Od 1 lipca 2024 wszyscy przedsiębiorcy podlegający polskim przepisom podatkowym będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF. Obecnie korzystanie z systemu jest jeszcze dobrowolne. Czy w związku z wprowadzeniem obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur faktury elektroniczne staną się normą?
Faktura elektroniczna – co ją wyróżnia?
Faktura elektroniczna jest jedną z form dokumentowania sprzedaży lub zakupu, posiadającą wszystkie cechy tradycyjnej faktury papierowej. To dokument w postaci cyfrowej przekazywany w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura ustrukturyzowana to z kolei rodzaj faktury elektronicznej wystawianej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jeden egzemplarz takiego dokumentu podlega tzw. multiplikacji i jest wysyłany do klientów zarówno w formatach elektronicznych, np. PDF, jak i w formie ustrukturyzowanego komunikatu, np. XML.
Obowiązkowe e-faktury od połowy 2024 roku
Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSEF planowane jest na 1 lipca 2024 roku. Wraz z nim faktury papierowe mają na stałe zniknąć z obiegu. Do korzystania z systemu będą wówczas zobligowani wszyscy przedsiębiorcy, bez względu na wielkość firmy czy jej formę prawną. Brak integracji z Krajowym Systemem e-Faktur będzie wiązał się z konsekwencjami w postaci kar pieniężnych do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem z faktury czy nawet 100% wysokości podatku VAT z faktury.
Faktury elektroniczne – korzyści
Przejście na ustrukturyzowane faktury elektroniczne to jedynie kwestia czasu – można więc śmiało powiedzieć, że staną się one i przyszłością, i koniecznością. Miesiące pozostałe do lipca 2024 to dobry czas na przygotowanie się do zmian. Warto mieć na uwadze, że e-fakturowanie wiąże się z wieloma korzyściami – m.in. wygodnym, bieżącym wglądem w obieg dokumentów. Jedną z zalet tego rozwiązania jest też oszczędność, zarówno czasu, jak i kosztów. W związku z elektroniczną archiwizacją nie będzie już potrzeby wynajmowania dodatkowej przestrzeni biurowej do przechowywania dokumentów. Zniknie także konieczność poszukiwania konkretnych faktur pośród setek teczek i szuflad – a czynność ta często zajmowała zbyt dużo czasu. Księgowi i właściciele firm będą więc mogli skupić się na innych istotnych zadaniach – wyszukiwanie faktur w systemie jest znacznie szybsze i łatwiejsze. Oprócz usprawnienia procesów księgowych przejście na faktury elektroniczne przyspiesza także wymianę informacji między przedsiębiorstwem a klientami. Faktury wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur są udostępniane w czasie rzeczywistym i skutecznie chronione przed utratą, zniszczeniem czy dostępem niepożądanych osób. KSeF skróci również czas oczekiwania na zwrot podatku – z 60 na 40 dni. Co więcej, wszyscy przedsiębiorcy będą korzystać z takiego samego formatu faktur, co jeszcze bardziej usprawni zarządzanie dokumentacją. Obowiązkowe faktury elektroniczne mogą wpłynąć również na środowisko – a na proekologicznych zmianach zależy dziś wielu firmom.