Bezpieczeństwo danych osobowych w przedsiębiorstwie to dziś absolutny priorytet. Warto zatem wiedzieć, w jaki sposób chronić te dane przed nieuprawnionym dostępem, a tym samym – zapobiegać poważnym konsekwencjom dla całej firmy.
Dane osobowe oraz ich przetwarzanie – podstawowe informacje
Dane osobowe to dane każdej osoby fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania w pośredni bądź bezpośredni sposób. Przetwarzanie danych osobowych dotyczy z kolei ich zbierania, utrwalania, pobierania, udostępniania, wykorzystywania, przeglądani czy archiwizowania. Przedsiębiorcy mogą przetwarzać dane osobowe jako:
- administratorzy danych (np. właściciele stron internetowych lub pracodawcy), którzy decydują, jak i w jakim celu je przetwarzać;
- podmioty przetwarzające dane (np. biura rachunkowe) – administratorzy, którzy sami przetwarzają dane lub osoby przetwarzające dane jako podmiot zewnętrzny na rzecz administratora oraz w jego imieniu.
Firmy przetwarzające dane osobowe na większą skalę i te przetwarzające szczególne kategorie danych – np. banki czy szpitale – mają obowiązek powołania Inspektora Ochrony Danych.
Jak firma może dbać o bezpieczeństwo danych osobowych personelu i klientów?
Każda firma jest zobowiązana dostosować przepisy zakładu pracy do przepisów RODO oraz innych regulacji związanych z ochroną danych osobowych. Co jeszcze pozwala zwiększyć poziom ich bezpieczeństwa?
Dostosowanie zasad firmy do odpowiednich regulacji
Pracodawca będący jednocześnie administratorem danych osobowych zatrudnionych osób w trakcie przetwarzania danych musi uwzględniać zapisy RODO– bez względu na to, czy mowa o obecnych pracownikach, czy kandydatach do pracy. Z zasadami rozporządzenia musi być zgodna również treść regulacji wewnątrzzakładowych, np. układu zbiorowego czy regulaminu pracy. Warto ponadto pamiętać o poszerzeniu listy obowiązków pracownika oraz katalogu obowiązków pracodawcy o wymóg postępowania w zakresie ochrony danych osobowych – zgodnie z regułami RODO i przepisami krajowymi. Niezwykle ważne jest także regularne szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i jej znaczenia.
Bezpieczeństwo danych osobowych a monitoring
Monitoring elektronicznej poczty pracowników czy monitoring wizyjny również może wpływać na poziom bezpieczeństwa danych. Kontrolując aktywność i dostęp do konkretnych informacji, firmy mają szansę na szybką reakcję w razie ewentualnego zagrożenia. Trzeba jednak mieć na uwadze, że zgodnie z przepisami pracodawca ma prawo zainstalować w miejscu pracy monitoring tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
- kontroli procesu produkcyjnego;
- ochrony mienia;
- utrzymania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę.
Antywirus i polityka ochrony danych osobowych
Każde przedsiębiorstwo powinno posiadać konkretne procedury i polityki związane z ochroną danych osobowych. Przestrzeganie tych przepisów to klucz do większego bezpieczeństwa i prywatności tych informacji. Równie ważnym krokiem jest instalacja oprogramowania antywirusowego czy zapory sieciowej, czyli rozwiązań, które zabezpieczą dane przed wyciekiem lub utratą w wyniku ataku hakerów.
Szyfrowanie danych
Szyfrowanie danych stanowi kolejne skuteczne narzędzie do ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych. To sposób, aby zabezpieczyć przed nieuprawnionym dostępem zarówno informacje przechowywane, jak i te przesyłane dalej.