Przedsiębiorca wpisany do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., który nadal pozostaje wpisany do CEIDG, nie ma adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE i nie został wcześniej objęty obowiązkiem związanym ze zmianą wpisu, musi uzyskać taki wpis najpóźniej 30 września 2026 r. Jeśli taki przedsiębiorca, nieposiadający adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE, składa od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. wniosek o zmianę wpisu w CEIDG, już przy składaniu tego wniosku musi przekazać dane do utworzenia publicznego adresu, wskazać adres do e-Doręczeń powiązany z usługą kwalifikowaną wraz z danymi potrzebnymi do wpisu do BAE albo wystąpić o utworzenie publicznego adresu. Od 1 października 2026 r. każdy podmiot niepubliczny pozostający wpisany do CEIDG, także z zawieszoną działalnością, musi posiadać adres do e-Doręczeń wpisany do BAE. Dla ustalenia obowiązku znaczenie mają data wpisu do CEIDG, późniejsze wnioski o zmianę wpisu, posiadanie adresu wpisanego do BAE oraz to, czy przedsiębiorca nadal pozostaje wpisany do CEIDG.
Najważniejsze informacje
- Dla starej JDG termin na wpisanie adresu do e-Doręczeń do BAE upływa 30 września 2026 r.
- Jeśli JDG wpisana do CEIDG do 31 grudnia 2024 r. nie ma adresu w BAE i od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. zmienia wpis, musi przekazać dane do utworzenia publicznego adresu, wystąpić o jego utworzenie albo wskazać kwalifikowany adres wraz z danymi do wpisu do BAE.
- Od 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu obejmie wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG.
- Wiadomość urzędowa może zostać uznana za doręczoną po upływie ustawowego okresu, nawet jeśli nie zostanie odczytana.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to system elektronicznej korespondencji zapewniający prawnie uznawane dowody wysłania i otrzymania danych. W kontaktach z urzędem pełnią funkcję cyfrowego odpowiednika listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Adres do e-Doręczeń jest powiązany ze skrzynką służącą do wysyłania, odbierania i przechowywania dokumentów.
System działa na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz przepisów eIDAS dotyczących usług zaufania. Zapewnia m.in. identyfikację nadawcy i odbiorcy, ochronę integralności danych oraz rejestrowanie czasu wysłania i otrzymania korespondencji. Baza Adresów Elektronicznych to publiczny rejestr adresów do e-Doręczeń prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Wpis adresu do BAE oznacza żądanie, aby podmioty publiczne kierowały korespondencję na ten adres.
Warto rozróżnić:
- adres do e-Doręczeń – identyfikator wykorzystywany w systemie,
- skrzynkę do e-Doręczeń – narzędzie do obsługi wiadomości.
Adres powiązany z publiczną usługą tworzy minister właściwy do spraw informatyzacji, a operator wyznaczony świadczy usługę i udostępnia skrzynkę. W przypadku adresu powiązanego z usługą kwalifikowaną samo jego utworzenie lub aktywowanie nie oznacza jeszcze wpisu do BAE. Taki wpis następuje na wniosek podmiotu niepublicznego albo automatycznie po przekazaniu wymaganych danych.
Dlaczego e-Doręczenia są ważne dla przedsiębiorcy prowadzącego JDG?
Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym sposobem elektronicznej komunikacji między podmiotami publicznymi a podmiotami niepublicznymi, chyba że przepisy szczególne dopuszczają inny kanał. Nie oznacza to, że każda czynność urzędowa odbywa się wyłącznie w tym systemie. Korespondencja wymagająca dowodu nadania lub odbioru powinna jednak trafiać przez usługę e-Doręczeń, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek.
Dla JDG oznacza to możliwość:
- odbierania korespondencji elektronicznie bez wizyty na poczcie,
- uzyskania dokumentu zazwyczaj znacznie szybciej niż w przypadku przesyłki papierowej,
- odbierania elektronicznych listów poleconych z dowolnego miejsca.
