Publiczna usługa hybrydowa: zasady PUH i e-Doręczeń

Publiczna usługa hybrydowa pozwala podmiotowi publicznemu wysłać dokument elektroniczny, który operator wyznaczony automatycznie przekształca w przesyłkę papierową i doręcza adresatowi. PUH stosuje się przede wszystkim wtedy, gdy odbiorca nie ma adresu do doręczeń elektronicznych. Dla urzędu jest częścią systemu e-Doręczeń, a obywatelowi umożliwia odbiór ważnego pisma w tradycyjnej formie bez konieczności zakładania skrzynki. Zasady te są istotne dla pracowników administracji publicznej, przedsiębiorców, osób wykonujących zawody zaufania publicznego oraz osób fizycznych kontaktujących się z urzędem.

Najważniejsze informacje

1. Publiczna usługa hybrydowa łączy elektroniczne nadanie dokumentu przez urząd z jego papierowym doręczeniem adresatowi.
2. Podmioty publiczne korzystają z PUH przy korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru, gdy nie można jej doręczyć elektronicznie albo gdy adresat będący osobą fizyczną został pozbawiony wolności, o ile nie zachodzi ustawowe wyłączenie.
3. Usługa hybrydowa jest dostępna po stronie nadawcy wyłącznie dla podmiotów publicznych. Wykonuje ją operator wyznaczony, którym do końca 2035 r. jest Poczta Polska S.A.
4. Czas realizacji publicznej usługi hybrydowej wynosi do 6 dni od nadania do doręczenia, zawiadomienia o próbie doręczenia albo odmowy przyjęcia przesyłki.
5. Jednostki samorządu terytorialnego stosują PURDE od 1 stycznia 2025 r., a od 1 października 2029 r. są obowiązane stosować PUH w przypadkach przewidzianych dla tej usługi. Wcześniejsze skorzystanie z PUH co do zasady oznacza obowiązek jej dalszego stosowania.

Czym jest publiczna usługa hybrydowa?

Ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych definiuje PUH jako usługę pocztową świadczoną przez operatora wyznaczonego, gdy nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny. Publiczna usługa hybrydowa nie jest więc ogólnym określeniem każdej obsługi łączącej kanał stacjonarny i zdalny. W tym kontekście prawnym oznacza konkretny sposób doręczania korespondencji urzędowej.

Usługa hybrydowa rozpoczyna się w formie elektronicznej. Podmiot publiczny nadaje dokument ze swojego adresu do doręczeń elektronicznych, a operator przekształca go w przesyłkę listową. Następnie trafia ona do adresata tak jak papierowa korespondencja rejestrowana. Obywatel nie musi mieć skrzynki do e-Doręczeń, aby odebrać taki dokument.

PUH przekształca dokumenty elektroniczne w przesyłki papierowe, ale nie oznacza powrotu urzędu do ręcznego drukowania i kopertowania. Proces jest zautomatyzowany, a infrastruktura operatora wyznaczonego zapewnia wydruk, kopertowanie, sortowanie, przemieszczanie i doręczenie przesyłki. Dzięki temu urząd może prowadzić wysyłkę z systemu elektronicznego również do odbiorców, którzy nadal korzystają z papierowej korespondencji.

Stwierdzenie, że e-Doręczenia eliminują potrzebę używania papierowych dokumentów, jest prawdziwe w przypadku komunikacji prowadzonej w całości przez PURDE między aktywnymi adresami. Publiczna usługa hybrydowa pełni inną funkcję: zachowuje elektroniczny obieg po stronie nadawcy, ale zapewnia odbiorcy dokument w formie papierowej. W ten sposób wypełnia lukę między cyfrowym urzędem a osobami fizycznymi, które nie mają adresu do e-Doręczeń.

Kiedy stosuje się PURDE, PUH lub inny sposób doręczenia?

Kolejność postępowania wynika z art. 4–6 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Podmioty publiczne nie mogą dowolnie wybierać między e-Doręczeniami a papierem. Najpierw należy ustalić, czy ustawa ma zastosowanie, następnie sprawdzić możliwość rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a dopiero później ocenić przesłanki użycia publicznej usługi hybrydowej lub innego kanału. Tabela dotyczy korespondencji wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru.

Kiedy podmiot publiczny powinien stosować PURDE?

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego służy do wysyłania i odbierania korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru. W praktyce stanowi podstawowy sposób kierowania takiej korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Na czym polega PURDE?

Podmioty publiczne kierują wiadomość na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. Wpis adresu oznacza żądanie, aby podmioty publiczne doręczały korespondencję właśnie na ten adres.

PURDE zapewnia:

• dowody wysłania i otrzymania wiadomości,
• identyfikację nadawcy oraz adresata,
• zabezpieczenie danych przed niewykrywalną zmianą,
• oznaczenie czasu kwalifikowanym znacznikiem.

