczenia.

Obie daty mogą więc być różne. Jeżeli towar dostarczono 10 maja, a fakturę wystawiono 2 czerwca, to data sprzedaży na fakturze powinna być 10 maja, podczas gdy data wystawienia to 2 czerwca. Gdyby obie daty były identyczne (np. towar wysłano i udokumentowano 10 maja), pole „data sprzedaży” można pominąć, co wynika z art. 106e ustawy o VAT.

Przepisy dotyczące terminów wystawienia faktur VAT

Zasady dotyczące terminów wystawiania faktur reguluje art. 106i ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że fakturę należy wystawić „nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę”. Jeżeli podatnik pobiera zaliczkę, fakturę zaliczkową wystawia się do 15. dnia miesiąca po jej otrzymaniu. Warto wiedzieć, że ustawodawca dopuszcza wystawienie faktury wcześniej – nawet do 60 dni przed planowaną świadczeniem – jednak w przypadku braku realizacji świadczenia należy taką fakturę skorygować, aby uniknąć „pustych” faktur.

W niektórych sytuacjach ustawa przewiduje dłuższe terminy na wystawienie faktury. Najczęściej dotyczą one branż, w których cykl świadczenia jest dłuższy lub specyficzny. Do wyjątków należą m.in.:

• 30 dni – dla usług budowlanych i budowlano‑montażowych,
• 60 dni – dla dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) oraz określonych gazet i czasopism wymienionych w ustawie VAT,
• 90 dni – dotyczy czynności polegających na drukowaniu książek, gazet i czasopism wskazanych w ustawie, z wyłączeniem map i ulotek.
• do dnia płatności – przy usługach o charakterze ciągłym (np. wynajem, przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej, dostaw i dystrybucji energii elektrycznej oraz innych mediów, telekomunikacja), gdzie fakturę należy wystawić nie później niż w terminie płatności,
• 120 dni – w przypadku sprzedaży książek drukowanych (oraz gazet i czasopism) z prawem zwrotu,
• Opakowania zwrotne – fakturę za opakowania zwrotne wystawia się co do zasady w terminie 7 dni od określonego dnia zwrotu tylko w przypadku niezwrócenia opakowania objętego kaucją, a gdy terminu nie określono – nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

Pamiętajmy też, że przy fakturach wystawianych na żądanie nabywcy (np. do paragonu) termin wystawienia zależy od momentu zgłoszenia żądania. Jeżeli nabywca zgłosi je do końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę najpóźniej do 15. dnia następnego miesiąca. Jeżeli żądanie zostanie zgłoszone po upływie tego miesiąca, ale nie później niż w ciągu trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, fakturę należy wystawić nie później niż w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania. Po upływie trzymiesięcznego terminu wystawienie faktury jest co do zasady uprawnieniem podatnika, a nie jego obowiązkiem. Niezależnie od tego data wystawienia i data sprzedaży wskazane na fakturze powinny odzwierciedlać rzeczywisty przebieg transakcji.

Jak ujmować datę sprzedaży i datę wystawienia faktury w rozliczeniach podatkowych?

Przy prawidłowym ujmowaniu daty sprzedaży i daty wystawienia faktury trzeba osobno spojrzeć na zasady obowiązujące w VAT oraz w podatku dochodowym.

Obowiązek podatkowy w VAT

Podatek od towarów i usług jest co do zasady rozliczany według zasady memoriałowej – obowiązek podatkowy powstaje w dniu dokonania dostawy towaru albo wykonania usługi. Jeżeli podatnik otrzyma przed tą dostawą całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy co do zasady powstaje w dniu jej otrzymania, z wyjątkiem czynności wymienionych w ustawie o VAT (m.in. media, najem, leasing). W wielu przypadkach, np. przy usługach budowlanych, dostawie książek drukowanych, najmie, dzierżawie czy świadczeniu mediów, moment powstania obowiązku podatkowego jest bezpośrednio powiązany z datą wystawienia faktury, a dopiero gdy faktura nie zostanie wystawiona w terminie, obowiązek podatkowy powstaje z upływem terminu jej wystawienia lub terminu płatności. Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, najpóźniej do 15. dnia kolejnego miesiąca następującego po dostawie.