Bezpieczeństwo doręczeń opiera się na:
- identyfikacji nadawcy i odbiorcy,
- ochronie treści przed niewykrywalną zmianą,
- zapisywaniu daty i czasu wysłania oraz otrzymania danych.
Kto ma obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń?
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych wskazuje podmioty, które muszą posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE i powiązany z publiczną albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Obowiązek ten dotyczy:
- podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
- podmiotów niepublicznych wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
- osób wykonujących określone zawody zaufania publicznego.
Wśród osób wykonujących zawody objęte obowiązkiem e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. znajdują się adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze wykonujący zawód. W przypadku każdej z tych osób adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu jest wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych niezależnie od prywatnego adresu do e-Doręczeń tej samej osoby. Obowiązek dla osób wykonujących te zawody obowiązuje od 1 stycznia 2025 r.
Obowiązek ten nie ma zastosowania w przypadkach:
- niewykonywania zawodu,
- zawieszenia prawa do wykonywania zawodu,
- zawieszenia w czynnościach zawodowych,
- zawieszenia w czynnościach służbowych,
- zawieszenia stosunku pracy,
- zawieszenia praw wynikających z licencji.
Zasady dotyczące niewykonywania lub zawieszenia wykonywania zawodu należy odróżnić od zawieszenia działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG. Samo zawieszenie działalności nie powoduje wykreślenia przedsiębiorcy z tej ewidencji. Przedsiębiorca pozostający w CEIDG podlega obowiązkowi posiadania firmowego adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE w terminie wynikającym z przepisów.
Osoba fizyczna, która nie prowadzi firmy, może założyć adres dobrowolnie. Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG lub rejestrze przedsiębiorców KRS podlegają natomiast ustawowym terminom. Dla JDG liczy się adres firmowy przeznaczony do obsługi działalności gospodarczej, niezależny od prywatnego adresu do doręczeń elektronicznych tej samej osoby.
Do kiedy JDG musi mieć adres do e-Doręczeń w 2026 roku?
Termin zależy przede wszystkim od daty pierwszego wpisu firmy do CEIDG, posiadania adresu wpisanego do BAE oraz od tego, czy przedsiębiorca składał później wniosek o zmianę wpisu. Art. 152 ustawy reguluje okres przejściowy, a art. 166 pkt 9 określa moment wejścia w życie obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń przez podmiot wpisany do CEIDG.
| Sytuacja przedsiębiorcy | Kiedy powstaje wymóg | Co trzeba zrobić |
|---|---|---|
| Podmiot niepubliczny składający wniosek o pierwszy wpis do CEIDG od 1 stycznia 2025 r. | Przy rejestracji działalności | Przekazać dane potrzebne do utworzenia adresu do e-Doręczeń w PURDE albo podać adres kwalifikowany i dane niezbędne do wpisania go do BAE |
| JDG wpisana do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., która nie ma adresu wpisanego do BAE i od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. składa wniosek o zmianę wpisu | Przy składaniu wniosku o zmianę | Przekazać dane potrzebne do utworzenia adresu, podać adres kwalifikowany albo wystąpić do ministra o utworzenie adresu publicznego |
| JDG wpisana do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., której wcześniej nie objęła powyższa reguła | Najpóźniej 30 września 2026 r. | Uzyskać wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE; od 1 października 2026 r. zastosowanie ma art. 9 ust. 1 pkt 9 |
Podmioty rejestrujące działalność od 1 stycznia 2025 r. przekazują dane do e-Doręczeń już przy pierwszym wpisie do CEIDG. W przypadku JDG wpisanych wcześniej obowiązek może powstać przy zmianie wpisu złożonej od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r., jeżeli adres nie jest jeszcze wpisany do BAE.
Nie ma znaczenia, czy zmiana dotyczy PKD, adresu firmy, zawieszenia działalności czy innej informacji ujawnianej w CEIDG. Jeżeli adres jest już wpisany do BAE, nie trzeba ponownie wykonywać tego obowiązku przy kolejnej aktualizacji danych.
Pozostałe firmy zarejestrowane przed 2025 rokiem muszą uzyskać wpis adresu do BAE najpóźniej 30 września 2026 r. Od 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu obejmuje każdy podmiot niepubliczny wpisany do CEIDG.
