Na przestrzeni kilku ostatnich lat wiele biur rachunkowych i księgowych zdecydowało się przejść na usługi zdalne. Optymalizacja procesów księgowych niesie za sobą bowiem wiele korzyści, zarówno dla klienta, jak i dla samego księgowego. Popularność zyskała również księgowość elektroniczna, czyli programy, dzięki którym mikro- i małe firmy mogą samodzielnie zajmować się kwestiami księgowymi. Jakie są jej plusy i minusy? Sprawdźmy!
Elektroniczna księgowość – na czym polega?
Księgowość elektroniczna to wszelkiego rodzaju programy online umożliwiające zarządzanie sprawami księgowymi firmy. Pozwalają one m.in. na wystawianie faktur, wysyłanie ich bezpośrednio do klientów czy sporządzanie deklaracji do ZUS-u i Urzędu Skarbowego. To dobry wybór dla mniejszych przedsiębiorców, którzy chcą samodzielnie wystawiać faktury i na bieżąco kontrolować przepływ dokumentów, bez konieczności korzystania z usług biura księgowego.
Zalety elektronicznej księgowości
Elektroniczna księgowość wiąże się z wieloma zaletami. Przede wszystkim, pozwala ona oszczędzić mnóstwo czasu, który należałoby poświęcić na osobiste wizyty w biurze rachunkowym, dojazdy czy rozmowy telefoniczne z księgowym. Programy do księgowości elektronicznej są także niezwykle intuicyjne i proste w obsłudze, a samo wystawianie faktur w wielu przypadkach zajmuje zaledwie kilkadziesiąt sekund. Oprócz oszczędności czasu księgowość online umożliwia również oszczędność pieniędzy – miesięczny koszt konkretnego pakietu, np. w Szybkiej Fakturze, to kwota rzędu kilku lub kilkunastu złotych. Co ważne, narzędzia do księgowości internetowej pozwalają nie tylko wystawiać faktury, ale i kontrolować stany magazynowe, wysyłać stosowne dokumenty do ZUS-u czy przygotowywać spis z natury. Programy same wyliczają także należne składki ZUS przedsiębiorcy, prowadzą KPiR, a nawet rozliczają wydatki związane z pojazdem. Dzięki programom do księgowości online ułatwiony jest też kontakt z kontrahentami – a w razie jakichkolwiek opóźnień, otrzymują oni przypomnienia o konieczności opłacenia faktur. W większości przypadków księgowość elektroniczna jest możliwa przy użyciu nie tylko komputera, ale i smartfona – a więc w każdym miejscu i o każdej porze. Co więcej, programy do księgowości online zapewniają także wysokie bezpieczeństwo danych.
Wady elektronicznej księgowości
Decydując się na księgowość elektroniczną, przedsiębiorca musi pamiętać, że wszystkie czynności związane m.in. z wystawianiem faktur musi wykonać sam – w przypadku biura księgowego wystarczy pokryć odpowiednie koszty, a zarządzanie firmową dokumentacją oraz rachunkowością zlecić w całości specjaliście. Wielu przedsiębiorców ceni sobie ponadto możliwość stałego kontaktu z doświadczonym księgowym, np. w razie ewentualnych problemów lub wątpliwości. Księgowość online to elektroniczne narzędzie, a nie człowiek – to jeden z powodów, dla których niektórzy wciąż wolą powierzyć kwestie księgowe fizycznemu księgowemu. Co więcej, korzystanie z księgowości internetowej wymaga od przedsiębiorcy co najmniej minimalnej wiedzy na tematy związane z rachunkowością i rozliczeniami. Bez ich znajomości nietrudno o błąd, który może zaważyć na finansach czy kontaktach biznesowych firmy.