Kryterium podziału dokumentów związanych z prowadzeniem magazynu opiera się na kierunku przepływu towarów. Dlatego też wyróżnia się dokumenty magazynowe przychodowe i dokumenty magazynowe rozchodowe. W dzisiejszym artykule bierzemy pod lupę dokumenty przychodu. Poznaj ich rodzaje i dowiedz się, w jakich sytuacjach należy je sporządzać.
Przyjęcie zewnętrzne (PZ)
PZ to podstawowy dokument magazynowy, stanowiący potwierdzenie przyjęcia na magazyn towarów bądź materiałów pochodzących z zewnątrz. Przyjęcie zewnętrzne wystawia się przy każdym przyjęciu towaru, zarówno odpłatnym, jak i nieodpłatnym. Takie pismo sporządza pracownik na podstawie dokumentacji potwierdzającej daną dostawę, czyli faktury zakupowej lub dokumentu WZ, tj. Wydania z magazynu dostawcy konkretnego towaru czy materiału. Przyjęcie zewnętrzne (PZ) powinno zawierać następujące elementy:
- numer dokumentu,
- datę wystawienia,
- datę przyjęcia towaru,
- oznaczenie towaru,
- cenę jednostkową,
- ilość przyjętych produktów,
- dane osoby wystawiającej,
- dane dostawcy,
- podpis osoby upoważnionej,
- podpis dostawcy,
- podpis odbierającego.
Dokument PZ jest ważny w szczególności przy tzw. dostawie niefakturowanej. Jeżeli najpierw następuje dostawa towaru, a dopiero później wystawiana jest faktura, wówczas PZ umożliwia weryfikację zarówno ilości, jak i wartości dostarczonych towarów, co jest istotne przede wszystkim w momencie zaistnienia jakichś rozbieżności czy nieścisłości.
Przyjęcie wewnętrzne (PW)
PW to dokument będący potwierdzeniem przyjęcia towaru na magazyn w postaci gotowego wyrobu, który powstał w procesie produkcji w obrębie jednego przedsiębiorstwa.
Wobec powyższego, dokument PW występuje w przedsiębiorstwach, które przyjmują towary bądź materiały od podmiotu wchodzącego w ich skład. Najczęściej taka firma ma charakter produkcyjny, tj. przedsiębiorstwo najpierw wytwarza dany produkt, a następnie przyjmowany jest on na magazyn. Ponadto dokument PW stosuje się również w sytuacji, gdy kontrahent nie jest oznaczony. Elementami składowymi dokumentu PW są:
- numer pisma,
- data wystawienia,
- data przyjęcia materiałów,
- oznaczenie towaru,
- cena jednostkowa,
- ilość przyjętych towarów,
- dane wystawiającego,
- podpis osoby upoważnionej,
- podpis dostawcy,
- podpis odbierającego.
Zwrot wewnętrzny (ZW)
ZW to pismo dokumentujące zwrot towaru lub materiału. Powody takiego zwrotu mogą być różne, m.in. pobranie złego asortymentu, pobranie zbyt dużej ilości materiału, zużycie mniejszej ilości materiałów niż przewidywano. W dokumencie magazynowym ZW należy zawrzeć poniższe informacje:
- numer dokumentu,
- datę wystawienia,
- dział, z którego zwracany jest towar,
- dział, do którego zwracany jest towar,
- przyczyna zwrotu towaru,
- nazwa, ilość i cena produktów,
- podpis osoby sporządzającej,
- podpis osoby wydającej towar,
- podpis pracownika przyjmującego towar.
Przesunięcie magazynowe (MM)
Przesunięcie magazynowe, czyli MM to dokument magazynowy przeznaczony do wykazywania przemieszczeń określonych towarów pomiędzy magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa. To dokument określający miejsca, w których znajdował się dany towar w konkretnym czasie. Dokument MM pełni funkcje informacyjne i wystawia się go w momencie przemieszczania produktu. Dzięki niemu można kontrolować ilość towarów, które zostają wydane z magazynu oraz miejsc, do których mają trafić. Jakie informacje należy zawrzeć w MM?
- Datę wystawienia,
- skąd towar zostaje wydany,
- miejsce docelowe przemieszczenia towaru,
- numer magazynowy,
- ID towaru,
- nazwę produktu, ilość i cenę jednostkową,
- podpis pracownika wydającego dyspozycję,
- podpis osoby odpowiedzialnej za wydanie,
- podpis osoby przyjmującej towar.
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji magazynowej przychodowej znacznie usprawnia, ułatwia i przyspiesza pracę magazynu.