Zaświadczenie o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym – jak je uzyskać?

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach potwierdza stan rozliczeń podatnika na dzień jego wydania, z uwzględnieniem zasad stosowanych przy wydawaniu tego rodzaju zaświadczeń. O jego wydanie można wystąpić online za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Zaświadczenie wydawane na wniosek złożony w e-US jest bezpłatne, a skorzystanie z tej usługi wymaga zgody na doręczenie elektroniczne na konto w e-US. Dokument przydaje się przedsiębiorcom, spółkom i osobom prywatnym, między innymi podczas ubiegania się o kredyt, leasing lub dotację, a także przy udziale w postępowaniach wymagających potwierdzenia sytuacji podatkowej. W artykule wyjaśniamy, co potwierdza ten dokument, jak złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, ile kosztuje jego wydanie i jak długo czeka się na załatwienie sprawy. Omawiamy również praktyczne różnice między drogą elektroniczną a papierową oraz najważniejsze kwestie związane z działaniem przez pełnomocnika.

Najważniejsze informacje

1. Zaświadczenie pokazuje stan rozliczeń podatkowych istniejący w dniu jego wydania.
2. ZAS-W jest symbolem wzoru zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, a nie symbolem formularza wniosku o jego wydanie.
3. W e-Urzędzie Skarbowym dokument jest bezpłatny.
4. Przy wniosku papierowym lub składanym przez e-Doręczenia stawka wynosi 21 zł za każdy egzemplarz, chyba że wydanie zaświadczenia nie podlega opłacie skarbowej albo wnioskodawca korzysta ze zwolnienia.
5. Zaświadczenie wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. W e-Urzędzie Skarbowym do tego terminu nie wlicza się dni jego awarii.

Co potwierdza zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach?

Dokument urzędowo potwierdza fakty albo stan prawny wynikające z danych, którymi dysponuje organ. Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa wskazuje, że zaświadczenie odnosi się do stanu faktycznego lub prawnego istniejącego w dniu jego wydania. Organ przygotowuje je w granicach żądania wnioskodawcy. Nie jest to więc prognoza ani potwierdzenie rozliczeń na dowolny przyszły termin.

Zaświadczenie o niezaleganiu wydaje się na podstawie dokumentacji danego organu oraz informacji otrzymanych od innych organów podatkowych. Jeśli rozliczenia są prawidłowe, dokument potwierdza brak zaległości. Gdy zaległość istnieje, organ może wydać zaświadczenie stwierdzające stan zaległości i zawierające odpowiednie dane o zadłużeniu. Ten sam formularz służy zatem do uzyskania obu rodzajów dokumentów.

Przed wydaniem zaświadczenia organ podatkowy ustala, czy wobec wnioskodawcy prowadzone jest postępowanie mające na celu ustalenie lub określenie wysokości jego zobowiązań podatkowych. Jeżeli takie postępowanie jest prowadzone, a zgromadzony materiał dowodowy pozwala na jego zakończenie, organ powinien niezwłocznie wydać decyzję ustalającą lub określającą wysokość zobowiązania, aby uwzględnić ją w zaświadczeniu. Jeżeli przed upływem terminu na wydanie zaświadczenia nie jest możliwe doręczenie decyzji kończącej to postępowanie, nie może to stanowić podstawy do odmowy wydania zaświadczenia. W takim przypadku organ zamieszcza w zaświadczeniu informację o prowadzonym postępowaniu lub jego zakończeniu.

Jakich podatków dotyczy dokument?

Wniosek może obejmować rozliczenia z tytułu podatków pozostających we właściwości urzędu skarbowego, w tym PIT, CIT, VAT i akcyzy. Zakres konkretnego dokumentu zależy od treści żądania, danych dostępnych organowi oraz jego właściwości. Podatki lokalne, takie jak podatek od nieruchomości czy podatek od środków transportowych, rozlicza natomiast gmina. Odpowiednie potwierdzenie należy więc uzyskać od właściwego organu samorządowego.