Dzięki temu e-Doręczenia zapewniają bezpieczeństwo i moc dowodową porównywalną z przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Elektroniczne potwierdzenie w PURDE jest dowodem systemowym, dlatego nie należy utożsamiać go z papierową kartką zwrotną.

Czy można korzystać z kwalifikowanego dostawcy e-Doręczeń?

Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczona przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, opiera się na unijnym rozporządzeniu eIDAS.

Kwalifikowany dostawca wystawia dowody wysłania i otrzymania zgodnie z krajowym standardem, gdy obsługuje adres wpisany do bazy adresów elektronicznych. Podmiot niepubliczny może zatem korzystać z usług kwalifikowanego dostawcy zamiast z usługi publicznej, jeśli jego adres został prawidłowo wpisany do bazy.

Czy wybór kwalifikowanego dostawcy zwalnia z wpisu do bazy adresów elektronicznych?

Sam wybór kwalifikowanego dostawcy nie przesądza o obowiązku wpisania adresu do bazy adresów elektronicznych. Obowiązek posiadania adresu wpisanego do tej bazy dotyczy podmiotów wskazanych w przepisach, natomiast pozostałe podmioty niepubliczne mogą posiadać taki adres dobrowolnie.

Jeżeli adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie jest wpisany do bazy adresów elektronicznych, korespondencję wymagającą potwierdzenia nadania lub odbioru doręcza się na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot ten nadał korespondencję. W przypadku korzystania z kwalifikowanego dostawcy skrzynka jest obsługiwana w jego systemie.

Podmiot niepubliczny może także zmienić kwalifikowanego dostawcę lub przejść do operatora wyznaczonego, zachowując dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych na zasadach przewidzianych dla takiej zmiany. Podmioty publiczne korzystają z operatora wyznaczonego przy świadczeniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

Czy PURDE jest szybsze od tradycyjnego listu poleconego?

Elektroniczne e-Doręczenia zwykle ograniczają czynności związane z drukowaniem, kopertowaniem i fizycznym transportem, dlatego korespondencja może dotrzeć szybciej niż tradycyjny list polecony.

Nie jest to jednak ustawowa gwarancja krótszego czasu w każdej sprawie. O skuteczności doręczenia i zachowaniu terminu decydują właściwe przepisy oraz dowody nadania i odbioru, a nie samo porównanie szybkości obu kanałów.

Kiedy urząd przechodzi z PURDE na PUH?

Przejście z PURDE na PUH nie zależy od swobodnego wyboru urzędu. Zastosowanie publicznej usługi hybrydowej jest możliwe w określonych sytuacjach wynikających z przepisów.

W jakich sytuacjach urząd stosuje PUH zamiast PURDE?

Publiczną usługę hybrydową stosuje się w dwóch podstawowych sytuacjach:

1. Korespondencji nie można doręczyć na adres do doręczeń elektronicznych. Typowym przykładem jest brak adresu odbiorcy w bazie adresów elektronicznych oraz adresu, z którego podmiot niepubliczny wcześniej nadał korespondencję. Wtedy publiczna usługa hybrydowa pozwala urzędowi wysłać dokument elektronicznie, a operator dostarcza odbiorcy papierową przesyłkę, o ile nie zachodzi przypadek wymagający zastosowania innego sposobu doręczenia.
2. Osoba fizyczna ma adres do e-Doręczeń, ale podmiot publiczny wie, że została pozbawiona wolności. W takiej sytuacji należy wykorzystać publiczną usługę hybrydową, o ile nie zachodzi przypadek wymagający zastosowania innego sposobu doręczenia.

Sam brak regularnego logowania do skrzynki, preferowanie papieru przez odbiorcę czy wygoda pracownika urzędu nie stanowią dodatkowych przesłanek zastosowania PUH.

Czy brak aktywności na skrzynce oznacza przejście na PUH?

Przy doręczaniu korespondencji osobom fizycznym należy odróżnić brak adresu do e-Doręczeń od braku aktywności odbiorcy. Jeżeli osoba fizyczna ma adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, korespondencję wymagającą potwierdzenia nadania lub odbioru doręcza się w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Jeżeli adres do doręczeń elektronicznych osoby nie jest wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego osoba ta nadała korespondencję.

Sam brak logowania do skrzynki, nieodebranie wiadomości lub nieprzeczytanie powiadomienia nie powodują przejścia na publiczną usługę hybrydową. Jeżeli nie jest możliwe doręczenie korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych na zasadach właściwych dla e-Doręczeń albo podmiot publiczny wie, że osoba fizyczna posiadająca taki adres została pozbawiona wolności, korespondencję wymagającą potwierdzenia nadania lub odbioru doręcza się co do zasady z wykorzystaniem PUH, chyba że zachodzi ustawowe wyłączenie. Przed zastosowaniem PUH należy uwzględnić ustawowe przypadki, w których nie stosuje się PURDE ani PUH, w tym sytuacje, gdy przepisy odrębne dopuszczają również inne sposoby doręczenia, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna taki sposób za bardziej efektywny.

