Współczesne realia rynku pracy są takie, że do wykonywania znakomitej większości zadań jest konieczne korzystanie z odpowiedniego sprzętu. Telefon komórkowy, komputer czy samochód to tylko kilka najbardziej znanych przykładów. Korzystanie z nich jest oczywiście uzasadnione i niezbędne, by pracownik mógł realizować powierzone mu obowiązki, jednak co się dzieje, jeśli korzysta on ze sprzętu w sposób nieprawidłowy lub gdy dojdzie do jego zniszczenia?
Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w kwestii sprzętu służbowego?
To pracodawca – zgodnie z obowiązującym prawem – winien zapewnić swoim pracownikom wszystko, co niezbędne, by mogli oni bez przeszkód i w sposób efektywny wykonywać swoją pracę. Aby jednak pracodawca miał pewność, że powierzony podwładnym sprzęt będzie wykorzystywany w sposób należyty, powinien sporządzić osobny regulamin dotyczący kwestii jego używania. Pracodawca może – z pomocą odpowiednich zapisów – zastrzec sobie również prawo do monitorowania stanu urządzeń i sposobu korzystania z nich. Dzięki temu zabezpiecza ewentualne roszczenia, mogące wynikać z faktu, że któryś pracownik używa sprzętu niezgodnie z regulaminem.
Korzystanie ze sprzętu firmowego do celów prywatnych
Jedną z największych „bolączek” pracodawców jest to, że wielu pracowników korzysta ze sprzętu firmowego do celów prywatnych, dlatego warto zawczasu uregulować wszystkie związane z tym kwestie, by jasne było dla pracownika, czy i w jakim zakresie jest to dopuszczalne. W części przedsiębiorstw takie praktyki są całkowicie zakazane, ale wielu pracodawców decyduje się na to, by pozostawić pracownikom możliwość użytkowania czy to komputera, czy samochodu, czy telefonu w celach prywatnych. Takie rozwiązanie jest popularne szczególnie w odniesieniu do pracowników mobilnych – tych wszak trudno jest bez przerwy kontrolować, gdyż większość czasu spędzają oni poza siedzibą firmy.
Czy na pracownikach spoczywa odpowiedzialność za powierzonym im sprzęt?
Zgodnie z artykułem 211 paragraf 3 kodeksu Pracy, pracownicy mają obowiązek dbania o powierzonym im sprzęt i utrzymania go w należytym stanie. W przypadku, gdy dojdzie do uszkodzenia lub zniszczenia maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu na skutek zaniedbań pracownika, pracodawca – na podstawie art.124 par.1 Kodeksu Pracy, ma prawo domagać się od podwładnego odszkodowania. Trzeba jednak podkreślić, że jeśli pracownik będzie w stanie uzasadnić, iż do zniszczenia nie doszło z jego winy lub że pracodawca nie zapewnił odpowiednich warunków do tego, by móc nad powierzonym sprzętem sprawować należytą ochronę, może uniknąć odpowiedzialności finansowej.
Przekazanie sprzętu pracownikowi powinno odbyć się w sposób formalny. W Kodeksie Pracy można znaleźć wyłącznie ogólne zapisy dotyczące odpowiedzialności pracownika za użytkowane urządzenia czy maszyny, dlatego niezbędne jest sporządzenie osobnego, wewnętrznego regulaminu regulującego wszystkie kwestie z tym związane.