Które JDG muszą posiadać adres do e-Doręczeń wpisany do BAE?
Docelowy obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych obejmuje podmiot niepubliczny wpisany do CEIDG. Nie ma przy tym znaczenia:
- wysokość przychodu,
- forma opodatkowania,
- status podatnika VAT,
- liczba zatrudnionych osób.
Przedsiębiorca może więc zdecydować, PURDE czy kwalifikowane e-Doręczenia będą właściwym rozwiązaniem dla jego firmy. Można korzystać z publicznej usługi e-Doręczeń świadczonej przez operatora wyznaczonego albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Kwalifikowani dostawcy usług zaufania oferują rozwiązania komercyjne, ale wybrany adres także musi zostać wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych.
Zmiana dostawcy usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego nie może pozostawić zobowiązanej firmy bez aktywnego adresu w BAE. Zwykły adres e-mail ani skrzynka ePUAP nie spełniają tego obowiązku.
Jak różnią się terminy e-Doręczeń dla nowych i wcześniej zarejestrowanych JDG?
Termin zależy od tego, kiedy działalność została wpisana do CEIDG i czy później składany jest wniosek o zmianę wpisu.
- Nowe JDG – w przypadku podmiotów niepublicznych składających wniosek o nowy wpis od 1 stycznia 2025 r. utworzenie adresu jest powiązane z rejestracją działalności.
- JDG wpisane wcześniej do CEIDG – jeżeli przedsiębiorca nie ma jeszcze adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE i od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. składa wniosek o zmianę wpisu w CEIDG, musi już przy składaniu tego wniosku dopełnić obowiązku związanego z e-Doręczeniami. Może przekazać dane potrzebne do utworzenia publicznego adresu do e-Doręczeń. Może także wskazać adres powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego wraz z danymi niezbędnymi do wpisania go do BAE. Trzecią możliwością jest wystąpienie o utworzenie publicznego adresu do e-Doręczeń.
- JDG bez zmian w tym okresie – jeżeli taki wniosek nie jest składany, wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE trzeba uzyskać najpóźniej 30 września 2026 r.
W ten sposób harmonogram doręczeń elektronicznych wyznacza praktyczny termin przygotowania skrzynki do e-Doręczeń dla większości firm założonych przed 2025 rokiem.
Dlaczego obowiązek dla wszystkich JDG zaczyna obowiązywać od 1 października 2026 r.?
Poszczególne regulacje dotyczące e-Doręczeń zaczynają obowiązywać w różnych terminach. Dla podmiotów wpisanych do CEIDG docelowy obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń zaczyna obowiązywać 1 października 2026 r. Do tego czasu stosowane są zasady przejściowe.
Dlatego nie ma sprzeczności między terminami:
- do 30 września 2026 r. – jest to ostatni dzień na uzyskanie wpisu adresu do BAE,
- od 1 października 2026 r. – od tego dnia zaczyna obowiązywać stały obowiązek posiadania tego adresu.
Obie daty opisują więc ten sam moment graniczny z dwóch różnych perspektyw.
Czy zmiana danych w CEIDG może przyspieszyć obowiązek założenia e-Doręczeń?
Zmiana danych w CEIDG może przyspieszyć obowiązek założenia e-Doręczeń, jeżeli dotyczy JDG wpisanej do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., która nie ma jeszcze adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE i składa wniosek o zmianę wpisu od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r.
Rodzaj zmienianej informacji nie ma przy tym znaczenia. Liczy się samo złożenie wniosku o zmianę wpisu. Jeżeli adres do e-Doręczeń jest już wpisany do BAE, aktualizacja danych w CEIDG nie oznacza konieczności ponownego przekazywania danych potrzebnych do jego utworzenia lub wpisania.
Jak zawieszenie, wznowienie lub wykreślenie JDG wpływa na obowiązek e-Doręczeń?