Kto decyduje o zastosowaniu PUH?

Usługa hybrydowa działa jak prawnie uregulowany pomost. Podmiot publiczny zachowuje elektroniczne nadanie i dowód odebrania korespondencji przez operatora wyznaczonego, natomiast adresat otrzymuje tradycyjną przesyłkę. Publiczna usługa hybrydowa nie jest wyborem osoby fizycznej ani przedsiębiorcy. Decyzję o sposobie doręczenia podejmuje nadawca publiczny, kierując się obowiązującymi przepisami.

Kiedy nie stosuje się PURDE ani PUH?

Przepisów dotyczących e-Doręczeń nie stosuje się do:

• korespondencji zawierającej informacje niejawne,
• korespondencji w postępowaniach o zamówienie publiczne i konkursach prowadzonych na podstawie Prawa zamówień publicznych,
• korespondencji w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji,
• spraw, w których odrębne przepisy wskazują inne rozwiązania techniczno-organizacyjne, na przykład konto w systemie obsługującym postępowanie sądowe,
• wymiany danych między systemami za pomocą usług sieciowych.

Przewidziano również sytuacje, w których podmioty publiczne nie stosują PURDE ani PUH. Dotyczy to:

• żądania doręczenia oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej,
• braku możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu elektronicznie ze względu na przepisy odrębne,
• braku możliwości wykorzystania PUH ze względu na przepisy odrębne,
• konieczności doręczenia rzeczy albo dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna, który nie podlega przekształceniu,
• ważnego interesu publicznego, w szczególności bezpieczeństwa państwa, obronności lub porządku publicznego,
• ograniczeń techniczno-organizacyjnych wynikających z objętości korespondencji oraz innych przyczyn technicznych.

Nadawca ocenia istnienie przesłanek związanych z brakiem możliwości doręczenia korespondencji elektronicznie albo z wykorzystaniem PUH, wskazanych w powyższym katalogu. Nie dotyczy to jednak żądania doręczenia oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej.

PURDE ani PUH nie stosuje się również wtedy, gdy przepisy odrębne dopuszczają inne sposoby doręczenia, w tym doręczenie przez pracowników podmiotu publicznego, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna taki sposób za bardziej efektywny. Nie oznacza to swobodnej możliwości pomijania e-Doręczeń – zastosowanie innego sposobu doręczenia musi odpowiadać warunkom przewidzianym w przepisach.

W zakresie doręczania korespondencji są to więc wyjątki, a nie równoległy katalog kanałów wybieranych dla wygody. Przesłanki techniczne powinny być oceniane w każdej sprawie. Jeżeli przepisy szczególne wymagają doręczenia oryginału albo użycia odrębnego systemu, publiczna usługa hybrydowa nie może zastąpić takiego rozwiązania.

Jak działa PUH od nadania do odbioru?

Publiczna usługa hybrydowa obejmuje dwa połączone etapy: elektroniczny po stronie nadawcy i pocztowy po stronie adresata. Art. 45–49 ustawy określają obowiązki operatora wyznaczonego, sposób przekształcania dokumentów, moc prawną wydruków oraz sytuacje, w których przekształcenie nie jest możliwe.

Elektroniczne nadanie i automatyczne przekształcenie

Podmiot publiczny wysyła wiadomość ze swojego adresu do doręczeń elektronicznych. Operator wyznaczony odbiera dokument, a dzień jego odbioru przez operatora uznaje się za dzień nadania, chyba że przepis odrębny stanowi inaczej. Operator niezwłocznie wystawia automatyczny dowód odebrania korespondencji. Pozwala on nadawcy ustalić moment rozpoczęcia realizacji usługi.

Następnie operator przekształca dokument elektroniczny w przesyłkę listową. Automatyzacja wydruku i kopertowania ma chronić tajemnicę pocztową na każdym etapie. Poczta Polska zapewnia usługi niezbędne do sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym. Zautomatyzowany proces PUH może ograniczyć czas pracy i zasoby potrzebne urzędowi do przygotowania papierowej korespondencji. Sama publiczna usługa jest jednak odpłatna i może generować koszty operacyjne po stronie podmiotu publicznego.

Publiczna usługa hybrydowa wspiera wdrażanie e-Doręczeń, ponieważ możliwe jest zachowanie elektronicznego obiegu dokumentów nawet wtedy, gdy odbiorca nie ma skrzynki. Nie eliminuje jednak kosztów papieru i fizycznego doręczania. Czynności te wykonuje operator wyznaczony, który dysponuje odpowiednią infrastrukturą oraz siecią pocztową. W formie elektronicznej pozostają:

• dokument źródłowy,
• dowód odebrania go przez operatora,
• późniejsze elektroniczne potwierdzenie odbioru.