Dlatego tak ważne jest, aby pole „data sprzedaży” było wpisane zgodnie z rzeczywistością. Gdy podatnik wystawi fakturę później, niż wymaga tego ustawa, obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą upływu terminu jej wystawienia albo terminu płatności (w zależności od rodzaju świadczenia), a nie zawsze w „momencie sprzedaży”, przy czym samo spóźnienie z wystawieniem faktury nadal może skutkować odsetkami i sankcjami.

Rozpoznanie przychodu w podatku dochodowym

Przy podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) według zasad ogólnych przychód powstaje z dniem wydania towaru, wykonania usługi lub z chwilą częściowego wykonania świadczenia, nie później niż w dniu wystawienia faktury lub otrzymania zapłaty. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca wykona usługę 20 czerwca, a fakturę wystawi 5 lipca, przychód rozpozna w czerwcu. Z kolei w podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) zasada jest podobna – przychód z działalności gospodarczej powstaje co do zasady w dniu wydania towaru lub wykonania usługi, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury lub uregulowania należności. W praktyce, jeśli faktura zostanie wystawiona przed dostawą (np. 20 lipca), a dostawa nastąpi 5 sierpnia, to o ile przychód ma charakter definitywny to przychód podatkowy powstanie 20 lipca.

Od 2025 r. część podatników prowadzących działalność gospodarczą może wybrać kasową metodę rozliczania przychodów w PIT, w której przychód z działalności co do zasady powstaje w dniu uregulowania należności, nie później jednak niż z upływem 2 lat od dnia wystawienia faktury albo w dniu likwidacji działalności. Wariant ten jest dobrowolny i obwarowany warunkami (m.in. limitem przychodów). Dla większości przedsiębiorców nadal obowiązują zasady memoriałowe. Niezależnie od wyboru metody, poprawne wskazanie daty sprzedaży na fakturze pozwala właściwie ustalić okres powstania przychodu.

Praktyczne przykłady stosowania dat

Przykład 1 -Przedsiębiorca dostarczył meble klientowi 12 kwietnia 2025 r., a fakturę wystawił 30 kwietnia. Data sprzedaży na fakturze to 12 kwietnia, a data wystawienia to 30 kwietnia. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje 12 kwietnia, natomiast fakturę można było wystawić do 15 maja. W rozliczeniach PIT lub CIT przychód należy ująć w kwietniu.

Przykład 2 – Firma remontowa zakończyła usługę budowlaną 5 sierpnia 2025 r. Zgodnie ze specjalnym terminem dla usług budowlanych, fakturę można wystawić w ciągu 30 dni, czyli do 4 września. Jeśli podatnik wystawi dokument 1 września, data sprzedaży na fakturze pozostanie 5 sierpnia. Jeżeli faktura zostałaby wystawiona 25 lipca (czyli przed wykonaniem), należałoby ją skorygować, gdyby ostatecznie do wykonania usługi nie doszło.

W pierwszym przykładzie różnica między datą sprzedaży, a datą wystawienia faktury nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego w VAT ani na moment rozpoznania przychodu – decyduje faktyczne wykonanie świadczenia lub otrzymanie zaliczki. W przypadku usług budowlanych z przykładu drugiego różnica tych dat może mieć znaczenie dla momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT, ponieważ jest on powiązany z datą wystawienia faktury lub upływem terminu jej wystawienia, choć dla podatków dochodowych co do zasady nadal liczy się faktyczne wykonanie świadczenia. Dlatego tak ważne jest rzetelne dokumentowanie tych dat.

Konsekwencje niewłaściwego ustalenia dat sprzedaży i dat wystawienia faktur

Błędne oznaczenie daty sprzedaży na fakturze może spowodować zaniżenie bądź zawyżenie zobowiązań podatkowych. Jeżeli podatnik zbyt późno wystawi fakturę, a w ewidencji VAT przeniesie transakcję do kolejnego miesiąca, naraża się na zaległości podatkowe i odsetki. Co do zasady faktury nie można wystawić wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem całości albo części zapłaty. Ograniczenie 60 dni przed dostawą nie dotyczy jednak dostaw i usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych, o których mowa w art. 19a ust. 3–4 i ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, pod warunkiem że na fakturze wskazano okres rozliczeniowy. Ryzyko tzw. „pustych faktur” powstaje wtedy, gdy ostatecznie nie dochodzi do realizacji transakcji lub jest ona udokumentowana niezgodnie z rzeczywistością – w takim przypadku fakturę należy skorygować. Niewłaściwe daty wpływają również na terminy odliczenia VAT przez nabywcę. Przy błędach organ podatkowy może naliczyć sankcje administracyjne oraz w razie powtarzających się naruszeń skierować sprawę do sądu.