Zawieszenie działalności nie jest równoznaczne z wykreśleniem przedsiębiorcy z CEIDG. Firma nadal figuruje w rejestrze, dlatego samo zawieszenie nie zwalnia z obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń. Jeśli nie ma jeszcze adresu wpisanego do BAE i między 1 lipca 2025 r. a 30 września 2026 r. składany jest wniosek o zawieszenie albo wznowienie działalności, taki wniosek powoduje konieczność dopełnienia obowiązków związanych z e-Doręczeniami.
Co ma znaczenie przy wznowieniu działalności?
W przypadku wznowienia trzeba rozróżnić dwie sytuacje:
- jeżeli przedsiębiorca wpisany do CEIDG do 31 grudnia 2024 r. nie ma adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE i od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. składa wniosek o wznowienie działalności, przy tym wniosku trzeba przekazać dane do utworzenia publicznego adresu, wskazać adres do e-Doręczeń powiązany z usługą kwalifikowaną wraz z danymi potrzebnymi do wpisu do BAE albo wystąpić o utworzenie publicznego adresu;
- jeżeli wznowienie następuje automatycznie po upływie okresu zawieszenia wskazanego we wcześniejszym wniosku i nie jest składany nowy wniosek, samo wznowienie nie uruchamia tego obowiązku.
Trzeba jednak uwzględnić, czy obowiązek nie powstał wcześniej, na przykład przy składaniu w tym okresie wniosku o zawieszenie działalności. Jeżeli nie powstał wcześniej i nadal nie ma adresu wpisanego do BAE, wpis trzeba uzyskać najpóźniej 30 września 2026 r.
Co po wykreśleniu JDG z CEIDG?
Inaczej wygląda sytuacja po skutecznym wykreśleniu firmy z CEIDG. Po wykreśleniu wpisu przed 1 października 2026 r. nie ma obowiązku utrzymywania firmowego adresu wyłącznie na potrzeby zakończonej JDG. BAE otrzymuje informację o wykreśleniu z CEIDG, co stanowi podstawę usunięcia firmowego adresu z bazy. Ponowna rejestracja działalności podlega już zasadom obowiązującym przy nowym wpisie.
Czy nieodebrana wiadomość w e-Doręczeniach może zostać uznana za doręczoną?
To, kiedy pismo w e-Doręczeniach jest doręczone, nie zawsze zależy od momentu jego faktycznego przeczytania. System przewiduje skutek doręczenia również wtedy, gdy przedsiębiorca nie otworzy wiadomości wysłanej przez podmiot publiczny. Najważniejsze zasady są następujące:
- jeśli korespondencja wpłynęła na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego i nie została wcześniej odebrana, dowód otrzymania wystawia się po upływie 14 dni,
- korespondencję uznaje się za doręczoną następnego dnia po upływie tego okresu,
- fikcja doręczenia dotyczy korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny do podmiotu niepublicznego,
- reguły tej nie należy automatycznie stosować do każdej prywatnej wiadomości wymienianej między firmami.
Dzięki usłudze podmioty publiczne uzyskują dowód wysłania i otrzymania, a rozwiązania techniczne pozwalają jednoznacznie zidentyfikować nadawcę i odbiorcę. W sierpniu 2026 r. rozszerzenie fikcji doręczenia na relacje między podmiotami niepublicznymi pozostaje elementem projektu nowelizacji, a nie obowiązującą zasadą.
Brak logowania nie chroni więc JDG przed skutkami prawnymi urzędowego doręczenia. Powiadomienie e-mail ma jedynie charakter pomocniczy, a konieczność odbioru dokumentu wynika ze znaczenia korespondencji i związanych z nią terminów procesowych. Prawidłowa obsługa skrzynki e-Doręczeń powinna więc obejmować jej regularne sprawdzanie i kontrolowanie wpływającej korespondencji, nawet jeśli działalność jest zawieszona.
Ile kosztują e-Doręczenia?
Publiczna usługa e-Doręczeń jest bezpłatna dla obywatela lub firmy wysyłającej korespondencję do podmiotu publicznego. Bezpłatne są również utworzenie adresu i korzystanie z publicznej skrzynki. Korespondencja między firmami w ramach usługi kwalifikowanej jest płatna zgodnie z cennikiem wybranego dostawcy.