Adresat otrzymuje natomiast:

• wydruk dokumentu,
• wydruk wyniku weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność i pochodzenie dokumentu od podmiotu publicznego zapewniono za pomocą środka identyfikacji elektronicznej.

Ten podział wyjaśnia, dlaczego PUH jest usługą hybrydową, choć odbiorca może nigdy nie korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń.

Integralność dokumentu i moc prawna wydruku

Operator wyznaczony zapewnia potwierdzenie daty i czasu przekształcenia dokumentu elektronicznego. Do zawartości przesyłki operator dołącza:

• wydruk dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo
• potwierdzenie, że integralność oraz pochodzenie dokumentu elektronicznego od podmiotu publicznego zostały zapewnione z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej.

Potwierdzenie to dotyczy czynności i pochodzenia dokumentu. Elektroniczne potwierdzenie odbioru dokumentuje natomiast sposób zakończenia doręczenia przesyłki rejestrowanej.

Jakość wydruku musi pozwalać adresatowi zapoznać się z jego treścią bez porównywania jej z wersją elektroniczną. Treść wydruku oraz wynik weryfikacji muszą odpowiadać dokumentom elektronicznym. Wydruk wykonany przez operatora wyznaczonego ma moc zrównaną z mocą dokumentu, z którego powstał.

Publiczna usługa hybrydowa zapewnia więc nie tylko papierową formę odbioru, ale również ustawową ciągłość między dokumentem elektronicznym a jego wydrukiem. Elektroniczne potwierdzenie odbioru, nazywane EPO, jest dokumentem elektronicznym potwierdzającym odbiór przesyłki rejestrowanej. Operator wyznaczony ma obowiązek zapewnić je nadawcy.

EPO może zawierać informację o:

1. doręczeniu przesyłki,
2. zawiadomieniu o próbie doręczenia,
3. odmowie jej przyjęcia.

Elektroniczne potwierdzenie odbioru powinno być przechowywane przez administratora skrzynki razem z dokumentacją sprawy.

Elektroniczne potwierdzenie nie zastępuje treści pisma, lecz dokumentuje przebieg doręczenia. Pomaga ustalić zdarzenie istotne dla biegu terminu, ale jego skutki prawne należy zawsze oceniać na podstawie przepisów właściwych dla danej procedury. Samo potwierdzenie odbioru przesyłki nie przesądza automatycznie o wszystkich skutkach procesowych.

Jakich dokumentów operator nie przekształci?

Operator wyznaczony nie przekształca dokumentu elektronicznego w przesyłkę papierową, jeżeli ze względu na jego formę nie jest to możliwe, w szczególności gdy dokument jest nagraniem dźwiękowym lub audiowizualnym, grafiką 3D, bazą danych albo oprogramowaniem. Przekształcenie nie następuje również wtedy, gdy po wydrukowaniu adresat nie mógłby w pełni zapoznać się z treścią dokumentu. Przesyłka PUH musi spełniać nie tylko wymóg formatu PDF i limitu 15 MB, lecz także pozostałe aktualne wymagania techniczne dotyczące m.in.:

• formatu i orientacji strony,
• marginesów,
• liczby kartek,
• zabezpieczeń,
• aktywnych formularzy,
• nazwy pliku.

Dokument niespełniający wymagań technicznych albo nienadający się do przekształcenia ze względu na swoją formę jest automatycznie zwracany nadawcy z informacją o przyczynie zwrotu. W innych przypadkach braku możliwości przekształcenia operator niezwłocznie informuje o tym nadawcę.

Informację o braku możliwości przekształcenia może odebrać:

• administrator skrzynki,
• osoba przez niego upoważniona do odbierania korespondencji.

Publiczna usługa hybrydowa nie pozwala bowiem zastąpić papierowym wydrukiem każdego rodzaju danych.

Wyjątek ten powinien zostać uwzględniony w zasadach zarządzania dokumentami. Sprawne odbieranie informacji o błędach ma znaczenie dla możliwości ponownej wysyłki korespondencji i zachowania terminów. Ustawa nie nakłada odrębnego obowiązku wyznaczenia zastępcy administratora skrzynki, jednak podmiot może zapewnić ciągłość jej obsługi przez ustanowienie więcej niż jednego administratora oraz odpowiednie zorganizowanie zastępstwa.