Elektroniczne fakturowanie i KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e‑Faktur (KSeF) zmienia sposób ustalania dat wystawienia i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, w trybie online fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF, o ile data w polu P_1 (data wystawienia) jest zgodna z rzeczywistym wysłaniem pliku. W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych w trybie offline24 datą wystawienia jest data wpisana w polu P_1, a podatnik ma obowiązek przesłać taką fakturę do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Przy niedostępności systemu (tryb offline) termin na przesłanie faktury biegnie od zakończenia okresu niedostępności, natomiast w trybie awaryjnym wynosi co do zasady maksymalnie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Datą otrzymania faktury jest co do zasady dzień nadania numeru identyfikującego ją w KSeF. Co istotne, mimo wdrożenia KSeF obowiązek podatkowy w VAT nadal powstaje na datę sprzedaży, a nowe reguły dotyczą wyłącznie sposobu dokumentowania i prawa do odliczenia podatku. Do obowiązkowego stosowania KSeF przygotowują się przedsiębiorcy: duże firmy (z obrotami powyżej 200 mln PLN w 2024 r.) mają obowiązek stosować system od 1 lutego 2026 r., a pozostali od 1 kwietnia 2026 r., więc w 2025 r. korzystanie z KSeF jest nadal dobrowolne.

Jak narzędzia pomagają w kontrolowaniu terminów i e‑fakturowaniu?

Ręczne pilnowanie dat wystawienia faktur, momentu sprzedaży i terminów z ustawy o VAT szybko staje się uciążliwe, zwłaszcza gdy obsługujesz wielu kontrahentów. Aplikacja SzybkaFaktura.pl pomaga automatycznie kontrolować daty wystawienia i sprzedaży, wysyła przypomnienia o ważnych terminach oraz pozwala łatwo wskazać datę sprzedaży oddzielnie od daty wystawienia faktury. Narzędzie obsługuje różne rodzaje dokumentów w tym faktury zaliczkowe i końcowe i generuje je w sposób zgodny z wymogami ustawy o VAT. Wbudowany moduł integracji z KSeF umożliwia wysyłanie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio do systemu, a dokumenty są archiwizowane w chmurze, dzięki czemu masz do nich dostęp z każdego miejsca. Takie rozwiązanie realnie ogranicza ryzyko błędów (w tym tzw. pustych faktur) i związanych z nimi konsekwencji podatkowych, pozwalając skupić się na prowadzeniu biznesu.

Podsumowanie

Data sprzedaży i data wystawienia faktury to dwa różne pojęcia, choć często występują na jednym dokumencie. Co do zasady data sprzedaży, rozumiana jako data wydania towarów lub wykonania usługi, jest punktem wyjścia do ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT oraz momentu rozpoznania przychodu w podatkach dochodowych, przy czym przepisy przewidują liczne wyjątki, w których znaczenie ma także data wystawienia faktury lub otrzymania zapłaty.

Data wystawienia faktury dokumentuje transakcję. Prawo nabywcy do odliczenia VAT powstaje co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy z tytułu tej transakcji, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę. W przypadku faktur wystawianych w KSeF za moment otrzymania uznaje się dzień nadania fakturze numeru w systemie. Dlatego sama data wystawienia faktury nie jest co do zasady decydująca dla momentu odliczenia podatku. Co do zasady powinna przypadać nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, z zastrzeżeniem dłuższych terminów przewidzianych w ustawie o VAT dla niektórych rodzajów świadczeń. Ustawa o VAT przewiduje również szczególne terminy fakturowania dla wybranych branż, a w trybie elektronicznego fakturowania (KSeF) daty wystawienia i otrzymania faktury mają dodatkowe znaczenie dla dokumentowania transakcji i momentu odliczenia podatku, przy niezmienionych zasadach powstawania obowiązku podatkowego.

FAQ – najczęstsze pytania o datę sprzedaży a datę wystawienia faktury