Formularz ZAS-W nie jest tym samym co wnioski dotyczące wysokości dochodu podatnika w podatku dochodowym od osób fizycznych. W e-US dostępne są osobne formularze, m.in. ZAS-DF oraz ZAS-DFU. Drugi z nich może służyć do potwierdzenia wysokości przychodu, dochodu, podatku należnego i składek wykazanych w PIT. Wpisanie w wyszukiwarce „ZAS W” bez łącznika może prowadzić do właściwego formularza, jednak jego prawidłowy symbol to ZAS-W.

Kiedy podatkowe potwierdzenie braku zaległości jest potrzebne?

Potwierdzenie braku zaległości może być potrzebne między innymi przy:

• ubieganiu się o kredyt firmowy lub hipoteczny,
• leasingu,
• sprzedaży nieruchomości,
• udziale w zamówieniu publicznym,
• ocenie wiarygodności kontrahenta.

W przypadku kredytu ZAS-W pozwala bankowi ocenić zaległości podatkowe objęte zaświadczeniem, a nie wszystkie zaległości publicznoprawne, np. składkowe wobec ZUS.

Jeżeli bank lub inny uprawniony podmiot sam występuje o informacje dotyczące podatnika, przepisy mogą wymagać jego pisemnej zgody. Nie należy mylić tego z sytuacją, w której podatnik sam uzyskuje dokument i przekazuje go odbiorcy. Zgoda może być potrzebna także wtedy, gdy o dane podatkowe pyta kontrahent w przypadkach przewidzianych w Ordynacji podatkowej.

Znaczenie dokumentu jest przede wszystkim praktyczne: można szybko wykazać, że zgodnie z ewidencją organu na dany dzień nie występują zaległości podatkowe. Zaświadczenie warto zamówić możliwie blisko terminu przekazania go bankowi lub zamawiającemu, ponieważ stan rozliczeń może się później zmienić.

Jak złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia ZAS-W?

Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości można złożyć w dowolnym momencie. ZAS-W jest symbolem wzoru wydawanego zaświadczenia, a nie formularza wniosku. W tym celu należy:

1. wybrać sposób złożenia wniosku – elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym lub aplikacji eUS, za pośrednictwem e-Doręczeń albo w formie papierowej, składając wniosek osobiście w urzędzie skarbowym lub przesyłając go pocztą,
2. uzupełnić wniosek – w e-Urzędzie Skarbowym lub aplikacji eUS można skorzystać z przygotowanego i wstępnie wypełnionego formularza,
3. sprawdzić poprawność i kompletność danych,
4. dołączyć wymagane załączniki, jeżeli są potrzebne w danej sprawie,
5. złożyć wniosek zgodnie z zasadami właściwymi dla wybranego sposobu – przygotowanego formularza składanego przez uwierzytelnionego użytkownika w e-Urzędzie Skarbowym lub aplikacji eUS nie trzeba opatrywać własnym podpisem ani pieczęcią. Wniosek przesyłany za pośrednictwem e-Doręczeń należy podpisać elektronicznie. Jeżeli właściwy wniosek stanowi załącznik do wiadomości, podpis powinien obejmować ten plik. Wniosek składany w formie papierowej należy podpisać odręcznie.

Dla większości przedsiębiorców najprostszym rozwiązaniem jest skorzystanie z konta w e-US. Przy osobistym składaniu papierowego wniosku nie ma ustawowego obowiązku okazywania dokumentu tożsamości wyłącznie w celu złożenia pisma. Wniosek powinien natomiast spełniać wymagania formalne i być podpisany przez wnoszącego. Papierowy formularz należy podpisać odręcznie.

W przypadku wysyłki pocztą należy upewnić się, że dane są kompletne, wniosek został podpisany, a wszystkie wymagane załączniki zostały dołączone. Konieczność uzupełnienia braków może opóźnić załatwienie sprawy.

Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu US bez wizyty?

Całą procedurę można przeprowadzić zdalnie, bez wizyty w urzędzie skarbowym. W tym celu należy:

1. zalogować się do e-Urzędu Skarbowego,
2. wybrać usługę dotyczącą uzyskania zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości,
3. otworzyć przygotowany i wstępnie wypełniony formularz wniosku o wydanie tego zaświadczenia,
4. sprawdzić i uzupełnić wymagane dane,
5. wyrazić zgodę na doręczenie elektroniczne na konto w e-Urzędzie Skarbowym, jeżeli taka zgoda nie została wcześniej udzielona,
6. wysłać wniosek,
7. po wydaniu zaświadczenia odebrać je na swoim koncie w e-Urzędzie Skarbowym, w zakładce „Dokumenty otrzymane”.

