Pojęcie kosztów reprezentacyjnych wiąże się z wieloma wątpliwościami i kontrowersjami – zwłaszcza w zakresie wliczania ich w koszty firmowe. Niektóre wydatki są bowiem uznawane wyłącznie za koszty promocji przedsiębiorstwa. Które z nich dotyczą więc reprezentacji, a które wiążą się z reklamą marki? Sprawdźmy!
Koszty reprezentacji – czym właściwie są?
Nie istnieje jedna, ścisła definicja kosztów reprezentacji. Przyjmuje się jednak, że są to wydatki, które mają na celu budowanie wizerunku firmy w środowisku zewnętrznym. Jeżeli dzięki konkretnym działaniom możliwe jest stworzenie pozytywnego obrazu przedsiębiorstwa, zawsze zaliczamy je do tych reprezentacyjnych. Zgodnie z wyrokiem o sygnaturze akt II FSK 1445/10 wydanym przez Naczelny Sąd Administracyjny dnia 25 stycznia 2012 roku, koszty reprezentacji są wydatkami związanymi z przedstawicielstwem podatnika bądź firmy, którą prowadzi – niezależnie od miejsca świadczenia czy wystawności. Czymś, co dla przedsiębiorców wciąż stanowi zagwozdkę, jest możliwość zaliczania kosztów reprezentacji do kosztów firmowych. Nie pomaga brak konkretnej definicji oraz jednoznacznych przepisów.
Koszty reprezentacyjne a koszty reklamowe – podstawowe różnice
Dla wielu przedsiębiorców odróżnienie reklamy od reprezentacji wciąż stanowi dużą trudność. Reklamą nazywa się rozpowszechnianie informacji o firmie, usłudze czy towarze tak, aby zwrócić na nie uwagę jak największej liczby odbiorców. Najczęściej skupia się ona na zaletach produktu i ma na celu zachęcić do jego zakupu lub skorzystania z danej usługi. Reprezentacja z kolei ma wpłynąć na pozytywny obraz marki – niekoniecznie nakłaniać do skorzystania z oferty firmy. Kosztami reprezentacyjnymi nazwiemy zatem wszelkie działania, które mają pomóc przedsiębiorcy w zawarciu korzystnej umowy czy zbudowaniu dobrej relacji z partnerem biznesowym. Przykładowo, upominki dla klientów opatrzone firmowym logo stanowią koszty reklamy. Jeżeli jednak nie widnieje na nich logotyp marki, uznaje się je za koszty reprezentacyjne. Wydatki na cukierki dla klientów również mają wyłącznie charakter promocyjny – nie są więc zaliczane do kosztów reprezentacji firmy. Wydatkiem reprezentacyjnym będzie z kolei np. spotkanie z kontrahentem w lokalu – ma on bowiem wpływ na budowanie relacji biznesowych oraz pozytywnego wizerunku całego przedsiębiorstwa.
Czy koszty reprezentacji mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?
W przeciwieństwie do kosztów reklamy, koszty reprezentacyjne nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Warto jednak wiedzieć, że możliwe jest odliczenie od nich podatku od towarów i usług. Potwierdza to interpretacja indywidualna nr IPTPB3/423-319/11-2/GG wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej 6 marca 2012 roku w Łodzi. Wyjątkiem są w tym przypadku usługi gastronomiczne oraz noclegowe, od których nie można odliczyć podatku VAT. Informacja na ten temat znajduje się w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.