Czas doręczenia i elektroniczne potwierdzenie odbioru

Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych z 9 sierpnia 2021 r. w sprawie realizacji publicznej usługi hybrydowej w obrocie krajowym wskazuje czas realizacji do 6 dni. Okres ten liczy się od dnia nadania dokumentu elektronicznego do dnia doręczenia, zawiadomienia o próbie doręczenia albo odmowy przyjęcia przesyłki. Nie można więc przyjąć, że każda korespondencja musi znaleźć się w rękach adresata w ciągu 6 dni. Zdarzeniem kończącym czas realizacji może być również awizo lub odmowa przyjęcia.

Rozporządzenie określa także następujące wskaźniki dla przesyłek rejestrowanych:

• D+6 dla 85% przesyłek,
• D+8 dla 95% przesyłek.

Regulacje te należy interpretować łącznie z definicją czasu realizacji oraz zasadami uznawania usługi za wykonaną, niewykonaną albo nienależycie wykonaną. Przekroczenie wskaźnika nie musi więc wywoływać takiego samego skutku prawnego w każdej sprawie.

Po doręczeniu operator wystawia elektroniczne potwierdzenie odbioru, które jest dostępne dla nadawcy jako dowód wykonania publicznej usługi. Prawidłowe zarządzanie dowodami nadania i odbioru ma znaczenie dla terminów, reklamacji oraz ustalenia, kiedy przesyłka weszła do obrotu i jak zakończyła się próba doręczenia.

Adresat papierowej przesyłki PUH nie odbiera jej treści za pośrednictwem skrzynki e-Doręczeń. To nadawca publiczny otrzymuje w systemie elektroniczne potwierdzenie odbioru dotyczące papierowej przesyłki. Zarówno dowód odebrania korespondencji przez operatora, jak i elektroniczne potwierdzenie odbioru powinny zostać powiązane z właściwą sprawą. Dzięki temu urząd może odtworzyć przebieg nadania, przekształcenia i doręczenia.

Kogo i od kiedy dotyczą e-Doręczenia oraz PUH?

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publiczna usługa hybrydowa weszły do praktycznego użycia w szerokiej grupie administracji 1 stycznia 2025 r. Nie oznacza to jednak jednego terminu dla wszystkich podmiotów i usług. Harmonogram rozróżnia rodzaje jednostek, zakres doręczania korespondencji oraz obowiązki dotyczące PURDE i PUH.

Podmioty publiczne i administracja

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek stosowania e-Doręczeń w zakresie PURDE objął m.in. organy administracji rządowej, ZUS, KRUS, NFZ oraz jednostki samorządu terytorialnego i ich związki. Podmioty publiczne wskazane w harmonogramie muszą mieć aktywny adres do doręczeń elektronicznych i używać go w zakresie wynikającym z ustawy.

Od 1 stycznia 2026 r., po zakończeniu okresu przejściowego, e-Doręczenia są podstawowym sposobem elektronicznej komunikacji podmiotów publicznych z podmiotami niepublicznymi, chyba że przepis szczególny przewiduje inny kanał.

Wdrożenie e-Doręczeń nie ogranicza się do utworzenia adresu. W praktyce wymaga odpowiedniego zorganizowania obsługi korespondencji, w szczególności:

• organizacji wysyłania i odbierania pism,
• nadania właściwych uprawnień osobom obsługującym skrzynkę,
• zapewnienia ciągłości obsługi skrzynki, na przykład przez ustanowienie więcej niż jednego administratora,
• powiązania dowodów nadania i odbioru z dokumentacją właściwej sprawy,
• ustalenia, kiedy należy zastosować PUH, a kiedy właściwy jest inny sposób doręczenia przewidziany w przepisach.

Jednostki samorządu terytorialnego, w tym gminy, stosują PURDE od 1 stycznia 2025 r., a od 1 października 2029 r. są obowiązane stosować PUH w przypadkach przewidzianych dla tej usługi. Wcześniejsze skorzystanie z PUH co do zasady oznacza obowiązek jej dalszego stosowania. Ten sam termin w zakresie PUH dotyczy:

• jednostek samorządu terytorialnego i ich związków,
• związków metropolitalnych,
• samorządowych instytucji kultury,
• samorządowych osób prawnych,
• samorządowych zakładów budżetowych.

Podmioty publiczne, które są już objęte obowiązkiem stosowania zarówno PURDE, jak i PUH, korzystają z właściwej usługi zgodnie z zasadami przewidzianymi dla danego sposobu doręczenia oraz z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń. W przypadku podmiotów objętych późniejszym terminem obowiązkowego stosowania PUH wcześniejsze skorzystanie z tej usługi po 1 stycznia 2025 r. co do zasady oznacza obowiązek jej dalszego stosowania, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków. Publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publiczną usługę hybrydową świadczy operator wyznaczony. Funkcję tę do 31 grudnia 2035 r. pełni Poczta Polska S.A.

