Wezwanie do zapłaty to sposób na polubowne załatwienie sprawy w przypadku opóźnień ze strony kontrahenta, a także dowód w przypadku rozpoczęcia procedury sądowej. Dokument kierowany jest przez wierzyciela do dłużnika, który nie wywiązał się z obowiązków związanych z płatnością za towar lub usługę. Może on więc wpłynąć na powodzenie bądź niepowodzenie procesu windykacji. Co szczególnie warto wiedzieć na jego temat?
Wezwanie do zapłaty – co to?
Wezwanie do zapłaty to dokument wysyłany w trakcie procesu windykacji, który wzywa do uregulowania należności w konkretnym terminie. Stanowi ono jeden z elementów miękkiej windykacji i może zostać przekazane kontrahentowi nawet w kolejnym dniu po przekroczeniu wyznaczonego terminu płatności. Jeżeli pomimo otrzymania wezwania dłużnik w dalszym ciągu nie dokonał zapłaty, a termin jej uregulowania minął, istnieje możliwość skierowania sprawy na drogę sądową. W przypadku procedury sądowej sąd może uznać wezwanie do zapłaty jako próbę polubownego odzyskania należności.
Istotne elementy wezwania do zapłaty
W treści wezwania do zapłaty powinny znaleźć się informacje na temat:
- wysokości zaległej płatności ze wskazaniem odsetek;
- terminu, w jakim dłużnik ma uregulować należność (zazwyczaj jest to 7-14 dni od momentu doręczenia pisma);
- sposobu przekazania zaległych środków – np. przelew na konto bankowe;
- konsekwencji prawnych, jakie mogą mieć miejsce w przypadku braku zapłaty po otrzymaniu wezwania.
Dokument musi ponadto zawierać dane wierzyciela oraz dłużnika (m.in. imiona i nazwiska/nazwy, adresy do doręczeń, a w przypadku przedsiębiorców także numery NIP), podstawę prawną oraz podpis wierzyciela. Warto zawrzeć w nim również informację o chęci rozwiązania sporu w sposób polubowny i możliwości wejścia na drogę sądową w razie braku reakcji. Konkretna treść oraz postać dokumentu nie zostały określone w ustawie – powinny być one jednak dostosowane do konkretnych okoliczności oraz oczekiwań. Ważne, aby wezwanie było sformułowane zrozumiale i jasno wskazywało na obowiązek uiszczenia zaległej płatności. Przykładowe wzory dokumentu do pobrania można znaleźć w sieci.
Jaką postać może przyjąć wezwanie do zapłaty?
Wierzyciel powinien zwrócić uwagę na to, aby posiadać dowód wysłania wezwania do zapłaty. Mimo że można przekazać je dłużnikowi za pośrednictwem poczty elektronicznej, wysyłka listem poleconym za potwierdzeniem odbioru stanowi w tym przypadku bezpieczniejszy wybór. Pozwala to uzyskać konkretny dokument, który wyraźnie wskazuje na fakt wysłania i odebrania przesyłki – a to może mieć znaczenie w przypadku rozprawy sądowej. Wierzyciel może bowiem wówczas bez trudu wykazać przed sądem, że podjął próbę polubownego załatwienia sprawy, a dłużnik otrzymał wezwanie. W przypadku wiadomości e-mail dłużnik może stwierdzić, że nie otrzymał wezwania – np. z powodu skierowania e-maila do SPAM-u. Co więcej, na dokumencie w formie papierowej można pozostawić własnoręczny podpis.