Oficjalne opłaty dla podmiotów publicznych wynoszą:
- 5,30 zł netto za przesyłkę PURDE,
- 8,35 zł netto za przesyłkę PUH.
Są to koszty ponoszone przez urząd, a nie przez przedsiębiorcę odbierającego pismo.
Publiczna usługa hybrydowa jest stosowana przede wszystkim wtedy, gdy korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru nie można doręczyć elektronicznie albo gdy wiadomo, że osoba fizyczna posiadająca adres do e-Doręczeń została pozbawiona wolności. Ustawa przewiduje jednak wyjątki, m.in. dotyczące papierowych oryginałów, dokumentów lub rzeczy niepodlegających przekształceniu, ograniczeń technicznych i ważnego interesu publicznego.
W ramach PUH dokument elektroniczny jest przekształcany przez operatora wyznaczonego w przesyłkę listową. Sam brak adresu w BAE nie zawsze oznacza zastosowanie PUH. Jeżeli podmiot niepubliczny wcześniej wysłał korespondencję z adresu do e-Doręczeń niewpisanego do BAE, odpowiedź jest kierowana na ten adres.
Samorządowe zakłady budżetowe, jednostki samorządu terytorialnego, ich związki oraz związki metropolitalne zostaną objęte obowiązkiem dotyczącym PUH 1 października 2029 r.
Od kiedy obowiązek e-Doręczeń dotyczy innych firm, instytucji i podmiotów publicznych?
Harmonogram obejmuje również podmioty publiczne, podmioty wpisane do KRS oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Aby prawidłowo ustalić termin obowiązku, zawsze trzeba sprawdzić kategorię podmiotu i rodzaj usługi.
| Data | Podmioty objęte obowiązkiem |
|---|---|
| 1 stycznia 2025 r. | Organy administracji rządowej i obsługujące je jednostki budżetowe; inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze; Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez jej prezesa; Narodowy Fundusz Zdrowia; podmioty niepubliczne rejestrujące się w KRS; osoby wykonujące wskazane zawody zaufania publicznego; nowe wpisy do CEIDG |
| 1 stycznia 2025 r. | Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne i niepubliczne, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe instytucje kultury oraz inne państwowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych. |
| 1 stycznia 2025 r. | Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne, samorządowe instytucje kultury, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. |
| 1 kwietnia 2025 r. | Podmioty niepubliczne zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przed 1 stycznia 2025 r. |
| 1 lipca 2025 r. | Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r., które nie mają adresu wpisanego do BAE i składają wniosek o zmianę wpisu |
| 1 października 2026 r. | Pozostałe podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. |
| 31 grudnia 2026 r. | Wskazane służby specjalne i podmioty obronne w zakresie przewidzianym ustawą |
| 1 października 2029 r. | Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna oraz jednostki samorządu terytorialnego i pozostałe wskazane podmioty samorządowe w zakresie publicznej usługi hybrydowej |
Terminy dotyczące JDG nie zależą od tego, kiedy obowiązek objął Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, samorządowe instytucje kultury czy publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Podmioty publiczne, w tym organy władzy publicznej i obsługujące je jednostki budżetowe, podlegają własnym etapom wdrożenia. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, uczelnie publiczne, agencje i państwowe fundusze celowe również mają terminy określone dla poszczególnych kategorii, a fundusze zarządzane przez ZUS lub prezesa KRUS przypisano do właściwych instytucji. Etapy te nie przesuwają terminu wynikającego dla przedsiębiorcy z art. 152 i art. 166.
Jak przygotować JDG do terminu w 2026 roku?
Przedsiębiorca, który zastanawia się, jak wdrożyć e-Doręczenia w swojej działalności, powinien zacząć od sprawdzenia, czy posiada już firmowy adres wpisany do BAE, a następnie zadbać o jego aktywację i organizację bieżącej obsługi skrzynki.
- Sprawdzić adres do e-Doręczeń.
