Lista płac to dokument, który zawiera informacje o naliczanych wynagrodzeniach wszystkich pracowników zatrudnionych na postawie umowy o pracę. Jej sporządzenie nie zawsze jest szybkie i proste, jak mogłoby się to wydawać. Należy pamiętać o różnych czynnikach, które mają znaczący wpływ na wysokość wynagrodzenia.
Lista płac – obowiązkowa czy nie?
Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników, ma obowiązek comiesięcznej zapłaty wynagrodzenia. Określają to przepisy prawa pracy, do których należy się stosować. Lista płac jest typowym dokumentem, który zazwyczaj przygotowuje księgowa lub biuro rachunkowe. Jednak mimo swojej powszechności nie jest to obowiązkowy dokument. Sporządzanie listy płac wynika z chęci porządku danej firmy. Dzięki temu w każdej chwili można sprawdzić wypłaty danej osoby, nawet sprzed kilku lat.
Ważne jest to, aby listę tworzyć wyłącznie dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W przypadku pozostałych umów, czyli cywilnoprawnych, wystawiane są rachunki.
Dane potrzebne do sporządzenia listy płac
Do prawidłowego sporządzenia listy płac niezbędne będą informacje o czasie, jaki przepracował dany pracownik w miesiącu. Należy znać również wartość pensji oraz dodatków, które obowiązują zatrudnianą osobę. Księgowa lub biuro rachunkowe potrzebuje:
- ewidencji czasu pracy,
- listy obecności,
- aktualnej umowy o pracę,
- informacji o dodatkach i premiach.
Główne elementy listy płac
Ze względu na brak obowiązku tworzenia tego dokumentu, nie ma również regulacji prawnych, który określałyby elementy, jakie mają zawrzeć się w liście płac. Jednak można do nich zaliczyć:
- nazwę firmy,
- numer listy płac lub jej nazwę,
- daty, jakich dotyczy,
- datę sporządzenia dokumentu,
- datę wypłaty wynagrodzeń,
- imiona i nazwiska pracowników,
- wszystkie składniki wynagrodzeń,
- podpis osoby upoważnionej do sporządzenia listy,
- podpis osoby akceptującej listę,
- podpisy pracowników, jeżeli wynagrodzenie płatne jest gotówką.
Są to przykładowe elementy listy płac. Każda firma i przedsiębiorstwo może ją dowolnie modyfikować i dodawać informacje, które ich zdaniem mogą być potrzebne.
Co ma wpływ na wysokość wynagrodzenia?
W liście płac najważniejsze, a jednocześnie najtrudniejsze jest prawidłowe obliczenie wynagrodzenia dla każdego pracownika. Na jego wysokość mają wpływ, m.in.:
- miejsce zamieszkania, co związane jest z ustaleniem wysokości kosztów uzyskania przychodu,
- kwota pobierana na zaliczkę na podatek,
- wiek pracownika, ze względu na „zerowy PIT”,
- przystąpienie do PPK.
Ważne są również informacje o kwocie zmniejszającej podatek. Tutaj potrzebne są specjalne oświadczenia, które składa pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia.
Podczas naliczania wynagrodzeń osoby zajmujące się tym muszą wykazywać się biegłą i aktualną znajomością przepisów prawnych. Mimo że listę płac można sporządzić samodzielnie, lepiej i bezpiecznie powierzyć to profesjonalistom, na przykład biura rachunkowego online. Dzięki temu masz pewność, że wszystko zostało policzone prawidłowo.