Elektroniczny plik ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy. Szef KAS opatruje go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisuje go elektronicznie upoważniony pracownik. Odbiorcy najlepiej przekazać oryginalny plik, aby umożliwić weryfikację podpisu i autentyczności zaświadczenia.

Resort finansów informuje, że dokument elektroniczny może być dostępny w e-Urzędzie Skarbowym nawet w ciągu kilku minut. Jest to jednak informacja o możliwej szybkości realizacji usługi, a nie gwarancja dla każdej sprawy.

Jeśli konieczna okaże się dodatkowa weryfikacja, organ powinien wydać zaświadczenie albo właściwe postanowienie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. W sprawach załatwianych w e-Urzędzie Skarbowym do tego terminu nie wlicza się dni, w których wystąpiła awaria e-US.

Jak złożyć dokument w urzędzie lub pocztą?

Papierowy wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym albo wysłać pocztą. W tym celu należy:

1. wypełnić i podpisać wniosek,
2. jeżeli opłata skarbowa jest należna – uiścić ją, a dowód zapłaty albo jego uwierzytelnioną kopię złożyć do akt sprawy nie później niż w ciągu 3 dni od dnia powstania obowiązku zapłaty,
3. złożyć wniosek osobiście w urzędzie skarbowym albo wysłać go pocztą.

W przypadku osobistego składania wniosku warto wcześniej umówić wizytę, zwłaszcza gdy potrzebna jest pomoc w sprawdzeniu dokumentów.

Gdzie sprawdzić numer rachunku do opłaty skarbowej?

Numeru rachunku do wpłaty nie należy szukać na przypadkowej stronie. Właściwe dane publikuje urząd miasta lub gminy odpowiedni dla siedziby urzędu skarbowego.

W wynikach wyszukiwania może pojawić się opis grafiki „logo Biuletynu Informacji Publicznej”. Samo logo Biuletynu Informacji Publicznej nie zwalnia jednak ze sprawdzenia adresu strony, nazwy jednostki i aktualności numeru konta.

Ile kosztuje wydanie zaświadczenia?

Koszt zależy od sposobu złożenia wniosku. Aktualne zasady przedstawia tabela.

Przy składaniu wniosku papierowo lub przez e-Doręczenia obowiązek zapłaty powstaje z chwilą przekazania dokumentu organowi. Opłatę skarbową wnosi się na rachunek urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, a nie na mikrorachunek podatkowy. Można ją opłacić przelewem, na poczcie, w banku albo bezpośrednio w urzędzie miasta lub gminy, jeśli dana jednostka zapewnia taką możliwość.

Uzyskanie dokumentu przez e-Urząd Skarbowy lub aplikację eUS jest bezpłatne. Osoba składająca w e-Urzędzie Skarbowym lub aplikacji eUS wniosek o wydanie zaświadczenia ZAS-W nie wnosi opłaty skarbowej za wydanie tego zaświadczenia. Jeśli jednak działa przez pełnomocnika, osobno należy rozpatrzyć opłatę za złożenie dokumentu pełnomocnictwa.

Pełnomocnik przy wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach

Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika. W zależności od zakresu umocowania może korzystać z pełnomocnictwa ogólnego albo szczególnego.

• Pełnomocnictwo ogólne PPO-1 upoważnia pełnomocnika do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Jeżeli zostało skutecznie ustanowione, nie trzeba składać go ponownie do każdego wniosku. PPO-1 co do zasady zgłasza się elektronicznie, a jego ustanowienie nie podlega opłacie skarbowej.
• Pełnomocnictwo szczególne PPS-1 upoważnia do działania w konkretnej, wskazanej sprawie. Jeżeli ma obejmować uzyskanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, zakres umocowania powinien obejmować tę sprawę.