Przedsiębiorcy, KRS, CEIDG i zawody zaufania publicznego

Przedsiębiorcy nie mogą nadawać przesyłek w ramach PUH. Mogą natomiast być odbiorcami papierowej przesyłki hybrydowej, gdy zastosowanie PURDE nie jest możliwe i nie zachodzi przypadek określony w art. 6 ust. 1 ustawy. Publiczna usługa hybrydowa jest dostępna po stronie nadawcy wyłącznie dla podmiotów publicznych, dlatego przedsiębiorca nie może wybrać jej zamiast własnej skrzynki.

Terminy objęcia obowiązkiem posiadania adresu do e-Doręczeń przedstawiają się następująco:

• od 1 stycznia 2025 r. – podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS oraz osoby składające od tej daty wniosek o wpis do CEIDG,
• od 1 kwietnia 2025 r. – podmioty wpisane wcześniej do rejestru przedsiębiorców KRS,
• od 1 października 2026 r. – firmy wpisane do CEIDG do końca 2024 r.,
• wcześniej niż 1 października 2026 r. – firmy wpisane do CEIDG do końca 2024 r., jeżeli między 1 lipca 2025 r. a 30 września 2026 r. składają wniosek o zmianę wpisu i nie mają jeszcze adresu.

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych dotyczy wykonujących zawód adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych oraz notariuszy. Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, w których dana osoba nie wykonuje zawodu albo jej uprawnienie lub wykonywanie czynności zawodowych jest zawieszone.

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych i wpisanie go do bazy służy w tym przypadku odbieraniu korespondencji w systemie e-Doręczeń, a nie uzyskaniu prawa do nadawania przesyłek przez PUH.

Czym różnią się e-Doręczenia od ePUAP i jak działa skrzynka odbiorcy?

Skrzynka do e-Doręczeń służy do wysyłania, odbierania i przechowywania korespondencji elektronicznej. Adres do doręczeń elektronicznych może być wpisany do bazy adresów elektronicznych na zasadach określonych dla danego rodzaju podmiotu. Podmiot publiczny oraz podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną mają obowiązek wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną może natomiast wyznaczyć administratora, ale nie ma takiego obowiązku. Administrator jest uprawniony do zarządzania skrzynką, w tym dostępem użytkowników oraz ich rolami i uprawnieniami.

Czy trzeba regularnie sprawdzać skrzynkę do e-Doręczeń?

Podmioty publiczne powinny regularnie kontrolować skrzynkę, ponieważ trafiają na nią korespondencja PURDE, dowody oraz komunikaty związane z PUH. Aktywna skrzynka podmiotu niepublicznego również powinna być monitorowana. Wysłanie korespondencji na jej adres uruchamia zasady rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a samo nieotwieranie wiadomości nie wyłącza ustawowych skutków doręczenia.

Jak zorganizować obsługę skrzynki do e-Doręczeń?

Dobra organizacja wymaga ustalenia:

• kto odpowiada za skrzynkę w dni robocze,
• kto zastępuje administratora,
• kto przypisuje wiadomości do właściwych spraw,
• kto ma prawo otwierać skrzynkę,
• kto przekazuje dokumenty do komórki merytorycznej,
• kto zapisuje elektroniczne potwierdzenie odbioru.

Ma to szczególne znaczenie w podmiotach obsługujących dużą liczbę przesyłek i krótkie terminy.

Czy ePUAP nadal działa po wprowadzeniu e-Doręczeń?

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym sposobem komunikacji elektronicznej między podmiotami publicznymi a obywatelami i przedsiębiorcami, o ile przepisy szczególne nie przewidują innego sposobu doręczenia.

ePUAP nadal jest wykorzystywany w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych. Ponadto do 30 września 2029 r. doręczenia przez ePUAP między podmiotami publicznymi posiadającymi elektroniczne skrzynki podawcze w ePUAP są równoważne w skutkach prawnych z doręczeniami realizowanymi przez PURDE. Korespondencja zgromadzona w ePUAP pozostaje dostępna dla użytkowników do 30 września 2029 r.

Co daje utworzenie adresu i aktywacja skrzynki do e-Doręczeń?

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych i aktywacja skrzynki umożliwiają korzystanie z e-Doręczeń. Jeżeli adres odbiorcy jest wpisany do bazy adresów elektronicznych, podmiot publiczny co do zasady doręcza korespondencję wymagającą potwierdzenia nadania lub odbioru za pośrednictwem PURDE.

Wyjątek dotyczy między innymi sytuacji, gdy podmiot publiczny wie, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności – w takim przypadku korespondencję doręcza się z wykorzystaniem PUH, o ile nie zachodzi ustawowa przesłanka zastosowania innego sposobu doręczenia.

Jeżeli adres podmiotu niepublicznego nie jest wpisany do bazy adresów elektronicznych, korespondencję doręcza się na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot ten wcześniej nadał korespondencję. Jeżeli doręczenie elektroniczne nie jest możliwe również w ten sposób, podmiot publiczny korzysta z PUH, chyba że zachodzi ustawowy przypadek wyłączający stosowanie PURDE lub PUH.