W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy firmowy adres do e-Doręczeń jest aktywny i wpisany do BAE. Samo posiadanie prywatnej skrzynki albo wcześniejsze złożenie wniosku nie przesądza o spełnieniu obowiązku dotyczącego działalności gospodarczej. - Wybrać sposób utworzenia adresu.
Jeśli firma nie ma adresu do e-Doręczeń, można wystąpić o jego utworzenie w usłudze publicznej lub skorzystać z adresu oferowanego przez kwalifikowanego dostawcę. Wybór usługi nie zmienia ustawowego terminu wynikającego z daty rejestracji firmy. - Aktywować publiczną skrzynkę lub sprawdzić wpis adresu kwalifikowanego.
Aktywacja skrzynki e-Doręczeń powinna nastąpić po otrzymaniu informacji o jej utworzeniu, zgodnie z przekazaną instrukcją. W przypadku adresu powiązanego z usługą kwalifikowaną nie należy zakładać, że samo jego utworzenie lub aktywowanie oznacza wpis do Bazy Adresów Elektronicznych. Należy sprawdzić, czy wpis został dokonany na wniosek albo automatycznie po przekazaniu wymaganych danych. Dopiero obecność adresu w BAE oznacza spełnienie ustawowego obowiązku posiadania firmowego adresu do doręczeń elektronicznych. - Nie odkładać założenia adresu na ostatnią chwilę.
System pozwala odbierać korespondencję elektronicznie i korzystać z dowodów usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Warto założyć adres do e-Doręczeń przed spodziewanym we wrześniu spiętrzeniem wniosków, zwłaszcza jeśli planowana jest zmiana PKD, zawieszenie działalności lub wznowienie działalności. W przypadku wyboru usługi kwalifikowanej również warto zrobić to odpowiednio wcześnie, aby zdążyć z wpisaniem adresu do BAE. W obu wariantach należy przestrzegać zasad usługi e-Doręczeń.
SzybkaFaktura.pl pomaga uporządkować dokumenty sprzedażowe i codzienne rozliczenia firmy, natomiast skrzynka do e-Doręczeń pozostaje odrębnym, urzędowym kanałem korespondencji. Uporządkowanie obu obszarów zmniejsza ryzyko przeoczenia dokumentu lub ważnego dla firmy terminu.
Jak obowiązek e-Doręczeń wygląda w praktyce na przykładach?
Przykład 1. Rozszerzenie PKD we wrześniu 2026 r.
Pani Marta prowadzi studio projektowe wpisane do CEIDG w 2019 roku i nie ma jeszcze firmowego adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE. 18 września 2026 r. zostaje złożony wniosek o zmianę wpisu w CEIDG w związku z dodaniem nowego kodu PKD. W takiej sytuacji trzeba wykonać jedną z trzech czynności. Można przekazać dane niezbędne do utworzenia adresu do e-Doręczeń powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Można też przekazać adres powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego wraz z danymi potrzebnymi do wpisania go do BAE. Trzecią możliwością jest wystąpienie do ministra właściwego do spraw informatyzacji z wnioskiem o utworzenie adresu powiązanego z usługą publiczną. Obowiązek ten powstaje przy składaniu wniosku o zmianę wpisu. Nie można więc odłożyć jego wykonania do 30 września 2026 r.
Przykład 2. Brak zmian aż do terminu powszechnego
Pan Tomasz prowadzi niewielki serwis komputerowy od 2021 roku i od lipca 2025 r. nie zmieniał wpisu. Mimo to musi doprowadzić do utworzenia adresu oraz jego wpisania do Bazy Adresów Elektronicznych najpóźniej 30 września 2026 r. Brak zmian w CEIDG nie przesuwa tego terminu.
Podsumowanie
Przedsiębiorca wpisany do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., którego wcześniej nie objął obowiązek związany ze zmianą wpisu, powinien mieć firmowy adres do e-Doręczeń wpisany do BAE najpóźniej 30 września 2026 r. Jeżeli nie ma jeszcze takiego adresu i od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. składa wniosek o zmianę wpisu w CEIDG, musi dopełnić obowiązku związanego z e-Doręczeniami już przy składaniu tego wniosku. Dotyczy to każdej zmiany ujawnianej w CEIDG, w tym zmiany PKD, zawieszenia lub wznowienia działalności.
