W czasie zakupów, zdarza się czasem, że już przy kasie okazuje się, że towar ma zupełnie inną cenę, został błędnie nabity lub po prostu klient się rozmyślił i nie chce go zakupić. Dopóki nie dojdzie do nabicia tego towaru na kasie fiskalnej, rezygnacja jest bardzo prosta. Gdy towar zostanie wprowadzony, a klient zmieni zdanie, trzeba go wycofać. Niektórzy sprzedawcy twierdzą, że to skomplikowane, że nie da się tego zrobić. Jak jest naprawdę? Czy towar, który zostanie wprowadzony na kasie fiskalnej może zostać wycofany, czy nie?

Obowiązek rejestrowania transakcji

W czasie sprzedawania towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, każdą taką transakcję należy rejestrować na specjalnej kasie rejestrującej, zwanej kasą fiskalną. Ta rejestracja powinna zakończyć się wystawieniem paragonu fiskalnego, który dla klienta stanowi dowód zakupu, a dla sprzedawcy dowód sprzedaży. Zarejestrowane w ten sposób przychody ujmowane są w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów na podstawie raportów okresowych – dobowych lub miesięcznych.

Trzeba więc pamiętać o tym, że każda transakcja musi być rejestrowana w tym czasie, gdy do niej dochodzi, a potem ewidencjonowana w zestawieniu.

Przyczyny anulowania paragonów

Potrzeba anulowania paragonu może mieć bardzo różnorodne przyczyny. Z jednej strony są to przyczyny znajdujące się po stronie klienta, czyli te wymienione we wstępie, jak rezygnacja z transakcji, inna cena na półce i inna cena podczas nabijania towaru na kasę, czy błędne wprowadzenie towaru lub jego ilości.

Przyczyny mogą również leżeć po stronie samego sprzedawcy. Wśród tego rodzaju zdarzeń znajdują się:

• Błędne wprowadzenie stawek podatku od towarów i usług;
• Błędne daty ewidencji;
• Błędne kwoty sprzedaży;
• Błędne liczby towarów lub usług.

W każdej z tych sytuacji paragon musi być anulowany, a sprzedaż wprowadzona ponownie, poprawnie.

Główne problemy polegają jednak na tym, że błędnie wprowadzone informacje nie mogą zostać wycofane za pomocą przycisku na urządzeniu, czy wprowadzeniu jakiejś funkcji. Kasy fiskalne nie mają tego rodzaju opcji. Anulowanie i wycofywanie błędnie wystawionego dokumentu odbywa się w nieco inny sposób.

Anulowanie paragonu

Zanim zostanie omówiony sposób wycofywania czy anulowania błędnego paragonu, należy wiedzieć, że podatnicy, którzy prowadzą rejestr transakcji przy pomocy kasy fiskalnej, są zobowiązani również do prowadzenia dwóch dodatkowych rejestrów. Jeden z nich to rejestr zwrotów i reklamacji, drugi to rejestr błędów i pomyłek. Pierwszy z nich służy do ewidencjonowania reklamacji i zwrotów zakupionych towarów, gdy do transakcji rzeczywiście dojdzie, ale klient z jakiegoś uzasadnionego powodu nie jest ze swojego zakupu zadowolony.

Drugi rejestr służy właśnie korygowaniu zapisów z kasy fiskalnej, gdy dochodzi do błędów lub pomyłek.

Sposób prowadzenia tych rejestrów pozostaje w gestii przedsiębiorców. Przepisy regulują jednak dane i informacje, które powinny się w nich znaleźć.

Anulowanie paragonu jest więc możliwe, jeżeli do ewidencji błędów i pomyłek zostanie wprowadzona wartość brutto danego towaru oraz kwota podatku od błędnie zewidencjonowanej sprzedaży. Druga informacja to krótki opis przyczyn, rodzaju i okoliczności błędu.  Bardzo ważne jest także dołączenie do tego zapisu oryginału nowego paragonu oraz oryginału paragonu anulowanego. Trzeba również pamiętać, by pierwotnie błędnie nabitą sprzedaż nabić ponownie, ale poprawnie.

Koniecznie trzeba też odpowiednio oznaczyć tę poprawkę w KPiR. Najpierw należy wprowadzić całość przychodu za dany okres rozliczeniowy. Następnie należy wprowadzić kwotę z błędnego paragonu. Można ją oznaczyć znakiem „- ” lub kolorem czerwonym i opisać, jako „korekta sprzedaży na kasie fiskalnej miesiąc/rok”.

Podsumowując, prawdą jest to, co klienci słyszą czasami w sklepie, że nie ma takiej funkcji by wycofać nabitą sprzedaż. Nie oznacza to jednak, że w przypadku błędu czy pomyłki wystawionego paragonu nie da się cofnąć. Jest to możliwe i przepisy szczegółowe jasno to tłumaczą i opisują.