Jakie potwierdzenia zapewniają PURDE i PUH?

Elektroniczne e-Doręczenia zapewniają dowody nadania i odbioru, a operator chroni integralność danych. W przypadku poszczególnych usług:

• w PURDE elektroniczne potwierdzenia dotyczą przebiegu wymiany elektronicznej,
• w PUH elektroniczne potwierdzenie odbioru wraca do nadawcy, mimo że adresat otrzymuje pismo na papierze.

Oba mechanizmy wspierają bezpieczeństwo i zarządzanie terminami, ale odnoszą się do innych sposobów doręczania.

Kto odpowiada za wybór PURDE, PUH lub innego sposobu doręczenia?

System e-Doręczeń porządkuje adresy odbiorców w bazie, nie zwalnia jednak nadawcy z oceny właściwego przepisu. Po stronie podmiotów publicznych pozostaje odpowiedzialność za wybór PURDE, PUH albo dopuszczalnego wyjątku.

Operator wyznaczony wykonuje publiczną usługę zgodnie z ustawą i regulaminem, natomiast kwalifikowany dostawca podlega wymaganiom dotyczącym kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Jakie znaczenie ma adres do doręczeń elektronicznych?

Adres do doręczeń elektronicznych pełni kluczową rolę w systemie e-Doręczeń, ponieważ umożliwia identyfikację uczestników i kierowanie korespondencji właściwym kanałem. Jego znaczenie zależy również od tego, czy korespondencja jest doręczana przez PURDE, czy w określonych przypadkach przez PUH.

Czym adres do doręczeń elektronicznych różni się od zwykłego e-maila?

Adres do doręczeń elektronicznych nie jest zwykłym adresem e-mail. Jest adresem elektronicznym powiązanym z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego i umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tej usługi.

Jeżeli adres do doręczeń elektronicznych odbiorcy jest wpisany do bazy adresów elektronicznych, podmiot publiczny doręcza na ten adres korespondencję wymagającą potwierdzenia nadania lub odbioru z wykorzystaniem PURDE. Jeżeli jednak podmiot publiczny wie, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności, korespondencję doręcza się z wykorzystaniem PUH.

PURDE ani PUH nie stosuje się w ustawowych przypadkach wyłączenia, w tym gdy przepisy odrębne dopuszczają także inne sposoby doręczenia, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.

Czym różni się PURDE od PUH?

Usługi e-Doręczeń tworzą wspólne ramy komunikacji, ale PURDE i PUH pełnią odmienne funkcje:

• w PURDE wiadomość i potwierdzenia pozostają w formie elektronicznej,
• w przypadku PUH operator wyznaczony przekształca dokument i obsługuje papierową przesyłkę.

Podmiot publiczny otrzymuje elektroniczne potwierdzenie odbioru, które może zachować w systemie sprawy.

Czym różni się skrzynka nadawcza od skrzynki odbiorcy?

Należy odróżniać skrzynkę odbiorcy od własnej skrzynki nadawczej podmiotu publicznego. Własna skrzynka służy do wysyłania korespondencji przez PURDE i inicjowania publicznej usługi hybrydowej. Skrzynka odbiorcy służy natomiast do rejestrowanego doręczenia elektronicznego, gdy pismo można skierować na istniejący adres. Brak możliwości wykorzystania tego adresu może prowadzić do PUH, ale dopiero po uwzględnieniu art. 5 i art. 6.

Czy osoba fizyczna musi mieć adres do e-Doręczeń?

Dla osób fizycznych utworzenie adresu pozostaje dobrowolne, jeśli nie występują one w roli objętej ustawowym obowiązkiem. Ze skrzynki można korzystać w kontaktach z administracją publiczną, a odpowiedź może zostać skierowana przez PURDE.

Osoby bez adresu mogą natomiast otrzymywać papierowe przesyłki, gdy zastosowanie znajduje publiczna usługa hybrydowa. Dzięki temu system e-Doręczeń pozostaje dostępny również dla odbiorców, którzy nie zdecydowali się na założenie skrzynki.

Jak powinna wyglądać obsługa e-Doręczeń po stronie urzędu?

W praktyce potrzebne są jasne zasady obsługi kancelaryjnej, obejmujące:

• kontrolowanie skrzynki,
• sprawdzanie adresu odbiorcy,
• podejmowanie decyzji o użyciu PUH,
• zapisywanie elektronicznego potwierdzenia odbioru.

Są to działania niezbędne dla sprawnego i terminowego obiegu korespondencji, choć nie wszystkie wykonuje operator. Za organizację pracy po stronie urzędu odpowiada sam podmiot publiczny.