Przedsiębiorca, który ma już adres wpisany do BAE, nie musi wykonywać tego obowiązku ponownie przy każdej zmianie wpisu. Od 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych w BAE wynika bezpośrednio z art. 9 ust. 1 pkt 9. Nie oznacza to jednak obowiązku wysyłania każdej korespondencji za pomocą e-Doręczeń. Właściwy sposób komunikacji zależy od przepisów dotyczących konkretnej sprawy. Ponieważ urzędowa wiadomość może wywołać skutki prawne także bez jej odczytania, aktywną skrzynkę należy regularnie sprawdzać.
Źródła:
- https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/3/ogl
- https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram
- https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi
- https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/zmiany-w-komunikacji-elektronicznej-od-1-stycznia-2026-roku
- https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/uzyskaj-adres-i-skrzynke-do-e-doreczen
- https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/oplaty
- https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/jak-przygotowac-wiadomosc-elektroniczna-w-e-doreczeniach
- https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/projekt-nowelizacji-przepisow-o-e-doreczeniach–najnowsze-zmiany
- https://www.gov.pl/attachment/59e0a231-1fbd-474d-8d7b-68ba725fa79e
- https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2014/910
FAQ – najczęściej zadawane pytania o e-Doręczenia dla JDG
Zmiana PKD przyspiesza obowiązek w przypadku JDG wpisanej do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., jeśli wniosek o zmianę zostanie złożony od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r., a przedsiębiorca nie ma jeszcze adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE. Jeśli właściwy adres znajduje się już w bazie, zmiana PKD nie wymaga ponownego przekazywania danych potrzebnych do jego utworzenia lub wpisania.
Zawieszenie działalności nie zwalnia z obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń, ponieważ przedsiębiorca nadal figuruje w CEIDG. Wniosek o zawieszenie lub wznowienie złożony od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. może uruchomić wcześniejszy obowiązek przekazania danych, ale tylko wtedy, gdy stara JDG nie ma jeszcze adresu wpisanego do BAE.
Aktywny adres kwalifikowany nie musi automatycznie znajdować się w BAE. Wpis następuje na wniosek podmiotu niepublicznego albo automatycznie po przekazaniu ministrowi wymaganych danych przez kwalifikowanego dostawcę lub właściwy system teleinformatyczny. Przedsiębiorca powinien więc sprawdzić, czy procedura wpisu została zakończona.
Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE nie oznacza, że JDG musi wysyłać każdą wiadomość przez e-Doręczenia. Właściwy kanał zależy od przepisów regulujących daną sprawę, wymogu uzyskania dowodu nadania lub odbioru oraz dostępnych procedur urzędowych.
Brak adresu w BAE nie zawsze oznacza doręczenie papierowe. Jeśli podmiot niepubliczny wysłał do urzędu korespondencję z adresu do doręczeń elektronicznych niewpisanego do BAE, urząd doręcza odpowiedź na ten adres. Publiczna usługa hybrydowa ma zastosowanie dopiero wtedy, gdy doręczenie zgodnie z art. 4 nie jest możliwe, albo gdy urząd wie, że osoba fizyczna posiadająca adres została pozbawiona wolności.
Brak logowania do skrzynki do e-Doręczeń nie chroni przed skutkami doręczenia pisma wysłanego przez podmiot publiczny. Jeśli przedsiębiorca nie odbierze wiadomości, po upływie 14 dni wystawiany jest dowód otrzymania, a pismo uznaje się za doręczone następnego dnia.
Firmowy adres do doręczeń elektronicznych jest wpisywany do BAE na potrzeby prowadzenia działalności, niezależnie od prywatnego adresu tej samej osoby. Przedsiębiorca nie musi zakładać adresu prywatnego, ale ma obowiązek posiadać adres firmowy wpisany do BAE w terminie właściwym dla daty jego wpisu do CEIDG.