Jeżeli pełnomocnik ma złożyć wniosek w imieniu innej osoby lub podmiotu bezpośrednio przez e-Urząd Skarbowy, powinien posiadać pełnomocnictwo ogólne PPO-1. Samo pełnomocnictwo szczególne PPS-1 nie umożliwia złożenia takiego wniosku za mocodawcę w tej usłudze. Złożenie dokumentu pełnomocnictwa szczególnego co do zasady podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Opłaty nie pobiera się jednak w przypadkach objętych ustawowym zwolnieniem, między innymi gdy pełnomocnictwa udzielono małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Jeżeli w sprawie ustanowiono pełnomocnika, pisma związane ze sprawą, w tym zaświadczenie, doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, należy uwzględnić zasady dotyczące wskazania pełnomocnika do doręczeń. W razie jego niewskazania organ doręcza pismo jednemu z pełnomocników. Przed złożeniem wniosku warto ustalić, w jaki sposób otrzymane zaświadczenie zostanie następnie przekazane firmie, bankowi lub innemu odbiorcy.

Ile trwa wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach?

Zgodnie z Ordynacją podatkową zaświadczenie powinno zostać wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o jego wydanie. W przypadku spraw załatwianych w e-Urzędzie Skarbowym, w tym dotyczących zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości (ZAS-W), do terminu załatwienia sprawy nie wlicza się dni, w których wystąpiła awaria e-Urzędu Skarbowego. Przy obliczaniu terminu należy pamiętać, że:

1. nie chodzi o 7 dni roboczych,
2. jeżeli ostatni dzień terminu przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na następny dzień, który nie jest sobotą ani dniem wolnym,
3. w ciągu 7 dni organ powinien wydać zaświadczenie albo właściwe postanowienie, z uwzględnieniem szczególnych zasad obliczania terminu w sprawach załatwianych w e-US,
4. termin 7 dni nie jest równoznaczny z terminem doręczenia dokumentu.

Na postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o treści żądanej przez wnioskodawcę przysługuje zażalenie. Samo to, czy wniosek został złożony elektronicznie czy papierowo, nie przesądza o sposobie doręczenia zaświadczenia albo postanowienia. Co do zasady organ doręcza pismo na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. Jeżeli doręczenie w ten sposób nie jest możliwe, pismo doręcza się w sposób przewidziany dla takich przypadków, w tym gdy zachodzą odpowiednie przesłanki – przesyłką rejestrowaną.

Zakres zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach powinien odpowiadać wymaganiom podmiotu, który będzie korzystać z dokumentu, na przykład banku albo zamawiającego.

Przykład 1. Zaświadczenie potrzebne do kredytu

Właścicielka studia projektowego otrzymała od banku prośbę o aktualne potwierdzenie niezalegania w podatkach przed podpisaniem umowy kredytowej. Zalogowała się do e-Urzędu Skarbowego i wysłała wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach. Po wydaniu zaświadczenia odebrała je na swoim koncie w e-Urzędzie Skarbowym. Następnie przekazała bankowi dokument w oryginalnej postaci elektronicznej, co umożliwiło weryfikację jego autentyczności oraz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którym dokument został opatrzony.

Przykład 2. Wniosek papierowy złożony przez pełnomocnika

Spółka potrzebowała dokumentu do postępowania przetargowego, a formularz złożył w urzędzie pracownik działu finansowego. Firma udzieliła mu pełnomocnictwa szczególnego oraz wniosła opłatę zarówno za jego złożenie, jak i za papierowe zaświadczenie. Ponieważ termin składania ofert był bliski, księgowa nie zakładała, że dokument uda się odebrać od ręki, i uwzględniła pełny ustawowy termin.

Jak uniknąć błędów przy składaniu wniosku o wydanie zaświadczenia ZAS-W?

Aby ograniczyć ryzyko błędów przy składaniu wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, należy:

