Od 2026 roku polscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur elektronicznych w systemie KSeF. Czym różnią się one od tradycyjnych faktur papierowych, co powinny zawierać i kiedy dokładnie ich wystawianie stanie się obligatoryjne?
Co to jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna to dokument finansowy tworzony, przechowywany i udostępniany w postaci elektronicznej. Powinny znaleźć się na niej wszystkie dane wymienione w art. 106e ustawy o VAT, a więc:
- data wystawienia i numer kolejny, który w jednoznaczny sposób identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska albo nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług;
- adresy stron;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku bądź podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary bądź usługi;
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi, o ile została określona i jest inna niż data wystawienia faktury (w przypadku sprzedaży ciągłej może to być miesiąc i rok dokonania sprzedaży);
- rodzaj towaru bądź usługi;
- liczba (ilość) oraz miara dostarczonych towarów/zakres zrealizowanych usług;
- cena jednostkowa netto towaru bądź usługi;
- kwoty ewentualnych rabatów, m.in. a wcześniejsze otrzymanie należności (jeśli nie uwzględniono ich w cenie jednostkowej netto);
- wartość sprzedaży netto;
- stawka podatku;
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwota należności ogółem.
Aby faktura została uznana za elektroniczną, musi być wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym, a ponadto – otrzymana przez kontrahenta w postaci cyfrowej. Ważne również, aby została zapewniona jej integralność, czytelność oraz autentyczność.
Faktury elektroniczne a Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Mają one format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Kiedy wystawianie faktur elektronicznych stanie się obowiązkiem dla wszystkich podatników?
Polscy przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur już od 2022 roku. W 2026 roku wystawianie faktur elektronicznych za jego pomocą stanie się natomiast obowiązkiem wszystkich podatników w naszym kraju. Ministerstwo Finansów określiło dwie daty wdrożenia obligatoryjnej integracji z KSeF:
- 1 lutego 2026 roku – obowiązek korzystania z systemu dla tzw. dużych przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 milionów złotych;
- 1 kwietnia 2026 roku – obowiązkowa integracja z systemem dla pozostałych podatników prowadzących działalność gospodarczą.
Od kwietnia 2026 roku dokumentowanie transakcji gospodarczych za pośrednictwem KSeF będzie zatem obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury. Jedynie w odniesieniu do najmniejszych podatników, których transakcje obejmują kwoty do łącznej wartości sprzedaży 10 tysięcy zł brutto miesięcznie, termin wdrożenia systemu odroczono do 1 stycznia 2027 roku.