Dokumentacja przedsiębiorstwa może być archiwizowana na dwa sposoby – w archiwach tradycyjnych lub wirtualnych. Niektóre firmy korzystają ponadto z usługi jej zewnętrznego przechowywania. W każdym z przypadków niezbędne jest przestrzeganie konkretnych zasad archiwizacji. Jak zatem przechowywać dokumenty pracownicze i księgowe?
Tradycyjne archiwum…
Dokumenty księgowe, np. księgi rachunkowe, dokumentacja podatkowa czy sprawozdania finansowe, powinny być przechowywane w postaci oryginalnej. Jeżeli firma decyduje się na korzystanie z archiwum tradycyjnego, musi ono znajdować się w jej oddziale lub siedzibie, miejscu wykonywania działalności bądź innym budynku związanym z przedsiębiorstwem. Konkretne zasady archiwizowania dokumentów księgowych zostały określone w ustawie o rachunkowości.
… a archiwum elektroniczne
Dokumenty przedsiębiorstwa mogą być archiwizowane także w formie elektronicznej. W tym przypadku mają do nich dostęp wyłącznie upoważnione osoby, a wszelkie dane przechowywane w wirtualnych archiwach są odpowiednio zabezpieczone – ich ochrona ma bardzo duże znaczenie. W taki sposób można przechowywać m.in. deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe, dowody księgowe czy roczne sprawozdania finansowe. Archiwizacja dokumentów w postaci elektronicznej zyskuje coraz większe grono zwolenników – to wyjątkowo wygodne rozwiązanie, które nie tylko pozwala zaoszczędzić czas, ale i zapobiega zniszczeniu bądź zagubieniu dokumentów.
Archiwizowane dokumenty – kategorie
Archiwizowane dokumenty powinny zostać najpierw podzielone zgodnie z konkretnymi kategoriami. Kategoria A dotyczy dokumentów, które należy przechowywać wieczyście – mowa m.in. o dokumentacji technicznej czy aktach notarialnych. Kategoria B obejmuje natomiast dokumenty niearchiwalne, które przechowuje się tylko przez konkretny, określony w przepisach czas – np. dokumentację księgową bądź pracowniczą.
W jaki sposób przechowywać firmowe dokumenty?
Dokumenty przedsiębiorstwa powinny być przechowywane w odpowiedni sposób, niezależnie od ich postaci. W taki sam sposób należy traktować zarówno dokumentację pracowniczą papierową, jak i tę w wersji elektronicznej. Musi być ona dobrze zabezpieczona zarówno przed dostępem osób nieupoważnionych, jak i przed zniszczeniem czy zabronionymi zmianami. Dokumenty pracownicze należy przechowywać, pamiętając o zachowaniu ich dostępności, poufności, integralności oraz kompletności. Sam okres przechowywania kart ewidencyjnych, list płac czy umów – czyli dokumentacji personalnej – zależy od długości okresu zatrudnienia danego pracownika. Dokumenty osób zatrudnionych w danej firmie po roku 2019 przechowywane są przez 10 lat – podobnie jak w przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, którzy złożyli oświadczenie ZUS OSW i raport ZUS RIA. Dokumentacja osób zatrudnionych wcześniej niż w 1999 roku musi być przechowywana przez znacznie dłuższy okres – 50 lat. Dokumentację księgową należy z kolei przechowywać przez minimum pięć lat od zakończenia roku.