Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga prowadzenia również bardzo precyzyjnych i starannych rozliczeń. Dla ich wykonywania konieczne jest ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, które wpływają na finanse firmy. Należy więc spisywać zarówno przychody, jak i konieczne wydatki, które trzeba ponieść dla sprawnego funkcjonowania firmy. Takim działaniom służą różnego rodzaju ewidencje, a wśród nich również Księga Przychodów i Rozchodów. Czym się charakteryzuje ten dokument i jak powinie wyglądać? Oto najważniejsze informacje na ten temat.
Kto powinien prowadzić KPiR
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to dokument rozliczeniowy stosowany przy tak zwanej „małej księgowości”. Na tej podstawie rozliczają się wyłącznie te podmioty gospodarcze, które nie mają obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, w której zawarte być muszą wszystkie dane finansowe. Księga obowiązuje również tylko tych podatników, którzy zdecydowali się na rozliczenie z urzędem skarbowym na zasadach ogólnych lub też za pomocą podatku liniowego. Inne formy rozliczeń wymagają nieco innej dokumentacji.
Kiedy należy założyć księgę
Księga powinna zostać założona z dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej. Nie może być tak, że działalność jest już prowadzona, a księgi nadal nie ma. Właśnie dlatego ustawodawca określił, że dzień rozpoczęcia działalności to również data jej założenia. Każdą księgę zakłada się na rok podatkowy. Dlatego też powinna być ona w użyciu od początku stycznia do końca grudnia. Z początkiem kolejnego stycznia założyć należy kolejną księgę. Trzeba również pamiętać o tym, by wszystkie księgi były przechowywane przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku podatkowego.
Zawartość księgi
Każda Księga Przychodów i Rozchodów ma określony wygląd i zawartość. Może być prowadzona w ramach dostępnego do kupienia druku. To gotowa księga, z wyznaczonymi rubrykami. Podatnikowi pozostaje ją tylko uzupełniać. Można jednak założyć też ją samodzielnie. Nie ma w żadnym zapisie wykluczenia takiego rozwiązania. Ponadto księga może być prowadzona w formie elektronicznej i papierowej. Wszystko zależy od indywidualnej decyzji prowadzącego, niezależnie czy będzie to przedsiębiorca osobiście, czy wykwalifikowany księgowy.
Księga powinna zawierać wszystkie dane identyfikacyjne firmy, dla której została założona oraz szczegółowe zestawienie zdarzeń gospodarczych. Każde zdarzenie powinno zostać opisane za pomocą informacji identyfikacyjnych kontrahenta, daty i szczegółów transakcji. Czy była to sprzedaż oferowanych zakupów lub usług, czy był to zakup towarów handlowych lub środków trwałych do funkcjonowania biura lub całej firmy. Do każdego zdarzenia można również wpisać uwagi dodatkowe. Może to pomóc w przyszłości w podejmowaniu działań.
Koniec każdej strony należy podsumować. W podsumowaniu muszą znaleźć się trzy pozycje. Jest to suma z danej strony, przeniesienie z poprzedniej strony oraz suma od początku roku. Suma z danej strony jest jasna, to podsumowanie wszystkich zaksięgowanych działań, które zostały zanotowane na tej jednej stronie. Przeniesienie to suma z poprzedniej i bieżącej strony. Natomiast od początku roku, to suma ze wszystkich dotychczasowych stron. To co zostało uzyskane do tej pory.
Legalizacja księgi
Czy KPiR trzeba zgłosić do urzędu skarbowego? Nie ma takiej konieczności. Jest to dokument, który należy prowadzić, jest to obowiązek, dlatego też nie ma potrzeby specjalnego zgłaszania jego prowadzenia. Urząd skarbowy zakłada, że taka dokumentacja została założona i właśnie dlatego nie ma konieczności jej zgłaszania.
Zgłosić natomiast trzeba fakt, że księga nie jest prowadzona osobiście przez przedsiębiorcę. Jeżeli przedsiębiorca zleca prowadzenie dokumentacji księgowemu lub też wynajmuje do tego celu biuro, taka informacja musi zostać przesłana do urzędu skarbowego.
KPiR nie jest bardzo wymagająca ani skomplikowana, jeżeli chodzi o jej prowadzenie. To dokument dość intuicyjny i prosty. Daje jednak wiele ważnych informacji nie tylko dla obliczenia podatków, ale również dla analizy sytuacji firmy.