Od 1 stycznia 2024 roku każdy przedsiębiorca, który podlega polskim przepisom podatkowym, będzie zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Obecnie integracja z systemem jest całkowicie dobrowolna. Co wejście w życie fakturowania elektronicznego oznacza dla firm w Polsce?
E-faktury w Polsce – najważniejsze postanowienia
KSeF na zasadach dobrowolnych wszedł w Polsce w życie 1 stycznia 2022 roku. 17 czerwca tego samego roku Rada Unii Europejskiej postanowiła natomiast, że e-faktury będą w naszym kraju obligatoryjne od stycznia 2024 roku. Treść decyzji derogacyjnej widnieje w bazie aktów prawnych UE. Do końca obecnego roku przedsiębiorcy nie są więc jeszcze zobowiązani do korzystania z systemu – przejście na faktury elektroniczne jest jednak możliwe w dowolnym momencie. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma wpłynąć na bezpieczeństwo oraz usprawnienie rozliczeń między firmami. Celem wprowadzenia e-fakturowania jest również ułatwienie identyfikacji oszustw podatkowych, m.in. karuzel VAT.
Fakturowanie elektroniczne obowiązkiem wszystkich firm
W 2024 wystawianie faktur elektronicznych stanie się obligatoryjne dla każdej polskiej firmy – bez względu na jej formę prawną, wielkość czy obroty. Obowiązek ten będzie dotyczył również podmiotów zagranicznych, które posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT. Dobrowolna integracja z systemem, jaka obowiązuje do końca 2023 roku, to dobry czas na przygotowanie się do zmian oraz nabranie doświadczenia w kwestii e-fakturowania. Za niewystawianie e-faktur bądź wystawianie ich w nieprawidłowej formie w projekcie przewidziano wysokie kary pieniężne – do 100% wysokości kwoty wykazanego na fakturze podatku VAT bądź do 18,7% wysokości wykazanej na fakturze kwoty należności ogółem.
Integracja z systemem e-faktur – korzyści dla przedsiębiorstwa
Przejście na fakturowanie elektroniczne wiąże się z wieloma korzyściami dla firmy, o czym przekonała się już część korzystających z KSeF przedsiębiorstw. E-faktury pozwalają przede wszystkim na większą automatyzację procesów księgowych i ułatwiają bieżący wgląd w dokumenty oraz ich obieg. Faktury są również odpowiednio zabezpieczone – zarówno przed zniszczeniem, jak i zagubieniem. Nie ma także konieczności archiwizacji i przechowywania faktur, co pozwala na oszczędność pieniędzy, przestrzeni biurowej oraz samego czasu związanego z ich wyszukiwaniem. Co więcej, w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur skróceniu ulega czas oczekiwania na zwrot podatku – z 60 na 40 dni. Fakturowanie elektroniczne zapewnia również większą wydajność i produktywność – księgowi nie tracą już wielu godzin na ręczne zatwierdzanie czy poszukiwanie konkretnego dokumentu. KSeF jest w stanie znacząco przyspieszyć rozliczenia oraz wymianę danych pomiędzy kontrahentami. Wystawiane w systemie faktury są bowiem udostępniane odbiorcom w czasie rzeczywistym.