Wyszukiwarka VIES to narzędzie pozostające do dyspozycji przedsiębiorców, którzy prowadzą transakcje na terenie Unii Europejskiej. Pozwala ona na weryfikację zagranicznych kontrahentów i pomaga przeciwdziałać oszustwom podatkowym. Co jeszcze warto wiedzieć na jej temat?
VIES – podstawowe informacje
Podatnicy VAT prowadzący z podmiotami zagranicznymi transakcje związane z wymianą towarów lub usług są zobowiązani do rejestracji do VAT UE w kraju, w którym prowadzą działalność. Wyszukiwarka VIES umożliwia szybkie i łatwe sprawdzenie, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. Sama jej nazwa pochodzi od angielskiego wyrażenia VAT Information and Exchange System. VIES został uruchomiony przez Komisję Europejską i jest dostępny w 23 różnych językach. Zawarte w nim dane to informacje z krajowych baz danych członków Unii Europejskiej – system działa w oparciu o współpracę pomiędzy organami podatkowymi tych krajów. W Polsce za odpowiednik systemu VIES uznaje się Białą listę podatników VAT.
Do czego służy wyszukiwarka VIES?
System VIES pozwala weryfikować numery identyfikacyjne VAT europejskich podmiotów gospodarczych, o ile zostały one zarejestrowane dla potrzeb transakcji transgranicznych. Rejestracja do VAT UE jest jednoznaczna z obecnością w wyszukiwarce. W celu sprawdzenia, czy kontrahent jest zarejestrowany na potrzeby VAT UE, wystarczy podać jego numer VAT UE. W odpowiedzi wyszukiwarka podaje informację o aktywnym („informacja o VAT UE istnieje”) lub nieaktywnym numerze („informacja o VAT UE nie istnieje”). Odpowiedź negatywna oznacza, że dany podmiot nie należy do czynnych podatników VAT-UE, a więc:
- nigdy nie był zarejestrowany do VAT-UE;
- jest obecnie na etapie rejestracji do VAT-UE;
- został wykreślony z bazy unijnych podatników.
Weryfikacja kontrahenta w systemie VIES pozwala upewnić się, że widnieje on wśród podmiotów zarejestrowanych do VAT-UE i czy można zastosować zerową stawkę VAT.
Sprawdzenie własnej firmy w VIES
W systemie VIES można wyszukać zarówno kontrahenta, jak i swoją własną firmę. To dobry krok szczególnie w sytuacji, gdy przez dłuższy czas nie dokonywaliśmy transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jeżeli po wprowadzeniu własnego numeru NIP-UE otrzymamy informację o negatywnej weryfikacji, najlepiej skonsultować to we właściwym urzędzie skarbowym. W przypadku wykreślenia z listy czynnych podatników VAT-UE naczelnik US nie musi bowiem powiadamiać przedsiębiorcy o tym fakcie – a po wykreśleniu niezbędna jest kolejna rejestracja.
Dlaczego stworzono system VIES?
Komisja Europejska uruchomiła wyszukiwarkę, aby przyspieszyć i ułatwić wymianę informacji dotyczących VAT pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Podstawowy cel istnienia systemu to zmniejszenie ilości oszustw podatkowych – przeciwdziała on bowiem fałszowaniu informacji i danych w zakresie podatku VAT. VIES pomaga również usprawnić handel transgraniczny poprzez poprawę przejrzystości oraz samego bezpieczeństwa transakcji.