Jakie są zalety i ograniczenia publicznej usługi hybrydowej?

Publiczna usługa hybrydowa wspiera cyfrową transformację administracji publicznej, nie wykluczając osób fizycznych, które nie korzystają z e-Doręczeń. Dokument może zostać przygotowany i nadany elektronicznie przez urząd, a Poczta Polska wykonuje czynności niezbędne do jego przekształcenia i doręczenia w formie papierowej. W ten sposób zapewnia się odbiorcy dostęp do korespondencji bez konieczności posiadania skrzynki elektronicznej.

Do najważniejszych korzyści PUH należą:

1. ograniczenie po stronie podmiotów publicznych ręcznej obsługi tradycyjnych listów,
2. przejęcie przez operatora drukowania, kopertowania i logistyki przesyłki,
3. możliwość kontroli wykonania usługi dzięki elektronicznemu potwierdzeniu odbioru,
4. zmniejszenie nakładu pracy potrzebnego do obsługi papierowej korespondencji.

Publiczna usługa hybrydowa wiąże się jednak również z określonymi ograniczeniami:

1. wysyłanie przez podmioty publiczne korespondencji do podmiotów niepublicznych w ramach PURDE i PUH jest odpłatne, natomiast przewidziane przypadki nieodpłatności dotyczą PURDE,
2. opłaty za PURDE i PUH świadczone przez operatora wyznaczonego wynikają z obowiązującego cennika,
3. duża liczba przesyłek papierowych wysyłanych w ramach PUH może zwiększać wydatki podmiotu publicznego,
4. korzystanie z e-Doręczeń wymaga właściwej organizacji obsługi skrzynki i nadania odpowiednich uprawnień, ale nie wymaga posiadania systemu klasy EZD – skrzynkę można obsługiwać również za pomocą udostępnionej aplikacji. 

Publiczna usługa hybrydowa zwiększa dostępność usług publicznych w obszarze doręczeń, ale zależy od infrastruktury cyfrowej podmiotu publicznego i sieci pocztowej operatora.

Nie należy mylić jej z szerokim pojęciem „hybrydowych usług publicznych” w ochronie zdrowia, transporcie czy partnerstwie publiczno-prywatnym. Współpraca PPP może zapewniać kapitał lub technologie w innych przedsięwzięciach, ale nie opisuje ustawowej PUH świadczonej przez operatora wyznaczonego.

Przykład 1. Decyzja dla osoby bez adresu do e-Doręczeń

Urząd gminy kończy postępowanie dotyczące opłaty lokalnej i ma wysłać decyzję osobie fizycznej, której adresu nie ma w bazie adresów elektronicznych. Pracownik przygotowuje dokument w systemie, a w ramach publicznej usługi hybrydowej zostaje on przekształcony w papierową przesyłkę. Poczta Polska doręcza list za potwierdzeniem odbioru, natomiast urząd otrzymuje elektroniczne potwierdzenie odbioru, które dołącza do akt sprawy.

Przykład 2. Spółka ma aktywną skrzynkę

Organ administracji publicznej wysyła pismo do spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego. Ponieważ adres do e-Doręczeń spółki znajduje się w bazie adresów elektronicznych, urząd korzysta z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a nie z PUH. Administrator spółki odbiera wiadomość ze skrzynki, a dowody nadania i odbioru pozostają w systemie.

Podsumowanie

Publiczna usługa hybrydowa umożliwia podmiotowi publicznemu nadanie dokumentu elektronicznego z adresu do doręczeń elektronicznych, a operator wyznaczony przekształca go w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji adresatowi, o ile dokument podlega przekształceniu. PUH stosuje się do korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru, gdy nie jest możliwe jej doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych zgodnie z zasadami PURDE albo gdy podmiot publiczny wie, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności, o ile nie zachodzi ustawowy przypadek wyłączenia. Nadawcą korespondencji w ramach PUH jest podmiot publiczny. Podmioty niepubliczne nie mogą nadawać własnej korespondencji z wykorzystaniem PUH, ale mogą być adresatami przesyłek doręczanych w ramach tej usługi. Jeżeli korespondencję można doręczyć zgodnie z zasadami PURDE, a nie zachodzi przesłanka zastosowania PUH dotycząca osoby fizycznej pozbawionej wolności ani ustawowy przypadek wyłączenia, podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą potwierdzenia nadania lub odbioru z wykorzystaniem PURDE.

Źródła:

1. https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/3/ogl
2. https://eli.gov.pl/eli/DU/2021/1503/ogl
3. https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram
4. https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/operator-wyznaczony
5. https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/zmiany-w-komunikacji-elektronicznej-od-1-stycznia-2026-roku
6. https://biznes.gov.pl/pl/portal/004495

FAQ – najczęściej zadawane pytania o publiczną usługę hybrydową