1. wybrać odpowiedni sposób złożenia wniosku i prawidłowo określić, jakiego zaświadczenia dotyczy żądanie,
2. zastosować zasady właściwe dla wybranego sposobu złożenia wniosku – wniosku składanego przez zalogowanego użytkownika za pośrednictwem przygotowanego formularza w e-Urzędzie Skarbowym lub aplikacji eUS nie trzeba samodzielnie opatrywać podpisem elektronicznym ani pieczęcią, ponieważ pismo wysłane przez zalogowanego użytkownika e-Urzędu Skarbowego jest w jego imieniu opatrywane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa KAS. Wniosek o wydanie zaświadczenia przesyłany za pośrednictwem e-Doręczeń należy podpisać elektronicznie, np. podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli wniosek stanowi treść wiadomości, należy podpisać treść wiadomości, natomiast jeżeli jest załącznikiem, należy odrębnie podpisać plik zawierający wniosek. Jeżeli wniosek stanowi treść wiadomości w systemie e-Doręczeń, należy podpisać treść wiadomości, natomiast jeżeli wniosek jest przesyłany jako załącznik, plik zawierający wniosek trzeba podpisać odrębnie. Wniosek składany w formie papierowej należy podpisać własnoręcznie.
3. jeżeli opłata skarbowa jest należna, upewnić się, że została wniesiona w prawidłowej wysokości i na właściwy rachunek,
4. jeżeli wniosek składa pełnomocnik, sprawdzić, czy posiada odpowiednie umocowanie do działania w danej sprawie,
5. zweryfikować poprawność i kompletność danych identyfikacyjnych oraz pozostałych informacji podanych we wniosku,
6. sprawdzić, czy zakres żądanego zaświadczenia odpowiada wymaganiom banku, zamawiającego lub innej instytucji, której dokument ma zostać przedstawiony.

Nie należy mylić ZAS-W z dokumentami potwierdzającymi wysokość przychodu lub dochodu.

Wiarygodne informacje znajdują się w serwisie podatki.gov.pl oraz na stronach Krajowej Administracji Skarbowej. Oznaczenie „źródło Ministerstwo Finansów” pomaga rozpoznać pochodzenie komunikatu, ale zawsze należy sprawdzić datę jego aktualizacji i zakres opisywanego zaświadczenia.

Drugim podstawowym źródłem jest aktualny tekst Ordynacji podatkowej dostępny w systemie ELI. Oba serwisy ułatwiają załatwianie spraw podatkowych, jednak treść wniosku zależy od indywidualnej sytuacji wnioskodawcy.

Porządek w dokumentach sprzedażowych i terminowe regulowanie zobowiązań pomagają utrzymać prawidłowy stan rozliczeń. SzybkaFaktura.pl wspiera bieżące fakturowanie i organizację dokumentów firmowych, natomiast urzędowe potwierdzenie braku zaległości zawsze wydaje właściwy organ podatkowy.

Podsumowanie

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości (ZAS-W) potwierdza, w granicach żądania wnioskodawcy, stan dotyczący zaległości podatkowych na dzień jego wydania, z uwzględnieniem szczególnych zasad stosowanych przy wydawaniu tego zaświadczenia. W określonych sytuacjach podatnik może być dla potrzeb tego zaświadczenia traktowany jako niezalegający, mimo że istnieje zaległość podatkowa, na przykład gdy jej zapłatę wraz z odsetkami odroczono lub rozłożono na raty i nie upłynęły jeszcze nowe terminy płatności. Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć przez e-Urząd Skarbowy lub aplikację eUS, przez e-Doręczenia, osobiście w urzędzie skarbowym albo pocztą.

Zaświadczenie wydawane na podstawie wniosku złożonego przez e-Urząd Skarbowy lub aplikację eUS jest bezpłatne. Przy wniosku składanym papierowo lub przez e-Doręczenia opłata skarbowa za zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości wynosi co do zasady 21 zł, chyba że wydanie zaświadczenia nie podlega opłacie skarbowej albo zastosowanie ma zwolnienie. Organ powinien wydać zaświadczenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku, przy czym w sprawach załatwianych w e-US do terminu nie wlicza się dni jego awarii. Dokument otrzymany w e-Urzędzie Skarbowym należy zachować w oryginalnej postaci elektronicznej i w takiej formie przekazywać bankowi, kontrahentowi, zamawiającemu lub innemu odbiorcy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o zaświadczenie o niezaleganiu US

Źródła:

1. Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, tekst ujednolicony
2. Zaświadczenia podatkowe – jak złożyć wniosek?,
3. Konto osoby fizycznej w e-Urzędzie Skarbowym,
4. Jak załatwić sprawę, Urząd Skarbowy w Głownie
5. Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach online,
6. Wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, e-URZĄD Miasta Szczecin